7 Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Thành Công Có Thể Bạn Chưa Biết

Hiện nay, mỗi ngày có rất nhiều sự kiện được tổ chức với những mục đích như: khai trương, ca nhạc, sinh nhật, lễ kỷ niệm,... Nếu không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì các chương trình này khó có thể thành công mỹ mãn. Dưới đây là những chia sẻ chi tiết nhất của chúng tôi về các kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hãy cùng theo dõi nhé.

Các yếu tố giúp tổ chức sự kiện thành công

Chủ đề "đắt giá"

• Chủ đề của bất kỳ sự kiện nào cũng là yếu tố quan trọng nhất bởi nó là xương sống cho các sự kiện. Để có chủ đề tốt, thì ekip cần có những ý tưởng đột phá cũng như cần hiểu kỹ về khách hàng. Một chủ đề tốt sẽ giúp cho các bạn đáp ứng được những mong đợi của khách hàng cũng như phát triển được những ý tưởng khác cho sự kiện.

Chủ đề sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện

Key moment ấn tượng

• Key moment là điều mà hầu như sự kiện nào cũng cần phải có được. Những người làm sự kiện thường xe đây là sự sống còn của sự kiện bởi chỉ cần một khoảnh khắc ấn tượng thì mọi người sẽ nhớ về sự kiện ấy lâu hơn. Tuy nhiên, cần phải nhớ rằng key moment chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được sử dụng để làm điểm nhấn cho cả sự kiện. Do đó, không nên tạo quá nhiều key moment để tránh sự kiện bị nhàm chán.

Thiết kế độc đáo, mới lạ  

• Những thiết kế độc đáo, mới lạ đôi khi sẽ là phương tiện để thay cho lời muốn nói. Các thiết kế độc đáo có thể thu hút đối tượng tham gia ngay từ cái nhìn đầu tiên. Những hình ảnh súc tích thường có tác dụng rất lớn trong việc làm cho sự kiện trở nên viral hơn.

Kịch bản hấp dẫn 

• Các sự kiện để có được tiếng vang lớn cần có kịch bản hấp dẫn để đưa người tham gia từ bất ngờ này đến bất ngờ khác. Nội dung kịch bản phải được diễn đạt dễ hiểu, dễ nhớ và dễ đi sâu vào tâm trí người tham gia.

Địa điểm phù hợp 

• Địa điểm tổ chức cũng là yếu tố góp phần tạo nên sự thành công cho mỗi sự kiện. Ngay cả khi bạn có một sự kiện được thiết kế tỉ mỉ mà không có địa điểm thuận lợi thì bạn cũng sẽ để lại những ấn tượng không tốt cho người tham gia. Vì thế, hãy lựa chọn một địa điểm thật phù hợp với đối tượng tham gia để tổ chức sự kiện của mình.

Bỏ túi 7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hãy cùng nhau theo dõi nhé.

1. Lựa chọn mục tiêu sự kiện, thời gian tổ chức và địa điểm rõ ràng

• Mỗi sự kiện sẽ có mục đích và đối tượng tham gia khác nhau cũng nên sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Các cá nhân, tổ chức cần xác định rõ khách mời tham gia sự kiện là những ai, mục tiêu của sự kiện là gì? Từ đó, các bạn mới có thể tính toán đến các chi tiết khác.

• Ngoài ra, việc xác định thời gian cũng như địa điểm cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Nhiều ban tổ chức sự kiện thường xem nhẹ việc làm này và dẫn đến tình trạng như sát ngày sự kiện diễn ra mà vẫn chưa chọn được địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và phải có kế hoạch dự trù

• Khi đã xác định được mục tiêu, đối tượng tham gia và địa điểm, thời gian tổ chức, các bạn cần lên kế hoạch triển khai một cách cụ thể, chi tiết. Ekip phải vạch ra được những yếu tố bất ngờ và cách giải quyết vấn đề phát sinh đó. 
• Ví dụ, nếu sự kiện được tổ chức ở ngoài trời thì ekip cần chuẩn bị thêm ô dù, phông bạt để tránh cho khách mời bị ướt. Cần phải lên kế hoạch dự trù để sự kiện được diễn ra nhanh chóng và có kiểm soát.

3. Lên kế hoạch truyền thông

• Các sự kiện có tiếng vang, đạt được thành công thường phụ thuộc rất lớn và yếu tố truyền thông. Nhiều cá nhân, tổ chức thường thuê các đơn vị khác để quảng bá sự kiện của mình. Tuy nhiên, do có sự phát triển của công nghệ thông tin nên không quá khó khăn để truyền thông cho một sự kiện. 

