Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Hiện nay, với sự phát triển đồng đều của kinh tế, văn hóa cũng như nhận thức của con người, những sự kiện hội thảo được diễn ra với tần suất ngày càng lớn. Các sự kiện hội thảo tuy được tổ chức với mục đích khác nhau nhưng đều hướng đến việc mang đến kiến thức, thông tin giá trị cho khách mời tham dự.

Vậy tổ chức hội thảo là gì? Có thể tổ chức những loại hội thảo nào? Làm thế nào để tổ chức hội thảo thành công? Cùng Minh Vũ Media giải đáp toàn bộ những vấn đề mà bạn đọc gặp phải trong việc tổ chức hội thảo qua bài viết dưới đây nhé!

Các hội thảo lớn diễn ra thường xuyên với số khách mời tham dự đông đảo

Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là buổi tổ chức gặp gỡ của một nhóm người có chung một chủ đề quan tâm tại một thời gian và địa điểm tham dự cụ thể. Bên tổ chức sẽ là người đưa ra chủ đề của buổi hội thảo và khách tham dự sẽ là khách nhận được thiệp mời từ phía tổ chức hoặc khách tham gia theo hình thức đăng ký qua các mẫu bên tổ chức quảng cáo nhằm thu hút khách mời tham gia.

Tổ chức hội thảo là công tác chuẩn bị từ đầu đến cuối để tạo nên một buổi hội thảo hoàn chỉnh đúng nghĩa. Tổ chức hội thảo bao gồm toàn bộ các công đoạn chuẩn bị từ lên ý tưởng, chọn chủ đề, lên danh sách khách mời, truyền thông quảng bá, setup kịch bản, triển khai hạng mục, âm thanh ánh sáng,...

Hội thảo tập trung những người có chung một chủ đề quan tâm

Tổ chức hội thảo nhằm mục đích gì?

Mục đích chính của việc tổ chức sự kiện hội thảo là tìm ra nguyên nhân, lý giải nguyên nhân, và bàn bạc thảo luận đưa ra ý kiến chung để giải quyết câu hỏi chủ đề của cuộc họp. Ngoài nguyên nhân này, tổ chức hội thảo còn nhằm hướng đến một số mục đích sau:

Xây dựng và quảng bá  hình ảnh truyền thông của doanh nghiệp

Buổi hội thảo mà đơn vị tổ chức chuẩn bị công phu sẽ được những khách mời tham dự truyền thông “free” trên các nền tảng mạng xã hội. Những hình ảnh này sẽ có mặt trên các phương tiện truyền thông, báo chí giúp cho tên tuổi của doanh nghiệp phủ sóng và tiếp cận gần hơn với khách hàng.

Ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp

Hội thảo ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức hội thảo là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp ra mắt các sản phẩm mới và tiếp cận trực tiếp với công chúng. Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn việc tổ chức hội thảo để ra mắt sản phẩm mới và đạt được những thành công nhất định. 

Tạo sự gắn kết giữa cộng đồng tham dự

Hội thảo là cơ hội để tăng tính đoàn kết và tạo sự gắn kết

Khi một cuộc hội thảo lớn diễn ra, số lượng khách mời tham dự sẽ rất đông lên đến hàng nghìn người. Từ việc tổ chức hội thảo, cộng đồng khách mời có cùng một mối quan tâm sẽ được gắn kết lại. Đây cũng có thể coi là một “lượng data” tiềm năng cho doanh nghiệp, đơn vị tổ chức.

Giải quyết được những vấn đề chính

Với một cuộc thảo luận mở rộng với quy mô lớn và với sự đóng góp ý kiến thảo luận của cả hàng nghìn người thì việc giải quyết vấn đề sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Khi vấn đề cốt lõi đã được giải quyết thì hội thảo đã thành công được một phần.

Các loại hình tổ chức hội thảo phổ biến

Hội thảo ra mắt sản phẩm mới

Hội thảo ra mắt sản phẩm mới là một hội thảo được các công ty, doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích ra mắt và quảng bá sản phẩm mới đến đông chúng. Điểm khác biệt mà hội thảo ra mắt sản phẩm mới mang lại cho khách hàng là hội thảo này sẽ mang đến sự trải nghiệm trực tiếp và chân thật đến với khách hàng. Ngoài ra, đây là một hình thức giúp doanh nghiệp ghi nhận những đóng góp thực tế của khách hàng về sản phẩm để nâng cao chất lượng sản phẩm.

Hội thảo triển lãm

Hội thảo triển lãm

Hội thảo triển lãm là nơi trưng bày những tác phẩm, sản phẩm thuộc một chủ đề, nhóm ngành cụ thể. Đây là nơi để quảng bá ý tưởng, gặp gỡ giao lưu giữ những người có chung đam mê, hoạt động chung trong một lĩnh vực và cũng là một cơ hội để doanh nghiệp marketing cho sản phẩm của mình.

Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là một sự kiện quy tụ nhiều tên tuổi lớn trong ngành, khách mời tham dự đến để nghe và trao đổi về một chuyên ngành nào đó và thường là chia sẻ những thông tin nghiên cứu về mặt khoa học. 

Tại các hội thảo khoa học, những thông tin đưa ra phải có tính khoa học và dựa trên những nghiên cứu đã được chứng minh. Những diễn giả tham dự hội thảo thường là những chuyên gia đầu ngành, những người có vị thế trong ngành.

Hội thảo giáo dục

Hội thảo giáo dục là một sự kiện được tổ chức ra nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến kiến thức trong lĩnh vực giáo dục. Một số vấn đề của hội thảo giáo dục là chính sách giáo dục, phương pháp giảng dạy, chủ đề định hướng nghề nghiệp, tâm lý học đường,...

Hội thảo giáo dục

Hội thảo du lịch

Hội thảo du lịch là sự kiện gặp gỡ của những người có chung mối quan tâm về lĩnh vực du lịch. Trong hội thảo du lịch thường bàn bạc, thảo luận vấn đề liên quan đến quy mô du lịch trên địa bàn, các cách quy hoạch quản lý du lịch, các hoạt động vui chơi giải trí, quản lý an toàn du lịch,...

Hội thảo văn hóa

Hội thảo văn hóa là một sự kiện bàn luận về các chủ đề liên quan đến văn hóa, bảo tồn và phát triển văn hóa. Đây là hội thảo thường được sở văn hóa, tổ chức văn hóa đứng lên tổ chức. 

Một số chủ đề hội thảo văn hóa mà chúng ta thường nghe đến như: hội thảo bảo tồn giá trị văn hóa truyền thống, hội thảo về văn hóa ẩm thực, hội thảo trình diễn văn hóa vùng miền,...

Hội thảo văn hóa

Hội thảo nghệ thuật

Hội thảo nghệ thuật là sự kiện được tổ chức để trao đổi, thảo luận những vấn đề trong lĩnh vực nghệ thuật. Hội thảo nghệ thuật thường bàn luận về các chủ đề chính như: âm nhạc, phim ảnh, thời trang, mỹ thuật, sân khấu,...

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm là sự kiện tập trung vào việc tương tác giữa diễn giả và khách mời vào một chủ đề thống nhất. Những kiến thức mà diễn giả có về một lĩnh vực nào đó sẽ được chia sẻ với khách mời để khách mời cập nhật kiến thức thú vị, từ đó đúc rút ra được nhiều bài học giá trị.

Tổ chức hội thảo cần những gì?

Để tổ chức một buổi hội thảo, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị những yếu tố cơ bản cần có sau:

• Chủ đề của hội thảo, hội thảo diễn ra nhằm mục đích gì
• Ý tưởng cho hội thảo
• Đối tượng mục tiêu, khách mời tham gia mà hội thảo hướng đến là ai?
• Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo ở đâu?
• Kịch bản chương trình hội thảo chi tiết
• Chi phí cần thiết để tổ chức hội thảo
• Các thiết bị âm thanh, ánh sáng,..
• Nếu chưa từng tổ chức, phía tổ chức cần quan tâm đến việc tìm đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói
• Setup, hoàn thiện các hạng mục cần thiết cho hội thảo.

Tổ chức hội thảo cần quan tâm đến vấn để setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng

Trên đây là một số đầu mục cần quan tâm để tổ chức hội thảo. Trong quá trình tổ chức, sẽ có nhiều vấn đề khác mà phía tổ chức cần quan tâm chuẩn bị.

Các bước tổ chức hội thảo

Một sự kiện hội thảo cơ bản sẽ có quy trình tổ chức chung như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề chính cho sự kiện hội thảo

Trước khi bắt đầu tổ chức hội thảo, phía tổ chức cần xác định mục tiêu rõ ràng cho hội thảo. Khi có một mục tiêu rõ ràng nhất, cuộc hội thảo sẽ căn cứ vào mục tiêu để triển khai các hạng mục phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị kế hoạch cụ thể cho hội thảo

Sau khi xác định được mục tiêu tổ chức, phía tổ chức cần lên một kịch bản chi tiết bao quát toàn bộ chương trình sẽ diễn ra trong hội thảo, kế hoạch sẽ gồm:

• Mục tiêu hướng đến của hội thảo?
• Khách mời mục tiêu và danh sách khách mời
• Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo
• Kinh phí tổ chức hội thảo
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Xây dựng kịch bản chi tiết cho hội thảo (phần này rất quan trọng vì tất cả các hạng mục diễn ra sẽ căn cứ theo kịch bản)

Bước 3: Tiến hành triển khai setup và diễn tập trước cho hội thảo

Việc diễn tập trước cho hội thảo sẽ loại bỏ được những phần thừa và những điểm cần bổ sung cho sự kiện hội thảo, khiến khi đi vào thực tế các hạng mục sẽ triển khai bài bản hơn.

