Tổng hợp mẫu thông báo tổ chức tiệc sinh nhật ấn tượng nhất

Tiệc sinh nhật là sự kiện thường niên của mỗi các nhân, tổ chức hoặc các doanh nghiệp, nhằm mục đích chúc mừng và điểm qua các cột mốc quan trọng gặt hái được thành công trong công việc, cũng như cuộc sống. Tùy theo quy mô lớn hay nhỏ, số lượng khách mời sẽ có sự khác nhau, phương thức gửi thông báo tổ chức sinh nhật cũng sẽ có sự khác biệt về mặt hình thức và câu chữ, tuy nhiên những thông tin cần thiết, cơ bản là không thể bỏ qua. Do đó, bạn hãy cùng chúng tôi đọc và theo dõi nội dung bài viết, nhằm lưu lại các thông tin quan trọng cho sự kiện sinh nhật của mình nhé.

Đặt ngay: Dịch vụ tổ chức sinh nhật trọn gói từ A-Z chuyên nghiệp giá rẻ

Ý nghĩa của lời mời thông báo tổ chức sinh nhật

Lời mời tổ chức sinh nhật có ý nghĩa quan trọng được sử dụng để thông báo tới khách mời về thời gian, địa điểm, kịch bản tổ chức sinh nhật, quy định trang phục - số người kèm theo (nếu có) và những hoạt động cơ bản khác xuyên suốt sự kiện sinh nhật.

Bên cạnh đó, thông báo tổ chức sự kiện sinh nhật cũng là phương thức để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình dành cho khách mời. Hãy chuẩn bị thông báo sinh nhật một cách chuyên nghiệp, lịch sự và gửi tới mọi người trước thời gian diễn ra sự kiện từ 5 đến 7 ngày nhằm mục đích sắp xếp công việc để có thể tham dự đầy đủ.

Lời mời thông báo tổ chức sinh nhật

Các thông tin cơ bản và chi tiết không thể thiếu trong thông báo tổ chức tiệc sinh nhật

Việc tạo một thông báo mời tiệc hấp dẫn và thuyết phục luôn đòi hỏi bạn cần có sự hiểu biết nhất định về cấu trúc cơ bản. Nó không chỉ truyền đạt các thông tin rõ ràng, mạch lạc và đầy đủ, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, sáng tạo và ấn tượng với người nhận. Thư mời tổ chức sinh nhật bao gồm các thông tin cơ bản và chi tiết không thể thiếu như sau:

1. Cấu trúc cơ bản của thư thông báo tổ chức sinh nhật

• Phần tiêu đề:

Tiêu đề thường ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể nhằm thể hiện mục đích của thông báo. Tiêu đề bạn chọn có thể là các nội dung sau: Tên của sự kiện, hoặc Thư mời tham dự kèm tên sự kiện. Tiêu đề đôi khi có thể bao gồm cả ngày tháng trong trường hợp thời gian là một yếu tố rất quan trọng.

• Phần giới thiệu:

Phần này thường mở đầu bằng cách trực tiếp gọi tên khách mời, nhằm tạo kết nối cá nhân giữa người gửi thư mời và người nhận. Giới thiệu nên chứa lời chào mừng hoặc câu mở đầu thân thiện giúp tạo cảm giác gần gũi và thoải mái.

• Nội dung thông báo: 

Về nội dung, phần cốt lõi của của toàn bộ thông báo gửi tới khách mời, bao gồm toàn bộ thông tin quan trọng về tiệc sinh nhật như: thời gian tổ chức, nơi tổ chức, chủ đề bữa tiệc, lưu ý khi tham dự và quy định nếu có kèm theo. Nếu cần thiết, các yêu cầu về đăng ký hoặc mong muốn đặc biệt của bạn có thể sử dụng và đưa vào nhằm cung cấp thông tin tới người nhận. 

• Kết thúc và chữ ký: 

Hãy kèm một lời cảm ơn, hoặc yêu cầu xác nhận có mặt tại sự kiện để khuyến khích mọi người phản hồi thông báo của bạn. Tiếp theo đó, bạn nên kết thúc thông báo bằng chữ ký để xác nhận danh tính với người nhận.

