Minh Vũ Media > Tin tức > 10+ ý tưởng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

10+ ý tưởng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

admin 4356

Online event hay còn gọi là sự kiện trực tuyến đã trở nên phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới, nhưng vẫn còn là khái niệm mới mẻ ở Việt Nam. Tuy nhiên vì dịch bệnh Corona xảy ra nên hình thức này được xem như lựa chọn tiên quyết để các công ty có thể tiếp cận với khách hàng của mình. Hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu cách tổ chức sự kiện trực tuyến hiệu quả và thành công qua bài viết dưới đây nhé! 

Có nên tổ chức sự kiện trực tuyến?

Tổ chức sự kiện online hay còn được gọi là online event là việc thay vì tổ chức các sự kiện trực tiếp thì các công ty tổ chức sự kiện qua các nền tảng công nghệ số như Zoom, Facebook, Google Drive,.... Việc tổ chức trực tuyến đảm bảo sự kiện vẫn truyền đạt được đầy đủ thông tin và mọi người tham gia vẫn có thể tương tác, trao đổi với nhau.

Việc thay đổi hình thức tổ chức sự kiện từ offline tại các trung tâm hội nghị hay tại công ty sang tổ chức online được xem là vấn đề cấp bách và rất cần thiết trong tình hình dịch bệnh vẫn đang báo động như hiện nay. Đây được coi là một trong những giải pháp tốt nhất để các doanh nghiệp vẫn có thể tiếp cận được với khách hàng của mình ngay cả trong mùa dịch. Đặc biệt, tổ chức sự kiện trực tuyến còn cho phép bạn kết nối hàng trăm, hàng nghìn người tham dự một cách dễ dàng.

Giờ đây bất kỳ công ty hay tổ chức nào cũng đều có thể tổ chức sự kiện online hay còn được biết đến nhiều hơn là sự kiện ảo (virtual event) từ những buổi thảo luận nhỏ cho đến các buổi hội nghị, hội thảo với hàng ngàn khách mời tham dự.

Tổ chức sự kiện online giúp tiếp kiệm nhiều chi phí và thời gian

Tổ chức sự kiện online giúp tiếp kiệm nhiều chi phí và thời gian

Một số hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đang vô cùng phổ biến hiện nay

Do ảnh hưởng của dịch Covid-19 khiến xã hội phải giãn cách nhiều nên việc tổ chức sự kiện trực tuyến trở nên phổ biến hơn. Về hình thức tổ chức cũng trở nên đa dạng để đảm bảo nhu cầu của các doanh nghiệp. Một số hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến như:

  • Các sự kiện ra mắt, trưng bày sản phẩm nhằm chia sẻ thông tin, hướng dẫn, trả lời câu hỏi liên quan đến sản phẩm của doanh nghiệp.
  • Các buổi hội thảo chia sẻ các kiến thức chuyên sâu để PR hình ảnh hay bán sản phẩm, dịch vụ nào đó.
  • Mời diễn giả, người nổi tiếng hay những chuyên gia tham gia buổi nói chuyện, buổi hội thảo, hội nghị để chia sẻ nhiều hơn các kiến thức.
  • Tham quan nơi làm việc, nhà máy, xưởng sản xuất một cách chân thực để người xem hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của bạn.

Tổ chức sự kiện trực tuyến có những ưu điểm gì?

Sở dĩ việc tổ chức sự kiện online trở nên phổ biến trên thế giới vì nó mang lại nhiều ưu điểm như:

  • Tiết kiệm chi phí tổ chức vì các sự kiện trực tuyến không cần một địa điểm rộng, không cần quá nhiều thiết bị kỹ thuật về âm thanh, ánh sáng phụ trợ hoặc nhân sự hậu cần như tổ chức sự kiện trực tiếp.
  • Hình thức online vừa đảm bảo chất lượng sự kiện lại vừa có thể tiếp cận cùng lúc nhiều đối tượng khách hàng tham gia. Chúng ta vẫn có thể kết nối họ và tạo được sự tương tác. Việc tổ chức online còn đặc biệt thuận lợi trong thời kì dịch bệnh, Nhà nước hạn chế tụ tập đông người.
  • Tổ chức sự kiện trực tuyến còn giúp chúng ta có thể tránh được một số sự cố không đáng có như các nỗi lo về thời tiết làm ảnh hưởng sự kiện,...
Những ưu điểm khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Những ưu điểm khi tổ chức sự kiện trực tuyến

