Các loại chi phí tổ chức sự kiện? Nên lập bảng dự trù kinh phí sự kiện như thế nào?

Một sự kiện của mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn tổ chức thành công đều cần tính đến rất nhiều yếu tố. Trong số đó, chi phí tổ chức sự kiện và dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính là yếu tố then chốt và tiên quyết để bắt đầu các bước tiếp theo. Nắm rõ giá cả từng hạng mục, học cách phân bổ phù hợp chi phí cho từng hạng mục chính là chìa khóa để có một chương trình hoàn chỉnh. Vậy, có thể định nghĩa như thế nào về chi phí tổ chức sự kiện? Đâu là những loại chi phí tổ chức sự kiện cần biết và đâu là cách để tổ chức một sự kiện thành công? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc của các bạn.

Chi phí tổ chức sự kiện là gì?

• Chi phí tổ chức sự kiện là tổng số tiền mà bạn phải chi để tổ chức một sự kiện cụ thể. Những khoản chi phí có thể bao gồm chi phí cho các mặt hàng và dịch vụ cần thiết như thức ăn, nước uống, đồ dùng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị điện tử, nhân viên tổ chức sự kiện, quảng cáo và tiền thuê địa điểm,…

Định nghĩa về chi phí tổ chức sự kiện

• Chi phí tổ chức sự kiện không có một khoản cố định. Độ lớn của chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc vào quy mô, loại hình và thời lượng của sự kiện. Những sự kiện lớn như triển lãm, hội chợ, lễ hội, các sự kiện ngoại khóa có thể có chi phí cao hơn so với các sự kiện nhỏ hơn như tiệc sinh nhật, các sự kiện nội bộ. Vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải xác định rõ mục đích, khách hàng mục tiêu và ngân sách của mình để có kế hoạch tổ chức sự kiện hợp lý và tiết kiệm chi phí.

Vì sao cần hiểu rõ về chi phí tổ chức sự kiện?

• Hiểu rõ về dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là rất quan trọng vì nó giúp bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí. Nếu bạn không hiểu rõ về chi phí tổ chức sự kiện, bạn có thể đầu tư quá nhiều tiền vào một số mặt hàng hoặc dịch vụ không cần thiết, gây lãng phí tài nguyên và đặt áp lực lên ngân sách của bạn, đồng thời lại không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Chi phí tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng để tạo nên chương trình

• Chính vì vậy, khi hiểu rõ về chi phí tổ chức sự kiện, bạn có thể lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách tiết kiệm và hiệu quả hơn. Các khoản tiền sẽ được chi tiêu hợp lý vào từng mục liên quan tới các khâu trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện, chuẩn bị đồ hậu cần, phục vụ ăn uống hay thuê thêm khách mời để tăng hiệu quả quảng bá sự kiện.
• Ngoài ra, nếu bạn hiểu rõ về chi phí tổ chức sự kiện, bạn còn có thể dự đoán được kết quả tài chính của sự kiện của mình. Bạn có thể tính toán đưa ra dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thực tế để tránh các rủi ro tài chính và đảm bảo rằng sự kiện của bạn sẽ có lợi nhuận hoặc ít nhất là không thua lỗ.

10 chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết

Các loại chi phí để tổ chức một sự kiện thường rất đa dạng và thay đổi tùy thuộc vào quy mô, tính chất của từng sự kiện. Tuy nhiên để có thể sắp xếp hiệu quả nhất, có thể liệt kê chi phí tổ chức dưới 10 dạng dưới đây:

Chi phí không gian:

• Chi phí không gian liên quan tới việc đi thuê các không gian để tổ chức sự kiện, bao gồm chi phí thuê địa điểm, trang trí không gian, và thiết bị âm thanh ánh sáng. Chi phí không gian thường chiếm phần lớn nhất trong tổng chi phí cần chuẩn bị cho một sự kiện, cũng như phải có không gian thì mới có thể tính tới những bố trí đồ đạc, nhân sự, hoạt động khác. Do đó, cần lựa chọn một không gian cân đối trước khi tính tới bất kì yếu tố nào khác trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện

