Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị là hoạt động phổ biến trong mọi lĩnh vực. Các buổi hội nghị là cơ hội chia sẻ, học hỏi kiến thức, mở rộng mối quan hệ, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu,... Bạn có tò mò xem để tổ chức sự kiện hội nghị thành công cần làm những gì không? Hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Các buổi hội nghị là cơ hội chia sẻ, học hỏi kiến thức, mở rộng mối quan hệ, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu,...

Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức hội nghị có thể hiểu đơn giản là việc tổ chức các cuộc họp với quy mô lớn hơn và hoành tráng hơn. Mỗi chương trình hội nghị cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bài bản, chủ đề rõ ràng và kịch bản cụ thể. Việc tổ chức hội nghị nhằm mục đích để bàn bạc về những vấn đề gặp phải, phân tích những điểm mạnh/điểm yếu của doanh nghiệp/tổ chức và đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp/tổ chức phát triển hơn. 

Vai trò của tổ chức hội nghị

Các chương trình hội nghị được tổ chức ngày càng nhiều và không còn xa lạ với nhiều người. Vậy vai trò của tổ chức hội nghị là gì? Dưới đây là một vài vai trò tiêu biểu của việc tổ chức hội nghị: 

Phát triển và định hướng chiến lược

Tổ chức hội nghị hội thảo để doanh nghiệp nhìn lại hành trình phát triển, có cái nhìn tổng quát và đánh giá về ưu, nhược điểm trong các hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó có những định hướng và chiến lực phù hợp, tốt hơn trong tương lai.  

Phát triển dịch vụ/sản phẩm

Hội nghị tổ chức nhằm bàn bạc về tình hình phát triển dịch vụ/sản phẩm và có định hướng phát triển chúng trong tương lai.

Hội nghị tổ chức nhằm bàn bạc về tình hình phát triển dịch vụ/sản phẩm và có định hướng phát triển chúng trong tương lai.

Thu hút sự chú ý của khách hàng

Với việc tổ chức tốt các chương trình hội nghị kết hợp với chiến lược truyền thông đúng đắn sẽ là cơ hội tuyệt vời để quảng bá, thu hút sự chú ý với khách hàng. Những hình ảnh, video sẽ được đăng tải lên các nền tảng mạng xã hội, tăng độ uy tín và độ nhận diện. 

Củng cố và phát triển các mối quan hệ

Các chương trình hội nghị là thời điểm mà doanh nghiệp kết nối và tạo dựng mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Việc này cũng giúp tăng các mối quan hệ chất lượng cho doanh nghiệp. 

Các sự kiện hội nghị giúp tăng các mối quan hệ chất lượng cho doanh nghiệp

Các loại hình tổ chức hội nghị

Hội nghị khoa học

Hội nghị khoa học là một sự kiện được tổ chức thường niên ở những cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu, trung tâm công nghệ. Và đặc biệt là tại các trường đại học lớn. Được xem là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc và đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nào đó.

Hội nghị ra mắt sản phẩm

Hội nghị ra mắt sản phẩm là sự kiện được thiết kế để tạo ấn tượng về sản phẩm với khách hàng. Nói cách khách là gây chú ý và thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng. Một buổi lễ ra mắt thành công không những giúp khách hàng sẵn sàng móc hầu bao mua sản phẩm. Mà thậm chí còn giúp doanh nghiệp nhận được sự quan tâm từ đối tác và truyền thông.

Hội nghị ra mắt sản phẩm là sự kiện được thiết kế để tạo ấn tượng về sản phẩm với khách hàng

Xem thêm: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, dự án mới trọn gói

Hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị  tri ân khách hàng là một trong những cách hiệu quả nhất trong kinh doanh: Không chỉ giúp bạn giữ chân trung thành và thu hút khách hàng tiềm năng mới. Mặt khác là giải pháp pr thương hiệu doanh nghiệp.

Hội nghị workshop

Hội nghị workshop là một buổi họp để trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Workshop có thể được tổ chức để trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức hay đơn giản là trò chuyện để chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị trong cuộc sống. Trong chương trình, khách mời sẽ được nghe diễn giả trao đổi về nhiều kiến thức khác nhau trong phần mở đầu của buổi họp mặt. Thời gian còn lại, những người tham gia buổi thảo luận sẽ được đặt ra những câu hỏi, chia sẻ và được học hỏi thêm nhiều điều bổ ích.

Hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh chính là một trong những hội nghị cấp cao nhất trong tất cả các hội nghị. Tổ chức hội nghị thượng đỉnh hướng đến tìm kiếm một giải pháp phù hợp, giải quyết các công việc dễ dàng hoặc đi đến thống nhất một vấn đề chung.

Hội nghị tổng kết cuối năm

Hội nghị tổng kết cuối năm là sự kiện để toàn thể các nhân viên cũng như bộ phận quản lý nhìn lại quá trình hoạt động của công ty/ doanh nghiệp trong năm vừa qua. Tuy nhiên, để có thể tổ chức sự kiện này thành công là một điều khó khăn.

Hội nghị tổng kết cuối năm là sự kiện để toàn thể các nhân viên cũng như bộ phận quản lý nhìn lại quá trình hoạt động của công ty/ doanh nghiệp trong năm vừa qua

Quy trình tổ chức hội nghị

Để tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp và thành công cần phải thực hiện qua 7 bước sau:

Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị

Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện hội nghị nào thì việc đầu tiên bạn cần làm đó là xác định chủ đề. Dựa trên những vấn đề đang tồn tại và mong muốn, yêu cầu sau hội nghị bạn cần xác định rõ ràng chủ đề, hình thức, quy mô tổ chức.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị

Để quá trình tổ chức được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn cần lập một kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân sự, ghi rõ yêu cầu cho từng hạng mục, deadline hoàn thành,...

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau khi lên kế hoạch, bạn cần bắt đầu vào các công tác chuẩn bị. Các hạng mục cần chuẩn bị như không gian tổ chức, truyền thông sự kiện, tài liệu, thư mời, dịch vụ đi kèm như: teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón,...

Chuẩn bị bàn ghế, màn hình led, sân khấu cho hội nghị

Bước 4: Tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị theo đúng kế hoạch và timeline đã lên trước đó. Trong quá trình tổ chức hội nghị cần chuẩn bị những phương án đề phòng rủi ro, luôn có nhân sự xử lý vấn đề phát sinh. 

Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị

Sau khi kết thúc chương trình hội nghị, các thông tin quan trọng trong chương trình sẽ được lưu lại. Đồng thời doanh nghiệp sẽ có kế hoạch chăm sóc khách hàng, đối tác sau sự kiện.

Kết thúc chương trình hội nghị

Bước 6: Xử lý thông tin hội nghị

Bước xử lý thông tin hội thảo rất quan trọng. Ban tổ chức sẽ tổng hợp các dữ liệu trong buổi hội nghị thành báo cáo. Trong báo cáo phân tích rõ những vấn đề, ưu, nhược điểm, hướng giải quyết,... Từ đó có những chính sách và định hướng tiếp theo cho doanh nghiệp/tổ chức

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội nghị

Sau khi xử lý thông tin thì đến bước đánh giá hiệu quả của hội nghị. Có nhiều yếu tố để đánh giá sự thành công của một chương trình hội nghị như mức độ quan tâm, phản hồi của khách hàng,...

Lý do nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị tại Minh Vũ Media

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị trọn gói, giá rẻ, uy tín, chất lượng hàng đầu miền Bắc. Minh Vũ Media với nhiều năm kinh nghiệm đã được hàng triệu khách hàng và hàng nghìn doanh nghiệp tin tưởng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện. 

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

Với những thế mạnh như:

• Quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng
• Đội ngũ nhân sự đông đảo, nhiều kinh nghiệm, tận tâm
• Sức sáng tạo và tư duy hiện đại 
• Thiết bị, máy móc phục vụ cho sự kiện tiên tiến, hiện đại, cập nhật thường xuyên
• Chi phí các dịch vụ hợp lý nhất thị trường
• Đáp ứng mọi nhu cầu, hiện thực mọi ý tưởng của khách hàng

Minh Vũ Media tin rằng sẽ giúp bạn tổ chức được những sự kiện như ý, thành công.

Trên đây, Minh Vũ Media đã cùng bạn tìm hiểu một số thông tin về việc tổ chức hội nghị. Rất mong những thông tin trên sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện hội nghị thành công, chuyên nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện vui lòng liên hệ với Minh Vũ Media để được tư vấn nhé!