Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Rực Rỡ Với Những Kinh Nghiệm Vô Giá Sau

5/5 - (1 bình chọn)

Tổ chức sự kiện ngoài trời là lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành cùng 800+ event, chương trình thành công vượt mong đợi, Minh Vũ Media sẽ chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm hữu ích khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Cùng tìm hiểu ngày thôi nào!

Minh Vũ media chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Minh Vũ media chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý

Yếu tố đầu tiên bạn cần quan tâm khi tổ chức sự kiện ngoài trời là chọn đúng địa điểm. Để thực hiện thành công hạng mục đầu tiên này, bạn hãy trả lời những câu hỏi gợi ý sau:

  • Nội dung, thông điệp của sự kiện ngoài trời là gì?
  • Số lượng khách mời là bao nhiêu?
  • Diện tích không gian tối thiểu?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện có an toàn không, có thuận tiện cho việc di chuyển, đỗ xe không?
Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý

Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý

Trên thực tế, địa điểm “vàng” được nhiều tổ chức lựa chọn thường là công viên, bãi biển, sân golf, cung văn hóa. Đặc điểm chung của những địa điểm này đều thoáng mát, không gian rộng lớn, trong lành và giao thông thuận lợi. Đây đều là điểm cộng ấn tượng góp phần giúp không khí các event, chương trình trở nên đặc biệt, cuốn hút hơn.

Tuy nhiên bạn cùng cần lưu ý tới thời gian diễn ra sự kiện. Hãy cân nhắc và xem kỹ dự báo thời tiết để đảm bảo buổi tổ chức không rơi vào những ngày thời tiết xấu như mưa bão, oi nóng.

Chú ý mặt pháp lý của chương trình

Để buổi tổ chức sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ nhất, bạn cần hoàn tất một số hợp đồng pháp lý như:

  • Hợp đồng thuê hoặc giấy phép tổ chức sự kiện tại địa điểm lựa chọn theo quy định của địa phương.
  • Hợp đồng thuê biểu diễn.
  • Hợp đồng ký kết với các dịch vụ cho thuê âm thanh, ánh sáng, tổ chức sự kiện.
  • Các chính sách bảo hiểm (nếu có).

Các chương trình Minh Vũ chuyên tổ chức sự kiện như:

tổ chức lễ khởi công động thổ

tổ chức tiệc tất niên cuối năm

tổ chức khai trương 

tổ chức lễ khánh thành 

Chú trọng công tác truyền thông

Truyền thông trước ngày tổ chức sự kiện luôn là phương pháp hiệu quả giúp thu hút sự chú ý của khách mời, nhất là khách hàng tiềm năng (trong trường hợp sự kiện giới thiệu sản phẩm mới). Các hình thức truyền thông phổ biến hiện nay bao gồm:

  • Treo poster, băng rôn quảng cáo
  • In tờ rơi, tờ gấp, thiệp mời gửi tới khách mời
  • Dùng TVC quảng cáo
  • Phát loa truyền thanh
Chú trọng công tác truyền thông khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Chú trọng công tác truyền thông khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Đặc biệt, trong khi sự kiện diễn ra, hãy cố gắng sắp xếp riêng một khu vực để các nhà báo, phóng viên có thể dễ dàng đưa tin về chương trình hơn. Cách truyền thông này chắc chắn sẽ đưa thương hiệu của bạn “vang xa” hơn trên thị trường cạnh tranh.

Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, cơ sở vật chất để tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc tổ chức sự kiện bên ngoài trời sẽ tạo ưu thế cho ban tổ chức về mặt sáng tạo. Bạn hoàn toàn có thể lên kế hoạch trình diễn, thể hiện nhiều tiết mục khác nhau. Tuy nhiên không gian đòi hỏi nhiều cơ sở vật chất, thiết bị tổ chức sự kiện hơn so với việc tổ chức event trong nhà. Cụ thể:

  • Cần chuẩn bị sân khấu, nhà bạt, hệ thống giàn và rào chắn thật chắc chắn, chịu được tải trọng lớn để đảm bảo chương trình vẫn diễn ra thuận lợi nếu không may gặp mưa, gió.
  • Các thiết bị âm thanh, cho thuê ánh sáng cần phát huy hết công suất. Nếu sự kiện tổ chức buổi tối cần kết hợp nhiều loại đèn chiếu sáng.
  • Backdrop in kích thước lớn, nội dung bao gồm: Tên buổi lễ, logo công ty, tên công ty,….
  • Các phụ kiện trang trí cần thiết khác.

