Quy trình khai trương công ty chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Khai trương công ty là một chương trình vô cùng ý nghĩa, và thiết thực đối với một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Đây là một dịp rất thích hợp để quảng cáo sản phẩm hay dịch vụ của công ty đến với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. Bên dưới là những việc Minh Vũ Media thực hiện để có một buổi khai trương thành công, hoành tráng với chi phí thấp nhất.

Buổi khai trương của công ty cổ phần xây lắp MITECO

Khai trương là một sự kiện vô cùng quan trọng, dễ dàng thu hút khách hàng và giới thiệu sản phẩm đến với khách hàng tiềm năng. Đặc biệt, khi tham gia sự kiện này khách mời sẽ chụp ảnh/ check in trong buổi lễ để đăng trên các trang mạng xã hội như vậy sẽ giúp quảng bá miễn phí cho công ty.

I. Khai Trương Công ty Minh Vũ Media chuẩn bị những gì?

Khai trương là một hoạt động vô cùng “phức tạp” nên công việc chuẩn bị cần được thực hiện một cách tỉ mỉ, lên kế hoạch thật chi tiết. Bên dưới là những công việc cần làm để công việc khai trương được diễn ra một cách suôn sẻ, hoành tráng, thu hút khách hàng:

Chuẩn bị một mâm lễ cúng

Theo quan niệm dân gian “đất có thổ công, sông có hà bá” vì thế, việc cúng bái trong ngày khai trương rất quan trọng. Đây là một hành động được xem như “khai báo” với thần tài hay thổ địa hoạt động kinh doanh mới của công ty và cầu sự may mắn cho công việc kinh doanh hay bán hàng của doanh nghiệp.
Vậy mâm lễ cúng cần những gì?:

Chuẩn bị mâm lễ cúng đầy đủ tươm tất

- Ngũ Quả (Xoài, Cam, Quýt, Thanh long, Dứa) hoặc tùy theo phong tục của mỗi vùng miền.
- 1 Lọ hoa tươi : Hoa hồng, hoa cúc, hoa sen
- 3 chén nước: Có thể là nước sôi để nguội hoặc nước lọc
- 3 đĩa xôi
- 1 đầu heo
- 2 cây đèn cầy
- Đĩa trầu cau
- 1 con gà trống luộc
- 1 bát gạo hoặc bát nhang để cắm hương

Trên đây chỉ là gợi ý cho một mâm cúng khai trương, còn việc chuẩn bị mâm cúng như thế nào còn tùy theo điều kiện tài chính, phong tuc dân gian của từng vùng miền. Dù chuẩn bị mâm cúng như thế nào thì mục đích chính vẫn là cầu chúc cho công việc kinh doanh được thuận lợi, may mắn, buổi khai trương hồng phát.

Chọn ngày giờ khai trương

Việc chọn ngày giờ tốt để tổ chức sự kiện khai trương rất quan trọng. Vì việc chọn ngày vào những dịp quan trọng như khánh thành, khai trương, làm nhà, cưới hỏi đã từ lâu đã trở thành một phong tục. Việc chọn ngày lành tháng tốt sẽ giúp cho công việc được suôn sẻ, công việc làm ăn phát tài phát lộc, tránh xa được những tai ương.

Có thể chọn khai trương vào ngày tốc hỷ, đại an, tiểu cát. Hoặc khai trương vào ngày hợp mệnh, hợp tuổi với chủ công ty. Không chọn khai trương vào những ngày tam nương, không vong, xích khẩu. Sau khi chọn được ngày sẽ tìm địa điểm, và giấy mời.

Giấy mời

Buổi khai trương công ty là dịp quan trọng để giới thiệu sản phẩm, hay dịch vụ của công ty đến với khách hàng. Vì thế, việc chuẩn bị giấy mời để mời khách là vô cùng quan trọng. Công ty cần lên danh sách khách mời đầy đủ chi tiết gồm đối tác, khách hàng tiềm năng, người có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên mời thêm người nổi tiếng, hay KOL tham dự sự kiện.

Cần chuẩn bị giấy mời tham dự buổi khai trương

Sau khi lên danh sách khách mời cần chọn ra khách vip để có sự đón tiếp đặc biệt hơn. Mời tham dự trong buổi khai trương có 3 loại gồm giấy mời, mời qua ứng dụng mạng xã hội, hoặc mời miệng. Riêng đối với khách Vip cần gửi thiệp mời giấy tận tay để thể hiện sự kính trọng, lịch sự hay lòng thành.
Việc thiết kế giấy mời cần thật ấn tượng, đầy đủ thông tin. Những thông tin cần có trong buổi khai trương gồm: Tên công ty, logo, thời gian và địa điểm khai trương, tên buổi khai trương, những lưu ý đi kèm (nếu có).

