Minh Vũ Media > Tin Tức Sự Kiện > Các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết & Cách dự trù kinh phí hiệu quả

Các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết & Cách dự trù kinh phí hiệu quả

admin 1210

Khi tiến hành xây dựng và tổ chức hội nghị khách hàng, công ty, doanh nghiệp sẽ cần phải đầu tư một khoản chi phí lớn. Để hội nghị khách hàng được tổ chức thành công và không bị gián đoạn do thiếu kinh phí thì doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.

Vậy làm thế nào để quản lý những chi phí này một cách hiệu quả? Minh Vũ Media gợi ý cho bạn cách dự trù kinh phí cho hội nghị khách hàng mà bạn nên biết!

Tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng

Cách dự trù kinh phí cho hội nghị khách hàng

Lên bảng kế hoạch cho hội nghị khách hàng 

Trước khi tiến hành tổ chức bất kỳ sự kiện nào, việc quan trọng thiết yếu cần phải chuẩn bị là bảng kế hoạch. Bảng kế hoạch cho sự kiện khách hàng sẽ bao gồm toàn thể những hoạt động, những hạng mục diễn ra xuyên suốt hội nghị. 

Ước tính chi phí cần chi cho các hạng mục

Khi có được bảng kế hoạch đầy đủ các hạng mục trong hội nghị, bạn có thể bắt đầu liệt kê đầy đủ các hạng mục sẽ diễn ra và chi phí riêng của từng hạng mục. Để biết được chi phí cần chi trả cho từng hạng mục, bạn có thể liên lạc những đơn vị cung cấp dịch vụ đó để tham khảo báo giá cụ thể.

Dự trù chi phí phát sinh

Ngoài những khoản chi tiêu cố định là các hạng mục trong bảng kế hoạch, trong hội nghị khách hàng sẽ phát sinh nhiều chi phí khác. Chi phí phát sinh ở đây là những khoản tiền chi trả cho những hoạt động phát sinh ngoài ý muốn chủ quan ban đầu.

Trình bày nội dung trong bảng dự trù kinh phí

Bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng

Bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng

Một bảng dự trù kinh phí hội nghị khách hàng sẽ gồm các đầu mục sau:

  • Số thứ tự các hạng mục trong hội nghị
  • Các hạng mục trong hội nghị
  • Đơn vị tính của các hạng mục
  • Số lượng 
  • Đơn giá chi tiết các hạng mục
  • Chi phí chính xác cho các hạng mục

Lưu ý khi dự trù kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng

Tùy theo quy mô của hội nghị mà chi phí tổ chức hội nghị khách hàng có thể là một con số rất lớn, vì vậy doanh nghiệp tổ chức cần có cách dự trù kinh phí cho hội nghị khách hàng hợp lý. Để dự trù kinh phí cho hội nghị, bạn cần lưu ý những điều sau:

Khảo giá các hạng mục diễn ra một cách chi tiết nhất

Để dự trù kinh phí chính xác nhất thì bạn phải nắm được giá cả của từng hạng mục. Muốn nắm được giá của các hạng mục, bạn hãy liên hệ trực tiếp với các đơn vị cung cấp dịch vụ đó để khảo giá. Sau khi khảo giá của nhiều bên là bạn đã có thể biết được mức giá chung của thị trường cho từng hạng mục.

Chuẩn bị chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh

Chuẩn bị chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh trong hội nghị khách hàng là điều vô cùng cần thiết mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Trong sự kiện, các tình huống phát sinh ngoài ý muốn có thể đến bất kỳ lúc nào. Nếu doanh nghiệp không có một khoản kinh phí dự trù riêng thì rất khó để giải quyết những tình huống đó và từ đó sẽ làm gián đoạn hội nghị.

Xem thêm: Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng: Những lưu ý doanh nghiệp nên biết

11 chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất 

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Chi phí thuê địa điểm tổ chức là chi phí đầu tiên cần liệt kê. Thông thường, tùy vào quy mô của hội nghị mà doanh nghiệp tiến hành lựa chọn địa điểm phù hợp. Với các hội nghị khách hàng có quy mô lớn, doanh nghiệp nên lựa chọn các phòng hội nghị lớn, trung tâm tổ chức sự kiện lớn để có thể đáp ứng được nhu cầu của sự kiện.

