Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những vấn đề mà các cá nhân, tổ chức quan tâm hàng đầu. Việc thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ, chất lượng, phù hợp với sự kiện rất khó khăn với hầu hết mọi người. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn những kinh nghiệm để tối ưu chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, hãy cùng nhau theo dõi nhé.

Có những loại chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện nào?

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Một số loại chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện phải kể đến như sau:

• Chi phí đặt cọc địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện.
• Chi phí bãi để xe tại địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện (nếu có).
• Chi phí bảo hiểm an toàn lao động.
• Chi phí bảo hiểm khi tham gia sự kiện.
• Chi phí an ninh tại địa điểm được thuê để tổ chức sự kiện.
• Các loại phí dịch vụ khác,...

Trước khi xác định các loại phí trên, các bạn phải nắm được sự kiện cần tổ chức là sự kiện như thế nào? Địa điểm tổ chức sự kiện dành cho những khách mời là ai? Địa điểm nào phù hợp với sự kiện của mình?,...

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện bao nhiêu là hợp lý?

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện bao nhiêu là hợp lý?

• Hiện nay, có hàng trăm ngàn địa điểm tổ chức sự kiện trên khắp cả nước cũng như tại Việt Nam. Mỗi địa điểm lại có ưu điểm nổi bật riêng nên chúng sẽ có mức giá cho thuê khác nhau. Ngoài ra, chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện còn phụ thuộc vào diện tích muốn thuê, sức chứa khách mời, trang thiết bị kèm theo cũng như thời gian thuê.
• Trung bình, giá thành cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện sẽ rơi vào khoảng 8-12 triệu cho nửa ngày và 10-16 triệu cho một ngày. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, loại chi phí này còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác. Vì thế, nếu các bạn muốn nắm rõ nhất chi phí cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện là bao nhiêu thì hãy liên hệ với các đơn vị cho thuê để biết rõ nhất nhé.

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần biết

Để chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp thì các bạn cần xác định một số tiêu chí nhất định như sau:

Địa điểm tổ chức phải phù hợp với mục đích của sự kiện

• Đây là tiêu chí đầu tiên và cũng là tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà mọi người thường quan tâm nhất. Các bạn cần xác định được chủ đề của sự kiện, mục đích cũng như đối tượng khách mời của sự kiện. Chỉ có như vậy các bạn mới có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp nhất. 
• Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm mới mà công ty của bạn không đủ chỗ thì các bạn cần phải thuê địa điểm sang trọng, có chỗ chứa đủ lớn. Ngoài ra, nếu các bạn muốn anh chị em nhà báo, phóng viên tác nghiệp thì địa điểm đó phải có sảnh đủ lớn.

Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn không gian tổ chức sự kiện phù hợp, lý tưởng

Vị trí tổ chức phải thuận lợi cho các khách mời

• Yếu tố vị trí địa điểm tổ chức sự kiện cũng cực kỳ quan trọng đối với những người làm tổ chức sự kiện. Các bạn cần lựa chọn những địa điểm ở trung tâm để có thể thuận lợi nhất cho các vị khách mời.
• Sẽ thật đáng tiếc nếu khách mời không thể đến được vì địa điểm tổ chức sự kiện ở quá xa. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hãy ưu tiên lựa chọn những địa điểm có đường đi dễ dàng, không gian thoáng mát, có view ấn tượng và có hầm gửi xe. Những chi tiết này sẽ đem đến cho khách mời những trải nghiệm tuyệt vời nhất.
• Với những địa điểm có hầm gửi xe đi lại gặp khó khăn thì các bạn hãy hướng dẫn cho khách mời một cách cụ thể nhất. Bên cạnh đó, hãy tìm hiểu trước về khoản chi phí gửi xe để tránh việc lạm chi ngân sách đã dự trù trước đó.

Cơ sở vật chất tại địa điểm đó phải đáp ứng nhu cầu nhất định

• Đây là yếu tố rất cần thiết cho mỗi cá nhân hay tổ chức khi muốn tổ chức sự kiện. Một số thiết bị không thể thiếu trong các sự kiện như: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, màn hình LED, sân khấu... Nếu các đơn vị nào có sẵn những thiết bị này sẽ là sự lựa chọn hàng đầu mà các bạn nên cân nhắc.

Cơ sở vật chất tại địa điểm đó phải đáp ứng nhu cầu nhất định

• Bên cạnh đó, một số loại cơ sở vật chất khác cũng không kém phần quan trọng như: wifi, đồ trang trí,... sẽ nâng cao chất lượng cho sự kiện của bạn. Tất cả các chi tiết nhỏ sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện nên các bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng.
• Nếu một số đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện không cung cấp các thiết bị này thì các bạn sẽ phải tự chuẩn bị. Ngoài ra, các bạn cũng có thể hợp tác với bên thứ 3 để giải quyết các vấn đề này.