Trang trí cho buổi khai trương

Để buổi khai trương được hoành tráng, thu hút khách mời, tạo ấn tượng sâu đậm trong tâm trí khách hàng thì khâu trang trí vô cùng quan trọng. Cần trang trí công ty, sân khấu và hội trường buổi khai trương. Để có buổi khai trương thật ấn tượng thì cần treo băng rôn, lẵng hoa, hệ thống âm thanh ánh sáng, backdrop khu vực sân khấu. Ngoài ra còn có standy, logo để giới thiệu về hoạt động kinh doanh mới hay sản phẩm của công ty.

Trang trí cho buổi khai trương thật thu hút

Công đoạn thiết kế sân khấu vô cùng quan trọng, và cần thiết. Vì đây là khu vực nhận được sự chú ý nhiều nhất của khách hàng, đối tác và thực hiện các tiết mục biểu diễn như hát – múa – nhảy….

Chương trình khuyến mãi hoặc tặng quà

Khai trương là một dịp rất tốt để giới thiệu sản phẩm của công ty, doanh nghiệp đến với khách hàng. Vì thế, để buổi bán hàng trong dịp khai trương được tốt hơn thì không thể thiếu chương trình khuyến mãi hay tặng quà. Chương trình khuyến mãi như giảm giá, tặng kèm sản phẩm…

Nhân sự cho buổi khai trương

Để chương trình được diễn ra một cách suôn sẻ và đầy đủ những khâu cần thiết thì việc bố trí nhân sự cho sự kiện khai trương vô cùng quan trọng. Minh Vũ Media không thể một mình vừa thiết kế thiệp mời, vừa đón tiếp khác, vừa trang trí cho buổi lễ được. Công việc chính của Minh Vũ Media là quản lý và thuê nhân sự, giám sát, điều hướng nhận sự vận hành công việc đúng chuyên môn. Bên dưới là những nhân sự chính cho buổi lễ:

Nhân sự cho buổi khai trương

Nhân viên kỹ thuật setup âm thanh – ánh sáng, PG, tiếp tân trong bữa tiệc, pha trà, ổn định chỗ ngồi, MC, nâng khay cắt băng lễ khai trương công ty, Photographer chuyên chụp ảnh và chỉnh sửa ảnh để có những tấm hình đẹp truyền thông cho buổi khai trương.

Lên kế hoạch cho buổi khai trương công ty

Để hoàn thành tốt công việc cũng như không phát sinh sai sót thì khâu lên kế hoạch thực sự cần thiết, và quan trọng. Chương trình cần có điểm nhấn để tạo nên sự nổi bật, tránh gây nhàm chán. Trong buổi lễ quý công ty nên có những hoạt động như ca nhạc, các tiết mục biểu diễn, minigame, bốc thăm trúng thưởng…trong kế hoạch cần có những phương án dự trù nếu xảy ra sự cố…

Tối ưu chi phí

Cần tối ưu chi phí cho buổi khai trương để đảm bảo chi phí không bị phát sinh lên quá nhiều. Dự trù chi phí sẽ tùy theo quy mô sự kiện bạn muốn thực hiện. Ví dụ: Nên thuê âm thanh ánh sáng chất lượng hay chỉ loại tầm trung, Mc nổi tiếng hay chỉ là MC dẫn chương trình thông thường…Tuy nhiên khâu trang trí, hay quà tặng khách hàng cần được chú trọng và đầu tư đặc biệt.

Truyền thông và Marketing cho sự kiện

Để buổi khai trương có đông người tham dự hoặc thu hút khách khách hàng thì không thể thiếu khâu truyền thông và marketing cho sự kiện. Để truyền thông cho buổi khai trương Minh Vũ Media cần:

• Quảng cáo cho buổi khai trương trên các mặt báo hay tạp chí cùng ngành
• Tạo event trên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter, Tiktok….
• Hợp tác với KOL có sức ảnh hưởng đối với tệp khách hàng tiềm năng
• Đăng bài trên website hay fanpage của công ty
• Đưa ra những chương trình ưu đãi người tiêu dùng

II. Những điều cần làm trong ngày khai trương

Đón tiếp khách

Đón tiếp khách và sắp xếp chỗ ngồi trong buổi khai trương

Khâu đón tiếp khách vô cùng quan trọng và cần để khách hàng cảm nhận được sự chân thành, hay bản thân mình được tôn trọng. Vì thế, nhân sự cần thể hiện sự hiếu khách, thân thiện, giúp đỡ khách hàng và ổn định chỗ ngồi. Cần hướng dẫn nhân viên nhận định khách Vip để có sự đón tiếp đặc biệt.