2. Các chi tiết không thể thiếu trong thông báo tổ chức sự kiện sinh nhật

• Cách xưng hô trong thông báo:

Việc chọn được đúng cách xưng hô trong thông báo không chỉ thể hiện sự lịch sự và tôn trọng, mà còn tạo nên sự thân thiện, kết nối giữa chủ tiệc và khách mời. Cách xưng hô hoàn toàn phụ thuộc vào vai vế, mối quan hệ, bối cảnh gia đình - xã hội chính thức, và văn hóa của các bên.

• Thông tin về tiệc sinh nhật:

Những thông tin này là nội dung cốt lõi của mọi thông báo dù với bất kì loại hình sự kiện nào đi chăng nữa. Khách mời cần biết chính xác mình sẽ tham gia sự kiện sinh nhật của bạn khi nào, ở đâu, chủ đề gì và nội dung chương trình ra sao. Điều này giúp người nhận thông báo có thể so sánh với lịch trình công việc cá nhân, sự phù hợp và đưa ra quyết định có tham gia tiệc sinh nhật của bạn hay không.

• Lợi ích khi tham dự:

Để thuyết phục khách mời góp mặt trong sự kiện sinh nhật của bạn, hãy cung cấp một lý do thật thuyết phục khi chuẩn bị nội dung thông báo dự tiệc. Bên cạnh việc tham dự vì sự quen biết, sự thân thiết, khách mời còn tự nguyện đến tiệc sinh nhật của bạn bởi sự trân thành và những lợi ích hoạt động này mang lại. Tuy nhiên, bạn không nên gửi thông báo sai sự thật về các chương trình xuất hiện trong bữa tiệc sinh nhật chỉ để kéo được nhiều người tham dự, điều này sẽ khiến họ cảm thấy bị lừa dối và sẽ mất lòng tin dành cho bạn về các sự kiện sau này.

• Các xác nhận tham dự:

Yếu tố này đặc biệt quan trọng với đa số loại hình sự kiện. Thông tin về số khách tham dự được sử dụng để hỗ trợ hoạt động chuẩn bị chỗ ngồi, tìm kiếm không gian, thực đơn, chương trình phù hợp và dự trù ngân sách tổ chức chính xác. Khi gửi yêu cầu xác nhận, bạn cần có hướng dẫn cụ thể để đảm bảo rằng toàn bộ khách mời có thể thực hiện được điều đó một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cung cấp liên kết trang, hoặc cung cấp số điện thoại hay email để hoàn thiện việc đăng ký xác nhận tham dự sự kiện. Trong trường hợp, yêu cầu trên có thời gian đến hạn, hãy đặt tạo lưu ý ngày trong thông báo để mọi người nắm bắt được.

Các mẫu lời mời thông báo tổ chức tiệc sinh nhật

1. Mẫu lời mời thông báo tổ chức sinh nhật dành cho đồng nghiệp

• Tiêu đề: Thư mời tham dự tiệc sinh nhật của [Tên chủ tiệc]
• Thân gửi: [Cách xưng hô] + [Tên đồng nghiệp]
• [ Nội dung thư mời ]: Tôi rất hân hạnh và trân trọng mời bạn [ Cách xưng hô ] đến tham dự, cũng như chung vui trong sự kiện Sinh Nhật, được diễn ra vào giờ [Giờ] - phút [Phút], ngày [Ngày], tháng [Tháng], tại [Địa điểm]. Sự kiện sinh nhật được tổ chức tập trung vào [Chủ đề], và sẽ là cơ hội tuyệt vời cho sự gặp gỡ, trao đổi và trò chuyện giữa các đồng nghiệp với nhau và nhiều khách mời từ các lĩnh vực công việc khác. Chúng tôi tin rằng sự góp mặt và tham gia của bạn [Các xưng hô] sẽ trở thành mảnh ghép đặc biệt giúp cho tiệc sinh nhật của tôi được thêm phần rực rỡ. 
• [Lưu ý kèm theo]: Để quá trình chuẩn bị và tổ chức được diễn ra tốt nhất, mong rằng bạn có thể dành chút thời gian thực hiện việc xác nhận tham gia bằng cách truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc gửi xác nhận cho tôi thông qua email [Email] trước thời gian [ Thời gian đến hạn xác nhận]. 
• Chúng tôi mong rằng sẽ được đón bạn tại [Tên Sự kiện Sinh Nhật]!
• Trân trọng
• [Tên người gửi]