10+ ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến mùa dịch

Tổ chức sự kiện Team Building Online

Bên cạnh các hoạt động đẩy mạnh kinh doanh thì hiện nay, các doanh nghiệp cũng rất chú trọng vào các hoạt động nội bộ, đặc biệt là team building. Hoạt động team building là một trong những hoạt động thường niên, được tổ chức thường xuyên để gắn kết và tăng trải nghiệm cho nhân viên, giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, do ảnh hưởng của dịch phải giãn cách xã hội nên nhiều công ty, doanh nghiệp đã quyết định tổ chức các sự kiện team building online. Sự kiện này được tổ chức qua các nền tảng công nghệ số, có thể là qua kênh liên lạc nội bộ của công ty hay qua Microsoft Team, Zoom, Google Meet,... Mọi nhân viên của công ty đều có thể tham gia ngay tại nhà, họ được yêu cầu bật camera để mọi người cùng thấy nhau, tương tác và trao đổi với nhau.

Sự kiện sẽ vẫn có MC online, vừa là người dẫn chương trình vừa sẽ là trọng tài, phổ biến chương trình và quản lý các trò chơi. Trong chương trình sẽ vẫn có những trò chơi đồng đội, giúp các nhân viên có thể kết hợp cùng nhau chơi và hiểu nhau hơn. Một số trò chơi phổ biến như trả lời câu hỏi trí óc qua kahoot, chơi đuổi hình bắt chữ, chơi đoán ý đồng đội,....

Hội chợ online

Tình hình dịch bệnh nổ ra bất ngờ và diễn biến phức tạp khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong kinh doanh. Bởi vậy, để tuân thủ các yêu cầu của Nhà nước như giãn cách xã hội, hạn chế tụ tập đông người mà vẫn phải bán được hàng thì nhiều đơn vị đã tổ chức các hội chợ online. Những công ty đăng ký tham gia sẽ cùng trưng bày sản phẩm của mình và thực hiện livestream, phát sóng trực tiếp các sản phẩm của mình. Khách hàng sẽ tiến hành mua sản phẩm bằng cách bấm vào các giỏ hàng online, hàng sẽ được chuyển đến tận tay bạn nhờ các shipper.

Ý tưởng sự kiện này được khá nhiều doanh nghiệp hưởng ứng. Đây cũng là một trong những cách rất hiệu quả, giúp tiếp cận được với số lượng lớn khách hàng và đảm bảo doanh thu cho doanh nghiệp.

Concert Online

Đời sống ngày càng phát triển, hiện nay mọi người không chỉ quan tâm đến ăn mặc mà còn rất coi trọng lĩnh vực giải trí, đặc biệt là ca nhạc. Trước khi dịch bệnh xảy ra, các concert trình diễn âm nhạc diễn ra rất nhiều người, với đủ hội trường lớn nhỏ. Tuy nhiên, để thích ứng với tình hình xã hội, các concert online cũng được tổ chức rất nhiều.

Theo đó, sân khấu trình diễn vẫn được chuẩn bị với đầy đủ âm thanh, ánh sáng và những người trình diễn. Nhưng thay vì có hàng nghìn khán giả cổ vũ ở dưới sân khấu thì các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thực hiện ghi hình và phát trực tiếp trên các nền tảng kỹ thuật số, khán giả sẽ theo dõi qua màn ảnh nhỏ ngay tại nhà.

Hội nghị, hội thảo trực tuyến

Dù dịch bệnh khiến nền kinh tế trì trệ và nhiều hoạt động phải ngưng đọng, nhưng vẫn còn rất nhiều vấn đề cần được trao đổi, bàn bạc và giải quyết. Bởi vậy, các hội nghị, hội thảo cũng được tổ chức trực tuyến. Trong sự kiện đã được chuẩn bị đầy đủ thiết bị máy móc để ghi hình và phát trực tuyến cũng như kết nối mọi người với nhau. Những buổi hội nghị, hội thảo có quy mô không quá lớn, những người tham gia đều được chọn lọc kỹ, mọi người sẽ vẫn thấy hình ảnh của nhau và tương tác được với nhau.

