Vì sao nên tổ chức tiệc gala dinner? 5 lý do bạn nhất định phải biết

Gala dinner là một trong những sự kiện đẳng cấp, sang trọng, tinh tế được rất nhiều doanh nghiệp tổ chức hiện nay. Hình thức sự kiện này thường được diễn ra vào cuối cùng của một chuỗi các hoạt động. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện gala dinner thuận lợi nhất, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Vì sao cần tổ chức sự kiện Gala Dinner?

Vì sao cần tổ chức sự kiện Gala Dinner?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu vì sao cần tổ chức gala dinner nhé. Tổ chức sự kiện gala dinner là tạo ra những bữa tiệc tri ân khách mời được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Một số lý do nên tổ chức sự kiện này như sau:

Tạo không gian ấm cúng, thân thiết với đối tác, khách hàng

Giải thích về việc vì sao nên tổ chức tiệc gala dinner, đại diện các doanh nghiệp cho biết. Sở dĩ họ luôn coi trọng bữa tiệc gala dinner, thậm chí là tổ chức thường niên bữa tiệc này là bởi nó giúp tạo nên không gian thân thiết với khách hàng, đối tác. Chỉ khi thực sự hiểu nhau thì khách hàng mới tin tưởng để đồng hành cùng doanh nghiệp. Và, đối tác cũng vững tin sánh bước cùng doanh nghiệp bạn.

Tiệc gala dinner cũng là cơ hội quý giá để bạn lắng nghe, thấu hiểu hơn tâm tư, tình cảm của khách hàng. Để từ đó có thể cho ra mắt dịch vụ, sản phẩm phù hợp với thị hiếu khách hàng hơn. Đây cũng là cơ hội để bạn quảng bá thêm về doanh nghiệp. Từ đó có thể khách hàng, thậm chí là tăng thêm lượng khách hàng thân thiết.

Thể hiện sự tri ân tới khách hàng

Thể hiện sự tri ân tới khách hàng

Tiếp theo, khi nói đến lý do vì sao nên tổ chức tiệc gala dinner, các chuyên gia tổ chức sự kiện cho biết: tiệc gala dinner mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời. Một trong số đó là giúp tăng thêm tình cảm keo sơn, gắn bó giữa doanh nghiệp và khách hàng. Với các doanh nghiệp, khách hàng chính là nguồn sống, là gốc rễ để họ có chỗ đứng vững chắc. Bởi thế, tri ân khách hàng, đối tác cũng là việc doanh nghiệp bạn nên làm.

Nhân viên trong doanh nghiệp đã có một năm nỗ lực hết mình cho sự phát triển của công ty. Bởi thế, bữa tiệc gala dinner chính là dịp để lãnh đạo công ty gửi lời cảm ơn sâu sắc đến họ. Chính nhờ công sức của những nhân viên đó mà công ty mới có thể đạt được thành công. Ngoài ra, đối tác của bạn chính là người đồng hành, hợp tác cùng phát triển với doanh nghiệp bạn. Thế nên, đây cũng là dịp để đôi bên gặp gỡ, tăng thêm tình cảm giữa 2 bên.

Tạo nên dịp để mọi người có thể nhìn lại một năm đã qua và đề ra những mục tiêu mới

Đối với các đơn vị, doanh nghiệp, khi kết thúc một năm là thời điểm tổng kết, nhìn lại 1 chặng đường. Từ đó để thấy được những thành tích đạt được, nhìn nhận những điều chưa làm được trong năm cũ. Từ đó biểu dương những cá nhân, nhân viên xuất sắc có thành tích tốt để làm gương cho mọi người. Đối với các cá nhân được vinh danh, họ sẽ thấy rằng lãnh đạo có ghi nhận công sức của mình. Từ đó phấn đấu hơn nữa trong công việc để đạt thành công nhiều hơn.

Bữa tiệc gala dinner cũng là dịp để đề cập đến phương hướng, mục tiêu của năm mới. Từ đó, toàn thể nhân viên, đối tác hiểu được định hướng của doanh nghiệp thời gian tới.

