Có nên lựa chọn tổ chức sinh nhật trong khách sạn hay không?

Tổ chức sinh nhật trong khách sạn là địa điểm mang tới cảm giác về sự sang trọng và tiện nghi. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng, chúng ta hiếm khi lựa chọn khách sạn làm nơi tổ chức sinh nhật, các địa điểm như nhà hàng, quán nước, khu vui chơi thường là nơi diễn ra sự kiện này nhất. Vậy, bạn có nên lựa chọn tổ chức sinh nhật trong khách sạn hay không? Hôm nay, Minh Vũ Media sẽ đưa ra các ưu điểm và nhược điểm của việc tổ chức sự kiện sinh nhật tại khách sạn, cùng các nội dung liên quan để bạn có thể trả lời được câu hỏi về chủ đề của bài viết này nhé!

Đặt ngay: Dịch vụ tổ chức sinh nhật trọn gói từ A-Z chuyên nghiệp giá rẻ

Tổ chức sinh nhật trong khách sạn: Nên hay Không nên?

Việc đưa ra lựa chọn nên hay không nên phụ thuộc phần nhiều vào mong muốn và nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, dưới góc nhìn của Minh Vũ Media, chúng tôi quan sát và đưa ra những ưu điểm - nhược điểm của nơi tổ chức sinh nhật này để giúp bạn phần nào tiết kiệm được chi phí và có trải nghiệm trong ngày sinh nhật tốt nhất. Cùng điểm qua các thông tin bên dưới ngay nhé!

Tổ chức sinh nhật trong khách sạn: Nên hay Không nên?

1. Ưu điểm khi chọn tổ chức sinh nhật trong khách sạn

• Có đội ngũ bảo vệ và quản lý về mặt an ninh, trật tự một cách chặt chẽ
• Dịch vụ khách hàng tốt
• Sự tiện lợi và chuyên nghiệp
• Không gian sang trọng, hoành tráng
• Giảm chi phí nguyên vật liệu thuê ngoài
• Đội ngũ nhân sự có chuyên môn và sự tận tâm

2. Nhược điểm khi chọn tổ chức sinh nhật trong khách sạn

• Chi phí cao và tốn kém
• Nhiều phụ phí dịch vụ kèm theo
• Các quy định quá nghiêm ngặt
• Chất lượng wifi kém hoặc thu phí truy cập wifi
• Không gian quá khép kín
• Việc trang trí và thi công mất nhiều thời gian xin cấp phép

Cách để chọn được khách sạn có dịch vụ tổ chức tiệc sinh nhật phù hợp với ngân sách và mong muốn của bạn?

Tổ chức sinh nhật trong khách sạn là chủ đề có số lượng thông tin bài viết còn khá ít, các thông tin về các dịch vụ trang trí và chuẩn bị trước sinh nhật càng không có nhiều. Chính vì thế, bài viết này của Minh Vũ Media được tạo ra để giúp bạn tìm được khách sạn có dịch vụ trang trí tiệc sinh nhật phù hợp với ngân sách và mong muốn. Các bước bên dưới sẽ giúp bạn hoàn thành được câu hỏi trên:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và chủ đề bữa tiệc sinh nhật của bạn

Trước khi bạn tìm kiếm khách sạn cho sự kiện sinh nhật của mình, bạn cần xác định chủ đề của tiệc sinh nhật để có ý tưởng trang trí phù hợp. Tiếp theo đó là xác định số khách mời, xây dựng thực đơn và dịch vụ về thiết bị âm thanh ánh sáng. Từ đó, bạn có thể đưa ra được những mong muốn về quy mô phòng tiệc, kiểu trang trí, các dịch vụ cần thiết phải có.

Xác định nhu cầu và chủ đề bữa tiệc sinh nhật của bạn

• Bước 2: Xác định hạn mức ngân sách bạn có thể chi trả cho bữa tiệc

Khi bạn đã đưa ra được mong muốn cụ thể, bạn cần xác định hạn mức ngân sách tối thiểu và tối đa bạn có thể chi trả. Điều này giúp đảm bảo tiệc sinh nhật được chuẩn bị đầy đủ nhất, và bạn cũng sẽ cân đối được với nguồn ngân sách hiện có của mình. Bạn không thể thực hiện tại những nơi có mức chi phí quá cao bởi chúng vượt khả năng thanh toán, bạn cũng không thể tổ chức ở khách sạn có mức phí quá thấp bởi chắc chắn chất lượng bữa tiệc không được đảm bảo.

