Chi phí tổ chức hội thảo trọn gói và chi tiết bạn không nên bỏ qua

Dự trù chi phí luôn là yếu tố quan trọng khi tổ chức hội thảo. Đôi khi đây còn là yếu tố quyết định cho thành công của một sự kiện. Nếu bạn còn chưa hiểu về cách lên chi phí tổ chức hội thảo thì hãy để Minh Vũ Media hướng dẫn bạn nhé!

Dự trù chi phí luôn là yếu tố quan trọng khi tổ chức hội thảo

Làm cách nào để lên được dự toán kinh phí tổ chức hội thảo?

Chi phí tổ chức hội thảo sẽ bao gồm khá nhiều hạng mục lớn nhỏ. Để lên được dự toán chi tiết, chính xác nhất, tránh việc lạm thu, lạm chi hay những rủi ro thiếu sót, lãng phí không đáng có. Bạn cần lưu ý và làm đủ 3 việc sau:

Liệt kê tất cả các hạng mục cần thuê và mua sắm để tổ chức sự kiện

Bạn cần liệt kê các hạng mục cần thuê và mua sắm càng chi tiết càng tốt. Việc này sẽ giúp bạn xác định được rõ những hạng mục nào cần chi và những hạng mục nào có thể tận dụng những tài nguyên vốn có. Ví dụ nếu doanh nghiệp của bạn đã có đội ngũ nhân sự làm media, truyền thông chuyên nghiệp thì sẽ không cần thiết phải tốn chi phí để thuê nhân sự và dụng cụ quay chụp cho sự kiện nữa mà thay vào đó dùng phần chi phí đó đầu tư vào những hạng mục khác như bàn ghế hay thiết bị âm thanh, ánh sáng.

Tham khảo nhiều nhà cung cấp, báo giá

Để nắm rõ được giá thị trường, tránh bị “hớ” hay tệ hơn là bị lừa thì bạn cần bỏ chút thời gian để đi tham khảo nhiều đơn vị cung cấp, nhận báo giá, so sánh giá và dịch vụ của các bên để có thể chọn ra được nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Việc lên dự toán kinh phí sẽ không có ý nghĩa nếu bạn không tham khảo giá các bên trước khi bắt tay vào thực hiện. Vì đôi khi chi phí bạn dự toán sẽ khác khá xa với thực tế giá cả trên thị trường. Điều này có thể khiến bạn bối rối và khiến kế hoạch tổ chức của bạn bị “fail”.

Việc tham khảo và nhận báo giá của các đơn vị cung cấp giúp bạn dễ dàng so sánh và chọn được nhà cung cấp phù hợp

Dự trù kinh phí phát sinh

Ngoài những chi phí đã được lên một cách chi tiết và cụ thể. Bạn cần dự trù ra một khoản tầm 5 - 10% toàn bộ chi phí để phòng những trường hợp bị phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện như có hư hại về máy móc hay phát sinh thêm khách mời cần thuê thêm bàn ghế, chuẩn bị thêm quà tặng,... Đây sẽ là hạng mục vô cùng quan trọng để quyết định tới sự thành công của một sự kiện và thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.

Các loại chi phí tổ chức hội thảo

Chi phí tổ chức hội thảo sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất của từng sự kiện. Tuy nhiên, hầu hết các sự kiện hội thảo đều cần phải có các loại chi phí sau:

Chi phí thuê địa điểm

Địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất của từng hội thảo chuyên biệt và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Thông thường, địa điểm tổ chức sẽ là những khách sạn 3 - 5 sao, resort, trung tâm hội nghị tiệc cưới,... Về cơ bản, địa điểm tổ chức cần có không gian rộng rãi, đầy đủ tiện nghi,...

Khi thuê địa điểm thường bạn sẽ được yêu cầu đặt cọc 30 - 50% tổng chi phí thuê địa điểm. Sau khi kết thúc sự kiện, bạn cần bàn giao lại địa điểm và thanh toán đầy đủ phần chi phí còn lại. 

