Tổ chức sinh nhật cần những gì? Các công việc cần chuẩn bị trong tiệc sinh nhật

Tổ chức sinh nhật cần những gì? Có phải câu hỏi trên đang khiến bạn phải loay hoay không biết phải làm gì cho sinh nhật sắp tới của mình không. Kế hoạch đã sẵn có nhưng không theo quy trình nhất định và điều đặc biệt bạn cũng rất bận. Hãy để Minh Vũ Media mách nhỏ bạn những công việc cần chuẩn bị cho sự kiện sinh nhật nhé!

Có nên tự chuẩn bị tổ chức sinh nhật khi chưa có kinh nghiệm hay không? 

Nếu bạn muốn tự bản thân trải nghiệm thì điều này hoàn toàn có thể. Tuy nhiên câu trả lời hợp lý nhất là không nên. Bởi vì, tổ chức sinh nhật cần những gì bạn còn chưa nắm rõ, việc tự tay chuẩn bị tiệc sinh nhật khi không có kinh nghiệm lại càng khó khăn. Từ việc mua sắm đến tổ chức thực hiện đều mới, điều này dễ phát sinh nhiều chi phí bởi bạn thấy thứ gì cũng cần và mua không kiểm soát. Khi chưa có kinh nghiệm bạn sẽ mất rất nhiều thời gian thực hiện, làm đi làm lại một công việc nhiều lần chưa ứng ý. Đôi khi, mọi thứ đã được chuẩn bị xong nhưng lại không đúng như mong đợi và thiếu sót nhiều hạng mục quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên thuê đơn vị tổ chức bên ngoài để nắm rõ tổ chức sinh nhật cần những gì, trình tự thực hiện ra sao và chi phí cho từng phần công việc như thế nào để có kinh nghiệm cơ bản.

Có nên tự chuẩn bị tổ chức sinh nhật khi chưa có kinh nghiệm hay không?

Đối tượng bạn muốn tổ chức sinh nhật là ai?

Trước khi giải đáp câu hỏi: Tổ chức sinh nhật cần những gì? Bạn cần biết đối tượng chính trong buổi tiệc là ai. Mỗi nhân vật sẽ có cách chuẩn bị sinh nhật khác nhau. Đối tượng có thể là người yêu, bố mẹ, anh chị em trong gia đình, bạn bè, thầy cô, trẻ em hoặc là chính bạn.

Vì sao chúng ta phải phân rõ nhân vật chính sẽ được tổ chức sinh nhật như vậy. Để tổ chức hoàn chỉnh một bữa tiệc sinh nhật, các chi tiết nhỏ không thể bị bỏ qua, và phong cách trang trí, mẫu thực đơn hay thậm chí là khách mời tham dự là điều cực kỳ quan trọng. Bởi vậy, bạn cần hiểu tiệc được tổ chức cho ai, sở thích của họ là gì, khách mời nào quan trọng với họ. Cụ thể như, bạn tổ chức sinh nhật cho một đứa trẻ thì thực đơn không thể xuất hiện toàn món cứng và dai hoặc bạn tổ chức sinh nhật cho ông bà thì không thể trang trí không gian loè loẹt 7 sắc cầu vồng. 

Khi đã xác định chính xác và rõ ràng các yếu tố về giới tính, vai vế, độ tuổi bạn sẽ tiến hành chuẩn bị các công việc sau đây.

Xác định rõ đối tượng tổ chức sinh nhật

Các công việc cần chuẩn bị trong tiệc sinh nhật

1. Chọn ý tưởng và chủ đề cho sự kiện sinh nhật

Bạn cần chọn một chủ đề nhất định cho bữa tiệc sinh nhật. Khi đã có ý tưởng hoặc chủ đề cụ thể bạn mới có thể lên kế hoạch chính xác, định hình phong cách trang trí không gian, xây dựng thực đơn chính của buổi tiệc và lựa chọn địa điểm phù hợp với chủ đề.

Chọn ý tưởng và chủ đề cho sự kiện sinh nhật

2. Xác định ngân sách sự kiện

Ngân sách cho từng hạng mục công việc là vô cùng quan trọng. Xác định rõ chi phí sẽ giúp bạn hạn chế được phát sinh và không gây lãng phí. Việc tự tay chuẩn bị khi chưa có kinh nghiệm sẽ khiến chi phí tổ chức tăng cao, hãy thuê đơn vị tổ chức để bạn có thể dễ dàng nắm bắt và theo dõi được chính xác các khoản kinh phí phải chi trả. Ngân sách sẽ quyết định quy mô sự kiện sinh nhật được tổ chức lớn hay nhỏ và phong cách, địa điểm nào là phù hợp.