Địa điểm diễn ra sự kiện cần đáp ứng được các yếu tố như:

  • Không gian rộng rãi đáp ứng được số lượng khách mời đông đảo
  • Đầy đủ chỗ để xe cho khách mời tham dự
  • Có nhân viên hỗ trợ xuyên suốt hội nghị và có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho hội nghị. 

Chi phí dự tính: chi phí dự tính cho việc thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng sẽ rơi vào khoảng từ 15 triệu với những địa điểm phổ thông và sẽ cao hơn với những địa điểm đẳng cấp. 

Xem thêm: Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

2. Chi phí thuê biểu diễn văn nghệ cho hội nghị khách hàng

Trong hội nghị thường có các tiết mục văn nghệ mở màn để khuấy động bầu không khí. Về mặt chi phí, các vũ đoàn khác nhau sẽ có mức giá khác nhau, cơ bản là từ 2 triệu.

3. Chi phí nhân sự cho hội nghị khách hàng

Để đáp ứng được khối lượng công việc lớn cho một hội nghị khách hàng chúng ta cần phải có một đội ngũ nhân sự đông đảo và chuyên nghiệp hỗ trợ các khâu tổ chức. 

Nhân sự cho sự kiện gồm: MC, PG, … và nhân sự sẽ phụ trách các công việc như: Đón tiếp khách mời, kiểm tra thiết bị, phục vụ ăn uống, dọn dẹp,...

Chi phí thuê nhân sự cho hội nghị khách hàng sẽ tùy thuộc vào yêu cầu mà hội nghị đưa ra. Ví dụ MC hạng A sẽ cần chi phí cao hơn từ 3 triệu cho một hội nghị. 

4. Chi phí thuê trang thiết bị cho hội nghị khách hàng

Chi phí setup sân khấu

Chi phí setup sân khấu

Các trang thiết bị cơ bản phục vụ cho sự kiện cho sự kiện gồm: Loa đài, âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, bút chiếu, backdrop, sân khấu,...

Hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thường có combo trọn gói các dịch vụ này. Mức chi phí cho trang thiết bị thông thường rơi vào khoảng từ 15 triệu trở lên tùy nhu cầu của khách hàng.

5.  Chi phí thiết kế và in ấn cho hội nghị khách hàng

Để chuẩn bị cho hội nghị, các vật quảng cáo và để làm hình ảnh truyền thông như backdrop, poster, cổng chào, thiệp mời,... là không thể thiếu. Tùy theo quy mô của sự kiện và mong muốn của ban tổ chức mà ta sẽ có mức giá khác nhau. Chi phí ước tính cơ bản cho việc thiết kế và in ấn là từ 10 triệu.

6.  Chi phí quay chụp cho hội nghị khách hàng

Quay chụp là hoạt động quan trọng để doanh nghiệp làm hình ảnh truyền thông cho hội nghị khách hàng. Việc một doanh nghiệp có được hình ảnh tốt cho hội nghị sẽ làm gia tăng hiệu quả cho hoạt động truyền thông, có tác động tích cực đến hình ảnh doanh nghiệp. 

Chi phí quay chụp sẽ được tách riêng ra, chi phí quay rơi vào khoảng từ 3 triệu và chi phí chụp ảnh rơi vào khoảng 2 triệu.

Chi phí quay chụp cho hội nghị

Chi phí quay chụp cho hội nghị

7.  Chi phí chuẩn bị quà tặng cho hội nghị khách hàng

Với những hội nghị khách hàng hiện nay, doanh nghiệp tổ chức thường có chuẩn bị những món quà tặng gửi đến khách mời tham dự với ý nghĩa tri ân khách mời. Quà tặng cho khách mời thường là sản phẩm quảng bá cho công ty và được in ấn logo doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào số lượng khách mời tham dự và món quà mà doanh nghiệp muốn gửi tặng mà chúng ta xác định được chi phí quà tặng. Doanh nghiệp có thể ước tính chi phí quà tặng rơi vào khoảng 20 triệu. Nếu doanh nghiệp có những phần quà lớn, chi phí sẽ có thể rơi vào khoảng hàng trăm triệu đồng. 