Lựa chọn khách sạn tổ chức sinh nhật phù hợp với ngân sách tổ chức

• Bước 3: Tìm kiếm, xem đánh giá và so sánh nhiều khách sạn với nhau

Khi nhu cầu và mức chi phí được ấn định rõ ràng, bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm các khách sạn cung cấp các dịch vụ về tổ chức sinh nhật có mức chi phí phù hợp với dự kiến của bạn. Lên danh sách các khách sạn có dịch vụ tương tự nhau, tiến hành so sánh mức giá, không gian, tiện ích và chất lượng sản phẩm thông qua đánh giá của khách hàng trước hoặc nghe tư vấn báo giá trực tiếp từ điểm tổ chức. Từ đó, bạn hoàn toàn có thể chọn được khách sạn đúng với nhu cầu của mình.

• Bước 4: Liên hệ khách sạn để nghe báo giá dịch vụ và đặt phòng tổ chức

Khách sạn đã được chọn, điều bạn cần làm lúc này là liên hệ ngay cho phía khách sạn để được nghe tư vấn dịch vụ phù hợp với yêu cầu, cũng như đặt phòng tổ chức tiệc sinh nhật. Hãy chú ý tới các quy định hoặc điều khoản, điều kiện liên quan đến việc tổ chức thực hiện tại khách sạn, tìm hiểu rõ các khoản phụ phí khi sự cố xảy ra. Điều này giúp bạn tránh việc vi phạm và mất phí không đáng có. 

• Bước 5: Chuẩn bị cho sự kiện sinh nhật

Nếu khách sạn cung cấp các gói trang trí và thực đơn theo đúng mong muốn, bạn có thể sử dụng hoặc không. Trong trường hợp bạn chỉ sử dụng dịch vụ thuê phòng tổ chức và thuê đơn vị trang trí, cung cấp thực đơn bên ngoài, cần lưu ý thông báo đầy đủ trước cho khách sạn, đồng thời thông báo các quy định quan trọng từ khách sạn cho đơn vị tổ chức ngoài nhằm giúp 2 bên làm việc thuận lợi và hoà đồng. Mong rằng tiệc sinh nhật của bạn sẽ được chuẩn bị đầy đủ và chất lượng nhất.

Chuẩn bị cho sự kiện sinh nhật

Một số khách sạn tổ chức sinh nhật tại khu vực Hà Nội

1. Khách sạn JW Marriott

Thuộc top 10 khách sạn có không gian và dịch vụ tổ chức sinh nhật sang trọng và chuyên nghiệp bậc nhất tại khu vực Hà Nội. Với tổng diện tích lên tới 5.000 m2, không gian tại Marriott Hà Nội được thiết kế chia thành 17 phòng trong đó có 2 phòng hội nghị lớn với diện tích lên tới 1.000 m2. Tất cả các phòng tại khách sạn Marriott đều có sức chứa từ 12 người cho đến 950 người. Bên cạnh các phòng tiệc, hội nghị có không gian lớn, khách sạn còn cung cấp 395 phòng riêng đáp ứng mọi tiêu chuẩn dành cho đối tượng muốn tổ chức sinh nhật chỉ từ 2 đến 4 khách. Ngoài ra, các tiện ích bên cạnh dịch vụ tổ chức sự kiện sinh nhật bao gồm: Cho thuê xe, đặt tour du lịch, đặt vé máy bay, chuẩn bị phòng hội nghị, giải trí và ẩm thực, giặt ủi, hồ bơi, khu vực gửi đồ, massage, trông giữ trẻ,... 

Khách sạn JW Marriott

2. Khách sạn InterContinental Hanoi Landmark72

Được đặt tại độ cao 346m, InterContinental Hanoi Landmark72 là khách sạn cao nhất tại khu vực Hà Nội, Khách sạn được xây dựng chia thành 359 phòng tổ chức sự kiện có không gian siêu rộng, cùng 34 phòng suites phân bố từ tầng 63 đến 70 của tòa nhà. Điểm đặc biệt của các phòng tại InterContinental Hanoi Landmark72 là chúng đều được lắp đặt cửa kính thông suốt để tận dụng được toàn bộ ánh sáng tự nhiên từ bên ngoài và có thể ngắm nhìn toàn cảnh Hà Nội từ trên cao. Khách sạn này luôn là điểm đến cực hấp dẫn cho các dịp quan trọng như sinh nhật, hội nghị, hội thảo và nhiều loại hình sự kiện khác. Không gian với sức chứa lên tới 1000 khách hàng cùng lúc kết hợp cùng hệ thống trang  thiết bị được đầu tư hiện đại chắc chắn sẽ khiến bạn không khỏi bất ngờ và ấn tượng sâu sắc với trải nghiệm dịch vụ tại InterContinental Hanoi Landmark72.