Đặc biệt, trong thời gian qua, ban lãnh đạo của Việt Nam cũng đã tham dự nhiều hội nghĩ trực tuyến cấp quốc gia và quốc tế. Những vị lãnh đạo ngồi trao đổi với nhau qua các màn hình tivi, máy tính để bàn luận về các vấn đề về xã hội và thách thức toàn cầu. Không chỉ có những sự kiến lớn như này mà còn có rất nhiều hội nghị, hội thảo nhỏ do các công ty, doanh nghiệp tổ chức.

Workshop, Talkshow online

Workshop, Talkshow là những buổi chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm từ những người đến trước. Chương trình đặc biệt phổ biến tại các trường đại học, nơi mà các bạn sinh viên được lắng nghe những chia sẻ từ những người đã đạt được thành tựu trong công việc, trong cuộc sống. Các sự kiện online này được tổ chức khá nhiều, tổng thể cũng đơn giản, không cầu kỳ như những sự kiện khác.

Trong sự kiện, những diễn giã, diễn thuyết sẽ chia sẻ và trò chuyện với những khán giả ngồi nghe qua màn hình máy tính, nhờ những ứng dụng trực tuyến như Zoom, Google Meet,... Người nghe vẫn có thể nghe diễn giả trò chuyện và tương tác với họ bằng cách đưa ra các câu hỏi.

Lễ ra mắt sản phẩm online

Một số công ty, doanh nghiệp thực hiện ra mắt sản phẩm online nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả khá cao. Trong sự kiện, các sản phẩm sẽ được trưng bày, bố trí bắt mắt tại một không gian đã được định trước. Những người tổ chức sẽ tiến hành ghi hình, quay các sản phẩm một cách nghệ thuật và phát trực tiếp trên các nền tảng công nghệ như Facebook, TikTok, Youtube,... Như vậy, khách hàng vẫn có thể theo dõi và xem các sản phẩm một cách chi tiết ngay tại nhà.

Các triển lãm nghệ thuật trực tuyến

Các triển lãm nghệ thuật trực tuyến sẽ vẫn trưng bày các tác phẩm, những hiện vật nghệ thuật tại một địa điểm nào đó, có thể là bảo tàng, hay các phòng trưng bày tại trung tâm thương mại. Sau đó cũng dựa vào những máy móc hiện đại, thực hiện ghi hình và phát sóng trực tiếp, để khách hàng có thể thưởng thức nghệ thuật ngay tại nhà.

Tổ chức đám cưới online

Do ảnh hưởng của dịch bệnh khiến xã hội phải giãn cách, tránh tụ tập đông người, một số gia đình đã lựa chọn tổ chức lễ cưới online. Thường trong trường hợp cô dâu có em bé, cô dâu chú rể đến tuổi đẹp hoặc họ hàng thân thiết ở quá xa thì đám cưới sẽ được tổ chức online.

Đám cưới online vẫn thực hiện đầy đủ các lễ nghi như đám cưới thông thường, toàn bộ quá trình sẽ được phát qua video call trên các nền tảng kỹ thuật số, để những người không thể tới tham dự có thể theo dõi một cách dễ dàng. Tuy không thể náo nhiệt và đông đúc như đám cưới trực tiếp nhưng những đám cưới online vẫn đảm bảo sự sang trọng của ngày trọng đại này

Các buổi đào tạo trực tuyến

Trong cuộc việc, các công ty luôn tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, để nâng cao nghiệp vụ và kiến thức chuyên môn cho nhân viên của mình, giúp họ có thể làm việc hiệu quả hơn. Do ảnh hưởng của dịch hoặc khoảng cách xa nên nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức online để tổ chức các buổi đào tạo.

Hình thức đào tạo trực tuyến này khá phổ biến, vẫn đảm bảo đủ số lượng nhân viên tham gia, giúp họ dễ dàng tiếp thu mà không mất nhiều công sức chuẩn bị địa điểm và mất công đi lại như khi tổ chức trực tiếp.

