Công tác tổ chức hội nghị và các quy định bạn cần biết

Đến nay, đại đa số mọi người đã không còn xa lạ với các sự kiện hội nghị. Chúng ta có thể nghe đến nhiều hội nghị lớn nhỏ được diễn ra thường xuyên tại các phương tiện truyền thông đại chúng. Vậy hội nghị là gì? Công tác tổ chức hội nghị được nhà nước quy định ra sao? Cùng Minh Vũ Media tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây bạn nhé!

Tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị

Hội nghị là gì?

Hội nghị là một cuộc họp được diễn ra với quy mô lớn để bàn bạc, thảo luận về những vấn đề đang gặp phải của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp,… Hội nghị mang tính chất là một cuộc họp trang trọng quyết định những mục tiêu chiến lược có ảnh hưởng lớn đến định hướng và sự phát triển của đơn vị, tổ chức. Để bước đầu tổ chức hội nghị, đơn vị cần có có một kế hoạch, công tác tổ chức hội nghị bài bản và chuyên nghiệp.

Xem thêm: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Vai trò và mục đích của hội nghị

Hiện nay, đối với nhiều đơn vị, tổ chức, tổ chức hội nghị là một hoạt động được diễn ra thường niên. Tùy thuộc vào quy mô và mục đích tổ chức của tổ chức, doanh nghiệp, các cuộc hội nghị có thể diễn ra với tần suất thấp hoặc nhiều. Vậy hội nghị được diễn ra với vai trò và mục đích gì mà lại được các doanh nghiệp tổ chức nhiều như vậy? 

Đưa ra giải pháp cho tình hình chung của doanh nghiệp

Vai trò và mục đích xuyên suốt của hội nghị bao giờ cũng là để giải quyết những vấn đề, những tồn đọng mà đơn vị đang gặp phải. Những cá nhân có thẩm quyền và có liên quan đến hội nghị sẽ cùng nhau tham gia, trao đổi, đưa ra đề xuất, thống nhất cách giải quyết cho vấn đề. 

Vì được diễn ra nghiêm túc với quy mô lớn, hội nghị sẽ nhận được sự đóng góp, thảo luận của nhiều người. Vì vậy, phương án giải quyết vấn đề sẽ được tìm ra nhanh nhất và tối ưu nhất.

Đưa ra định hướng phát triển cho doanh nghiệp

Đưa ra định hướng phát triển chung cho doanh nghiệp

Ngoài vai trò chính là tìm ra được giải pháp cho tình hình chung của doanh nghiệp, đưa ra định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Trong quá trình nhìn lại hành trình phát triển của doanh nghiệp trong giai đoạn vừa qua, đơn vị xác định được mục tiêu chiến lược mới để tìm ra phương hướng đạt được mục tiêu.

Quảng bá hình ảnh truyền thông đơn vị

Tổ chức hội nghị là một cơ hội tuyệt vời để marketing, truyền thông cho hình ảnh đơn vị tổ chức. Các hình ảnh trang trọng và chuyên nghiệp được phủ sóng trên các nền tảng mạng xã hội, trên các phương tiện thông tin đại chúng sẽ giúp hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp được đến gần hơn với công chúng.

Tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của đơn vị

Sau khi nhìn lại chặng đường phát triển vừa qua, đơn vị đã đạt được thành công gì, gặp phải khó khăn gì? Đơn vị tổ chức sẽ biết được điểm mạnh cần tiếp tục phát huy và điểm yếu cần khắc phục. Từ đó, đơn vị sẽ ngày càng hoàn thiện hơn để phát triển xa hơn trong tương lai.

Củng cố các mối quan hệ hợp tác

Tổ chức hội nghị giúp củng cố những mối quan hệ hợp tác

Tổ chức sự kiện hội nghị cũng là một cơ hội để đơn vị củng cố các mối quan hệ đang có và phát triển mối quan hệ mới. Từ đó các mối quan hệ ngày càng thắt chặt để cùng gắn bó và đồng hành cùng đơn vị chinh phục những mục tiêu xa hơn.

Công tác tổ chức hội nghị là gì?

Công tác tổ chức hội nghị là gì?

