8 kinh nghiệm tổ chức chạy Roadshow chuyên nghiệp cho công ty của bạn?

Roadshow là một hình thức quảng bá thương hiệu khá phổ biến hiện nay khi công ty muốn đưa những sản phẩm mới đến gần hơn với người sử dụng. Có rất nhiều các phương thức Roadshow khác nhau mà chúng ta có thể áp dụng nhất là vào các dịp lễ Tết, các sự kiện đặc biệt. Để tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này, Minh Vũ Media sẽ giới thiệu đến các bạn những đặc điểm cơ bản của Roashow là gì? Các hình thức phổ biến của Roadshow tại Việt Nam.

Roadshow là gì? Đặc điểm chính của Roadshow

Roadshow là gì?

Roadshow được biết đến là một hình thức quảng cáo các sản phẩm, chương trình nổi bật của thương hiệu. Hoạt động này thường được diễn ra ngoài trời trên một số các phương tiện phổ biến như: xe đạp, xe hơi, xe bus,...Đây là một hình thức PR đã xuất hiện từ lâu nhưng vẫn không hề lỗi thời và hiệu quả mang lại vẫn tương đối cao.

Khi một nhãn hàng, thương hiệu công ty muốn cho ra mắt một sản phẩm mới hoặc cá chương trình sự kiện đặc biệt, Roadshow chính là hình thức được ưu tiên sử dụng để thu hút nhiều hơn lượng người quan tâm trên đường phố. Hoạt động này sẽ được diễn ra trong thời gian ngắn trước khi sản phẩm được công bố, vậy nên dù là thương hiệu lớn hay nhỏ cũng đều có thể sử dụng Roadshow với rất nhiều hình thức mới lạ khác nhau.

Roadshow là hoạt động marketing phổ biến hiện nay

Đặc điểm chính của Roadshow

Để biết đâu là hình thức hoạt động Roadshow, chúng ta cần phải chú ý đến một số đặc điểm cơ bản sau đây:

• Đội ngũ nhân sự của hoạt động Roadshow khá lớn, ít nhất cũng từ 10 người trở lên và họ sẽ mặc đồng phục một loại, trên áo có in logo hoặc các hình ảnh mà mình muốn hướng đến quảng bá.
• Thường xuất hiện nhiều trên các tuyến đường đông đúc để thu hút sự quan tâm với các phương tiện phổ biến như: xe đạp, xe máy, ô tô,...Các phương tiện cần có màu sắc và trang trí hoạ tiết giống nhau để tạo nên sự đồng bộ.
• Thường gắn với các vật phẩm, đồ dùng thể hiện cho logo hay sản phẩm mới ra mắt như: banner, poster.
• Một số chương trình sẽ đi kèm các hoạt động hoạt náo để thu hút người xem: nhảy nhót, ca hát,...
• Thực hiện hoạt động phát tờ rơi đồng loạt hoặc tặng voucher cho tất cả mọi người.
• Một chương trình Roadshow chỉ là một trong rất nhiều các hình thức quảng bá khác nhau nên nó chỉ được diễn ra trong thời gian ngắn. Bởi vậy nên phần nội dung cần được chuẩn bị thật kỹ càng để thu hút được nhiều người quan tâm nhất.
• Chạy hoạt động Roadshow cũng cần xin giấy phép nghiêm ngặt và nhiều công đoạn hình thức phức tạp nên chi phí thực hiện được coi là khá đắt đỏ.

Đối tượng tổ chức Roadshow

Roadshow là một hình thức làm truyền thông hướng đến mục đích quảng bá trên diện rộng, thu hút sự chú ý của tất cả mọi người. Bởi vậy nên hoạt động này phù hợp với mọi lĩnh vực có mục đích sử dụng. Doanh nghiệp, tổ chức của bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới ra, thông báo về các sự án, sự kiện nổi bật đều có thể sử dụng chương trình Roadshow một cách hiệu quả. Một số lĩnh vực thường sử dụng như: viễn thông, ngân hàng,...

Roadshow mang đến cho doanh nghiệp các hình ảnh thương hiệu được truyền thông phổ biến trên các tuyến đường, góp phần đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng. Không những thế, Roadshow còn thường xuyên được sử dụng với mục đích tuyên truyền lớn đối với các dự án, hoạt động cộng đồng cần được lan rộng trong cuộc sống như: chiến dịch tắt điện, trồng cây, hiến máu.