Địa điểm được thuê phải phù hợp với quy mô của sự kiện

• Đây là yếu tố mà những người tổ chức sự kiện cũng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Số lượng khách tham dự vào sự kiện của bạn sẽ quyết định đến diện tích không gian mà bạn cần thuê. Để tránh thừa hoặc thiếu chỗ, hãy lên chi tiết danh sách các khách mời.
• Ngoài ra, khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện thì bạn cũng cần dự trù thêm một số chỗ ngồi. Bởi vì, thông thường, các sự kiện sẽ có nhiều tình huống bất ngờ mà bạn không lường trước được. Đặc biệt, địa điểm được thuê để tổ chức sự kiện phải có sảnh đón khách phù hợp để tạo được điểm nhấn cho sự kiện. Nơi này phải đủ rộng rãi để các phóng viên, nhà báo có thể tác nghiệp nếu có.

Đội ngũ nhân viên phục vụ chất lượng

• Hiện nay, một số đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện thường cung cấp thêm đội ngũ nhân viên phục vụ, PG, PB, nhân viên vệ sinh,... Đây là những người có vai trò rất quan trọng để tạo nên sự hoàn hảo cho các sự kiện.

Đội ngũ nhân viên phục vụ chất lượng

• Khi đi khảo sản địa điểm, nếu các bạn thấy đội ngũ nhân viên phục vụ ở đây có nhiều kinh nghiệm, tận tâm,... thì còn chần chừ gì mà không lựa chọn. Sự chuyên nghiệp và tinh thần làm việc trách nhiệm của các nhân viên phục vụ sẽ góp phần làm cho chương trình của bạn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Các dịch vụ khác

• Khi lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện, các bạn cũng cần xem xét đến các dịch vụ khác được cung cấp. Một số dịch vụ như: an ninh, phòng cháy chữa cháy, y tế, đồ ăn, nước uống,... Những đơn vị có giá thành phải chăng lại có thêm nhiều dịch vụ tích hợp hẳn là sự lựa chọn rất tuyệt vời.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện phải hợp lý

• Nhiều người cho rằng chỉ cần lựa chọn những địa điểm có giá thành cho thuê rẻ nhất là được. Tuy nhiên,  các bạn cần nhớ rằng “tiền nào của nấy”. Các bạn không thể mong chờ quá nhiều về chất lượng cho một địa điểm cho thuê có giá thành quá rẻ mạt.
• Do đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thì các bạn cần cân nhắc thật kỹ lưỡng với các yếu tố khác. Trước khi các bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng đã dự trù được ngân sách cho từng khoản mục nên hãy dựa vào đó để làm cơ sở.
• Đồng thời, nếu các bạn đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thì các bạn có thể lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện để cộng tác.

Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Nếu có kinh nghiệm dự trù và cân đối chi phí sẽ giúp cho các bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền rất lớn. Do đó, dưới đây là một số kinh nghiệm dự trù kinh phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn như sau:

• Xác định sớm loại sự kiện mà mình muốn tổ chức.
• Lựa chọn các địa điểm phù hợp với sự kiện mà mình muốn tổ chức.
• Lựa chọn các địa điểm có giá thành phải chăng nhưng vẫn đáp ứng được sự kiện.
• Nên đặt địa điểm phù hợp với số lượng khách tham gia, không nên đặt thừa quá nhiều diện tích.
• Nên đặt địa điểm có mức độ an toàn cao và có sẵn một số thiết bị để cung cấp cho sự kiện.
• Các bạn có thể thuê các đơn vị tổ chức sự kiện làm điều này bởi những đơn vị này sẽ có nhiều kinh nghiệm hơn.
• Các bạn nên khảo sát nhiều địa điểm để có được sự so sánh tổng quan nhất.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp nhất hiện nay tại Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung. Công ty được thành cách đây gần 10 năm nên có rất nhiều kinh nghiệm trong nghề. Một số ưu điểm vượt trội của Minh Vũ Media được khách hàng đánh giá như sau:

• Công ty có gần 10 năm kinh nghiệm nên có khả năng lập phương án dự phòng cũng như dự trù kinh phí cực kỳ tốt.
• Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện có quy mô từ nhỏ đến lớn.
• Giá thành dịch vụ, sản phẩm rất phải chăng so với các đơn vị khác trên thị trường.
• Đội ngũ nhân sự năng động, chuyên nghiệp, luôn sáng tạo ra những sự kiện mới mẻ nhất.
• Đội ngũ MC, PG, PB,... chuyên nghiệp, tận tâm, hết mình vì công việc.
• Hệ thống trang thiết bị, vật tư đầy đủ, có thể phục vụ hàng ngàn khách tham dự.
• Địa điểm tổ chức sự kiện phong phú, đa dạng và phù hợp với từng loại sự kiện khác nhau.
• Công ty có liên kết với nhiều đơn vị cung cấp các dịch vụ khác với giá thành phải chăng nhất cho khách hàng.
• Cam kết không phát sinh thêm bất kỳ loại chi phí nào khi đã ký kết hợp đồng.
• Minh Vũ Media có nhiều chính sách ưu đãi và hậu mãi hấp dẫn dành cho khách hàng,...

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ  giúp cho các bạn dự trù và phân bổ kinh phí tốt nhất. Nếu các bạn đang cảm thấy khó khăn trong việc tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ lưỡng nhé.

Xem thêm:  Có nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói không?