Một số cách để truyền thông cho sự kiện như sau:

• Lập landing page để có thể giới thiệu chủ đề và các thông tin về sự kiện với mục đích thu hút các khách mời.
• Tạo banner hoặc quảng cáo để mọi người có thể bắt gặp ở bất cứ đâu. Từ đó giúp tăng lượng khách mời cho sự kiện.
• Quảng bá sự kiện trên các trang mạng xã hội để quảng bá cũng như tạo hashtag cho sự kiện.
• Gửi email hoặc tin nhắn điện thoại để nhắc nhở đếm ngược thời gian sự kiện diễn ra để mọi người đến tham dự đúng giờ.

4. Cần phân bổ nhân sự hợp lý

• Do để tổ chức sự kiện cần có sự kết hợp của rất nhiều công đoạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi tình trạng lộn xộn. Vì thế, trong quá trình làm việc, ekip cần phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý.

• Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong ekip sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra thành công. Từng bộ phận cần được phân chia các trưởng bộ phận để có thể kiểm tra thường xuyên công việc cũng như đốc thúc mọi người. Cần tránh tình trạng người được phân quá nhiều việc, người lại không phải là gì.

5. Xác định giới hạn ngân sách cho sự kiện

• Một trong những kinh nghiệm tổ chức event quan trọng nhất đó chính là xác định ngân sách cho các sự kiện cụ thể. Người tổ chức cần phải liệt kê một loạt danh sách các hạng mục cần phải chi để tạo ra sự kiện hoàn hảo nhất.
• Các bạn có thể tham khảo giá thành của các bên liên quan để tối ưu chi phí cho sự kiện mà mình tổ chức. Việc tính toán ngân sách chi tiết này là bước quan trọng để các bạn tránh được tình trạng lạm chi khi tổ chức sự kiện.

Xác định ngân sách chi tiêu cho sự kiện hợp lí

6. Đầu tư vào cả những chi tiết nhỏ nhất

• Bất kể sự kiện nào cũng cần đầu tư từ những chi tiết nhỏ nhất để tạo nên thành công lớn. Chẳng hạn, các sự kiện đặc biệt quan trọng thì không thể bỏ qua thư mời. Việc này vừa thể hiện sự hiện diện của khách mời là đặc biệt quan trọng lại vừa là cách để ekip giữ liên lạc với khách mời. Các bạn nên gọi điện cho khách mời để xác nhận sự có mặt của khách mời và dự trù số lượng người tham gia.

• Ngoài ra, các đơn vị tổ chức sự kiện cũng sẽ được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp khi cảm ơn khách mời hậu sự kiện. Các đơn vị có thể gửi thư cảm ơn sự có mặt của khách mời đã tới sự kiện và kèm theo đó là những tấm ảnh của khách hàng. Bằng cách này các bạn sẽ có thể tạo được thiện cảm cho khách mời.

7. Thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

• Nếu các cá nhân, tổ chức chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì các bạn cần thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp. Đây là cách tốt nhất để sự kiện của mình được diễn ra thành công tốt đẹp.

Khi tìm chọn đơn vị tổ chức sự kiện thì các bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Cần có những ý tưởng kịch bản độc đáo, mới lạ.
• Kế hoạch tổ chức sự kiện phải được chuẩn bị chi tiết và phải đề xuất được các phương án dự trù.
• Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện có hỗ trợ các dịch vụ khác như thiết kế, in ấn logo, banner,  poster, thư mời,... chuyên nghiệp.
• Các đơn vị tổ chức sự kiện phải cập nhật xu hướng mới để sự kiện mới mẻ, thu hút được nhiều khách tham dự.

Có nên thuê công ty tổ chức sự kiện không?

Câu hỏi được rất nhiều người đặt ra hiện nay đó là có nên thuê công ty tổ chức sự kiện hay không. Câu trả lời của chúng tôi chắc chắn là có. Bởi vì khi thuê các đơn vị tổ chức sự kiện thì các bạn sẽ có được những lợi ích như sau:

• Sự kiện được tổ chức bởi các đơn vị chuyên nghiệp sẽ nâng cao sản phẩm và hình ảnh của doanh nghiệp.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn không phải tự tìm hiểu một lĩnh vực hoàn toàn mới lạ.
• Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có phương án dự phòng giảm thiểu rủi ro rất tốt.
• Các cá nhân và tổ chức sẽ tiết kiệm thời gian và nhân sự để phục vụ cho những dự án kinh doanh của công ty.
• Ngoài ra, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có các dịch vụ khác như: thiết bị sự kiện, họp báo, hoa tươi, âm thanh, ánh sáng,… để phục vụ khách hàng.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Minh vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề với cách thức hoạt động khoa học và không ngừng đổi mới. Công ty có giá thành dịch vụ cực kỳ phải chăng nên phù hợp với tất cả các cá nhân, tổ chức. Đội ngũ giàu kinh nghiệm, năng động luôn tạo ra được những ý tưởng mới.

Đội ngũ nhân sự tại đơn vị Minh Vũ Media

Liên hệ ngay Hotline 0982.559.323 - 0985.783.366 hoặc Fanpage Minh Vũ Media  để được hỗ trợ báo giá ngay!