Cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện trong khách sạn?

Có rất nhiều sự kiện được tổ chức trong khách sạn như hội nghị, hội thảo, tiệc tất niên, lễ ra mắt sản phẩm hay đám cưới? Vậy có gì khác biệt giữa tổ chức sự kiện trong khách sạn và ngoài trời? Cần lưu ý những gì để có một sự kiện thành công. Cùng Minh Vũ Media tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

Lựa chọn khách sạn phù hợp với quy mô tổ chức

Tuỳ vào số lượng người tham dự mà lựa chọn phòng khách sạn có diện tích phù hợp. Tránh để sự kiện diễn ra trong một không quá có phần chật hẹp sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng của khách mời. 

Chính vì thế mà trước khi bắt đầu sự kiện cần ước tính được số lượng khách mời tham dự để chọn khách sạn có địa điểm thuận tiện và không gian có sức chứa đủ rộng phù hợp.  

Tổ chức sự kiện trong khách sạn quy mô lớn

Lên chủ đề cho sự kiện và trang trí không gian cho phù hợp

Các chương trình thường sẽ có những chủ đề riêng mà thông qua đó hàm chứa các thông điệp, ý nghĩa riêng. Chính vì vậy mà khi tổ chức sự kiện trong khách sạn có thể dựa vào chủ đề đó để trang trí không gian cho phù hợp bằng cách lựa chọn các màu chủ đạo theo chủ đề, kết hợp với màu của logo để làm điểm nhấn cho các phần quan trọng như backdrop sân khấu, màu khăn trải bàn, nơ ghế, hoa trang trí, bóng bay trang trí, thậm chí là yêu cầu khách mời tham dự với “dress code ” tương ứng. 

Trang trí sự kiện theo phong cách hoàng gia

Điều này sẽ khiến cho sự kiện của bạn trở nên sang trọng, chuyên nghiệp, đồng thời để lại ấn tượng mạnh trong lòng khách mời. 

Tham khảo: Bỏ túi các bí quyết giúp trang trí không gian tổ chức sự kiện đẹp và hoành tráng

Lựa chọn dàn âm thanh phù hợp

Có thể điều khác biệt nhất khi tổ chức sự kiện trong khách sạn so với các sự kiện ngoài trời chính là nằm ở dàn âm thanh. Khi tổ chức trong nhà hàng, khách sạn thường thuê âm thanh sự kiện có công suất thấp hơn vì trong phòng sẽ có dội âm và vang hơn so với ngoài trời. Bạn cũng không cần kết hợp quá nhiều loại loa công suất lớn mà chỉ cần một dàn âm thanh chất lượng như: loa line array active speaker 10 single ( dòng loa kết hợp loa sub và phần top L2 active 2 way single 10’’ line), bàn mixer, cục đẩy công suất, micro. Nếu không gian lớn hơn có thể thêm loa sân khấu.

Dàn âm thanh phục vụ sự kiện trong khách sạn của Minh Vũ Media

Bộ âm thanh trọn gói này đều đang được Minh Vũ Media cho thuê với giá cực kì ưu đãi, hỗ trợ lắp đặt và có người điều chỉnh xuyên suốt chương trình.

Tham khảo: Cách Lựa Chọn Dàn Âm Thanh Ánh Sáng Cho Hội Trường

Trang trí sảnh nổi bật

Hãy trang trí sảnh sự kiện thật đẹp mắt và nổi bật với hoa và bóng bay, có thể kết thành vòng, phối hợp nhiều màu sắc, kích cỡ. Vì đây sẽ là nơi chụp hình check - in của khách mời vậy nên việc bố trí lộng lẫy và hoành tráng sẽ giúp khách mời có những bức ảnh đẹp - từ đó chương trình sẽ được quảng bá một cách miễn phí thông qua các hình ảnh được đăng tải trên mạng. 

Trang trí sảnh đám cưới đẹp mắt

Ghi chú cẩn thận địa điểm trong thư mời

Khi tổ chức sự kiện trong khách sạn thường sẽ có nhiều tầng hoặc nhiều khu vực. Vì vậy hãy ghi địa chỉ đính kèm với số tầng hoặc mô tả về địa điểm chính xác bạn tổ chức ngay bên trong thiệp mời tham dự để khách hàng đến đúng nơi đang diễn ra chương trình. 

Cử người đón tiếp và hướng dẫn tại cổng khách sạn

Bạn có thể để biển báo hướng dẫn khách đến đúng nơi tổ chức ở cổng vào khách sạn, bãi đổ xe và tầng diễn ra sự kiện. Hoặc chắc chắn hơn hãy cử người ở các địa điểm trên để chỉ dẫn cho khách mời tham dự một cách tận tâm hơn. Điều này cũng sẽ giúp bạn ghi điểm với khách mời.

Lên kế hoạch chi tiết cho kịch bản chương trình, sự kiện tổ chức trong khách sạn

Bất kì sự kiện nào khi tổ chức đều cần có một kịch bản chi tiết như:

1. Xây dựng kịch bản chi tiết: Nội dung, thời lượng chương trình, văn nghệ, các loại game, vật dụng…
2. Menu tiệc, tiệc mặn, buffet hay tổ chức tiệc teabreak (tùy vào loại hình sự kiện)
3. Thiết kế các hình ảnh trong chương trình: Backdrop, standee, màn hình, logo, thư mời, vé mời…
4. Phân bổ nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, bộ phận kỹ thuật…
5. Lắp đặt các thiết bị sự kiện cần thiết như: Các loại đèn, màn hình led, decor sân khấu, không gian tiệc, bàn ghế, loa…
6. Lên kế hoạch dự phòng các trường hợp xấu xảy ra như mất điện, máy móc bị lỗi,...

Tổ chức tiệc teabreak trọn gói cho sự kiện

Tham khảo: Cách Thiết Kế Và Trang Trí Sân Khấu Sự Kiện Hoành Tráng

Trên đây là một số lưu ý cũng như cách lập kế hoạch chi tiết mà Minh Vũ Media chia sẻ khi tổ chức sự kiện trong khách sạn mà mọi người cần biết. Hi vọng bài đọc sẽ giúp cho các đơn vị đang có dự định tổ chức một sự kiện như vậy có thể thực hiện chương trình một cách thành công nhất. Nếu cần thuê âm thanh ánh sáng hay thiết bị sự kiện hãy liên hệ với Minh Vũ để được tư vấn và báo giá kịp thời.