Địa điểm tổ chức cần rộng rãi, đủ tiện nghi và phù hợp với quy mô, tính chất sự kiện

Lưu ý: Bạn nên tìm những địa điểm có chỗ để xe cho khách mời, tính toán cả khoản chi phí gửi xe cho khách hoặc thuê bãi gửi xe riêng cho sự kiện nếu cần thiết.

Chi phí thuê MC, nhân sự biểu diễn

Tuỳ theo tính chất của từng chương trình hội thảo mà sẽ có sự xuất hiện của MC và các nhân sự biểu diễn (ca sĩ, dancer,...). Những sự kiện được chuyên nghiệp thì không thể thiếu một người MC dẫn dắt chương trình, điều khiển sự kiện. Những doanh nghiệp có mức đầu tư cho sự kiện hội thảo từ mức vừa và lớn có thể cân nhắc đến các tiết mục văn nghệ như múa, hát, nhảy,... để khuấy động sự kiện. 

Nhân sự biểu diễn giúp khuấy động và thu hút sự chú ý của khách mời

Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn có những nhân sự có khả năng MC và biểu diễn văn nghệ thì hoàn toàn có thể tận dụng để giảm thiểu tối đa chi phí thuê MC và nhân sự biểu diễn.

Xem thêm: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Chi phí thuê nhân sự phục vụ khác

Để đảm bảo sự kiện hội thảo được diễn ra trôi chảy và thành công thì việc thuê nhân sự vận hành, phục vụ là vô cùng cần thiết. Bạn cũng có thể tận dụng được nhân sự của doanh nghiệp vào quá trình này nhưng với những người không có chuyên môn trong tổ chức sự kiện thì rủi ro xảy ra những thiếu sót và sự cố là rất cao. Chắc hẳn, không ai muốn những điều này xảy ra trong sự kiện của mình phải không. Những người có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ có đủ khả năng để xử lý mọi tình huống phát sinh và đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Nhân sự vận hành, phục vụ sẽ đảm nhiệm những vai trò như: điều hành, giám sát; PG, lễ tân; bảo vệ, an ninh; nhân viên phục vụ tiệc và sự kiện;... Ngoài ra với các sự kiện lớn còn cần thêm nhân sự như trợ lý MC, trợ lý sự kiện, quản lý dịch vụ khách hàng,... 

Nghe thì có vẻ cần phải thuê khá nhiều nhân sự và phải tốn khá nhiều chi phí. Nhưng nếu bạn chọn dịch vụ thuê tổ chức sự kiện trọn gói thì những chi phí này sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc bạn thuê lẻ.

Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng

Âm thanh, ánh sáng là những yếu tố góp phần rất nhiều vào sự thành công và chuyên nghiệp của sự kiện hội thảo. Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng thường chiếm khoảng 20 - 30% tổng chi phí tổ chức. Bạn không cần thiết đầu tư quá nhiều thiết bị, chỉ cần những thiết bị cơ bản nhưng yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, không hư hỏng và gặp sự cố khi sự kiện đang diễn ra. 

Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng thường chiếm khoảng 20 - 30% tổng chi phí tổ chức

Chi phí thuê/mua sắm các thiết bị sự kiện khác

Trong công cuộc tổ chức hội thảo hội nghị , việc thuê và mua sắm các thiết bị trang trí phục vụ cho sự kiện tiêu tốn khoản chi phí không hề nhỏ. Các hạng mục có thể kể tới như: bàn ghế, thiết bị ô dù che nắng, thiết bị làm mát, thảm đỏ, backdrop, sân khấu, banner,... hay những đồ dùng nhỏ hơn như  giấy mời, hashtag cầm tay, ruy băng, kéo, băng dính, giấy, bút,... 