2. Mẫu lời mời thông báo tổ chức sinh nhật dành cho người thân

• Tiêu đề: Thông báo mời anh [ Các xưng hô theo vai vế] tham gia [Tên Sự kiện Sinh Nhật] của [ Tên chủ tiệc]
• Kính gửi: [Cách xưng hô] + [Tên đồng nghiệp],
• [ Nội dung thư mời ]: Em [Các xưng hô theo vai vế] rất hân hạnh mời anh [Các xưng hô theo vai vế] tham dự tiệc [Tên Sự kiện Sinh Nhật] được tổ chức vào giờ [Giờ] - phút [Phút], ngày [Ngày], tháng [Tháng], tại [Địa điểm]. Sự kiện nhằm mục đích chúc mừng và chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ trong hành trình phát triển sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Sự góp mặt của anh [Các xưng hô theo vai vế] sẽ là món quà tinh thần đặc biệt nhất mà em [Các xưng hô theo vai vế] muốn nhận được trong ngày trọng đại này.
• [Lưu ý kèm theo]: Để quá trình chuẩn bị và tổ chức được diễn ra tốt nhất, mong rằng anh [Các xưng hô theo vai vế] có thể dành chút thời gian thực hiện việc xác nhận tham gia bằng cách truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc gửi xác nhận cho em [Các xưng hô theo vai vế] thông qua email [Email] trước thời gian [ Thời gian đến hạn xác nhận].
• Em mong rằng sẽ được đón anh [Các xưng hô theo vai vế] tại [Tên Sự kiện Sinh Nhật]!
• Trân trọng
• [Tên người gửi]

3. Mẫu lời mời thông báo tổ chức sinh nhật dành cho bạn bè

• Tiêu đề: Thư mời dự tiệc [Tên Sự kiện Sinh Nhật] của [ Tên chủ tiệc]
• Mến gửi: Bạn + [Tên bạn],
• [ Nội dung thư mời ]: Tôi rất vui và hân hạnh mời bạn đến góp mặt trong sự kiện tiệc [Tên Sự kiện Sinh Nhật] của mình. Sự kiện nhằm mục đích được gặp gỡ và trò chuyện giữa những người bạn sau thời gian dài không gặp mặt. Mong rằng bạn sẽ lựa chọn xuất hiện tại tiệc sinh nhật của tôi như một món quà vô cùng giá trị vào ngày đặc biệt này. Hẹn gặp bạn vào giờ [Giờ] - phút [Phút], ngày [Ngày], tháng [Tháng], tại [Địa điểm]. 
• [Lưu ý kèm theo]: Để quá trình chuẩn bị và tổ chức được diễn ra tốt nhất, mong rằng bạn có thể dành chút thời gian thực hiện việc xác nhận tham gia bằng cách truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc gửi xác nhận cho tôi thông qua email [Email] trước thời gian [ Thời gian đến hạn xác nhận].
• Em mong rằng sinh nhật năm 2023 của tôi sẽ có sự gặp mặt của bạn!
• Trân trọng
• [Tên người gửi]