Chuẩn bị đội ngũ nhân sự chu đáo

Những sự kiện ngoài trời mang tính chất tự do, thoải mái hơn so với chương trình tổ chức trong hội trường, tổ chức khai trương cửa hàng, showroom. Do đó số lượng khách mời cũng khá nhiều nên việc tập hợp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn giúp buổi lễ thuận lợi hơn. Bạn hãy căn cứ theo số lượng khách mời, các nội dung sẽ diễn ra trong chương trình để thuê đội hỗ trợ. 

Trong đó các nhân tố cơ bản cho không thể thiếu khi tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm:

  • Đội ngũ tiếp tân
  • MC, dẫn chương trình
  • Đội ngũ kỹ thuật chịu trách nhiệm vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng
  • Nhân viên chạy bàn
  • Nhân viên an ninh
  • Người mẫu giới thiệu sản phẩm
  • Nhân viên y tế….

Đảm bảo an ninh xung quanh khu vực tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời thường thu hút sự chú ý của nhiều người. Không chỉ có khách mời buổi lễ, ngay cả những người đi đường cũng tò mò và có thể đứng lại xem. Điều này khiến khu vực tổ chức event trở nên đông đúc hơn dự kiến. Theo đó, để đảm bảo an ninh cho tất cả khách mời trong sự kiện, bạn cần:

  • Xác định rõ khuôn viên, không gian tổ chức sự kiện và sử dụng rào chắn để ngăn cách với khu vực bên ngoài. 
  • Tạo một lối thoát hiểm đề phòng rủi ro khi tổ chức buổi lễ.
  • Hợp tác với dịch vụ an ninh, bảo vệ chuyên nghiệp.
  • Có thể gắn thêm camera giám sát hoặc flycam để kịp thời phát hiện những sự cố nguy hiểm.

Một số rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Mặc dù sự kiện ngoài trời tạo bầu không khí sôi động, thoáng đãng nhưng luôn thường trực nhiều rủi ro không đáng có. Vì thế trước khi event diễn ra, bạn hãy tập duyệt/ thiết lập các phương án xử lý và đề phòng chúng. Chi tiết từng rủi ro thường gặp như sau:

Thời tiết xấu

Ảnh hưởng của thời tiết xảy ra phổ biến trong rất nhiều sự kiện tổ chức ngoài trời. Mưa bão có thể làm hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng, khiến không khí hỗn loạn. Để phòng tránh tình huống này, tốt nhất bạn nên xem kỹ dự báo thời tiết và sử dụng một chiếc bạt căng ở phía trên.

thoi-tiet-mua-gio-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi

thoi-tiet-mua-gio-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi

Trẻ em thất lạc

Các khách mời có thể dẫn theo con em, trẻ nhỏ khi tới tham dự sự kiện. Tuy nhiên nếu chỉ lơ là một vài phút, những đứa trẻ sẽ lạc mất khỏi người thân. Để cải thiện tình trạng này, tốt nhất nên chuẩn bị một đội hỗ trợ phản ứng nhanh, lắp đặt camera hoặc nhắc khéo khách mời hãy để mắt tới trẻ em.

Đề phòng những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Đề phòng những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Có vị khách “không mời cũng đến”

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, việc đảm bảo kiểm soát được 100% khách mời tham dự rất khó khăn. Rất có thể event sẽ xuất hiện những vị khách “không mời mà đến”. Bạn hãy lưu ý tới tình trạng trộm cắp, gây rối.

Cháy nổ, hỏa hoạn

Đây là rủi ro có thể gặp bất cứ lúc nào. Do đó bạn hãy chuẩn bị sẵn một số bình chữa cháy để phản ứng kịp thời khi có sự cố cháy nổ, hỏa hoạn xảy ra.

Trên đây là tổng hợp những kinh nghiệm hữu ích khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà Minh Vũ Media tích lũy được qua các chương trình, sự kiện thực tế đã thực hiện thành công. Hy vọng bài viết đã đem lại những thông tin bổ ích cho bạn!

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN – LÊN Ý TƯỞNG – BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 – 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

Kho 1 : Số 1 Ngõ 159 Phùng Khoang Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội

Kho 2 : NO 11 Số 28 Dọc Bún Văn Khê, Vạn Phúc, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội

Kho 3 : Số 10 Ngách 28 Ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội

Kho 4 : Số 90 Sau trường THCS Lương Thế Vinh, Quận Cầu Giấy Thành Phố Hà Nội

Văn Phòng Công Ty: NO 11 Số 28 Dọc Bún Văn Khê, Vạn Phúc, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo – giá thành ưu đãi – thiết kế thu hút – Cung cấp đầy đủ trang thiết bị – Âm thanh Ánh sáng – Sân khấu – Backdrop

Màn hình led tivi – công hơi – banner – Quạt – Bàn ghế – ô dù – khung dạp – Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà – Tiệc teabreak – Quay phim – Chụp ảnh – checkin –  Bộ cắt băng khai trương – Cổng chào – Banner – băng rôn – standee – bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366