Chi phí thiết bị:

• Các loại thiết bị máy móc sẽ giúp tạo ra các hiệu ứng cần thiết khi chương trình diễn ra, bao gồm chi phí thuê hoặc mua thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, camera, laptop, máy in ấn, và các thiết bị khác cần thiết cho sự kiện. Chi phí thiết bị phụ thuộc nhiều vào quy mô tổ chức chương trình, cũng như độ đầu tư về các hiệu ứng trình chiếu, âm thanh, ánh sáng,… của sự kiện.

Chi phí ẩm thực:

• Chi phí ẩm thực chính là phần phục vụ ăn nhẹ/ ăn chính trong khuôn khổ sự kiện, cũng như bồi dưỡng cho nhân viên duy trì sức khỏe khi chạy việc. Chi phí ẩm thực bao gồm chi phí đồ ăn, thức uống, đồng phục nhân viên phục vụ, và thiết bị phục vụ ăn uống. Nếu muốn tiết kiệm, ban tổ chức chương trình hoàn toàn có thể yêu cầu nhân sự tự túc về ăn uống, nhờ đó có thể giảm bớt các chi phí sự kiện.

Chi phí nhân sự:

• Yếu tố con người là một phần không thể thiếu trong tổ chức sự kiện, là nguồn nhân lực chính cho các vị trí diễn ra ở sự kiện. Chi phí nhân sự bao gồm chi phí thuê nhân viên, đào tạo nhân viên, và các chi phí khác liên quan đến nhân sự. Nhân viên càng đông và càng có nhiều kỹ năng thì lại càng cần đầu tư nhiều chi phí.

Chi phí quảng cáo và truyền thông:

• Quảng cáo và Truyền thông nhằm quảng bá sự kiện tới đông đảo mọi người, từ đó tạo được sức hút và gia tăng số lượng người tham gia sự kiện. Chi phí bao gồm chi phí thiết kế, in ấn, phát sóng quảng cáo, chi phí đăng tin trên các trang mạng xã hội, và các chi phí khác liên quan đến việc quảng bá sự kiện. Đôi khi ở các sự kiện nội bộ, chi phí này có thể được cắt giảm đi bớt.

Chi phí vận chuyển:

• Chi phí bao gồm chi phí đi lại, vận chuyển thiết bị, và các chi phí khác liên quan đến vận chuyển. Vận chuyển các thiết bị¸vận chuyển nhân viên, ... đều tính vào chi phí nếu ban tổ chức muốn hoặc cần di chuyển tới vị trí tổ chức sự kiện ở xa. Còn đối với các sự kiện diễn ra gần nơi thuê, chi phí này có thể được cắt bỏ.

Chi phí hậu cần:

• Bao gồm chi phí vệ sinh, bảo trì, bảo dưỡng, và các chi phí khác liên quan đến việc duy trì không gian và thiết bị.

Chi phí giải trí:

• Bao gồm chi phí thuê nhạc công, nghệ sĩ, MC, DJ, và các hoạt động giải trí khác trong sự kiện. Chi phí này có sự biến động tùy thuộc vào số lượng nghệ sĩ mời, độ nổi tiếng của từng nghệ sĩ và số tiết mục biểu diễn của họ trong chương trình.

Chi phí hỗ trợ khách hàng:

• Bao gồm chi phí cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng, bao gồm các chi phí liên quan đến các phương tiện thông tin, như email, hotline, chatbot, và các thiết bị hỗ trợ khách hàng khác.

Các loại chi phí khác: 

• Các loại chi phí không thuộc danh mục trên, ví dụ như việc đóng thuế hay các chi phí phát sinh sẽ được dự trù ở mục chi phí khác. Đây có thể coi là một khoản dự phòng để đắp vào các khoản dôi ra ở các mục trên, từ đó làm chi phí không bị phát sinh quá nhiều ngoài dự kiến.

