Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng: Những lưu ý doanh nghiệp nên biết

Với sự phát triển bùng nổ của các doanh nghiệp giai đoạn hiện tai, nhiều công ty, doanh nghiệp liên tục tổ chức các sự kiện lớn nhằm mở rộng quy mô, thúc đẩy doanh số. Một trong những sự kiện được các doanh nghiệp chú trọng tổ chức là tổ chức hội nghị khách hàng.

Trước khi tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần phải duyệt quyết định tổ chức hội nghị khách hàng. Vậy quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là gì? Cần lưu ý gì khi soạn thảo và nộp quyết định tổ chức hội nghị khách hàng? Minh Vũ Media sẽ giải đáp cho bạn toàn bộ thông tin liên quan đến quyết định tổ chức hội nghị khách hàng qua bài viết dưới đây!

Tổ chức hội nghị khách hàng

Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một sự kiện lớn được các doanh nghiệp tổ chức hàng năm nhằm mục đích tri ân khách hàng. Hội nghị khách hàng có thể tổ chức dưới nhiều hình thức như: Lễ tri ân, lễ kỷ niệm,... 

Tuy được tổ chức dưới nhiều tên gọi khác nhau, song hội nghị khách hàng đều hướng đến mục tiêu là bày tỏ sự tri ân đến với khách hàng, quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp, truyền thông cho sự kiện và tất cả hướng tới một mục tiêu chung nhất là thúc đẩy doanh số bán hàng.

Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là một văn bản được toàn thể ban lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất trước khi chính thức tổ chức hội nghị khách hàng. Đây là một mẫu văn bản quy định, với nội dung gồm kế hoạch, khảo sát, chi phí được đưa ra cho ban lãnh đạo phê duyệt. Khi ban lãnh đạo phê duyệt quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, khi đó quyết định này sẽ có giá trị hiệu lực và sự kiện khách hàng chính thức được tổ chức theo kế hoạch.

Xem thêm: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Nội dung cơ bản cần có trong quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

Để soạn thảo một mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng đúng chuẩn, chúng ta cần lưu ý những nội dung chính sau:

Tên quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

Tên quyết định (chủ đề) khớp với tên sự kiện

Đối với bất kỳ văn bản nào, điều đầu tiên chúng ta cần phải lưu ý là tên văn bản. Tên văn bản là điều thể hiện được nội dung của văn bản. Đối với sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng, tên quyết định sẽ được đặt theo mẫu: 

Quyết định về việc tổ chức hội nghị khách hàng + Chủ đề hội nghị

Ví dụ: “Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng chủ đề bứt phá mục tiêu doanh số”

Mục đích và lý do tổ chức hội nghị khách hàng

Một sự kiện hội nghị khách hàng được tổ chức ra chắc chắn sẽ có mục đích và lý do tổ chức cụ thể. Ở văn bản quyết định, bạn không phải trình bày hay giải thích lý do một cách chi tiết cụ thể, bạn chỉ cần nói ngắn ý, dễ hiểu là được.

Thời gian và địa điểm diễn ra hội nghị khách hàng

Một sự kiện được tổ chức bao giờ cũng phải có thời gian và địa điểm tổ chức rõ ràng. Khi soạn thảo quyết định, bạn cần ghi rõ thời gian và địa điểm chi tiết nhất để cho khách mời tham dự nắm rõ, ví dụ như:

Thời gian: 16h, thứ 7 ngày 20 tháng 11 năm 2023

Địa điểm tổ chức: Trung tâm tổ chức sự kiện…. ( số …, phố…phường…quận…TP…)

Những hạng mục diễn ra trong hội nghị khách hàng

Những hạng mục diễn ra trong hội nghị khách hàng chính là kế hoạch của sự kiện. Các hạng mục diễn ra sẽ được diễn ra theo trình tự thời gian và có đầy đủ trong timeline cụ thể. Trong quyết định này, bạn nên đưa những hạng mục chính vào quyết định để mọi người nắm rõ.

Khách mời tham dự hội nghị khách hàng

Khách mời tham dự hội nghị khách hàng

Khách mời là nhân tố trung tâm của hội nghị khách hàng khi mà ngay từ tên quyết định hướng đến đã là “hội nghị khách hàng”. Đều được hiểu chung là khách hàng nhưng sẽ được phân ra làm nhiều thành phần khác nhau như: Khách hàng thân thiết, khách mời đối tác, nhân viên công ty, ban lãnh đạo công ty,...

Đơn vị đứng ra tổ chức hội nghị khách hàng

Hiện hay, các đơn vị tổ chức sự kiện ra đời nhằm mang đến cho khách hàng một dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp. Dù  là các doanh nghiệp nhỏ đến những doanh nghiệp lớn tầm cỡ, lựa chọn một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện là một giải pháp hoàn hảo để đảm bảo tổ chức thành công một sự kiện hội nghị khách hàng.

Giấy phép tổ chức hội nghị khách hàng

Để tổ chức một hội nghị khách hàng, phía tổ chức cần xin được giấy phép của các đơn vị chức năng có thẩm quyền. Ngoài giấy phép chính, bên tổ chức còn cần một số giấy tờ như: Hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện, bản kế hoạch chi tiết, bảng dự toán chi phí,...