Làm lễ khai trương

Đặt mâm cúng chuẩn bị ở phần trên ở trước cửa rồi châm đèn, đốt hương và đọc văn khấn. Sau khi khấn xong cần đợi hương cháy hết rồi vái 3 vái để hạ lễ. Sau đó lấy vàng mã đi đốt, và thụ lộc.

Quảng cáo cho sự kiện khai trương

Quảng cáo cho sự kiện khai trương là hình thức tiếp cận tốt nhất đến khách hàng tiềm năng, đối tác. Buổi khai trương thực sự ấn tượng, hoành tráng sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những hợp đồng đầu tiên hoặc hợp đồng tiềm năng trong tương lai. Giúp họ hiểu được thế mạnh của công ty hay những sản phẩm, dịch vụ ưu việt của doanh nghiệp mang lại.

III. Lý do nên chọn Minh Vũ Media thực hiện sự kiện khai trương trọn gói

Để có một buổi khai trương thành công, quý khách cần thực hiện những điều sau:

• Trang trí sân khấu thật ấn tượng thu hút
• Ý tưởng cho buổi khai trương sôi động, hiệu quả
• Nhân sự tham gia sự kiện chuyên nghiệp
• Kịch bản sáng tạo, giảm sự nhàm chán

Và tất cả những yếu tố này đều có tại Minh Vũ Media:

Dù hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị sự kiện nhưng Minh Vũ Media vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu bởi những yếu tố sau:

Tiết kiệm thời gian

Nếu như tự mình thực hiện bạn cần phải làm tất cả các khâu như thuê nhân sự, trang trí buổi khai trương, đón tiếp khách…Như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức. Còn khi thuê Minh Vũ Media bạn không cần phải làm bất kỳ việc gì mà chúng tôi sẽ thay bạn làm tất cả việc đó.

Tiết kiệm chi phí

Minh Vũ cắt giảm tối đa những khâu không cần thiết giúp tối ưu hóa chi phí cho quý khách. Chi phí Minh Vũ đưa ra là trọn gói, cam kết không phát sinh thêm chi phí. Khi lựa chọn Minh Vũ bạn có thể tiết kiệm tối đa 20% chi phí so với tự thực hiện hay thuê ngoài.

Thủ tục đơn giản

Quy trình từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khâu thực hiện và thanh toán vô cùng nhanh gọn, không tốn nhiều thời gian của quý khách. Đặc biệt, Minh Vũ Media sẽ xuất hóa đơn theo đề xuất hóa đơn VAT đầy đủ của đơn vị yêu cầu.

IV. Quy trình chương trình khai trương tại Minh Vũ Media

Bên dưới là quy trình tiếp nhận các bước làm việc của Minh Vũ Media:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn gói khai trương phù hợp với ngân sách của quý vị
Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết về buổi khai trương và báo giá với khách hàng
Bước 3: 2 bên thống nhất và chi phí, kế hoạch và tiến hàng ký kết hợp đồng
Bước 4: Nhận địa điểm và tiến hành trang trí
Bước 5: Tổng duyệt chương trình với khách hàng trước khi chương trình chính thức
Bước 6: Phân công công việc cho từng nhân sự
Bước 7: Chạy chương trình khai trương theo kịch bản
Bước 8: Thu dọn, dọn dẹp vệ sinh, trả hợp mặt bằng và thanh lý hợp đồng

Trên đây là quy trình thực hiện khai trương công ty trước, trong và lý do nên chọn Minh Vũ Media để thực hiện sự kiện khai trương cho công ty mới của quý vị. Ngoài ra, Minh Vũ Media còn lên chi tiết các bước thực hiện từ tiếp nhận đến lên ý tưởng và thanh lý hợp đồng…Tất cả đều được thực hiện một cách nhanh gọn với chất lượng tốt nhất.

https://minhvumedia.vn/