Ngoài việc phân loại theo từng hạng mục, ta có thể chia chi phí tổ chức sự kiện thành chi phí cố định (fixed cost) và chi phí biến động (variable cost). Chi phí cố định là chi phí không thay đổi với số lượng khách mời hoặc thời gian tổ chức sự kiện. Trong khi đó, chi phí biến động sẽ thay đổi dựa trên các yếu tố trên và sẽ tương đối dễ thay đổi, do đó cần sự dự trù chính xác với những bố trí phù hợp linh động với nhưng sự thay đổi đó.

Các loại chi phí về không gian, thiết bị, nhân lực,... cần được đầu tư hợp lý

Nhìn chung, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện có thể bao gồm:

• Quy mô của sự kiện: Quy mô sự kiện là yếu tố quan trọng đóng vai trò trong việc xác định chi phí. Sự kiện lớn hơn sẽ có chi phí tổ chức cao hơn.
• Thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức sự kiện cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày cuối tuần hoặc trong các ngày lễ, chi phí có thể cao hơn so với các ngày thường.
• Địa điểm tổ chức: Chi phí thuê địa điểm có thể ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện. Những địa điểm nổi tiếng hoặc đẹp mắt sẽ có chi phí thuê cao hơn so với các địa điểm khác.
• Các dịch vụ cần thiết: Sự kiện có thể yêu cầu các dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, thiết bị phục vụ, trang trí, giải trí, ẩm thực và nhân viên phục vụ. Các dịch vụ này có thể có giá trị khác nhau và sẽ ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện.
• Đối tượng khách mời: Đối tượng khách mời sẽ ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện. Nếu sự kiện được tổ chức cho khách hàng quan trọng hoặc các nhân vật nổi tiếng, chi phí có thể cao hơn so với sự kiện thông thường.
• Mục đích của sự kiện: Mục đích của sự kiện cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí. Nếu sự kiện là một buổi tiệc hoặc gala dinner, chi phí sẽ cao hơn so với một sự kiện hội thảo.
• Độ phức tạp của sự kiện: Độ phức tạp của sự kiện cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí. Những sự kiện có nhiều yêu cầu đặc biệt hoặc khó khăn hơn để tổ chức có thể có chi phí cao hơn.
• Thị trường địa phương: Thị trường địa phương cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện. Trong một số khu vực, chi phí thu.

Xem thêm: Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công? 

Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết nhất

Để lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện, bạn có thể tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện và đối tượng khách mời.

Bước 2: Lên danh sách các chi phí có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm:

• Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện (nếu không sử dụng văn phòng của bạn).
• Chi phí thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình hiển thị và các thiết bị khác.
• Chi phí trang trí sự kiện.
• Chi phí thiết kế và in ấn cho tài liệu sự kiện như brochure, banner, backdrop...
• Chi phí vận chuyển và lắp đặt thiết bị và đồ dùng sự kiện.
• Chi phí ăn uống, nước uống cho khách mời và nhân viên phục vụ.
• Chi phí giải trí (nếu có) như nhạc sống, chương trình biểu diễn, gameshow, trò chơi.
• Chi phí thuê người dẫn chương trình, đội ngũ MC, ban nhạc...
• Chi phí đưa đón khách mời (nếu có).
• Chi phí quà tặng (nếu có).
• Chi phí bảo hiểm sự kiện.

Bước 3: Xác định số lượng và giá của mỗi chi phí.

Bước 4: Tổng hợp các chi phí để tính tổng chi phí tổng thể.

Bước 5: Kiểm tra lại và tối ưu chi phí, loại bỏ các chi phí không cần thiết.