Các hình thức phổ biến của Roadshow tại Việt Nam

1. Roadshow đi bộ

Roadshow đi bộ là một hình thức khá phổ biến mà đội ngũ nhân viên sẽ không cần di chuyển nhiều mà chỉ cần chọn một địa điểm để quảng cáo. Họ sẽ mặc đồng phục và hoạt náo bằng một số cách để gây sự chú ý từ mọi người xung quanh. Đi kèm với đó sẽ là bước giới thiệu mặt hàng, sản phẩm thương hiệu hoặc phát tờ rơi cho mọi người. Hoạt động này sẽ thường được thực hiện ở những nơi đông người, không di chuyển quá xa mà chỉ tương tác không một vùng nhất định.

Hình thức Roadshow đi bộ được ưu chuộng do không tốn chi phí phương tiện

2. Roadshow xe ô tô

Hình thức sử dụng xe ô tô sẽ thường dùng với các loại xe 4 chỗ hoặc 7 chỗ để dán các banner quảng cáo, với xe mui trần thì sẽ có các nhân viên hỗ trợ việc cầm poter hoặc sản phẩm để thu hút người đi đường. Việc đi dọc trên các tuyến phố lớn với một dãy xe ô tô sẽ gây được chú ý đặc biệt đến mọi người, mang lại hiệu quả cao trong quá trình quảng bá thương hiệu đến khách hàng.

3. Roadshow xe đạp

Roadshow xe đạp thường được tổ chức khá thường xuyên do nó đem lại sự tiện lợi, dễ dàng di chuyển và mang thương hiệu đến mọi nơi. Các loại xe được sử dụng với số lượng lớn, được đồng nhất trong khoản trang trí và màu sắc, trên xe sẽ có thêm các poster, cờ, banner từ yêu cầu của đơn vị tổ chức.

Roadshow xe đạp mang lại sự thuận tiện, dễ dàng trong quá trình di chuyển

3. Roadshow xe ô tô 45 chỗ

Roadshow sử dụng phương tiện là xe ô tô 45 chỗ thường rất đặc biệt và gây được sự chú ý lớn, phù hợp cho các sự kiện hoặc chiến dịch đặc biệt nào đó. Những tấm decal quảng cáo sẽ được dán hai bên của chiếc xe mang đến hình ảnh vô cùng nổi bật. Ví dụ như sự kiện đội tuyển bóng đá Việt Nam dưới sự dẫn dắt của HLV Park Hang Seo vô dịch Seagames 30 cũng đã có rất nhiều đoàn xe lớn chạy dọc các tuyến đường Hà Nội với hình ảnh của đội tuyển.

Hình thức này có thể được mở rộng với quy mô khá lớn cả về không gian và thời gian, trải dài trên khắp các tỉnh thành để thấy được sự quy mô về nội dung muốn truyền tải.

5. Roadshow xe xích lô

Thông thường chúng ta chỉ thấy xích lô trên các tuyến phố cổ là chủ yếu nên việc lựa chọn để phục vụ cho chiến dịch Roadshow trở nên rất độc đáo. Một số địa điểm phổ biến cho Roadshow xe xích lô phải kể đến như: Hội An, phố cổ Hà Nội,...Tại đây chúng ta sẽ tiếp cận được với không chỉ khách hàng Việt mà còn rất nhiều du khách nước ngoài khác nữa.

6. Roadshow xe máy

Xe máy là một phương tiện có khả năng di chuyển xa, lại tiện ích vì không tốn quá nhiều diện tích đi lại trên đường phố nên khá phổ biến trong các chương trình Roadshow. Hình thức này thường được áp dụng trong các chiến dịch quảng bá dài ngày, với mục đích mang sản phẩm đến gần hơn với người sử dụng. Trên xe máy có thể gắn các khẩu hiệu hoặc banner bắt mắt để thu hút người đi lại trên khắp các tuyến đường dài.

Phương tiện xe máy giúp quá trình Roadshow thuận tiện di chuyển

7. Roadshow xe tải

Cũng giống các phương tiện ô tô thì Roadshow xe tải cũng gây được sự chú ý đặc biệt đến các phương tiện lưu thông trên đường. Với kích thước thường khá lớn kèm theo đó là những tấm biển quảng cáo được dán kín xung quanh, chắc hẳn không một ai đi đường không ngoái đầu lại nhìn. Số lượng xe tải lưu thông càng lớn trên đường phố thì chiến dịch sẽ càng tiếp cận với nhiều người hơn.

8. Roadshow xe bus 2 tầng

Xe bus 2 tầng là một phương tiện khá đặc biệt được mọi người ưu chuộng trên một vài tuyến phố lớn như ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Mình. Thông thường phương tiện này được dùng để cho các thực khách ngắm nhìn phố phường đông vui, nhộn nhịp, chủ yếu để trải nghiệm cảm giác mới mẻ. Khi sử dụng với mục đích Roadshow.