Bữa tiệc sắc màu online

Một năm có rất nhiều ngày lễ và các doanh nghiệp thường tổ chức những sự kiện nhỏ để ăn mừng lễ cùng nhân viên của mình. Một số ngày lễ phổ biến như ngày Tết, ngày trung thu, ngày Giáng Sinh,... Trong thời kì dịch bệnh căng thẳng, nhiều sự kiện nhỏ đã được tổ chức với một không gian trang trí nhiều màu sắc, sẽ có màu chủ đạo và những vật trang trí nhỏ sẽ mang những màu sắc khác nhau. Sự kiện vẫn được tham gia với đầy đủ nhân viên qua hình thức trực tuyến với các phần quà giúp tăng sự hào hứng cho mọi người.

Sự kiện thi đấu game

Lĩnh vực game cũng là một trong những lĩnh vực giải trí thu hút sự quan tâm của rất nhiều người. Rất nhiều giải đấu với nhiều bộ môn game trực tuyến khác nhau được tổ chức như thi đấu PUBG, Liên Minh Huyền Thoại, Free Fire,... Do dịch bệnh nên nhiều giải đấu lớn nhỏ trên cả nước và quốc tế cũng được lựa chọn tổ chức online, các đội sẽ đến địa điểm thi đấu trực tiếp và diễn biến cuộc thi sẽ được phát trực tuyến trên các nền tảng kỹ thuật số.

Cần chú ý những gì khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Trong những năm gần đây, các cá nhân, tổ chức đã tổ chức hàng trăm, hàng nghìn sự kiện online lớn nhỏ. Tuy nhiên để đảm bảo những sự kiện này diễn ra thành công và thu hút nhiều người xem cũng như đạt được những mục tiêu đề ra thì bạn cũng cần phải chú ý những điều sau:

Lựa chọn nền tảng phát trực tiếp

Với sự phát triển của công nghệ số thì xã hội xuất hiện ngày càng nhiều các nền tảng hỗ trợ chúng ta phát trực tuyến. Tuỳ vào mục đích sự kiện cũng như đối tượng tham gia mà chúng ta có thể lựa chọn nền tảng cho phù hợp. Một số nền tảng phổ biến như:

  • Sử dụng các trang mạng xã hội lớn, thu hút nhiều người sử dụng hiện nay như: Instagram, Facebook, Zalo, Tiktok.
  • Nếu tổ chức các hội thảo với các bài thuyết trình (webinars) thì có thể sử dụng sử dụng: On24, GoToWebinar,  Zoom, Webinar Ninja, Youtube Livestream.
  • Ngoài ra cũng có một số nền tảng phổ biến khác như Zoom, Google meet, Microsoft Team.

Chuẩn bị nội dung cho chương trình kỹ lưỡng

Dù là tổ chức offline hay online thì cũng cần chuẩn bị nội dung, kịch bản rõ ràng và chi tiết để sự kiện diễn ra thuận lợi và truyền tải đúng, đủ các thông điệp, nội dung.

  • Nên sắp xếp cụ thể từng hoạt động trong sự kiện, để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi theo kế hoạch.
  • Nếu là sự kiện có sự tham gia của khách mời thì cần chuẩn bị trước các câu hỏi sẽ trao đổi.
  • Nếu là buổi chia sẻ hay thuyết trình thì cần chuẩn bị trước các slide trình bày.

Bố trí không gian tổ chức chỉn chu và đẹp mắt

Dù hiện nay một số ứng dụng trực tiếp vẫn có thay đổi phong nền, tuy nhiên để đảm bảo sự chuyên nghiệp thì bạn cần sắp xếp lại các vật dụng xung quanh vị trí mà mình ngồi vì những hình ảnh xung quanh sẽ bị thu vào camera và phát trực tiếp. Cần bố trí thêm các đèn chiếu sáng, bàn ghế để không gian trở nên đẹp mắt hơn, thu hút được nhiều người xem hơn.

Cách trang trí khu vực diễn ra sự kiện

Cách trang trí khu vực diễn ra sự kiện

Tổ chức truyền thông trước ngày diễn ra sự kiện

Để thu hút được nhiều người tham dự thì thực hiện truyền thông là điều không thể thiếu, đối với cả những sự kiện trực tiếp hay trực tuyến. Hãy chọn ra những điểm nổi bật mà bạn sẽ mang đến trong buổi sự kiện online như: một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng hay một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… để tập trung truyền thông vào chúng và tạo được sự thu hút với khán giả.