• Thêm khoảng lương cho các vật dụng bị hư hỏng, thiết bị bị hỏng hoặc bị mất (Lưu ý rằng một số chi phí có thể thay đổi trên thực tế, do đó hãy dự trù khoảng chi phí dự phòng)

Bước 6: Theo dõi các chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện để đảm bảo việc quản lý chi phí được thực hiện đúng cách.

Để tối ưu hóa chi phí cho những khoản khác nhau, cần lập bảng cân đối chi phí hợp lý

Với các bước trên, bạn có thể lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện của mình một cách chi tiết và chính xác.

Làm thế nào để cân đối kinh phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả?

Để cân đối kinh phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả, bạn có thể tuân thủ các phương án sau:

Xác định mục tiêu và mức độ ưu tiên của sự kiện:

• Ta cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện và đối tượng khách mời, từ đó đánh giá các yêu cầu cần thiết để đáp ứng mục tiêu. Sau đó, ưu tiên các khoản chi phí quan trọng nhất như âm thanh, ánh sáng, trang trí và ăn uống, sau đó xem xét các yêu cầu khác. Mặt khác, ban tổ chức cần dự trù chi phí cho sự kiện bằng cách tạo bảng tính chi phí và lập danh sách chi phí theo ưu tiên.
• Sau khi dự trù chi phí, thiết lập ngân sách cho sự kiện và đảm bảo rằng ngân sách này được định rõ trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện.

Cân đối các nguồn tài chính:

• Các nhà tài trợ có thể giúp bạn cân đối kinh phí tổ chức sự kiện. Hãy tìm kiếm các nhà tài trợ có liên quan và đề xuất cho họ các gói tài trợ phù hợp. Ngoài ra, hãy xem xét các cách giảm chi phí bằng cách sử dụng các dịch vụ giá rẻ hơn hoặc loại bỏ những yêu cầu không cần thiết. Nếu có thể, bạn cũng có thể tự thực hiện một số công việc như trang trí hoặc lắp đặt thiết bị để giảm chi phí.
• Để đảm bảo kinh phí được cân đối và đủ để đáp ứng các yêu cầu của sự kiện, bạn nên theo dõi kinh phí thường xuyên và điều chỉnh ngân sách nếu cần thiết.

Liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

• Nếu bạn vẫn cảm thấy việc cân đối chi tiêu, dự trù những rủi ro và lo lắng về những mục cần chi trả để sự kiện được thành công, bạn hãy tìm tới các đơn vị tổ chức sự kiện để được lên kế hoạch cụ thể, đồng thời nhận được sự tư vấn, hỗ trợ xuyên suốt quá trình xây dựng khung chương trình.
• Hiện nay có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện với năng lực vận hành các sự kiện với quy mô khác nhau, trong số đó Minh Vũ Media là một đơn vị có trách nhiệm cũng như có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện ở mọi quy mô lớn nhỏ. Hơn nữa, Minh Vũ Media hoàn toàn có thể đáp ứng trọn gói nhu cầu của khách hàng từ không gian, trang thiết bị tới MC, nhân lực chạy sự kiện. Tất cả những điều bạn cần chỉ là liên hệ với Minh Vũ Media và trao đổi về nội dung chương trình, sự kiện mà mình muốn tổ chức.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Việc tổ chức sự kiện khi được hỗ trợ bởi Minh Vũ Media sẽ trở nên đơn giản hơn

Trên đây là những phương án mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể cân nhắc để cân đối chi phí cho việc tổ chức các sự kiện. Sẽ là lý tưởng nhất nếu bạn có thể tự vạch ra kế hoạch về sự kiện của mình, các khoản chi muốn đầu tư và sau đó liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện – nơi có kinh nghiệm và chuyên môn cao về việc tổ chức sự kiện. Khi đó, sự kiện của các bạn sẽ thật sự thành công mĩ mãn.

Xem thêm: 4 lợi ích của tăng độ nhận diện thương hiệu và cách xây dựng