Xem thêm: Cách làm cổng bóng đơn giản, dễ thực hiện mà chi phí cực thấp

Xe bus hai tầng sẽ tạo điểm nhấn và thu hút mọi người khi diễn ra Roadshow

9.  Roadshow màn hình led

Roadshow màn hình led thường được chiếu trên các chiếc xe tải lớn dùng để chạy quảng cáo hoặc các video giới thiệu về hình ảnh sản phẩm. Các màn hình này sẽ luôn được lựa chọn kỹ càng để mang đến chất lượng độ độ sáng và độ nét chất lượng cao. Chiếc xe vẫn sẽ di chuyển trên nhiều tuyến đường và phát liên tục video để tu hút mọi người.

10. Roadshow sáng tạo

Đây là hình thức sáng tạo tự do để người tổ chức có thể lên những ý tưởng táo bạo, độc lạ để gây sự chú ý đặc biệt đến mọi người. Các sự kiện càng mới mẻ thì sẽ càng gây được tò mò, đây chính là những yếu tố mà người tổ chức Roadshow muốn hướng đến.

Ưu điểm, hạn chế của hình thức Roadshow

Ưu điểm

• Phù hợp với đa dạng các lĩnh vực với nhiều mục đích khác nhau.
• Có thể thực hiện Roadshow trong nhiều khung thời gian và thời điểm trong năm cùng các sự kiện lớn.
• Tạo được những ấn tượng và sự thu hút đặc biệt đến tất cả mọi người.
• Đa dạng các hình thức thực hiện độc đáo phù hợp với khả năng và nhu cầu của các đơn vị tổ chức.
• Hỗ trợ tốt với quá trình truyền thông, quảng bá hình ảnh của các nhãn hàng sau chiến dịch.

Hạn chế

• Để tổ chức được một hoạt động Roadshow cần rất nhiều công đoạn phức tạo từ khâu chuẩn bị phương tiện, dụng cụ, hình ảnh đến việc xin cấp giấy phép để thực hiện.
• Chi phí thực hiện hoạt động Roadshow khá tốn kém đến từ việc thuê nhân công, đầu tư phương tiện, hình ảnh số lượng lớn.
• Với các phương tiện lớn như xe ô tô, xe bus hai tầng, không đảm bảo được cho vấn đề di chuyển trên đường, lưu thông khó khăn và chiếm nhiều diện tích.
• Yếu tố thời tiết, môi trường xung quanh có ảnh hưởng lớn đến hoạt động bắt đầu Roadshow.
• Các bảng hiệu, đèn led chiếu video, hình ảnh có thể gây mất tập trung cho mọi người trong quá trình tham gia giao thông trên đường.
• Để được cấp phép cho việc quảng cáo, người tổ chức cần xin giấy phép vô cùng rắc rối và khó khăn.
• Roadshow chỉ là một trong các hình thức truyền thông, cần phải tìm hiểu thêm nhiều hình thức khác mới đạt được mục đích quảng bá.

Quy trình tổ chức Roadshow cơ bản

Roadshow là một hoạt động diễn ra vô cùng tỉ mỉ và có quy mô lớn, vậy nên các khâu tổ chức cần được xem xét kỹ càng. Thông thường để tổ chức được một Roadshow hiệu quả, chúng ta sẽ cần phải thực hiện 8 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Trao đổi thông tin, lựa chọn hình thức phù hợp

Khi muốn tổ chức Roadshow bạn cần tìm một đơn vị uy tín để trao đổi các thông tin và mong muốn của doanh nghiệp để được tư vấn hình thức phù hợp. Sau khi được báo giá các khoản chi phí và đáp ứng đúng mục tiêu, chúng ta sẽ thống nhất với bên tổ chức về hình thức mà mình lựa chọn.

Lựa chọn hình thức Roadshow phù hợp để đáp ứng mục đích doanh nghiệp

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức

Trong quá trình này, các đơn vị tổ chức Roadshow sẽ cùng với doanh nghiệp lên kế hoạch và bàn bạc cụ thể về các hoạt động sẽ thực hiện. Một số yếu tố cần thống nhất như: địa điểm hoạt động, thời gian dự kiến, sô lượng phương tiện, đối chiếu với ngân sách,...

Bước 3: Xin giấy phép tổ chức

Đây là bước khó khăn và khá rắc rối vì bạn sẽ cần chuẩn bị rất nhiều các giấy tờ và thông tin liên quan. Tuỳ vào yêu cầu của Sở văn hoá, thể thao và du lịch mà bạn cần phải chuẩn bị những gì để kịp với việc thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ.