Tiết kiệm chi phí

Tổ chức gala dinner là sự kết hợp giữa sự kiện và tiệc đãi khách. Đây là bữa tiệc 2 trong 1 cực kỳ ý nghĩa đối với đơn vị bạn. Thay vì phải vừa tổ chức sự kiện, vừa thuê địa điểm mở tiệc đãi khách. Bạn chỉ cần thuê một điểm tổ chức sự kiện và bố trí bàn tiệc để đãi khách. Ngoài ra, nhân sự phục vụ sự kiện cũng đồng thời có thể phục vụ khách hàng trên bàn tiệc rất tiện lợi. Đó là lý do vì sao nhiều đơn vị chọn tổ chức tiệc gala dinner trong dịp cuối năm này.

Thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh tế, đẳng cấp của doanh nghiệp

Thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh tế, đẳng cấp của doanh nghiệp

Có thể bạn chưa biết tổ chức gala dinner cũng là một trong những cách để khẳng định vị thế, đẳng cấp của đơn vị. Bởi, khi khách hàng, đối tác đến tham dự bữa tiệc, họ sẽ đánh giá cả về nội dung buổi lễ và hình thức trang trí. Muốn tạo được dấu ấn riêng của đơn vị, bạn cần tìm được kịch bản gala dinner độc đáo.

Quy trình tổ chức sự kiện Gala Dinner

Quy trình tổ chức sự kiện gala dinner cơ bản bao gồm những bước như sau:

Bước 1: Lên ý tưởng và chủ đề

Đây là bước đầu tiên và cũng là cơ sở để triển khai các bước tiếp theo. Chủ đề cần phải sáng tạo độc đáo, mới lạ mới có thể hấp dẫn được nhiều khách tham dự. Khi xác định chủ đề của buổi gala dinner thì các bạn phải nắm được mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được khi tổ chức sự kiện này.

Bước 2: Xác định chi tiết khách mời tham dự

Số lượng khách mời là yếu tố quan trọng quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức, số lượng quà tặng, số lượng bàn tiệc,… cần chuẩn bị. Do đó, các doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết các khách mời để có thể gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. 

Bước 3: Xác định địa điểm tổ chức

Sau khi đã xác định được ý tưởng, chủ đề của buổi gala dinner và số lượng khách mời thì bước tiếp theo là xác định địa điểm tổ chức. Tùy vào quy mô và hình thức của sự kiện này mà các bạn có thể chọn một địa điểm sao cho phù hợp nhất. Lưu ý, nên chọn địa điểm thuận lợi nhất cho các khách mời.

Bước 4: Lên kịch bản chi tiết

Chuẩn bị kịch bản chi tiết

Bước tiếp theo cần tiến hành đó là lên kịch bản chi tiết cho gala dinner. Các bạn cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết với một khung cố định. Các bạn cần xác định được rõ thứ tự thực hiện các hoạt động, thời gian cụ thể, nội dung thực hiện. Điều này giúp cho sự kiện của các bạn chuyên nghiệp hơn và hạn chế tình trạng bị quá thời gian giữa các phần.

Bước 5: Lựa chọn trò chơi

Các trò chơi luôn đóng vai trò quan trọng trong các sự kiện gala dinner. Do đó, những người tổ chức cần lựa chọn trò chơi hấp dẫn nhưng phải phù hợp với mục tiêu hướng tới của công ty. Chú ý, nên lựa chọn những trò chơi tạo được tiếng cười để xây dựng tình đoàn kết giữa các thành viên. Không nên lựa chọn các trò chơi có tính chất quá mạnh có thể gây mất sức và nguy hiểm cho người tham gia.

Bước 6: Thiết kế phông nền và sân khấu

Sân khấu và phông nền được xem là tâm điểm chú ý của tất cả mọi người. Nếu thiết kế một sân khấu và phông nền bắt mắt thì các bạn có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự. Các bạn cần chú ý chữ và hình ảnh trên phông nền cần làm nổi bật tên và logo của công ty. Ngoài ra, cần lựa chọn màu và phông chữ, hình ảnh sao cho không làm người xem cảm thấy khó khăn khi nhìn.