Khách sạn InterContinental Hanoi Landmark72

3. Khách sạn Pullman Hanoi

Pullman là khách sạn 5* đời đầu bậc nhất, thuộc quận Đống Đa - Hà Nội. Khách sạn sở hữu phong cách thiết kế độc đáo và riêng biệt giúp làm nổi bật không gian thoáng mát, yên tĩnh và hoài niệm, khác hẳn với sự nhộn nhịp, sôi nổi và đông đúc của thủ đô. Bất kể là sự kiện có quy mô thực hiện lớn hay nhỏ, Pullman đều có thể đáp ứng và thoả mãn yêu cầu của khách hàng, bởi bên cạnh các phòng nghỉ cá nhân, khách sạn còn cung cấp 8 phòng hội nghị cơ bản với các trang thiết bị hỗ trợ hiện đại, chuyên nghiệp. Trong suốt thời gian hoạt động cho đến nay, Pullman Hà Nội luôn là điểm đến của vô số các doanh nghiệp nổi tiếng, khách sạn luôn để lại dấu ấn riêng mà khó khách hàng nó có thể quên được khi đã từng tới đây. Chính vì thế, khi có ý định tổ chức tại đây, bạn nên liên hệ đặt lịch và tham khảo các gọi tổ chức tiệc sinh nhật cụ thể tránh trường hợp hết chỗ hoặc sát ngày chi phí quá đắt.

Khách sạn Pullman Hanoi

4. Khách sạn Lotte Center

Lotte Center được đặt tại số 54 Liễu Giai - quận Ba Đình. Đây là khách sạn 5* với không gian sang trọng bậc nhất tại khu vực Hà Nội. Khi đặt tiệc sinh nhật tại khách sạn, bạn và những người thân yêu sẽ được trải nghiệm dịch vụ chuẩn 5 sao vô cùng chuyên nghiệp. Được bố trí với hệ thống gồm 3 phòng tiệc sự kiện lớn cùng các phòng hội nghị có sức chứa từ 10 đến 900 khách hàng. Các phòng đều có diện tích rộng với khu vực trần được thiết kế khá cao, điểm này giúp đội ngũ tổ chức dễ dàng trong việc lắp đặt và thi công khu vực sân khấu. Bên cạnh đó, khách sạn Lotte Center cùng được trang bị hệ thống đèn led cùng dàn thiết bị âm thanh - ánh sáng đủ tiêu chuẩn hỗ trợ quá trình tổ chức tiệc sinh nhật và các loại hình sự kiện khác. Tuy nhiên, điểm đặc biệt mà bạn cần lưu ý khi đặt tiệc tại khách sạn Lotte Center là thời gian di chuyển. Với vị trí nằm ngay trung tâm của Hà Nội, tưởng như việc di chuyển khá dễ dàng thì nơi đây sẽ khiến bạn suy nghĩ lại bởi mật độ phương tiện giao thông khá đông vào giờ cao điểm trong ngày. Như vậy, bạn cần sắp xếp công việc để có thể đến trước, đồng thời ghi thêm lưu ý để khách mời tránh trường hợp quá tắc đường và đến trễ.

Khách sạn Lotte Center

5. Khách sạn Hilton HaNoi Opera

Khách sạn Hilton HaNoi Opera, công trình kiến trúc mang đậm nét thời kỳ phục hưng với hai màu sắc trang trí chủ đạo là đỏ và xanh. Giống với nhiều khách sạn 5* khác tại khu vực Hà Nội, phụ kiện trang trí và trang thiết bị khá được hỗ trợ khá đầy đủ và hiện đại đạt tiêu chuẩn về mặt chất lượng. Tọa lạc tại phố Lê Thánh Tông - Quận Hoàn Kiếm, khu trung tâm sầm uất bậc nhất thủ đô, nằm gần nhiều văn phòng, khu di tích lịch sử, điểm du lịch nổi tiếng như Lăng Bác, Văn Miếu,... và các đại sứ quán. Hilton HaNoi Opera được xây dựng với sự bố trí gồm 269 phòng nghỉ và 19 phòng sự kiện đáp ứng quy mô khách hàng từ lớn đến nhỏ với các chương trình và hoạt động khác nhau. Điểm đặc biệt khi đặt phòng tại đây, khách hàng có thể sử dụng nhiều dịch vụ cơ bản tại khách sạn, đồng thời còn được sử dụng hồ bơi ngoài trời miễn phí, thoải mái với view nhìn ra Nhà Hát Lớn. Bên cạnh đó, ngoài menu chuyên về ẩm thực quốc tế, bạn sẽ cực bất ngờ trước hương vị ẩm thực 3 miền được chế biến tại nơi đây.

