Quy trình tổ chức sự kiện công ty & Những lưu ý quan trọng nhất

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực kinh doanh phổ biến hiện nay trên rất nhiều khía cạnh: thương mại, giải trí, thể thao,...Hoạt động tổ chức sự kiện sẽ mang đến những giá trị trong sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp, đầu tư về hình ảnh để hướng đến tương lai. Hãy cùng công ty Minh Vũ Media tìm hiểu về các loại sự kiện công ty và quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho công ty là như thế nào nhé!

Có những loại sự kiện công ty nào?

Lễ kỷ niệm thành lập công ty

Đây là một sự kiện quan trọng trong một công ty, đánh dấu kỷ niệm về những bước phát triển đầu tiên khi đi vào hoat động kinh doanh. Chính vì thế, ngày thành lập của một công ty là dấu mốc rất quan trọng, nhất là đối với những công ty đã có thâm niên lâu năm.

Việc chuẩn bị ngày kỷ niệm cho công ty là một sự kiện cần có sự chỉn chu và một công ty tổ chức uy tín để có thể tạo nên buổi lễ. Ngày kỷ niệm còn tạo ra một làn sóng mới mẻ đến các nhân viên giúp họ cảm thấy hào hứng và bớt căng thẳng hơn trong công việc. Công ty thường nhân sự kiện này để trao thưởng hoặc ghi danh những thành công của tập thể và của cá nhân trong những năm hoạt động vừa rồi.

Sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương là khởi điểm bắt đầu hoạt động của một đơn vị

Đây là sự kiện bắt đầu của một công ty cũng chính là ngày kỷ niệm sau này, ghi lại dấu mốc đưa vào hoạt động chính thức. Một sự kiện diễn ra hoàn chỉnh và suôn sẻ sẽ mang đến sự khởi sắc dành cho công ty.

Bên cạnh đó, một lễ khai trương thành công sẽ mang lại dấu ấn cho người tham dự và các khách hàng tương lai của công ty. Vậy nên, đây là một hoạt động tổ chức sự kiện rất quan trọng với các doanh nghiệp cũng như các  đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ khác. 

Xem thêm: Bài phát biểu Lễ Khai Trương ngắn gọn, thu hút và ấn tượng nhất

Lễ khởi công công trình

Đối với các công trình chuẩn bị thi công, đây là một hoạt động rất cần thiết và bắt buộc phải thực hiện. Công ty sẽ gây tiếng vang lớn trong lĩnh vực của mình và các nhà đầu tư tiềm năng khi bắt đầu thực hiện công trình. Thông thường một lễ khởi công sẽ có sự tham gia của một số khách mời đặc biệt của công ty, được diễn ra trang trọng và lịch sự để tạo uy tín cho bộ mặt doanh nghiệp.

Lễ ra mắt sản phẩm mới

Chắc hẳn mỗi thương hiệu khi phát hành một sản phẩm mới đều mong muốn đạt được những doanh thu và tiếng vang trong lĩnh vực. Một buổi lễ ra mắt sản phẩm chính là một thời điểm thích hợp để đến gần hơn với khách hàng, mang những điểm nổi bật nhất để công bố.

Tuy nhiên, nếu công ty chỉ giới thiệu sản phẩm mới một cách đơn giản thì sẽ ít thu hút người xem, chúng ta cần kết hợp thêm các chương trình khách mời và tiết mục để hấp dẫn chương trình. Vai trò của người lên kế hoạch rất quan trọng trong những công việc như: lên kế hoạch, lựa chọn công ty tổ chức sự kiện,...

Các sự kiện của công ty được chuẩn bị hoành tráng và chỉn chu

Mục đích của tổ chức sự kiện công ty

• Hướng đến các hiệu ứng truyền thông để phát triển hình ảnh của doanh nghiệp và công ty.
• Hỗ trợ đơn vị công ty xây dựng được hình ảnh thương hiệu trong lĩnh vực phát triển để tạo dấu ấn riêng.
• Khẳng định vị trí của công ty trên thị trường, thay đổi những quan điểm không đúng của khách hàng về sản phẩm của công ty.
• Làm một chương trình quảng cáo để hỗ trợ hoạt động bán hàng và phân phối sản phẩm trên thị trường.
• Ghi dấu lại những mốc sự kiện quan trọng trong công ty, thúc đẩy tinh thần phát triển của nguồn nhân lực sẵn có.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho công ty, doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Giai đoạn trước bắt đầu sự kiện

