7 bước tổ chức sự kiện tri ân khách hàng thành công

Tri ân khách mời là sự kiện thường niên của các doanh nghiệp nhằm mục đích cảm ơn các đối tác, khách hàng thân thiết đã ủng hộ công ty trong một khoảng thời gian dài. Để có một sự kiện thành công và gây ấn tượng với khách mời, bạn cần có một kế hoạch chi tiết và cẩn thận. Và điều đó sẽ được Minh Vũ Media chia sẻ trong bài viết dưới đây. 

Lên danh sách khách mời tham dự

Cần phải nắm được số lượng khách mời tham dự để lựa chọn địa điểm tổ chức với không gian phù hợp, để chuẩn bị thiệp mời cũng như quà tặng đi kèm. 

Khách mời cho sự kiện tri ân thường là những vị khách lâu năm, những người thực hiện các giao dịch lớn, khách hàng thuộc chương trình khách hàng thân thiết của công ty. 

Không gian tổ chức sự kiện tri ân khách hàng sang trọng

Lên ý tưởng cho sự kiện

Ngoài mục đích tri ân khách hàng lâu năm, sự kiện này còn có mục đích để truyền tải những thông điệp, mục tiêu lâu dài của công ty, để qua đó khiến khách hàng thêm tin tưởng vào sự lựa chọn của mình và tiếp tục đồng hành cùng quý công ty cho chặn đường tiếp theo.

Hashtag cầm tay thể hiện các thông điệp của chương trình

Các thông điệp đó có thể được thể hiện qua các hình ảnh trên backdrop hay video trình chiếu, cách trang trí không gian sự kiện, hashtag cầm tay khi chụp hình check in, hay khung hình ảnh đặt tại bàn tiệc 

Tham khảo: Bỏ túi các bí quyết giúp trang trí không gian tổ chức sự kiện đẹp và hoành tráng

Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Sau khi xác định được số lượng khách mời, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu tìm địa điểm tổ chức. Bạn có thể tổ chức lễ tri ân ngoài trời, tổ chức tại công ty, cửa hàng nhưng phổ biến nhất vẫn là tổ chức trong khách sạn sẽ hạn chế được các rủi ro về mặt thời tiết. 

Tổ chức sự kiện tri ân trong khách sạn

Nếu bạn chọn thuê công ty tổ chức sự kiện thì họ sẽ giúp bạn lựa chọn khách sạn phù hợp với các yêu cầu đưa ra về chi phí, khu vực và không gian. Các công ty sự kiện thường hợp tác với các khách sạn chuyên tổ chức sự kiện vì vậy giá thuê sẽ ưu đãi hơn rất nhiều. 

Tham khảo: Cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện trong khách sạn?

Liệt kê các thiết bị sự kiện cần thiết cho sự kiện

Bất kì sự kiện nào cũng cần đến các thiết bị sự kiện, đối với sự kiện tri ân khách hàng thì cần những hạn mục sau:

• Lắp đặt sân khấu, thiết kế backdrop, chuẩn bị màn hình led, hoặc máy chiếu, màn hình chiếu, máy tạo khói sân khấu, máy bắn pháo trang kim,..
• Thuê bàn ghế sự kiện, thảm đỏ
• Thuê dàn âm thanh ánh sáng bao gồm bộ loa đài, các đèn sân khấu
• Nếu tổ chức ngoài trời thì cần thêm ô dù, nhà bạt và các thiết bị làm mát như quạt công nghiệp, quạt điều hoà…

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng ấn tượng

Bạn nên thuê thiết bị sự kiện tại cùng một nơi để nhận được giá ưu đãi cũng như dễ dàng quản lý, kiểm kê số lượng. Hoặc nên lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện cho thuê thiết bị như Minh Vũ Media, bạn sẽ được tư vấn các thiết bị cần thiết cho chương trình trong khoảng ngân sách công ty. 

Tham khảo: Các thiết bị bắt buộc phải có nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

Chuẩn bị quà tặng cho khách mời

Quà tặng có thể là các ấn phẩm mang hình ảnh của công ty như bình đựng nước, sổ tay, bút, là các sản phẩm hiện tại của công ty hoặc là các sản phẩm mới sắp ra mắt. Đây là cách thức để khách hàng nhớ đến doanh nghiệp của bạn cũng như quảng cáo gián tiếp các sản phẩm của công ty. 

Quà tặng tri ân khách hàng ấn tượng

Chuẩn bị kịch bản cho chương trình

Bất kì sự kiện nào cũng phải có kịch bản để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch và hạn chế tối đa các thiếu sót. Tham khảo kịch bản tri ân khách sau:

• Đón tiếp khách mời, chụp hình check in
• Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi
• Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo
• Chương trình văn nghệ
• Rút thăm trúng thưởng
• Tiệc mặn hoặc tiệc teabreak
• Tiễn khách và tặng quà tri ân 

Phần bóc thăm trúng thưởng

Chạy thử chương trình và phân công nhân viên

Việc chạy thử nhầm để kiểm tra chất lượng âm thanh, ánh sáng cũng như tập dợt của các MC để đảm bảo khâu chuẩn bị được hoàn hảo nhất, sẵn sàng để thực hiện chương trình. Ngoài ra, bạn cũng cần phải phân bổ các nhân viên theo từng vị trí. Hoặc bạn cũng có thể thuê PG để đón tiếp khách, trao quà. 

Minh Vũ Media tổ chức sự kiện tri ân trọn gói

Trên đây là chi tiết 7 bước trong kế hoạch chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về các khâu trong quy trình, nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức, hãy liên hệ với Minh Vũ Media – chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn tận tình để có một sự kiện đáng nhớ. 

Bài viết tham khảo:

Tổ Chức Buổi Tri Ân Khách Hàng Mua Nhà Thuộc Dự Án Của Xanh Villas

Tổ Chức Sự Kiện Tri Ân Khách Hàng Của B’lab Beauty Spa