Khách sạn Hilton HaNoi Opera

Xem thêm: 10 địa điểm tổ chức sinh nhật lý tưởng nhất đừng bỏ lỡ

Những lưu ý khi lựa chọn khách sạn làm địa điểm tổ chức sinh nhật

1. Chú ý và xem xét thời gian đặt phòng tổ chức

Tiệc sinh nhật trong khách sạn không nhiều, nhưng với các loại hình sự kiện khách thì khách sạn lại điểm thường xuyên được lựa chọn. Bởi vậy, bạn cần đặt phòng trước để tránh việc lỡ mất ngày diễn ra tiệc quan trọng tại nơi có chi phí và dịch vụ phù hợp với bạn. Bên cạnh đó, việc đặt lịch trước còn đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích bao gồm: chủ động tránh lịch làm việc, có nhiều lựa chọn về phòng tiệc, sắp xếp được thời gian thích hợp, hỗ trợ khách mời có thời gian sắp xếp công việc để tham dự, đảm bảo chất lượng sự kiện và có nhiều tiện ích tốt. Vậy bạn cần đặt phòng tổ chức tại khách sạn trước bao nhiêu lâu? Nếu sinh nhật của bạn rơi vào tháng hoặc mùa có nhiều ngày lễ hoặc dịp quan trọng hãy đặt trước từ 15 đến 30 ngày trước khi sinh nhật của bạn diễn ra. Vào ngày thường hoặc tháng không có sự kiện quan trọng, bạn chỉ cần đặt trước từ 5 đến 10 ngày để đảm bảo thời gian chuẩn bị và sắp xếp công việc.

Nên xem xét đặt khách sạn tổ chức sinh nhật với thời gian phù hợp

2. Ưu tiên các khách sạn cung cấp dịch huỷ phòng hoặc đổi ngày miễn phí

Thông thường, kế hoạch tổ chức tiệc tại các địa điểm lớn như khách sạn thường được chuẩn bị từ trước đó khoảng nửa tháng đến 1 tháng và thậm chí có thể lâu hơn để có giá rẻ và nhiều sự lựa chọn khi đặt phòng.  Tuy nhiên, trong trường hợp có vấn đề đột ngột phát sinh như gia đình, công tác, sức khỏe hoặc sự kiện thời tiết khắc nghiệt bắt buộc bạn phải thông báo hủy hoặc thay đổi thời gian đặt phòng tổ chức. Nếu như khách sạn không cho phép huỷ hoặc đổi lịch miễn phí, bạn sẽ phải thanh toán khoản tiền khá lớn, dẫn tới việc vẫn tốn tiền nhưng không được tổ chức sự kiện. Do đó, hãy ưu tiên chọn các khách sạn có dịch vụ đặt phòng tổ chức sự kiện sinh nhật trước nhưng cho phép bạn hoàn/hủy trong trường hợp bất ngờ xảy ra.

3. Chuẩn bị thông tin cá nhân và khách mời tham dự sinh nhật đầy đủ trước khi đặt phòng tổ chức tại khách sạn

Trước khi đặt phòng, ngoài thông tin cá nhân bạn cần thống kê đầy đủ toàn bộ thông tin như họ và tên, số CCCD, ngày tháng năm sinh, hình ảnh kèm theo để gửi về khách sạn, điều này giúp nhân viên lễ tân xác minh được thông khách hàng ra vào khách sạn chính xác nhất, nhằm đảm bảo an ninh tại khu vực tổ chức. Bên cạnh đó, trong quá trình chuẩn bị trước sự kiện sinh nhật, nếu bạn thuê đơn bị tổ chức ngoài vào thi công trang trí và lắp đặt trang thiết bị, bạn cần thông báo đầy đủ số người, tên, cccd, hình ảnh và thời gian ra vào thực hiện thi công để đảm bảo quá trình giám sát công việc, an ninh tại khách sạn.