3. Xác định đối tượng và số lượng khách mời

• Về đối tượng khách mời:

Nếu tổ chức sinh nhật dành cho các bạn nhỏ, khách mời sẽ là các bạn nhỏ cùng lớp, anh chị em trong gia đình hoặc giáo viên của trẻ.

Nếu tổ chức sinh nhật dành cho ông bà, bố mẹ, khách mời thường là người lớn như cô chú, cậu mợ, bạn bè hoặc các sếp tại đơn vị làm việc.

Nếu tổ chức sinh nhật dành cho người yêu hoặc bạn bè, khách mời sẽ chủ yếu là bạn bè cùng tuổi hoặc các bạn, anh chị khoá trên, khóa dưới.

• Về số lượng khách mời:

Số lượng khách mời là không giới hạn, tuy nhiên việc xác định số lượng khách mời nhằm mục đích sắp xếp chỗ ngồi, lựa chọn không gian, dự trù ngân sách và xây dựng thực đơn phù hợp. Không gian tổ chức nhỏ, chi phí đầu tư quá thấp thì bạn không thể mời quá đông và ngược lại.

Xác định đối tượng và số lượng khách mời

4. Chọn địa điểm, thời gian và thực đơn tổ chức sinh nhật

• Về địa điểm tổ chức: 

Tổ chức tại nhà, ngoài trời, nhà hàng hoặc bất cứ đâu bạn cảm thấy phù hợp với đối tượng được tổ chức sinh nhật. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn được điểm tổ chức đủ rộng, đủ chất lượng để đảm bảo khách mời và nhận vật chính cảm thấy thoải mái và hài lòng. Nếu bạn thích không gian thân thuộc, ấm cúm thì nhà là lựa chọn hàng đầu. Còn nếu bạn cần sự tiện nghi, mới lạ và sang trọng thì các nhà hàng sẽ là điểm đến không thể bỏ qua.

Xem thêm: Top 10 địa điểm tổ chức sinh nhật lý tưởng tại Hà Nội

• Về thời gian tổ chức: 

Nếu là người lớn tuổi hoặc các em nhỏ, tiệc nên được tổ chức vào các khung giờ sáng, trưa hoặc chiều, tránh các khung giờ vào buổi tối thường khó di chuyển và ảnh hưởng thời gian nghỉ ngơi. Còn tiệc dành cho bạn bè, người yêu thì bạn hoàn toàn có thể thoải mái giờ giấc, miễn sao đảm bảo an toàn và không gây ảnh hưởng sức khỏe hay công việc.

5. Trang trí không gian tổ chức sinh nhật

Trang trí phong cách đơn giản, trang trọng hoặc cổ điển với tiệc dành cho bố mẹ hoặc ông bà. Với các bạn nhỏ, bạn bè hoặc người yêu bạn có thể chọn các phong cách trang trí hiện đại, tươi sáng và màu sắc đặc biệt hơn. Ngoài bong bóng, bánh kem bạn cũng có thể sử dụng hoa tươi hoặc tranh ảnh để không gian tổ chức thêm đẹp mắt và hấp dẫn.

6. Gửi thư mời đến mọi người tham dự

Để thể hiện sự tôn trọng dành cho khách mời, bạn cần chuẩn bị thiệp mời, gửi tin nhắn, hoặc gọi điện mời trực tiếp tới mọi người. Các thông tin về thời gian, địa điểm và trang phục (nếu có) cần được ghi rõ ràng và cụ thể để tránh sai sót. Hãy gửi thiệp mời hoặc thư mời trước 3 đến 5 ngày để khách tham dự có thể sắp xếp công việc và thời gian nhằm đảm bảo vừa không gây ảnh hưởng vừa có thể tham dự đúng giờ. Tuy nhiên bạn cần lưu ý, với khách mời của ông bà, bố mẹ bạn cần sử dụng từ ngữ trang trọng và lịch sự hơn tránh gây hiểu lầm không đáng có trong ngày trọng đại này.

Các phụ kiện trang trí cần có trong sự kiện sinh nhật

Trong tiệc sinh nhật, việc chuẩn bị các phụ kiện trang trí không chỉ tạo nên không gian đẹp mắt mà còn là cách thể hiện tình cảm và quan tâm đối với người chủ nhân bữa tiệc. Những chi tiết nhỏ nhưng tinh tế như bàn tiệc, phông nền trang trí và backdrop sân khấu, tất cả đều là yếu tố không thể thiếu góp phần tạo nên không gian đặc biệt và ấn tượng, giúp khách mời cảm nhận ngay từ cái nhìn đầu tiên.