Cách xác thực các chứng từ

Cách xác thực các chứng từ nhanh chóng, thành công

Trong quyết định tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu các chứng từ cần thiết để bản quyết định được duyệt và cấp phép thực thi, chứng từ ở đây là:

• Giấy tờ cấp phép tổ chức
• Hóa đơn mua bán, giấy tờ nghiệp vụ kế toán
• Hợp đồng ký kết với đơn vị tổ chức sự kiện 

Để các chứng từ được xác thực, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại theo mẫu sau:

• Chứng từ quyết định tổ chức sự kiện khách hàng gửi ban lãnh đạo phê duyệt
• Chứng từ kế hoạch chương trình, bảng dự toán chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
• Chứng từ, hóa đơn mua bán, hợp đồng kinh tế đầy đủ
• Chứng từ, hợp đồng ký kết với đơn vị tổ chức sự kiện

Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG ….

Kính gửi: (Tên cơ quan/ tổ chức) - Cá nhân có thẩm quyền

Căn cứ Quyết định số:…./Quy định ….. về việc tổ chức hội nghị khách hàng……

Căn cứ Biên bản họp số:……………. Thống nhất về việc tổ chức hội nghị khách hàng của……

Căn cứ Quyết định số:……./ QĐ-……. Về việc tổ chức hội nghị khách hàng ……….

Căn cứ Biên bản họp số:………. Thống nhất về việc tổ chức hội nghị khách hàng của…………

Rất mong nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện từ phía ……………………. - (Tên cơ quan/ tổ chức - Tên cá nhân có thẩm quyền giải quyết).

Lưu ý khi soạn thảo và nộp quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

Để tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng, bên tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục hành chính để quyết định tổ chức có hiệu lực. Cụ thể, doanh nghiệp tổ chức cần lưu ý những điều sau:

Chuẩn bị chứng từ, hợp đồng cho hội nghị

Chứng từ hợp đồng cần chuẩn bị cho hội nghị khách hàng

Trước khi gửi quyết định cho ban lãnh đạo doanh nghiệp ký, cá nhân soạn thảo quyết định cần tổng hợp đầy đủ giấy tờ như kế hoạch, dự toán kinh phí,... để quyết định được thông qua nhanh chóng.

Xin giấy phép được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép

Khi các giấy tờ cần thiết đã được chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành trình hồ sơ lên đơn vị, tổ chức có thẩm quyền để lấy được giấy phép tổ chức. Địa điểm nộp hồ sơ tổ chức hội nghị là sở ngoại vụ và thông tin truyền thông.

Chỉ khi hồ sơ của doanh nghiệp được thông qua và được đơn vị chức năng có thẩm quyền cấp phép thì hội nghị khách hàng mới có giá trị về mặt pháp lý và mới có thể tổ chức.

Quy định về hồ sơ quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

Để hồ sơ quyết định tổ chức hội nghị khách hàng được thông qua nhanh chóng, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của nhà nước về tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện của doanh nghiệp gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng
• Mục tiêu và lý do tổ chức hội nghị khách hàng
• Chủ đề và nội dung của sự kiện
• Tổng số lượng khách mời tham dự
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tổ chức

Xem thêm: Cách Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng Của Ngân Hàng Agribank Thành Công

Mẫu hợp đồng tổ chức hội nghị khách hàng

Mẫu hợp đồng tổ chức hội nghị khách hàng

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

   (Số………..)

 Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;

Căn cứ Luật thương mại số 36/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;

Căn cứ theo thỏa thuận của đôi bên.

Hôm nay, ngày …… tháng…….năm ……,  chúng tôi gồm:

Bên A (Bên cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng):

Địa chỉ  tổ chức hội nghị khách hàng   :

Điện thoại :                                                            Fax:

Mã số thuế:

Đại diện bên A    :                                                          Chức vụ:   

Số tài khoản :

Bên B (Bên cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng):

Địa chỉ bên B    :

Điện thoại :                                                            Fax:

Mã số thuế:

Đại diện bên B    :                                                          Chức vụ:   

Số tài khoản :

Hai bên nhất trí với thỏa thuận chung và tiến tới ký hợp đồng với những điều khoản sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG VÀ ĐIỀU KIỆN HỢP ĐỒNG

Bên A thống nhất với Bên B các điều khoản sau:

• Địa điểm tổ chức:
• Thời gian tổ chức:
• Thi công lắp đặt ngày:

Các nội dung công việc thực hiện cho sự kiện đã được Bên A đồng ý và phê duyệt tại bảng báo giá đính kèm dưới đây.

ĐIỀU 2: TỔNG CHI PHÍ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Chi phí và phương thức tahnh toán

Tổng giá trị hợp đồng :  

Giá đã bao gồm 10% VAT.

Bên A tạm ứng trước cho Bên B 50% giá trị hợp đồng tương đương …………  trong vòng … ngày sau khi ký kết hợp đồng và trước khi thi công. 