Bước 4: Sắp xếp nhân sự

Có hai hình thức để bạn có thể bố trí nhân sự tham gia và hoạt động Roadshow. Thứ nhất là bạn sẽ thuê nhân sự bên ngoài để tham gia nếu như mình đã có đội ngũ riêng đảm bảo về yêu cầu của bạn. Thức 2 là chúng ta có thể thuê luôn đội ngũ của đơn vị tổ chức Roadshow để đảm bảo họ có đầy đủ kinh nghiệm tham gia rất nhiều hoạt động khác nhau.

Đội ngũ nhân sự sẽ là người trực tiếp tham gia hoạt động Roadshow

Bước 5: Chuẩn bị các vật dụng hậu cần khác

Đơn vị tổ chức Roadshow cần có sự chuẩn bị chu đáo về các vật dụng hậu cần liên quan để không bị thụ động trong quá trình thực hiện.

Bước 6: Trang trí, sắp xếp phụ kiện cho phương tiện

Sau khi doanh nghiệp đã thống nhất về hình ảnh, thông điệp và phương tiện lựa chọn di chuyển thì cần gửi ngay cho bên đơn vị tổ chức để họ chuẩn bị đến khâu trang trí. Các poster, banner cần phù hợp với nội dung và yêu cầu của doanh nghiệp, kích thước xe cũng khá quan trọng để tìm ra cách trang trí phù hợp nhất.

Mẫu trang trí phương tiện xe đạp với đẩy đủ hình ảnh bắt mắt và thông điệp doanh nghiệp

Bước 7: Thực hiện Roadshow

Đơn vị tổ chức sẽ phải luôn theo sát quá trình thực hiện và di chuyển của phương tiện tham gia giao thông để kịp thời xử lý các tình huống xấu nhất. Trong quá trình vận hành cần tuân theo các yêu cầu của người lãnh đạo để làm đúng theo kế hoạch đã đề ra ban đầu. Đội ngũ nhân viên phải thể hiện được tinh thần để mang đển hiệu quả quảng cáo cho tất cả mọi người xung quanh.

Bước 8: Nghiệm thu lại kết quả

Đơn vị tổ chức sẽ báo cáo lại kết quả tổng kết cho doanh nghiệp về quá trình bắt đầu thực hiện Roadshow đến khi kết thúc. Doanh nghiệp sẽ thu về những video, hình ảnh để sử dụng tiếp hình thức truyền thông khác thông qua trang web và các nền tảng mạng xã hội khác.

Kinh nghiệm tổ chức Roadshow từ các đơn vị chuyên nghiệp

Xây dựng kế hoạch chi tiết cho khâu chuẩn bị và thực hiện

Để có thể xây dựng thành công một chương trình truyền thông cần có kế hoạch chi tiết và cụ thể về các hạng mục cần có để không bất ngờ trước mọi tình huống:

• Mục tiêu: giúp xác định được loại hình phương tiện nào là phù hợp nhất.
• Địa điểm tổ chức: cần lựa chọn địa điểm thông minh, giúp tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng
• Thời gian tổ chức: lựa chọn thời gian thích hợp nhất để phù hợp với mục tiêu và sản phẩm ban đầu.
• Số lượng triển khai: số lượng nhân sự, phương tiện, các banner, poster quảng bá.

Lựa chọn tuyến đường phù hợp với phương tiện di chuyển

Để lựa chọn được tuyến đường phù hợp hoạt động Roadshow, chúng ta cần phải nghiên cứu trước về mặt địa hình xem có phù hợp với phương tiện hay không. Cần tìm những nơi đông người qua lại để đạt được mục đích. Tuy nhiên đây cũng sẽ là một bất lợi với các phương tiện to cần diện tích di chuyển khá rộng.

Vậy nên bạn cần cân nhắc một cách hợp lý với những tuyến đường đông dân cư, phải đảm bảo về vấn đề an toàn là trên hết.

Tuyến đường di chuyển cần phù hợp và đảm bảo an toàn giao thông

Chú trọng đến bước xin giấy cấp phép hoạt động

Khi bạn thực hiện bất kỳ một hoạt động nào ngoài trời cần phải có giấy phép cấp hoạt động từ các đơn vị liên quan. Có thể bạn sẽ bị lực lượng chức năng kiểm tra khi đang lưu hành trên các tuyến đường đông đúc. Lúc này, bạn cần cung cấp đầy đủ mọi giấy tờ liên quan để được tiếp tục hoạt động trên đường.