4. Mẫu lời mời thông báo tổ chức sinh nhật dành cho khách hàng

• Tiêu đề: Thư mời tham gia [Tên Sự kiện Sinh Nhật] của [ Tên chủ tiệc]
• Kính gửi: [Cách xưng hô] + [Tên Khách hàng],
• [ Nội dung thư mời ]: Tôi vô cùng hân hạnh khi có cơ hội quen biết, làm việc và đồng hành cùng quý khách hàng trong thời gian qua. Thông báo này được gửi nhằm mục đích gửi tới khách hàng thư mời tham dự sự kiện sinh nhật được tổ chức vào giờ [Giờ] - phút [Phút], ngày [Ngày], tháng [Tháng], tại [Địa điểm]. Sự kiện nhằm mục đích chúc mừng ngày sinh nhật của cá nhân tôi và tri ân sự hợp tác, tin tưởng của quý khách hàng dành cho hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Sự góp mặt của quý khách hàng [Tên khách hàng] sẽ là sự động viên và chúc mừng ý nghĩa nhất mà tôi muốn nhận được trong ngày trọng đại này.
• [Lưu ý kèm theo]: Để quá trình chuẩn bị và tổ chức được diễn ra tốt nhất, mong rằng quý khách hàng có thể dành chút thời gian thực hiện việc xác nhận tham gia bằng cách truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc gửi xác nhận cho em [Các xưng hô theo vai vế] thông qua email [Email] trước thời gian [ Thời gian đến hạn xác nhận].
• Trân trọng
• [Tên người gửi]

Hướng dẫn cách gửi thông báo tổ chức tiệc sinh nhật

1. Thời điểm gửi thông báo tổ chức tiệc sinh nhật 

Thời điểm thông báo giữ vai trò quan trọng không kém so với nội dung của thông báo. Nếu bạn chọn gửi quá sớm, dễ khiến mọi người rơi vào tình huống lãng quên; nhưng nếu bạn chọn gửi quá muộn, khách mời lại không có đủ thời gian và khả năng để cân đối, cũng như sắp xếp được lịch trình cá nhân tiện cho việc tham dự. Do đó, cần xác định thời gian gửi phù hợp giúp tạo thuận lợi cho cả đôi bên.

• Xác định thời gian gửi thông báo: Đối với đa số các sự kiện, gửi thông báo mời tiệc tới mọi người từ 2 đến 4 tuần trước sự kiện sẽ thích hợp nhất. Điều này cho phép toàn bộ khách mời có đủ thời gian để xem xét thư mời, kiểm tra lịch trình, sắp xếp công việc của họ và phản hồi. 
• Đưa ra thời hạn phản hồi thông báo: Trong thư mời, bạn hãy đặt hạn phản hồi cho tất cả khách mời, thường nên là 1 hoặc 2 tuần trước ngày hoặc thời gian diễn ra tiệc sinh nhật. Khoảng thời gian này cho phép các dự trù về khách mời, không gian, chi phí hoặc thực đơn trong tiệc sinh nhật của bạn được chuẩn bị chính xác nhất.

2. Cách xử lý trong trường hợp không nhận được phản hồi từ khách mời

• Thời gian chờ phản hồi: Trước khi quyết định bắt đầu gửi thông báo nhắc nhở, bạn cần kiểm tra xem hạn xác nhận của khách mời đã qua hay chưa. Nếu thời gian xác nhận đã quá ngày và bạn chưa nhận lại được thư xác nhận, hãy xem xét về việc sẽ gửi thông báo nhắc hẹn cho khách mời.
• Cách gửi thư nhắc nhở một cách tế nhị: Khi soạn thông báo nhắc nhở, hãy lựa chọn và giữ ngôn từ lịch sự, thân thiện và tôn trọng. Bạn nên bắt đầu lời nhắc bằng cách nói rằng: “ Bạn chỉ muốn xác nhận và đảm bảo rằng khách mời đã nhận được thông báo ban đầu của bạn. Tiếp đó, nhắc lại các thông tin về thời gian tham gia sự kiện sinh nhật và hy vọng họ có thể đến. Đừng quên truy cập liên kết đăng ký để xác nhận sẽ tham gia.

