Quy trình xây dựng chương trình tổ chức sự kiện chi tiết nhất

Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công thì điều không thể thiếu đó là lập lên chương trình (hay còn gọi là lịch trình) tổ chức sự kiện. Dựa vào chương trình này, mọi người có thể hình dung rõ hơn các hoạt động sẽ tổ chức và sắp xếp, chuẩn bị cho thật tốt. Vậy chương trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh sẽ gồm những gì? Và làm thế nào để có thể lên được một chương trình tốt nhất? Minh Vũ Media sẽ giúp các bạn tìm ra câu trả lời cụ thể thông qua những thông tin được chia sẻ dưới đây nhé!

Chương trình/ lịch trình tổ chức sự kiện là gì?

Chương trình/ lịch trình tổ chức sự kiện được hiểu là tất cả những hoạt động đã được lựa chọn kỹ, để tổ chức thực hiện trong sự kiện. Trong bản chương trình, những công việc cụ thể sẽ được phân chia rõ ràng và sắp xếp theo một cách logic, giúp mọi người có thể hiểu được sự kiện sẽ tổ chức như thế nào.

Nhìn vào bản lịch trình tổ chức sự kiện, bạn còn có thể nắm rõ được vai trò cũng như công việc của những người trong ban tổ chức và thấy được thời gian các hoạt động diễn ra được trình bày rất cụ thể.

Ví dụ mẫu chương trình tổ chức sự kiện lễ kỉ niệm thành lập công ty chi tiết

Chương trình tổ chức sự kiện gồm những gì?

Danh sách các hoạt động

Đầu tiên, trong bảng chương trình tổ chức sẽ có danh sách các hoạt động sẽ được tổ chức trong sự kiện. Các hoạt động này được sắp xếp theo thứ tự diễn ra từ đầu tới cuối sự kiện và được phân chia thành nhiều loại, cụ thể như sau:

• Các hoạt động cơ bản: Đây là danh sách những hoạt động cơ bản cần có trong sự kiện. Một số hoạt động có thể hơi nhàm chán nhưng vẫn cần được diễn ra như khai mạc, bế mạc hay lời phát biểu của công ty,….
• Hoạt động điểm nhấn (Keymoment): Đây là hoạt động nổi bật nhất trong chương trình, thường rất sáng tạo và có dấu ấn riêng. Hoạt động này sẽ để lại dấu ấn trong lòng khán giả và giúp họ nhớ tới ngay khi nhắc đến sự kiện.
• Hoạt động tạo sự chú ý: Các hoạt động cơ bản có thể gây nhàm chán cho khách hàng, bởi vậy các hoạt động tạo sự chú ý sẽ giải quyết vấn đề đó. Thông thường, ban tổ chức sẽ cho diễn ra các tiết mục văn nghệ, ca nhạc hay gameshow,….
• Hoạt động truyền tải thông điệp: Mỗi sự kiện đều mang một mục đích và ý nghĩa riêng. Hoạt động này sẽ có vai trò đưa thông điệp mà công ty mong muốn truyền tải tới khách hàng.

Danh sách phân chia công việc

Dựa vào những hoạt động cụ thể sẽ diễn ra trong sự kiện, ban tổ chức sẽ lập bảng danh sách phân chia công việc. Mỗi hoạt động sẽ có những người phụ trách riêng. Nhìn vào bảng danh sách này, các nhân viên có thể dễ dàng theo dõi công việc của mọi người cũng như cố gắng hoàn thành trách nhiệm của mình.

Thời gian dự kiến cho từng hoạt động

Trong chương trình tổ chức sự kiện cũng sẽ phân chia thời gian dự kiến tổ chức cho từng hoạt động đã lập ra. Đội ngũ nhân viên tổ chức sẽ thực hiện tổng duyệt trước và đưa ra thời gian dự kiến phù hợp, đảm bảo sự kiện có thể diễn ra thuận lợi, tránh việc thời gian diễn ra quá nhanh hoặc kéo dài quá lâu, sẽ ảnh hưởng tới khách hàng và những vấn đề khác.

Vì sao cần có chương trình/ lịch trình tổ chức sự kiện?

Trong tổ chức sự kiện, chương trình tổ chức có vai trò rất quan trọng. Chương trình tổ chức có tác dụng sắp xếp tất cả các hoạt động một cách logic, kết nối toàn bộ chương trình một cách mạch lạc. Nhờ có bảng lịch trình mà ban tổ chức sự kiện có thể điều khiển tất cả nhân viên và tổ chức chương trình một cách thuận lợi theo đúng kế hoạch đã đặt ra.

Đặc biệt, chương trình tổ chức sự kiện đã phân rõ công việc của từng người, nhờ vậy mỗi nhân viên đều hiểu rõ việc mình phải làm và có thể phối hợp với nhau để cùng hoàn thành công việc. Có lịch trình tổ chức, mỗi người trong ban tổ chức cũng không thể quên nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với sự kiện.

Xem thêm: Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công? 

Một sự kiện mà không lập ra bảng lịch trình từ trước, chỉ tổ chức theo tự nhiên, các hoạt động mang tính bộc phát thì rất dễ gây lộn xộn, không đạt được hiệu quả cao. Bởi vậy, mọi sự kiện dù lớn hay nhỏ thì đều cần có chương trình tổ chức sự kiện, đặc biệt là những sự kiện quy mô lớn, đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.

