Các bước của 1 quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng nhất để quyết định xem buổi sự kiện của bạn có diễn ra tốt đẹp và thành công hay không.Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một con bài át chủ của các doanh  nghiệp nhằm quảng bá tiếp thị, xây dựng mối quan hệ hay đơn giản nhất là một bản kí kết hợp đồng.

Vậy bạn đã thực sự biết 1 quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay chưa? Nếu bạn chưa biết thì hãy để Minh Vũ Media chỉ ra cho bạn các bước đúng, chuẩn của một quy trình tổ chức sự kiện nhé mời bạn theo dõi bài viết sau:

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Các bước để có một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra chúng ta cần phải đưa ra được mục tiêu của sự kiện để lập kế hoạch nghiên cứu và đưa ra các thông tin cần thiết nhất cho buổi sự kiện. Ví dụ như tổ chức lễ khai chương cửa hàng, lễ ra mắt sản phẩm mới, hay đơn giản là để tạo dựng một mối quan hệ thì một buổi quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều phải có các yếu tố sau :

Chủ đề chính của sự kiện

Mục tiêu đề ra

Thông điệp ( slogan) của sự kiện là gì

Khách mời và những đối tượng tham gia

Thời gian sự kiện tổ chức

Ngân sách cho buổi sự kiện

Điểm mạnh, sự khác biệt của sản phẩm mình với đối thủ

Đơn vị Minh Vũ Media chuyên cung cấp các dịch vụ sự kiện

Bước 2. Tạo dựng được chủ đề trong buổi sự kiện

Làm sao để có thể tạo dựng được chủ đề?

Chủ đề, kịch bản hay chiếm % rất lớn để quyết định một buổi sự kiện thành công đủ sức lan tỏa làm rõ thông điệp đến cho khán giả người nghe vậy chủ đề trong một buổi quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần chuẩn bị những gì:

Xác định mục tiêu của buổi sự kiện: Đầu tiên, hãy xác định rõ mục tiêu của buổi sự kiện. Bạn cần hiểu rõ mục đích và thông điệp mà bạn muốn gửi đến khán giả của mình.

Lựa chọn chủ đề phù hợp: Chủ đề này nên liên quan chặt chẽ đến lĩnh vực hoặc mục tiêu của bạn. Hãy đảm bảo chủ đề hấp dẫn và có khả năng thu hút sự quan tâm của khán giả.

Tạo nội dung chương trình: Xác định các hoạt động, bài diễn thuyết, thảo luận, trò chơi hoặc bất kỳ hình thức tương tác nào mà bạn muốn sử dụng trong buổi sự kiện. Đảm bảo chương trình được thiết kế một cách mạch lạc và có liên kết với chủ đề chính.

Đưa ra thông điệp: Chọn ra các thông điệp chính mà bạn muốn truyền tải đến khán giả.

Tạo sự kết nối: Tạo ra các cơ hội để tạo sự kết nối giữa khán giả và sự kiện. Có thể là thông qua hoạt động giao lưu, mạng lưới, hoặc các hoạt động tương tác khác.

MC dẫn chương trình tại sự kiện

Bước 3: Thiết kế kịch bản quy trình tổ chức sự kiện

• Xác định mục tiêu và yêu cầu của sự kiện.
• Lên kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công nhiệm vụ.
• Chuẩn bị không gian và trang thiết bị.
• Xây dựng chương trình dựa trên mục tiêu và yêu cầu.
• Quảng bá và tiếp thị sự kiện.
• Thực hiện sự kiện và hỗ trợ các bên liên quan.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện.

Kịch bản của một buổi sự kiện

Bước 4: Thực hiện kế hoạch đề ra

Đây chính là lúc bạn cần liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện. Đơn vị Minh Vũ Media tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ sự kiện uy tín hàng đầu miền Bắc với hơn 10 năm kinh nghiệp và có đội ngũ nhân chuyên nghiệp đáng tin cậy.

Đơn vị tổ chức sự kiện Minh Vũ Media

Bước 5: Dàn dựng tổ chức sự kiện

Trước 2-3 ngày diễn ra sự kiện đơn vị tổ chức sẽ tổ chức công tác lắp ráp sân khấu cũng như các thiết bị cần thiết để cho một buổi sự kiện thành công. Cần phải kiểm soát chặt chẽ ở công đoạn này không được xảy ra sự sai xót không cần thiết.

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Minh Vũ Media

Bước 6: Thực hiện chương trình sự kiện

Ở thời điểm này sẽ cho bạn biết quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn không, chính xác hay không. Tất cả về âm thanh ánh sáng người dẫn chương trình kế hoạch dẫn chương trình sau khi đã chuẩn bị. Ở bước này bạn vẫn cần phải giám sát điều động nhân lực nếu có các sự cố phát sinh.

Bước 7: Kết thúc chương trình sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc công việc tiếp đến là tháo lắp và thanh lý hợp đồng cho đơn vị tổ chức sản xuất. Bạn cần kiểm tra lại và rút ra bài học cho lần tổ chức sự kiến kế tiếp.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín nhất tại Hà Nội- Minh Vũ Media

Khai chương cửa hàng

Khai chương Spa

Sự kiện tri ân khách hàng

Sự kiện lễ cưới tại nhà hàng

Minh Vũ Media thực hiện trên 4 nguyên tắc vàng: UY TÍN-CHẤT LƯỢNG-HIỆU QUẢ-SÁNG TẠO. Đây cũng chính là những yếu tố giúp Minh Vũ Media đạt được những hình ảnh chuyên nghiệp của mình trong mắt của khách hàng.

Mọi thắc mắc của khách hàng xin vui lòng liên hệ trực tiếp qua Hotline: 0982559323- 0985783366 hoặc liên hệ qua Fanpage FaceBook Minh Vũ Media để được nhân viên hỗ trợ giải đáp!