Công tác tổ chức hội nghị là toàn bộ những điều kiện cần và đủ để bắt đầu tổ chức một hội nghị hoàn chỉnh. Công tác tổ chức hội nghị là tiền đề để căn cứ vào đó, đơn vị tổ chức bắt tay vào tổ chức hội nghị. Đến nay, công tác tổ chức hội nghị đã được quy định chung tại pháp luật nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

Các bước tổ chức một hội nghị hoàn chỉnh

Các bước tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp

Để tổ chức một hội nghị hoàn chỉnh, thông thường các đơn vị sẽ tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xác định chủ đề và mục đích của hội nghị

Chủ đề và mục tiêu của hội thảo sẽ là cơ sở chính để tiến hành làm kế hoạch tổ chức hội nghị. Tất cả quá trình chuẩn bị, nội dung, kế hoạch đều hướng về chủ đề chung của hội nghị.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Kế hoạch hội nghị là “xương sống” của sự kiện hội nghị, mọi hoạt động, hạng mục xuất hiện trong hội nghị là do kế hoạch quyết định. Trong kế hoạch tổ chức hội nghị thường gồm các mục:

• Mục đích và mục tiêu của hội nghị
• Đối tượng tham gia hội nghị
• Địa điểm và thời gian diễn ra hội nghị
• Các hạng mục diễn ra trong hội nghị
• Kinh phí để tổ chức hội nghị
• Hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị

Địa điểm tổ chức hội nghị

Bước 3: Tiến hành chuẩn bị cho hội nghị

• Setup không gian tổ chức
• Triển khai tổng duyệt cho hội nghị

Bước 4: Chính thức tổ chức hội nghị

Bước 5: Kết thúc hội nghị

Quy định của Nhà nước về công tác tổ chức hội nghị, hội thảo

Quy định của nhà nước về công tác tổ chức hội nghị

Để tổ chức hội nghị đúng cách và hợp pháp, đơn vị tổ chức cần nắm rõ quy định của nhà nước về công tác tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể như sau:

Quyết định 06/2020 về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quyết định này quy định về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này.

2. Đối tượng áp dụng:

2. a) Quyết định này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên lãnh thổ Việt Nam và các cơ quan tham gia quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế;

2. b) Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam được thực hiện theo quy định của Đảng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Hội nghị, hội thảo quốc tế” là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:

a) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;

b) Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.

2. “Đơn vị tổ chức” là các cơ quan, tổ chức Việt Nam và tổ chức nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. “Cơ quan, tổ chức Việt Nam” bao gồm các cơ quan, tổ chức thành lập theo pháp luật Việt Nam thuộc thẩm quyền quản lý của Chính phủ, cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương và chính quyền địa phương.

4. “Tổ chức nước ngoài” bao gồm các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

5. “Người có thẩm quyền” là người có thẩm quyền quyết định cho phép hoặc trình Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, bao gồm:

a) Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:

a) Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;

b) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;

c) Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Điều 4. Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

a) Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Hồ sơ xin phép bao gồm:

– Công văn xin phép tổ chức;

– Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;

– Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

– Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

b) Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định này hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều này trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm sau đây:

a) Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;

b) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;

c) Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp (Mẫu 02 kèm theo).

Điều 5. Quy trình thẩm định, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:

a) Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;

b) Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;

c) Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

2. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:

a) Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;

b) Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

Điều 6. Đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Nếu đơn vị tổ chức cần xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức và cơ quan của người có thẩm quyền thực hiện việc xin chủ trương đăng cai theo quy trình và thẩm quyền quy định tại Điều 3 và Điều 5 Quyết định này.

2. Hồ sơ xin chủ trương cần nêu lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí.

3. Sau khi được người có thẩm quyền cho phép về chủ trương, đơn vị tổ chức có trách nhiệm xây dựng Đề án tổ chức và xin phép người có thẩm quyền về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại Điều 4 của Quyết định này.

Điều 7. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm quản lý nhà nước đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trong cả nước.

2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

a) Tuân thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại các Điều 3, 4, 5 của Quyết định này; phối hợp cho ý kiến trong quá trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Điều 5 của Quyết định này;

b) Kiểm tra, bảo đảm các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt;

c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế;

d) Theo dõi, phát hiện, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của Quyết định này.

3. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm các quy định của Quyết định này, Bộ Ngoại giao, Bộ Công an hoặc cơ quan quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế, địa phương nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm đề nghị cơ quan của người có thẩm quyền xem xét đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc xử lý theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Điều 8. Trách nhiệm báo cáo

1. Chậm nhất là ngày 18 tháng 12 hằng năm, cơ quan của người có thẩm quyền báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình cho Bộ Ngoại giao để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ (Mẫu 03 kèm theo).