4. Không gian khách sạn phải hợp với quy mô tiệc sinh nhật

Khách sạn là điểm tổ chức sinh nhật phù hợp dành cho các cặp đôi hoặc các nhóm đông từ 15 người trở lên. Nếu quy mô tiệc sinh nhật của bạn quá nhỏ, các lựa chọn như nhà hàng, quán nước hoặc tại nhà sẽ tối ưu hơn rất nhiều. Các phòng nghỉ riêng thường sẽ được thiết kế không quá rộng, các phòng hội nghị lại được thiết kế không hề hẹp, chính vì vậy sẽ thật lãng phí nếu bạn chọn phải không gian tổ chức không phù hợp. Bên cạnh đó, chi phí tổ chức sinh nhật tại khách sạn rất cao, điều này sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn nếu thực sự không phải là người có điều kiện. 

Không gian khách sạn phải hợp với quy mô tiệc sinh nhật

5. Khách sạn có cho phép hoặc có cung cấp các dịch vụ trang trí tiệc sinh nhật không?

Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn khách sạn tổ chức sinh nhật hoặc thuê đơn vị tổ chức sinh nhật tại khách sạn, bạn cần liên hệ khách sạn để xác nhận xem họ có cung cấp các dịch vụ về trang trí, tổ chức tiệc sinh nhật hay không. Nếu có, bạn hãy xin giá để cân đối với ngân sách của bản thân. Và nếu không, bạn có được phép thuê các đơn vị ngoài vào phòng khách sạn thi công chuẩn bị có việc trang trí, tổ chức tiệc sinh nhật hay không. Việc này rất quan trọng, chúng giúp bạn xác định việc có chọn nơi đó để tổ chức hay không và mình có khả năng thanh toán cho các dịch vụ sẽ sử dụng trong tiệc sinh nhật hay không.

6. Không đặt phòng tổ chức tại khách sạn thông qua đơn vị tổ chức sự kiện không uy tín

Nếu bạn biết tới khách sạn thông qua đơn vị tổ chức sinh nhật trọn gói, hãy xác minh chất lượng và tiện ích cụ thể tại nơi tổ chức tiệc sinh nhật. Bởi các đơn vị sự kiện thường có chiết khấu từ các điểm tổ chức để giới thiệu cho khách hàng, chính vì thế mà bạn sẽ được mời chào lựa chọn. Tuy nhiên, không phải các khách sạn đó là lựa chọn tốt và tối ưu, bởi có nhiều khách sạn có mức phí khá cao nhưng cơ sở vật chất, trang thiết bị, tiện ích hỗ trợ hoặc dịch vụ kém không đáp ứng được mong đợi, nhiều khách sạn có chi phí rẻ nhưng không gian xuống cấp hoặc không đảm bảo an toàn, riêng tư hoặc thiếu cơ sở vật chất làm giảm chất lượng bữa tiệc. Chính vì thế, bạn cần tìm hiểu kỹ hoặc không nên đặt phòng thông qua các đơn vị không uy tín.

7. Cần dễ dàng đặt thêm các dịch vụ hoặc tiện ích kèm theo

Ngoài dịch vụ chính về lưu trú hoặc tổ chức sự kiện, khách sạn cần mà bạn chọn cần cung cấp các tiện ích cơ bản kèm theo bao gồm: Dịch vụ xe đưa đón - Thuê xe máy, và các phương tiện di chuyển - Khu vực gửi đồ - Khu vực giặt là - Khu vực trông trẻ - Khu vực ngồi chờ - Khu vực nghỉ dưỡng và nhiều tiện ích khác có thông báo mức giá chi tiết. Nhờ vậy, bạn, cũng như nhiều khách hàng khác có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và yêu cầu sử dụng thêm dịch vụ khi cần thiết.

Vậy là bài viết về chủ đề “Có nên lựa chọn tổ chức sinh nhật trong khách sạn hay không?” của Minh Vũ Media đã được hoàn thành. Chúng tôi tin rằng, dù sự kiện sinh nhật của bạn được tổ chức ở đâu đi chăng nữa, chúng đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp và trọn vẹn nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp tới khách hàng các dịch vụ hỗ trợ tổ chức tiệc sinh nhật với đội ngũ và trang thiết bị vô cùng tận tình, hiện đại. Hãy gọi ngay qua số 0982 559 323 để lắng nghe tư vấn về các ưu đãi cực sốc của các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Minh Vũ Media.