Bước 7: Lựa chọn nhạc nền

Mọi chương trình gala dinner đều phải sử dụng nhạc nền cho từng nội dung. Do đó, các bạn cần lựa chọn nhạc nền sao cho phù hợp nhất ở từng nội dung. Đó có thể là những bản nhạc vui nhộn, hoặc nhẹ nhàng sâu lắng hoặc tự hào,… Tuy nhiên, các bạn cần tham khảo ý kiến của những người trong ekip để lựa chọn những bản nhạc nền hay nhất.

Bước 8: Tổng duyệt chương trình

Tổng duyệt chương trình gala dinner

Đây là bước quan trọng để tạo nên thành công cho bất kỳ một sự kiện nào. Các bạn cần tổng duyệt trước khi chính thức tổ chức sự kiện vào thời gian đã định sẵn. Trong bước này, các bạn sẽ phát hiện được những vấn đề có thể phát sinh và từ đó lập phương án giải quyết để chương trình của mình được hoàn hảo nhất.

Bước 9: Tổ chức sự kiện

Sau khi đã tổng duyệt và note lại những vấn đề cần xử lý thì các bạn đã có cho mình cái nhìn tổng quan nhất về sự kiện. Tiếp đến, các bạn cần tổ chức sự kiện theo đúng thời gian đã ấn định và kịch bản mà các bạn đã xây dựng trước đó.

Bước 10: Kết thúc gala dinner

Sau khi chương trình gala dinner diễn ra hết sức tốt đẹp thì các bạn có thể kết thúc chương trình. Sau đó, toàn bộ ekip cần ngồi lại với nhau để cùng nhìn nhận lại những vấn đề hay thiếu sót trong quá trình thực hiện để rút kinh nghiệm cho các chương trình sau này.

Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner thành công

Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện gala dinner mà chúng tôi đã tổng hợp được, hãy cùng nhau theo dõi nhé.

Xác định rõ mục đích khi tổ chức gala dinner

Xác định rõ ràng mục đích tổ chức gala dinner

Xác định mục tiêu tổ chức sẽ giúp bạn hoàn thành dễ dàng hơn các bước trong quy trình tổ chức sự kiện gala dinner. Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một mục đích riêng và các hoạt động phải xoay quanh mục tiêu đó. Các bạn cần lắng nghe ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để xác định được chính xác mục đích của chương trình.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức thuận lợi cho khách mời

Dù nội dung, kịch bản của bạn có tuyệt vời đến đâu mà thời gian và địa điểm tổ chức của bạn gây bất lợi cho khách mời thì họ chắc chắn sẽ không mấy hứng thú với sự kiện của của bạn. Tùy thuộc vào khách mời của bạn là những ai mà bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Hãy lựa chọn địa điểm ở trung tâm và thời gian diễn ra sự kiện vào ngày mà khách mời thường rảnh.

Lên kịch bản chi tiết 

Khi các bạn lên kịch bản cho gala dinner thì cần phải phân chia thời gian cho từng nội dung phù hợp nhất. Cần phải chỉn chu trong từng chi tiết để các nội dung diễn ra theo đúng tiến độ. Các bạn nên sắp xếp các phần nội dung khoa học và có tính chất móc nối để tạo hứng thú cho người xem.

Lựa chọn kỹ lưỡng người dẫn chương trình

Có thể nói MC là người kết nối tất cả mọi người với nhau cũng là người truyền tải thông điệp mà bạn tổ chức muốn gửi gắm. Cần phải lựa chọn MC thích hợp nhất để chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp.

MC phải được tập dượt trước trong buổi tổng duyệt để tránh những vấp váp không đáng có. Người dẫn chương trình phải có sự sáng tạo, nhanh nhạy và có sự dí dỏm để tránh sự nhàm chán. Đặc biệt nhất đó là phải chọn MC có khả năng truyền đạt nội dung ý nghĩa của buổi gala dinner.

Chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ cho chương trình

Chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ cho chương trình

Chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ là điều bắt buộc cần lưu ý khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Các thiết bị như: âm thanh, ánh sáng, mái che (với sự kiện ngoài trời), bàn ghế,… đều cần được chuẩn bị thật chỉn chu. 

Từng chi tiết nhỏ sẽ giúp cho buổi gala dinner của bạn trở nên hoàn hảo hơn. Đồng thời, việc sở hữu những trang thiết bị hiện đại sẽ khiến chương trình của bạn được vận hành một cách thuận tiện hơn.