Đề ra phương án dự trù

Khi diễn ra một sự kiện, chắn hẳn sẽ không thể thiếu các tình huống phát sinh và với tư cách là người tổ chức, người lãnh đạo bạn cần đề ra một số các phương án dự trù khác. Việc lưu thông trên đường sẽ gặp rất nhiều bât lợi như: giao thông, thời tiết, tắc đường,...Việc lên kế hoạch để xử lý mọi tính huống xấu xảy ra sẽ giúp Roadshow tiếp tục hoạt động suôn sẻ.

Thiết kế ấn phẩm sáng tạo, mới lạ

Mục đích của tất cả các hoạt động truyền thông chắc chắn đều hướng về việc thu hút sự chú ý của mọi người. Vậy nên bạn cần sáng tạo để có các ấn phẩm truyền thông mới lạ, những vẫn thể hiện rõ được nội dung và hình ảnh thông điệp truyền tải.

Tất cả những nội dung này sẽ đều được thông qua sự kiểm duyệt của Sở văn hoá, thể thao và du lịch nên cần phải được xem xét kỹ. Chúng ta cần chú trọng đến nội dung thể hiện không gây những ý tiêu cực và mất đoàn kết, nếu không sẽ không được phê duyệt.

Sự sáng tạo và mới lạ trong Roadshow sẽ thu hút được nhiều người quan tâm

Kết hợp mạng xã hội hiệu quả

Song song với quá trình hoạt động Roadshow  trên đường phố bạn cần có một nội dung riêng để update trên các nền tảng và trang mạng xã hội. Bởi nếu chỉ bắt gặp vô tình trên đường, người ta sẽ dễ dàng quên đi hình ảnh và thương hiệu của bạn, làn sóng varal sẽ chính là dấu ấn vô cùng hiệu quả.

Bạn cần ghi hình lại hoạt động thực hiện Roadshow  để có thể thực hiện cho các kế hoạch truyền thông tiếp theo, tiếp cận gần hơn đến với khách hàng.

Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín

Việc lựa chọn đơn vị thực hiện Roadshow cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bạn cần tìm nơi có kinh nghiệm và đáp ứng được những yêu cầu mà mình mong muốn, cách thức quảng bá phải liên tục sáng tạo để thu hút mọi người. Một đơn vị tổ chức uy tín sẽ đóng vai trò đáng kể trong hoạt động quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp trở nên thành công.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức Roadshow uy tín

Một gợi ý dành cho các doanh nghiệp đang có ý định truyền thông với Roadshow đó chính là Minh Vũ Media - đơn vị tổ chức uy tín hiện nay. Khi lựa chọn gói dịch vụ tại đây, khách hàng sẽ được đảm bảo về nhân sự, vật dụng, phương tiện đầy đủ. Bên cạnh đó, Minh Vũ Media cũng sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình diễn ra Roadshow để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch. Nếu có tình huống xấu phát sinh, đơn vị cũng sẽ có những cách xử lý thông minh nhất.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức Roadshow uy tín, chất lượng

Trọn gói dịch vụ Roadshow của Minh Vũ Media

• Hỗ trợ lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch quảng bá phù hợp với từng doanh nghiệp, đảo sự sáng tạo và mới mẻ trong hình ảnh.
• Phân tích phương tiện và lựa chọn tuyến đường thuận tiện để thực hiện chương trình, đảm bảo các tình huống phát sinh về giao thông.
• Cung cấp phương tiện được lựa chọn thực hiện Roadshow, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ quá trình xin giấy phép để thực hiện Roadshow.
• Lựa chọn nguồn nhân sự đồng đều, đưa ra gợi ý về số lượng nhân sự tham gia phù hợp với dự án.
• Hỗ trợ trong suốt quá trình diễn ra Roadshow và xử lý tính huống kịp thời.

Bảng giá dịch vụ chi tiết tại Minh Vũ Media

Một số lưu ý:

• Bảng giá dưới đây là dịch vụ dành cho một ngày.
• Chưa bao gồm thuế 10% VAT.
• Nếu phát sinh thời gian sẽ cộng thêm chi phí theo giờ.

Bài viết trên chắc hẳn đã giúp bạn hiểu thêm Roadshow là gì và quy trình thực hiện sẽ bao gồm các bước như thế nào?  Chúng tôi hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được hình thức Roadshow phù hợp nhất với mục đích truyền thông hiện tại. Minh Vũ Media sẽ luôn đồng hành và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ uy tín và chất lượng hàng đầu.

Xem thêm: Các loại chi phí tổ chức sự kiện? Nên lập bảng dự trù kinh phí sự kiện như thế nào?