Mẫu thông báo nhắc hẹn gửi tới khách mời bạn có thể tham khảo:

• Tiêu đề:  Nhắc nhở: Mời bạn [Xưng hô theo mối quan hệ] tham dự [Tên Sự kiện]
• Thân gửi: [Cách xưng hô] + [Tên Người nhận],
• [ Nội dung thư mời ]: Thông báo này được gửi bởi tôi nhằm mục đích chỉ muốn xác nhận và đảm bảo rằng thư mời vào giờ [Giờ] - phút [Phút], ngày [Ngày], tháng [Tháng], tại [Địa điểm] đã đến tay bạn [Cách xưng hô]. 
• [Lưu ý kèm theo]: Để quá trình chuẩn bị và tổ chức được diễn ra tốt nhất, mong rằng quý khách hàng có thể dành chút thời gian thực hiện việc xác nhận tham gia bằng cách truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc gửi xác nhận cho em [Các xưng hô theo vai vế] thông qua email [Email] trước thời gian [ Thời gian đến hạn xác nhận].
• Trân trọng
• [Tên người gửi]

Phải có hướng xử lý phù hợp khi khách mời không nhận được thư mời

Các lưu ý khi soạn và gửi thông báo tham dự tiệc sinh nhật

1. Thông báo cần rõ ràng và cụ thể

Đảm bảo rằng thông báo mời tiệc của bạn đã cung cấp toàn bộ các hạng mục thông tin cần thiết về sự kiện sinh nhật, bao gồm: ngày, giờ, điểm tổ chức, chủ đề và lịch trình các hoạt động có trong bữa tiệc. Đồng thời, sử dụng từ ngữ phổ biến, dễ hiểu, chuẩn mực và cụ thể, cùng với cách trình bày gọn gàng, đẹp mắt.

2. Có kế hoạch về thời gian gửi thông báo

Kế hoạch gửi thông báo tổ chức sinh nhật của bạn cần đảm bảo sao cho khách mời có đủ thời gian cân đối công việc để quyết định tham dự. Điều này có nghĩa, lịch gửi thông báo ít nhất từ 2 đến 4 tuần trước ngày sinh nhật, hoặc thậm chí có thể lâu hơn.

Có kế hoạch về thời gian gửi thông báo để đảm bảo hoàn thành việc gửi thư mời trước khi diễn ra sự kiện

3. Tận dụng công nghệ

Công nghệ phát triển hỗ trợ rất nhiều cho quá trình gửi thông báo đến mọi người ở nhiều khu vực khác nhau trong thời gian nhanh chóng. Bạn nên sử dụng các công cụ trực tuyến nhằm thực hiện quản lý quá trình gửi thông báo và theo dõi phản hồi. Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công nghệ còn giúp bạn xem được khách mời có đọc thư của bạn không và đọc vào thời điểm nào. Do đó, hãy tận dụng tiện ích này một cách triệt để nhé!

4. Luôn lịch sự và tôn trọng

Dù bạn thực hiện gửi thông báo ban đầu hay gửi thư nhắc nhở, hãy luôn giữ văn phong, từ ngữ thể hiện sự lịch sự và tôn trọng. Đồng thời, không gửi quá nhiều thông báo nhắc nhở, chúng sẽ gây phiền toái và bất tiện cho người nhận.

5. Hãy luôn kiểm tra lại toàn bộ thông tin

Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin có trong thông báo mời tiệc sinh nhật về độ chính xác, tính chuẩn mực, cách sử dụng từ ngữ và lỗi chính tả hay ngữ pháp. Luôn đính kèm các liên kết cần thiết để khách mời dễ dàng trong việc hỗ trợ bạn khi có yêu cầu đặc biệt.

Nhớ rằng, mỗi thông báo mời tiệc là một cơ hội tạo ra kết nối giữa bạn và người khác, đồng thời một thông báo trang nhã, lịch sự có thể tạo được ấn tượng tốt thúc đẩy khách mời tham dự sự kiện của bạn. Hy vọng rằng, những lưu ý và hướng dẫn từ Minh Vũ Media trong bài viết này, sự kiện sinh nhật của bạn sẽ được diễn ra thành công với sự góp mặt của đông đủ những người bạn yêu thương nhất. Liện hệ số 0982 559 323 để tìm hiểu các dịch vụ tổ chức sự kiện nếu bạn đang có nhu cầu.