1. Phụ kiện phông nền trang trí 

Phông nền là phụ kiện trang trí không thể thiếu tại các bữa tiệc sinh nhật. Không gian tiệc sẽ bắt mắt, ấn tượng hơn khi có một phông nền và khu tiểu cảnh sân khấu đẹp. Mọi khách mời đều sẽ sử dụng cái nhìn đầu tiên cho vị trí này, bởi chúng làm nổi bật chủ đề mà nhân vật chính của sự kiện muốn thể hiện.Tuỳ vào độ tuổi sẽ có kiểu phông nền phù hợp, màu sắc và hoạ tiết tươi sáng, phức tạp khác nhau. 

Ngoài ra, yếu tố quan trọng không thể quên, phông nền đẹp là chưa đủ, chúng phải hiện diện đầy đủ toàn bộ thông tin của nhân vật chính gồm: Tên, Ngày sinh - Tháng sinh - Năm sinh, Chủ đề,... Bạn cũng có thể kết hợp các phụ kiện như đèn led, bóng bay, ảnh hoặc các phụ kiện yêu thích để phông nền lấp lánh, thu hút và đẹp mắt hơn.

Trang trí sự kiện sinh nhật phù hợp với không gian tổ chức

2. Phụ kiện trang trí trên bàn gallery

Bên cạnh phông nền, bàn gallery là vị trí trưng bày ảnh, album, hoa hoặc nến. Các giai đoạn trong quá trình trưởng thành, các biểu cảm ấn tượng hoặc hình ảnh đẹp nhất của chủ tiệc đều được đặt ở khu vực này. Đặc biệt, khách mời đa số sẽ chọn khu vực này để chụp ảnh và quay các video kỉ niệm với chủ tiệc, vậy nên cần trang trí cẩn thận, khéo léo và thật đẹp mặt để khi lọt vào khung hình sẽ đẹp và tinh tế. Hãy sử dụng các phụ kiện như khăn trải bàn, mũ đội sinh nhật, hình chibi chủ tiệc, hoa tươi, bánh sinh nhật, nến, hoặc một vài phụ kiện yêu thích khác để trang trí khu vực này.

3. Phụ kiện trang trí khu vực bàn tiệc

Bàn tiệc là khu vực để nhân vật chính và khách mời cùng nhau ăn uống, trò chuyện và gửi lời chúc tuyệt vời nhất trong ngày quan trọng này. Bố trí và bày biện cần vừa phải, đẹp mắt để khách mời thuận tiện trong quá trình ăn uống, bắt tay, di chuyển và hoạt động trên bàn tiệc. Gọn gàng là yếu tố được ưu tiên hàng đầu, các đồ vật hoặc phụ kiện trang trí cần được lựa chọn với kích thước phù hợp và được sắp xếp khoa học, đồng đều trên mặt bàn để không chiếm quá nhiều không gian.

Phụ kiện trang trí trên bàn tiệc phù hợp

Thuê đơn vị tổ chức sinh nhật ở đâu tại khu vực Hà Nội?

Tổ chức sinh nhật đã trở thành hoạt động phổ biến và không còn la xạ trong cuộc sống hiện nay. Từ sinh nhật cá nhân cho đến đoàn thể chúng ta trong một năm đều tham dự ít nhất một tiệc sinh nhật với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Bạn đang tìm kiếm và có nhu cầu thuê một đơn vị tổ chức tại khu vực hà nội dành cho tiệc sinh nhật của mình và người thân, hãy trải nghiệm dịch vụ tổ chức sinh nhật trọn gói tại Minh Vũ Media, chúng tôi sẽ khiến bạn an tâm và hài lòng.

Dịch vụ tổ chức sự kiện sinh nhật trọn gói của chúng tôi bao gồm: 

• Chuẩn bị ý tưởng, kịch bản chi tiết, cung cấp các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết kế sân khấu, dựng backdrop theo yêu cầu riêng của khách hàng
• Cung cấp các thiết bị như màn hình, banner, thiết bị làm mát, bàn ghế, khung rạp, ô dù, cổng chào,.v.v..
• Cung cấp nhân sự gồm MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, hát, nhảy, ảo thuật. Hỗ trợ chuẩn bị tiệc trà, đồ ăn nhẹ, quay phim, chụp ảnh ghi lại khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện.

Tổ chức sinh nhật cần những gì? Câu hỏi này có lẽ đã được trả lời với nội dung bài viết trên của Minh Vũ Media. Hãy liên hệ ngay để được sử dụng dịch vụ tổ chức sinh nhật trọn gói của chúng tôi qua số 0982 559 323 bạn nhé!