Xem thêm: Bí quyết lựa chọn thiết bị âm thanh hội thảo chuyên nghiệp

Setup cho hội thảo

Bước 4: Tiến hành tổ chức hội thảo

Sau khi diễn tập, phía tổ chức có thể chính thức tiến hành tổ chức hội thảo.

Bước 5: Kết thúc hội thảo và giải quyết những vấn đề sau hội thảo

Sau khi hội thảo kết thúc, nếu có những vấn đề gì còn tồn đọng hoặc vấn đề phát sinh, đơn vị tổ chức bàn bạc thảo luận đưa ra phương án giải quyết gọn gàng.

Kinh nghiệm tổ chức hội thảo

Minh Vu Media với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức thành công nhiều hội thảo

Để tổ chức hội thảo thành công, phía ban tổ chức cần tìm hiểu thông tin và đánh giá các sự kiện hội thảo thành công của các đơn vị khác để đúc rút kinh nghiêm. Là đơn vị với hơn 10 năm tổ chức sự kiện hội thảo quy mô từ nhỏ đến lớn, Minh Vũ Media chia sẻ đến bạn đọc một số kinh nghiệm sau:

Có mục đích tổ chức rõ ràng xuyên suốt hội thảo

Một mục đích cụ thể nhất xuyên suốt quá trình tổ chức là yếu tố quan trọng định hướng cho các chương trình diễn ra trong hội thảo. Phía tổ chức tránh tổ chức sự kiện có mục tiêu mơ hồ, rõ ràng và thiếu tính thực tế.

Có chủ đề và ý tưởng độc đáo cho hội thảo

Một chủ đề và ý tưởng độc đáo sẽ thu hút khách mời tham dự và đạt được mục tiêu khách mời tham dự và có khả năng lan tỏa, tạo ra “hiệu ứng đám đông”. Không nên chọn những chủ đề, ý tưởng nhàm chán thiếu sức hút và độ đề tài để tổ chức hội thảo.

Lựa chọn khách mời phù hợp

Khách mời đến sự kiện cần phù hợp với mục tiêu hội thảo hướng đến. Không nên mời những khách mời sai lệch mục tiêu, không có sự quan tâm đến chủ đề hội thảo.

Có sẵn chi phí tổ chức hội thảo

Nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề là chưa chuẩn bị đầy đủ ngân sách những đã vội tiến hành tổ chức hội thảo khiến cho quá trình tổ chức không thuận lợi và nhiều khâu bị gián đoạn. Tổ chức hội thảo là một sự kiện tốn khá nhiều chi phí nên doanh nghiệp tổ chức hãy chuẩn bị sẵn nguồn kinh phí cần thiết.

Xem thêm: Cho thuê bàn ghế hội nghị - Hội thảo - Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Chuẩn bị đầy đủ phương án dự phòng cho hội thảo

Trong khi tổ chức sự kiện hội thảo có thể phát sinh một vài tình huống bất chợt, phía tổ chức cần lên các phương án dự phòng trước để kịp thời thay thế, xử lý tình huống phát sinh.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói, giá rẻ, uy tín, chất lượng hàng đầu

Minh Vũ Media tự hào tổ chức thành công hàng nghìn hội thảo

Hiện nay, Minh Vũ Media đang là đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói, giá rẻ, uy tín, chất lượng hàng đầu với 16 năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo và nhiều sự kiện lớn nhỏ khác.

Minh Vũ Media tự hào được hàng ngàn đối tác, doanh nghiệp cá nhân tin tưởng lựa chọn và đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện. Để hệ thống phát triển đến ngày nay, Minh Vũ Media đảm bảo đạt được lòng tin của khách hàng vì những lý do sau:

• Đơn vị tổ chức hội thảo hàng đầu với hơn 10 năm kinh nghiệm
• Tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện
• Nhận được vô vàn đánh giá 5 sao về chất lượng dịch vụ
• Website uy tín với đầy đủ thông tin về tất cả các loại hình sự kiện
• Bảng giá chi tiết và cạnh tranh nhất 
• Gói dịch vụ đa dạng, linh động, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng ở mọi phân khúc giá.
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp vững chuyên môn
• Quy trình làm việc tinh gọn, áp dụng trên toàn hệ thống

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về cách tổ chức hội thảo, quy trình, kinh nghiệm tổ chức mà Minh Vũ Media chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ góp phần tạo nên một sự kiện hội thảo thành công cho bạn đọc. Nếu quý khách hàng đang muốn tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói - chuyên nghiệp  - giá tốt, liên hệ ngay đến Minh Vũ Media để được nhân viên tư vấn hỗ trợ chi tiết nhất!

Xem thêm: Tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói chuyên nghiệp