Chuẩn bị đầy đủ nhân sự và phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Việc chuẩn bị đầy đủ nhân sự và phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho từng thành viên sẽ giúp chương trình của các bạn hoạt động được thuận lợi hơn. Mỗi người sẽ đảm nhận một vai trò sẽ góp phần làm cho gala dinner của bạn diễn ra mà không hề bị vấp váp. 

Mỗi một hạng mục đều cần có người trưởng nhóm để có thể bao quát được hết các vấn đề. Nếu xảy ra những phát sinh, các bạn cần phối hợp với nhau để giải quyết và tránh làm việc độc lập, đơn lẻ.

Dự trù kinh phí kỹ lưỡng

Đây là nội dung mà các bạn phải cực kỳ chú ý bởi chỉ khi có đủ kinh phí thì các bạn mới có thể tổ chức được một buổi gala dinner thành công. Các sự kiện có kinh phí càng cao thì càng có quy mô lớn và hoành tráng và ngược lại. Tuy nhiên, dù nguồn ngân sách lớn hay nhỏ thì các bạn cũng cần phân bổ ngân sách sao cho phù hợp nhất. 

Lựa chọn thực đơn chiêu đãi hấp dẫn

Chuẩn bị tiệc chiêu đãi hấp dẫn

Thực đơn chiêu đãi hấp dẫn là một trong những điểm thu hút, gây ấn tượng cho các khách mời tham dự. Thực đơn phong phú sẽ cung cấp thêm năng lượng cho khách mời để tiếp tục buổi gala dinner. Các khách mời hài lòng về những món ăn được chiêu đãi sẽ góp phần làm cho sự kiện bạn thành công mỹ mãn.

Nên tổng duyệt trước khi tổ chức

Việc tổng duyệt trước sẽ giúp cho chương trình của các bạn diễn ra suôn sẻ hơn. Đồng thời, trong quá trình tổng duyệt sẽ phát sinh những tình huống nên các bạn có thể tránh được những rủi ro nhất định. Vì thế, hãy tổng duyệt trước ít nhất 2 lần để sự kiện của bạn trở nên hoàn hảo hơn nhé.

Nên lập phương án phòng tránh rủi ro

Mọi sự kiện nếu muốn thành công rực rỡ đều cần phải lập phương án phòng tránh rủi ro trước khi chính thức tổ chức. Những chương trình có thể phòng tránh được những sự cố xảy ra sẽ đem đến sự an toàn cho khách mời cũng như các thành viên trong ekip.

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức Gala Dinner uy tín, chuyên nghiệp

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức Gala Dinner uy tín, chuyên nghiệp

Minh Vũ Media là một trong những đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Công ty có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện có quy mô từ nhỏ đến lớn. Một số ưu điểm nổi bật của Minh Vũ Media như sau:

• Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, đầy sáng tạo và cực kỳ năng động.
• Có khả năng phòng tránh những rủi ro không đáng có cho các sự kiện.
• Giá thành dịch vụ, sản phẩm phải chăng bậc nhất trên thị trường.
• Các ý tưởng sáng tạo, độc đáo sẽ giúp cho sự kiện của các bạn trở nên hấp dẫn, thú vị hơn.
• Các thiết bị phục vụ cho sự kiện của Minh Vũ Media rất hiện đại với số lượng lớn.
• Luôn có sẵn đội ngũ PG, PB, MC, nhóm nhảy,… phục vụ sự kiện,…

Nếu bạn muốn tổ chức một buổi gala dinner thật hoành tráng và ý nghĩa nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Cần chuẩn bị những gì để tổ chức gala dinner thành công? Bạn có thể liên hệ trực tiếp với công ty Minh Vũ media để được hỗ trợ tổ chức gala dinner trọn gói. Với kinh nghiệm nhiều năm trên thị trường, Minh Vũ Media cam kết mang đến dịch vụ tổ chức gala dinner chuyên nghiệp, tận tâm nhất.

Minh Vũ Media sẽ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ mọi hạng mục sự kiện, nhân sự cho buổi gala dinner. Dàn âm thanh, ánh sáng thiết kế hoành tráng chắc chắn sẽ giúp làm nổi bật chủ đề của buổi gala dinner.