Hướng Dẫn Cách Tổ Chức Một Sự Kiện Chi Tiết Từ A-z

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? Kế hoạch cho một sự kiện gồm những bước nào? Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành sự kiện, Minh Vũ Media sẽ hướng dẫn cho bạn cách tổ chức 1 sự kiện chi tiết để bạn có thể tự lên kế hoạch cho chương trình sắp tới của doanh nghiệp mình. 

Các hoạt động cần làm trước khi diễn ra sự kiện:

Trước khi tổ chức sự kiện, bạn cũng cần phải lên kế hoạch và thực hiện những điều sau:

• Xác định mục tiêu của sự kiện: Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch, đưa ra ý tưởng và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.
• Lên ý tưởng cho sự kiện: đề chủ đề của sự kiện, cách trang trí không gian, ngày giờ diễn ra sự kiện
• Lên danh sách các khách mời tham dự  
• Lựa chọn địa điểm tổ chức là ngoài trời hay trong khách sạn dựa vào ngân sách và quy mô khách mời. 

Cách tổ chức một sự kiện thành công

Tham khảo: Cách Lập Kế Hoạch Marketing Cho Ngày Khai Trương Hồng Phát

Tiến hành các hoạt động truyền thông về sự kiện 

Đây là một khâu rất quan trọng khi thực hiện tổ chức một sự kiện, truyền thông càng hiệu quả sẽ giúp gia tăng khách mời tham dự, giúp nhiều người biết đến chương trình và công ty của bạn. Một số gợi ý ở bước truyền thông:

1. Gửi thư mời trực tiếp đến các đối tác quan trọng
2. Gửi email marketing cho các khách hàng cũ
3. Bộ phận CSKH tiến hành gọi điện xác nhận 
4. Đăng tải các bài viết trên website, fanpage facebook chính thức ( với các sự kiện có kết hợp bán hàng thì nên chạy quảng cáo để tiếp cận nhiều khách hàng hơn)
5. Đăng tải thông tin trên các trang báo nổi tiếng trong ngành. 

Truyền thông về sự kiện để nhiều người biết hơn về chương trình

Trang trí sự kiện

Khâu trang trí đặc biệt quan trọng vì nó giúp bạn gây ấn tượng với khách mời tham dự. Việc trang trí được tiến hành ở 3 khu vực:

• Khu vực sân khấu: đây được xem như tâm điểm của sự kiện, bạn có thể lựa chọn trang trí hoa, các hình khối 3D, và chắc chắn không thể thiếu đèn sân khấu. 
• Khu vực chụp hình check in: đối với các sự kiện lớn thường sẽ có một khu chụp hình để lưu giữ khoảnh khắc của khách mời, các hình ảnh này được sử dụng để truyền thông nên cũng cần được chú trọng, bạn có thể thiết kế một backdrop kết hợp với bóng bay trang trí để tạo nên sự mới mẻ cho chương trình. 
• Khu vực cổng sự kiện: bạn có thể thuê cổng hơi trang trí ở cổng khi tổ chức khai trương hay khánh thành. Các sự kiện khác có thể sử dụng bóng bay, hoa kết thành vòng, vừa thanh lịch lại vô cùng đẹp mắt.
• Trang trí trên bàn tiệc hoặc khu vực bàn tiệc teabreak với hoa tươi

Bí quyết trang trí sự kiện ấn tượng

Tham khảo: Bỏ túi các bí quyết giúp trang trí không gian tổ chức sự kiện đẹp và hoành tráng

Lắp đặt các thiết bị sự kiện

Khi tổ chức sự kiện không thể thiếu các máy móc, thiết bị, dụng cụ như:

• Lắp đặt sân khấu, giàn truss lắp đặt loa, đèn
• Dàn âm thanh ánh sáng sân khấu trọn gói
• Các thiết bị sân khấu như: bục đứng, thảm đỏ, máy tạo khói, máy bắn pháp, backdrop, màn hình led,.
• Bàn ghế sự kiện

Minh Vũ cho thuê các thiết bị trong một sự kiện

Tham khảo: Mách Bạn Cách Lựa Chọn Dàn Âm Thanh Karaoke Cho Từng Sự Kiện

Tiến hành chạy chương trình

Nên tiến hành chạy thử chương trình để kiểm tra các thiết bị có hoạt động tốt hay không để kịp thời thay thế khi cần thiết. Sau đó là phân bổ nhân viên theo từng vị trí và thực hiện chương trình theo kịch bản. 

Dưới đây là mẫu kịch bản cơ bản bạn có thể tham khảo, tuỳ vào từng chương trình mà sẽ có các thay đổi khác:

1. Đón tiếp khách mời
2. MC giới thiệu về chương trình cũng các đại biểu, ban lãnh đạo
3. Đại diện lãnh đạo lên phát biểu khai mạc sự kiện
4. Các tiết mục văn nghệ
5. Dùng tiệc ( có thể là tiệc mặn, buffet hay teabreak)
6. Đại diện công ty lên trình bày 
7. Bốc thăm trúng thưởng ( nếu có)
8. Bế mạc, chụp hình kỉ niệm
9. Tặng quà cho khách mời

Trên đây là cách tổ chức một sự kiện chỉn chu và hoàn hảo với các bước chi tiết, tuy nhiên tùy vào tính chất từng chương trình mà sẽ có những thay đổi khác nhau. Bạn có thể liên hệ với Minh Vũ Media để được tư vấn chi tiết hơn về sự kiện sắp tới của mình. Chúng tôi vừa là công ty tổ chức sự kiện vừa cho thuê thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng cho đến việc “book” MC, ca sĩ, nhóm múa hay PG. Phong cách làm việc chuyên nghiệp và tận tình chắc chắn sẽ kiến bạn hài lòng.