Đó đều là những thiết bị cơ bản, thường thấy khi tổ chức sự kiện hội thảo. Bạn cần liệt kê đầy đủ và chi tiết để không chuẩn bị thiếu sót thiết bị nào. 

Chi phí thuê quay, chụp làm truyền thông

Hội thảo hội nghị là cơ hội để đẩy mạnh các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp nên việc đầu tư cho đội ngũ media để quay chụp, phục vụ cho quá trình truyền thông sau sự kiện và rất quan trọng. Thông thường để tối ưu chi phí thì các doanh nghiệp sẽ thuê một nhân sự để đảm nhiệm cả việc quay phim và chụp ảnh. 

Chi phí mời diễn giả, quà tặng cho khách mời

Diễn giả là những người có chuyên môn, uy tín trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Việc xuất hiện diễn giả trong hội thảo sẽ khẳng định được uy tín của doanh nghiệp cũng như thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Vì thế việc đầu tư mời diễn giả sẽ không hề là lãng phí.

Ngoài ra chi phí quà tặng cho khách mời cũng cần được cân nhắc rất nhiều. Đây sẽ là những món quà mang giá trị và hình ảnh của công ty đến khách mời tham dự. Việc có một món quà mang về sẽ thể hiện sự trân trọng khách mời và giúp khách mời nhớ đến doanh nghiệp.  

Chi phí đặt tiệc

Với những hội thảo chỉ diễn ra 1 buổi thì thường sẽ có tea break. Còn đối với hội thảo diễn ra cả ngày thì thường sẽ có tiệc mặn cho khách mời. Chi phí đặt tiệc sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời và loại menu bạn đặt. 

Với những hội thảo chỉ diễn ra 1 buổi thì thường sẽ có tea break

Chi phí quản lý sự kiện 

Khi bạn thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, bạn sẽ có nhân sự take care toàn bộ sự kiện, theo sát mọi hạng mục, đảm bảo việc chuẩn vị và tổ chức diễn ra đúng kế hoạch. Nếu bạn chỉ là một “tay mơ” trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì việc đầu tư thuê một chuyên gia quản lý sự kiện là rất cần thiết. Tuy nhiên nếu thuê riêng nhân sự thì chi phí có thể độn lên khá cao. 

Chi phí phát sinh

Khi tổ chức hội thảo, sẽ có những vấn đề phát sinh, cần chi mà không nằm trong kế hoạch ban đầu. Vì thế, trong dự trù kinh phí luôn cần có một khoản cho việc này. Quy mô sự kiện càng lớn thì chi phí phát sinh yêu cầu càng lớn. 

Xem thêm: Cho Thuê Thiết Bị Tổ Chức Hội Thảo Chuyên Đề Cho Nemos

Báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói tại Minh Vũ Media

Để tối ưu mọi chi phí tổ chức thì bạn nên liên hệ với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và báo giá chi tiết. Các chuyên gia về tổ chức sự kiện tại Minh Vũ Media sẽ giúp bạn lập kế hoạch, lên dự toán kinh phí chi tiết và hợp lý với nhu cầu của bạn.

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức hội thảo chọn gói chuyên nghiệp, uy tín

Về cơ bản, Minh Vũ Media đang cung cấp 3 gói tổ chức hội thảo trọn gói:

Gói tổ chức hội thảo cơ bản

Gói tổ chức hội thảo chất lượng cao

Gói tổ chức hội thảo VIP

Đây chỉ là báo giá tổng thể, tùy theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp/mỗi khách hàng, Minh Vũ Media sẽ có những thay đổi linh hoạt để phù hợp với sự kiện tổ chức. 

Trên đây, Minh Vũ Media đã báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về việc dự trù kinh phí tổ chức hội thảo. Nếu cần tư vấn chi tiết hơn về các gói dịch vụ tổ chức hội thảo vui lòng liên hệ với Minh Vũ Media theo hotline 098 578 3366 để được tư vấn nhé!