2. Định kỳ hằng năm, Bộ Ngoại giao báo cáo Thủ tướng Chính phủ về tình hình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

3. Thời gian chốt số liệu báo cáo tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 4 năm 2020 và thay cho Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.

Điều 10. Trách nhiệm thi hành

1. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thi hành Quyết định này.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Danh sách xác định người có thẩm quyền nêu tại điểm c khoản 2 Điều 3 của Quyết định này và định kỳ hằng năm cập nhật Danh sách.

3. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Thủ trưởng các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.”

Khi tổ chức hội nghị cần lưu ý điều gì?

Để tổ chức hội nghị thành công là sự kết hợp của nhiều yếu tố. Là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện hội nghị, Minh Vũ Media đúc kết được những kinh nghiệm và gửi đến bạn đọc những lưu ý khi tổ chức hội nghị:

Xác định được chủ đề và mục đích rõ ràng cho hội nghị

Khi tổ chức hội nghị hoặc tổ chức bất kỳ sự kiện nào khác, chủ đề và mục đích là vấn đề quan trọng bậc nhất mà phía tổ chức cần xác định rõ ràng. Nếu không có chủ đề, không có mục đích thì đơn vị tổ chức sẽ không rõ phương hướng để tiến hành.

Xem thêm: Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng: Những lưu ý doanh nghiệp nên biết 

Có danh sách khách mời tham gia đầy đủ

Tất nhiên rằng khách mời tham dự hội nghị là đối tượng mục tiêu trực tiếp mà đơn vị tổ chức hướng đến, chính vì vậy phía tổ chức cần lên danh sách khách mời chính xác và đầy đủ nhất có thể.

Khách mời tham dự hội nghị

Có kế hoạch tổ chức rõ ràng

Sau khi có được chủ đề và mục tiêu rõ ràng, điều tiếp theo cần chuẩn bị là một bản kế hoạch tổ chức chỉn chu, chuyên nghiệp. Kế hoạch sẽ tổng hợp toàn bộ những hoạt động sẽ diễn ra trọng hội nghị nên cần được phía tổ chức chú trọng. Đơn vị tổ chức cần triển khai công tác tổ chức hội nghị rõ ràng, chuyên nghiệp.

Chuẩn bị đầy đủ kinh phí tổ chức và kinh phí dự phòng

Một sự kiện hội nghị chỉ có thể được diễn ra nếu đơn vị tổ chức có đầy đủ kinh phí cho hội nghị. Ngoài kinh phí chính, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị thêm kinh phí dự phòng để phòng cho những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn.

Tổng duyệt trước khi tổ chức hội nghị

Để các hoạt động, hạng mục diễn ra trơn tru và thuận lợi, đơn vị tổ chức cần có thời gian tổng duyệt trước khi chính thức tổ chức hội nghị. Qua buổi tổng duyệt, phía tổ chức sẽ biết nên thêm hay nên bỏ hoạt động nào, tối ưu chúng ra sao để chương trình diễn ra thành công nhất.

Chuẩn bị các phương án dự phòng

Ngoài ra, đơn vị tổ chức phải có những phương án dự phòng cho tình huống phát sinh xấu nhất có thể xảy ra. Nếu không có phương án xử lý kịp thời, chương trình sẽ gián đoạn và không đạt được kết quả như mong muốn.

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội

Hội nghị do Minh Vũ Media tổ chức

Là một đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Minh Vũ Media tự hào có hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn hội nghị, hội thảo cho các tổ chức, doanh nghiệp. Chúng tôi đảm bảo là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội.

Xem thêm: Minh Vũ Media – Tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói chuyên nghiệp

Minh Vũ Media đã làm hài lòng 100% khách hàng hợp tác vì những lý do sau:

• Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói
• Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh hiện đại với nhiều sản phẩm nhập khẩu
• Nhiều combo dịch vụ ở nhiều phân khúc giá
• Chi phí tổ chức sự kiện hợp lý nhất
• Đội ngũ nhân viên phục vụ tận tâm, chu đáo, giàu kinh nghiệm
• Quy trình làm việc được tinh gọn và thống nhất.

Trên đây, Minh Vũ Media gửi đến bạn đọc những điều cần biết về công tác tổ chức hội nghị. Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp, bạn đọc sẽ áp dụng thành công vào việc tổ chức hội nghị sắp tới của đơn vị mình!