Trước khi sự kiện được bắt đầu đưa vào thực hiện, người phụ trách cần chuẩn bị đầy đủ các hạng mục công việc cần hoàn thành:

• Vạch ra các mong muốn, mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến.
• Các yếu tố bắt buộc cần có để thực hiện chương trình.
• Lên khung kế hoạch cụ thể cho sự kiện.
• Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín và tiến hành lắp đặt trang thiết bị.
• Thực hiện một số các chương trình quảng bá trước khi sự kiện được diễn ra.
• Đề phòng các phương án dự trù cho sự cố xảy ra trong chương trình.

Giai đoạn 2: Giai đoạn diễn ra sự kiện

Giai đoạn này chương trình sẽ được chạy theo đúng như kế hoạch, kịch bản đã được đưa ra với các đầu mục công việc như sau:

• Lắp đặt hoàn thiện các hệ thống âm thanh, ánh sáng, vật dụng cần thiết.
• Kiểm tra lại tất cả các hạng mục, nội dung lần cuối trước khi bắt đầu.
• Bắt đầu sự kiện, đón tiếp khách mời tham gia trong chương trình.
• Theo dõi quá trình diễn ra, đảm bảo nội dung theo đúng kịch bản.
• Xử lý tính huống khẩn cấp xảy ra, giảm thiểu sự ảnh hưởng đến các hoạt động khác.

Quá trình sự kiện diễn ra cần chú trọng rất nhiều vấn đề phát sinh

Giai đoạn 3: Giai đoạn sau tổ chức sự kiện

Sau khi đã thực hiện xong chương trình sự kiện theo đúng như kế hoạch đã đề ra, chúng ta cần quan tâm đến vấn đề quảng bá cho công ty:

• Liên hệ truyền thông để quảng bá cho sự kiện của công ty trên các nền tảng phổ biến.
• Tạo lại mối quan hệ, gửi lại phản hồi cho các bên phục vụ cung cấp trong sự kiện đã diễn ra.
• Chú trọng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng nếu có, để tạo ấn tượng tốt nhất về hình ảnh của công ty.

Giai đoạn 4: Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

• Giải quyết và thanh toán các khoản chi phí và vấn đề tổ chức sự kiện.
• Khắc phục và giải quyết các sự cố, rút ra bài học kinh nghiệm sau những sai lầm.
• Phát huy các điểm mạnh, hoàn thiện để thực hiện các dự án tiếp theo.

Sự kiện diễn ra thành công sẽ để lại kinh nghiệm tốt cho tương lai

Lưu ý khi tổ chức sự kiện công ty, doanh nghiệp

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thành công của một chương trình. Không chỉ ở một lĩnh vực mà người tổ chức cần phải đảm bảo rất nhiều các kỹ năng khác nhau: tư duy, sáng tạo, quản lý thời gian, sắp xếp công việc,...Bạn cần biết rõ mình là ai và đang cần phải chuẩn bị những gì, công việc yêu cầu mỗi chúng ta phải học hỏi và trau dồi thêm kiến thức mọi lúc mọi nơi.

• Kỹ năng tư duy: Để tổ chức được một chương trình thành công, người tổ chức cần có tư duy sáng tạo tốt, xây dựng những chương trình hình thức độc đáo để không trở nên nhàm chán. Một sự kiện thành công cần phải thu hút được sự chú ý của đông đảo những người tham gia.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Mỗi chương trình sẽ đều có những thời lượng riêng, đòi hỏi người tổ chức cần phải tính toán sao cho phù hợp không làm trì hoãn các hoạt động ngoài thời gian dự kiến diễn ra.
• Kỹ năng sắp xếp công việc: Các hoạt động, hạng mục cần được sắp xếp một cách hợp lý, có trước sau để sự kiện diễn ra hoàn hảo nhất. Người tham gia phải thấy hài lòng với trình tự diễn ra buổi lễ, tránh sự khó chịu và phân bổ công việc sai lệch.
• Kỹ năng sáng tạo: Đương nhiên trong bất cứ hoạt động nào chúng ta cũng cần có sự sáng tạo, nhất là đối với việc tổ chức những buổi sự kiện quan trọng. Sự sáng tạo được thể hiện trên rất nhiều các khía cạnh như: nội dung, chương trình, các tiết mục, cách thức vận hành,...

Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình cần đắc sắc thú vị để thu hút người tham gia

Trước khi được thống nhất về nội dung của chương trình, các công ty, tổ chức cần họp các nhân viên chủ chốt để đưa ra những ý kiến phù hợp. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo tập hợp được nhiều ý kiến sáng tạo và cũng giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng với mong muốn đóng góp phần nào đó cho sự kiện của công ty.

Kịch bản của chương trình sẽ đươc chốt và thống nhất sau khi đã tập hợp các ý kiến từ nhân viên, mọi người sẽ đều chủ động được trong các hoạt động và thời gian thực hiện. Trong kế hoạch cũng phải nêu lên được đầy đủ cả các hoạt động phát biểu và thời gian dự trù để nắm được đường dây chương trình chính. Kịch bản không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều hệ quả, nhất là việc buổi lễ sự kiện diễn ra không theo những gì bạn đã sắp xếp từ ban đầu.

Chuẩn bị và theo dõi thực hiện đúng kế hoạch

Khi công ty đã thống nhất được các yếu tố cơ bản để có một sự kiện hoàn chỉnh, chúng ta phải liên tục chú ý đến khâu chuẩn bị từ trang phục, sân khấu, âm thanh. Dù chỉ là những yếu tố nhỏ thôi nhưng nếu xảy ra lỗi trong quá trình sự kiện đang diễn ra nó sẽ đánh giá mức độ kém chuyên nghiệp của bạn. Hãy chạy lại chương trình ít nhất một lần trước khi vào sự kiện chính để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như theo tính toán của bạn.

Khi sự kiện đã được bắt đầu, các bộ phân và nhất là người tổ chức sự kiện phải luôn theo sát để kịch bản, sẵn sàng để đối phó với những sự cố xảy ra. Dù bạn có mắc sai phạm trong một khâu nào đó nhưng nếu có sự giải quyết và xử lý nhanh chóng thì chắc hẳn chất lượng buổi lễ vẫn được đảm bảo.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một vấn đề quá khó khăn đối với các công ty bởi hiện nay trên thị trường có rất nhiều các tổ chức đảm bảo đầy đủ các yêu cầu và mong muốn của khách hàng về chất lượng và dịch vụ. Bên cạnh đó cũng có rất nhiều các đơn vị không uy tín đã làm giảm đi sự tin tưởng của các công ty trên mặt bằng chung. Một số điểm lưu ý khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể kể đến như sau:

• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện: Với các sự kiện lớn và yêu cầu cao, bạn hãy lựa chọn các đơn vị nhiều năm trong nghề để đảm bảo về kinh nghiệp và đáp ứng những yêu cầu chuyên nghiệp. Các đơn vị có thời gian hoạt động càng lâu sẽ là lựa chọn hàng đầu dành cho các tập đoàn, công ty.
• Thế mạnh của công ty sự kiện: Tuỳ vào từng mục đích tổ chức sự kiện của doanh nghiệp của bạn mà hãy chọn các đơn vị có thế mạnh trong lĩnh vực đó. Hãy nghiên cứu thât kỹ trước khi đưa ra lựa chọn thống nhất.
• Phản hồi từ khách hàng: Tại các website và nền tảng trực tuyến của đơn vị tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ có những phản hồi từ khách hàng, bạn hãy tham khảo để đưa ra quyết định của mình.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng hiện nay

Một gợi ý dành cho bạn đó chính là công ty Minh Vũ Media chuyên cung cấp các dịch vụ trọn gói về tổ chức sự kiện từ âm thanh, ánh sáng, sự kiện,...Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, từng tổ chức rất nhiều các chương trình lớn nhỏ từ gia đình đến tập đoàn lớn, Minh Vũ Media chắc hẳn sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm và phản hồi tích cực nhất.

Bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn về những loại hình sự kiện mà các công ty thường tổ chức và chia sẻ quy trình thực hiện bài bản. Hy vọng đã giúp ích được cho các công ty, doanh nghiệp đang có nhu cầu về các hoạt động sự kiện sắp tới. Minh Vũ Media tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện đã đồng hành cùng rất nhiều các dự án trải dài trên các tỉnh thành, chúng tôi sẽ đồng hành, cung cấp đội ngũ tổ chức chất lượng nhất đến bạn.

Xem thêm: Màn hình LED trong các sự kiện âm nhạc: Nên hay không nên làm gì?