Sau đó, hãy tận dụng sự phát triển của các nền tảng mạng xã hội, internet hiện nay để quảng bá về sự kiện hoặc đăng lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing, các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để có thể tiếp cận được nhiều khách hàng nhất.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc tại Hà Nội

Minh Vũ Media - chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến tại Hà Nội

Vì sao bạn nên chọn Minh Vũ Media tổ chức sự kiện online?

Đơn vị làm việc chuyên nghiệp

Trên thị trường hiện có rất nhiều đơn vị nhận tổ chức sự kiện. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng làm việc chuyên nghiệp và uy tín, nhiều sự kiện đã xảy ra sự cố hoặc không thành công do đội ngũ nhân viên làm việc thiếu trách nhiệm. Bởi vậy nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện hoàn hảo thì hãy lựa chọn đơn vị tổ chức thật uy tín.

 Chuyên viên kĩ thuật tay nghề cao

Minh Vũ Media tự hào là một trong những đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến hàng đầu Hà Nội. Với 15 năm kinh nghiệm, Minh Vũ đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, cả trực tiếp và online. Đặc biệt trong tổ chức sự kiện online, chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên ekip livestream chuyên nghiệp cùng hàng loạt máy móc thiết bị ghi hình và âm thanh, ánh sáng hiện đại phục vụ cho các sự kiện online. Đặc biệt, Minh Vũ còn phụ trách cả việc lên ý tưởng sáng tạo và kịch bản chi tiết cho chương trình sự kiện online y như một sự kiện tổ chức trực tiếp.

Chuẩn bị trang thiết bị hiện đại

Bên cạnh việc setup khu trò chuyện, chuẩn bị các thiết bị ghi hình trực tiếp, chúng tôi còn chuẩn bị sẵn các phương án về kĩ thuật như điện, mạng để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công nhất. Khi lựa chọn đến với chúng tôi, khách hàng sẽ không phải lo lắng về sự kiện nữa, nhân viên sẽ hỗ trợ hết mình và đảm bảo bạn hài lòng. Nếu vẫn không biết nên bắt đầu từ đâu và thực hiện như thế nào hãy đến ngày với Minh Vũ Media để chúng tôi giúp bạn với dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến.

Báo giá tổ chức sự kiện trực tuyến

Tuỳ thuộc vào quy mô và những yêu cầu của khách hàng về sự kiện mà giá tổ chức sẽ thay đổi linh hoạt. Một sự kiện sử dụng địa điểm lớn với nhiều thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng và ghi hình thì giá thành sẽ cao hơn. Ngoài ra, thời gian đặt lịch cũng ảnh hưởng đến giá dịch vụ, nếu đặt lịch tổ chức từ sớm sẽ được chúng tôi cung cấp nhiều ưu đãi hơn. Vì vậy, nếu có nhu cầu tổ chức các sự kiện online như hội thảo, hội nghị, ra mắt sản phẩm,... thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn báo giá cụ thể nhé!

MInh Vũ Media chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến tại Hà Nội

MInh Vũ Media chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến tại Hà Nội

Trên đây là những thông tin về những ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến online và kinh nghiệm để có thể tổ chức một sự kiện thành công mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng sau khi đọc bài viết trên, bạn sẽ hiểu hơn về cách tổ chức sự kiện trực tuyến và lựa chọn được đơn vị tổ chức uy tín.

Số điện thoại - Zalo: 0982559323 - 0985783366

Facebook: Tổ Chức Sự Kiện Minh Vũ - Media

Youtube: Tuyen Nguyenhoang

0/5 (0 Reviews)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN - LÊN Ý TƯỞNG - BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 - 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo - giá thành ưu đãi - thiết kế thu hút - Cung cấp đầy đủ trang thiết bị - Âm thanh Ánh sáng - Sân khấu - Backdrop

Màn hình led tivi - công hơi - banner - Quạt - Bàn ghế - ô dù - khung dạp - Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà - Tiệc teabreak - Quay phim – Chụp ảnh – checkin -  Bộ cắt băng khai trương - Cổng chào - Banner - băng rôn - standee - bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366