Bên A thanh toán cho bên B 50% giá trị còn lại tương đương ………….. sau khi bên A nghiệm thu và bên B xuất hóa đơn VAT, cung cấp biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức chương trình cho bên A.

Phương thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng/ Tiền mặt.

ĐIỀU 3: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ - TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN A

Bên A có trách nhiệm đưa ra ý tưởng và nội dung chương trình cho Bên B trước 3 ngày để Bên B chuẩn bị và tổ chức thực hiện.

Quản lý và giám sát trong thời gian diễn ra chương trình, đảm bảo Bên B thực hiện đúng các nội dung trong hợp đồng.

Bên A hợp tác và tạo điều kiện cho Bên B triển khai các công việc thuộc phạm vi hợp đồng này một cách nhanh chóng, thuận lợi và phù hợp với quy định của pháp luật.

Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Bên B trong việc tổ chức chương trình.

Phối hợp với Bên B giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc về trách nhiệm của Bên A.

Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn số tiền đã cam kết trong Điều 2.

Nếu trong trường hợp đã ký hợp đồng nhưng hoãn lại Bên A phải có công văn chính thức gửi sang Bên B để thông báo việc hoãn lại tối thiểu trước 03 ngày diễn ra chương trình và chịu phạt 30% giá trị hợp đồng, dưới 03 ngày diễn ra sự kiện bên A chịu phạt 50%.

Cử Ông (bà) …….. là đại diện liên lạc của Bên A, chịu trách nhiệm giám sát trong suốt thời gian chuẩn bị và kết thúc sự kiện.

ĐIỀU 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ - TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN B

Bên B có trách nhiệm đảm bảo rằng chương trình sẽ được thực hiện theo đúng với tiến độ đã được hai bên thống nhất tại các điều khoản của hợp đồng.

Hợp đồng tổ chức dựa trên nội dung yêu cầu của bên A đưa ra, các vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng Bên B sẽ phối hợp với bên A giải quyết.

Bên B có trách nhiệm bảo vệ tài sản của bên A trong phạm vi sự kiện để đảm bảo chương trình luôn được hoạt động tốt nhất.

Triển khai tổ chức và kết nối với các bộ phận để sản xuất chương trình, giám sát chặt chẽ từ ý tưởng, kịch bản. Đảm bảo chính xác các nội dung và hình thức thể hiện theo yêu cầu của Bên A.

Bên B phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại và chịu phạt Hợp đồng trong các trường hợp, cụ thể sau:

Bên B không thực hiện đúng các nội dung của hợp đồng, dựa vào các khoản mục không hoàn thành Bên B sẽ phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng cho khoản mục đó.

Làm chậm tiến độ của chương trình hoặc vi phạm các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng mà  hai Bên thống nhất thì Bên B phải bồi thường cho Bên A 50% giá trị hợp đồng.

Bên B không phải chịu trách nhiệm khi có sự cố liên quan đến bên A hoặc thiên tai: hỏa họa, bão lũ, mưa gió lớn,.. không thể tiếp tục diễn ra sự kiện. Hoặc nếu tiếp tục diễn ra sẽ gây nguy hiểm cho người và thiết bị lúc đó bên A hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Bên B phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về đồ đạc và vật dụng mang vào khu vực tổ chức của bên A nếu để xảy ra hoả hoạn gây thiệt hại cho chương trình và tài sản của Bên A.

Bên B bàn giao toàn bộ các hạng mục cung cấp cho Bên A trong báo giá trước (thời gian bàn giao)

Cử Ông (bà) ………. là đại diện liên lạc của Bên B, chịu trách nhiệm điều khiển, tổ chức, đạo diễn chương trình trong suốt thời gian chuẩn bị và kết thúc sự kiện.

ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN VỀ CAM KẾT

Sau khi hai bên chính thức ký kết hợp đồng kinh tế một trong hai bên tự ý hủy Hợp đồng thì vẫn phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng cho bên bị hại.

Hai bên chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện Hợp đồng. Mọi phát sinh sẽ được hai bên kịp thời thông báo cho nhau biết và chủ động bàn bạc giải quyết trên cơ sở thương lượng vì lợi ích chung.

Trong trường hợp có tranh chấp không tự giải quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại lên Toà án Kinh tế Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Điều khoản hợp đồng

Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của Hợp đồng tổ chức sự kiện.

Trong thời hạn hợp đồng, nếu các bên có sự phân chia, sáp nhập, giải thể, đổi tên thì hợp đồng này vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Hợp đồng tổ chức sự kiện này có giá trị hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để cùng nhau thực hiện.

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                                                                                                                                                                                              ĐẠI DIỆN BÊN B

Trên đây là toàn bộ những thông tin mới nhất về quyết định tổ chức hội nghị khách hàng đi kèm mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện khách hàng mà Minh Vũ Media tổng hợp gửi đến bạn. Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp, bạn đọc sẽ có quá trình làm quyết định tổ chức hội nghị khách hàng nhanh chóng, thuận lợi!

Xem thêm: Minh Vũ Media - Tổ chức Hội nghị, Hội thảo trọn gói, chuyên nghiệp