8.  Chi phí tổ chức tiệc cho hội nghị khách hàng

Chi phí tổ chức tiệc là một khoản chi phí tổ chức hội nghị khách hàng khá lớn. Sau khi hội nghị kết thúc, doanh nghiệp hay chuẩn bị phần tiệc tối để chiêu đãi khách mời tham dự cũng như để thắt chặt tình cảm của doanh nghiệp và khách mời. 

Về chi phí tiệc cho hội nghị sẽ tùy thuộc vào sự đầu tư của doanh nghiệp. Giá thông thường cho một bàn tiệc vào khoảng 4 triệu và có thể cao hơn nữa nếu doanh nghiệp đặt những bàn tiệc cao cấp hơn.

Chi phí tiệc cho hội nghị khách hàng chiếm kinh phí lớn

Chi phí tiệc cho hội nghị khách hàng chiếm kinh phí lớn

9. Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện

Không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng tự tổ chức và chuẩn bị từ A đến Z cho một sự kiện chuyên nghiệp. Để tổ chức một sự kiện chúng ta cần sự tổng hợp của nhiều yếu tố như; Kinh nghiệm, nhân sự, trang thiết bị,...

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ là giải pháp hoàn hảo tiết kiệm thời gian, chi phí và mang đến khả năng thành công cao nhất cho hội nghị khách hàng. Trên thị trường không có mức giá chung cố định cho các đơn vị tổ chức sự kiện, mức giá thuê đơn vị tổ chức sự kiện dao động khoảng từ 30 triệu và có thể cao hơn.

10.  Chi phí vận chuyển

Tùy thuộc vào khoảng cách địa lý mà chi phí vận chuyển sẽ khác nhau. Chi phí vận chuyển ở đây bao gồm chi phí đưa đón khách mời đến địa điểm tổ chức hội nghị, chi phí vận chuyển thiết bị,...Chi phí vận chuyển chúng tôi ước tính rơi vào khoảng từ 10 triệu đồng.

11.  Chi phí phát sinh khi tổ chức hội nghị khách hàng

Khi tổ chức hội nghị, dù đã có chi phí tổ chức hội nghị khách hàng song việc phát sinh những chi phí ngoài lề là khó tránh khỏi. Để hạn chế phát sinh những chi phí ngoài dự toán, doanh nghiệp cần biết cách dự trù kinh phí cho hội nghị khách hàng.

Để phỏng các trường hợp phát sinh, doanh nghiệp cần có kinh phí dự trù tầm khoảng 50 triệu để kịp thời xử lý. 

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói

Minh Vũ Media đã tổ chức thành công nhiều hội nghị khách hàng

Minh Vũ Media đã tổ chức thành công nhiều hội nghị khách hàng

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn hội nghị, hội thảo trọn gói cho từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn, Minh Vũ Media tự hào đã hợp tác thành công với các doanh nghiệp để tổ chức thành công hàng loạt sự kiện.

Là một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, Minh Vũ Media đảm bảo:

  • Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói
  • Chi phí hợp lý với nhiều phân khúc giá
  • Trang thiết bị đẳng cấp với nhiều thiết bị nhập khẩu
  • Đội ngũ nhân sự chu đáo, chuyên nghiệp
  • Quy trình làm việc tối ưu và thống nhất

Trên đây, Minh Vũ Media gửi đến bạn đọc những thông tin về chi phí tổ chức hội nghị khách hàng để biết cách dự trù kinh phí cho hội nghị khách hàng. Với những thông tin chi tiết trên, chúng tôi hy vọng bạn sẽ giải quyết bài toán chi phí tổ chức một cách đơn giản và hợp lý!

Xem thêm: Tổ chức Hội nghị, Hội thảo trọn gói, chuyên nghiệp

0/5 (0 Reviews)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN - LÊN Ý TƯỞNG - BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 - 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo - giá thành ưu đãi - thiết kế thu hút - Cung cấp đầy đủ trang thiết bị - Âm thanh Ánh sáng - Sân khấu - Backdrop

Màn hình led tivi - công hơi - banner - Quạt - Bàn ghế - ô dù - khung dạp - Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà - Tiệc teabreak - Quay phim – Chụp ảnh – checkin -  Bộ cắt băng khai trương - Cổng chào - Banner - băng rôn - standee - bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366