Để tổ chức được một sự kiện tri ân khách hàng thanh công như thế này, Minh Vũ Media cũng cần lập chương trình/ lịch trình tổ chức sự kiện

Cách lập chương trình/ lịch trình tổ chức sự kiện chi tiết nhất

Chương trình tổ chức sự kiện phải đảm bảo được sự sáng tạo để thu hút khách hàng. Để có thể lập được một bản lịch trình chi tiết và hợp lý nhất, bạn có thể tham khảo cách sau đây:

Tìm hiểu thông tin sự kiện thật kỹ

Để tránh việc sự kiện truyền tải thông điệp, nội dung sai lệch so với yêu cầu của công ty thì chúng ta cần tìm hiểu thông tin về sự kiện thật kỹ. Trước tiên bạn phải hiểu rõ về sự kiện thì mới có thể tổ chức được sự kiện thành công. Để làm được điều này, người ta thường lựa chọn phương pháp 5W1H như sau:

• WHY: Công ty/đơn vị muốn tổ chức sự kiện với mục đích gì?
• WHAT: Sự kiện sẽ truyền tải thông điệp gì tới khách hàng?
• WHO: Những đối tượng nào sẽ tham gia sự kiện?
• WHEN: Sự kiện sẽ được diễn ra khi nào?
• WHERE: Địa điểm nào được lựa chọn là nơi tổ chức sự kiện?
• HOW: Sự kiện được tổ chức như thế nào?

Bên cạnh những thông tin này thì người viết chương trình có thể tìm hiểu thêm thông tin để lên ý tưởng, lên nội dung và các hoạt động từ nhiều nguồn khác nhau như tham khảo các sự kiện khác hoặc tra internet. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến yếu tố ngân sách, là một yếu tố quan trọng chi phối những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.

Để có thể tìm hiểu kỹ thông tin về sự kiện, bạn có thể làm theo phương pháp 5W1H, trả lời các câu hỏi trên

Phân loại mẫu chương trình tổ chức sự kiện

Hiện nay có rất nhiều loại sự kiện khác nhau. Mỗi loại hình sự kiện sẽ phù hợp với mẫu chương trình tổ chức khác nhau. Các hoạt động sẽ diễn ra trong một sự kiện khai trương cửa hàng sẽ hoàn toàn khác so với một sự kiện ca nhạc hay sự kiện kỉ niệm. Mỗi sự kiện sẽ mang những ý nghĩa và mục đích khác nhau, nên cần xây dựng mẫu chương trình cho phù hợp.

Ví dụ sự kiện tri ân khách hàng và sự kiện liên hoan sẽ gồm những hoạt động và nội dung hoàn toàn khác nhau

Viết lịch trình tổ chức dựa vào yêu cầu của khách hàng

Khi thực hiện viết lịch trình tổ chức sự kiện thì cần chú ý dựa vào những yêu cầu của khách hàng. Để tránh việc sự kiện tổ chức không đúng với mong muốn của khách hàng thì bạn nên hỏi ý kiến và chốt lịch trình với khách hàng trước khi đi vào giai đoạn chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Đôi khi khách hàng sẽ có những yêu cầu khá khắt khe, người tổ chức sự kiện cần cố gắng để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Đặc biệt, khi viết lịch trình tổ chức cần chú ý đảm bảo có đầy đủ ba phần là mở đầu, các hoạt động và kết thúc sự kiện; câu từ cũng cần phải chau chuốt, chuyên nghiệp và dễ hiểu; các hoạt động cần được sắp xếp logic và thời gian diễn ra từng hoạt động cũng phải được căn chỉnh phù hợp.

Lưu ý khi lập lịch trình tổ chức sự kiện

Để bản lịch trình tổ chức sự kiện trông chuyên nghiệp và đáp ứng đủ yêu cầu thì bạn nên lưu ý một số điều sau:

• Lịch trình phải được trình bày một cách chi tiết, rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng đọc và hiểu.
• Các hoạt động phải được phân chia rõ ràng, từ hoạt động cơ bản đến những hoạt động gây chú ý và phải được sắp xếp logic, tạo ra sự liền mạch, sự liên kết từ đầu tới cuối chương trình. Để từ đó mọi người có thể tổ chức và quản lý tốt hơn.
• Phân chia công việc cho nhân viên phải hợp lý, đảm bảo mỗi nhân viên đều phù hợp và có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cần chuẩn bị nhân sự để xử lý những tình huống có thể phát sinh.
• Phân bổ thời gian tổ chức không được quá ngắn cũng không được quá dài, có thể gây nhàm chán và không đọng lại nhiều điều trong lòng khách mời.

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Việc lập chương trình tổ chức sự kiện yêu cầu sự sáng tạo và những kỹ năng chuyên nghiệp, bởi vậy không phải ai cũng có thể dễ dàng làm được. Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và thu hút khách hàng, các công ty thường thuê những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có uy tín và có thể tổ chức được một sự kiện thành công.

Xem thêm: Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media được nhiều khách hàng biết đến là một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu tại Hà Nội. Với 15 năm kinh nghiệm trong nghề, Minh Vũ đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ cho các công ty trong mọi lĩnh vực. Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có thể phụ trách mọi việc từ lập lịch trình đến thực hiện tổ chức sự kiện, đảm bảo mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Đây là một trong số những sự kiện được tổ chức rất thành công do đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Minh Vũ Media tổ chức

Trên đây là một số thông tin hữu ích về chương trình tổ chức sự kiện và những lưu ý cần nắm được khi thực hiện lập chương trình. Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn có thể lựa chọn cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào cần giải đáp, hãy liên hệ ngay với Minh Vũ Media để được nhân viên hỗ trợ nhiệt tình nhé!

Xem thêm: 5W1H trong tổ chức sự kiện là gì? Cách áp dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện?