Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công?

Hiện nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những lĩnh vực phổ biến nhất. Để đảm bảo các hoạt động đạt được hiệu quả tốt nhất, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức ở mọi lĩnh vực từ kinh doanh tới giáo dục, giải trí đều lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện cụ thể là gì và có quy trình như thế nào lại chưa được nhiều người hiểu rõ. Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để biết thêm thông tin về tầm quan trọng và các bước của quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé!

Sự kiện là gì? Mục đích của việc tổ chức sự kiện

Khái niệm sự kiện

• Sự kiện (hay còn được nhiều người gọi là event) là những hoạt động tụ hội, tập hợp nhiều người tới tham gia tại cùng một địa điểm, cùng thời gian và được tổ chức bởi những cá nhân hoặc tổ chức nào đó. Các hoạt động trong sự kiện đều đã được lên kế hoạch một cách chi tiết từ trước để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
• Mỗi sự kiện đều được vạch ra mục đích tổ chức rõ ràng và sẽ truyền tải những thông điệp mà đơn vị tổ chức muốn truyền tải đối với những khách mời tham dự. Đa số các sự kiện đều được tổ chức offline với đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ. Tuy nhiên, do ảnh hưởng từ dịch Covid cũng như đặc điểm của nhiều công ty có nhiều chi nhánh ở xa nhau mà một số sự kiện đặc biệt được tổ chức online.
• Theo lý thuyết, chỉ những hoạt động lớn, có ý nghĩa quan trọng tới mọi người và xã hội như tổ chức lễ hội truyền thống, các sự kiện thể thao,... mới được coi là sự kiện. Tuy nhiên, ngày nay xã hội phát triển, những hoạt động hướng tới cá nhân hay tổ chức nhỏ cũng được coi là một sự kiện, ví dụ như tổ chức lễ cưới, tổ chức hội nghị công ty hay tổ chức khai trương cửa hàng,...

Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty là một trong những sự kiện rất phổ biến, thể hiện sự lớn mạnh của công ty

Tổ chức sự kiện là gì?

• Tổ chức sự kiện được xem lại việc thực hiện các công việc để giúp cho một sự kiện diễn ra được thuận lợi và thành công nhất. Tổ chức sự kiện bao gồm tất cả các khâu từ lên ý tưởng, lập kế hoạch rồi khi hiện thực hoá ý tưởng và sau khi kết thúc sự kiện. Hiện nay các sự kiện được rất nhiều công ty, doanh nghiệp từ lớn tới bé tổ chức, mà để sự kiện được thành công nhất thì từng khâu trong tổ chức sự kiện phải làm thật kỹ lưỡng.
• Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ vô cùng quan trọng của marketing, là cách hoàn hảo để các doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và đối tượng công chúng mục tiêu của mình. Để tổ chức sự kiện được thành công thì các công ty và doanh nghiệp thường thuê các đơn vị chuyên nghiệp, chuyên nhận tổ chức sự kiện theo quy trình nghiêm ngặt và đảm bảo không xảy ra lỗi hay sai sót lớn nào.

Mục đích tổ chức sự kiện

• Tuỳ vào mỗi sự kiện khác nhau mà mục đích cụ thể được đặt ra cũng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các sự kiện đều có một mong muốn riêng đó là để quảng bá, đưa hình ảnh cũng như sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng, của công ty mình tới được đông đảo khách hàng. Tổ chức sự kiện được xem là một trong những hoạt động truyền thông rất có hiệu quả, nếu tổ chức sự kiện thành công có thể làm thay đổi nhận thức của khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
• Việc đặt ra mục đích cụ thể của mỗi sự kiện sẽ giúp chúng ta có thể lựa chọn các hoạt động trong sự kiện phù hợp, từ đó có thể chuẩn bị và tổ chức tốt hơn. Ngoài ra, từ mục đích tổ chức, chúng ta sẽ vạch ra được mục tiêu của sự kiện và dựa vào đó để cố gắng phấn đấu đạt được những kết quả mà công ty mong muốn sau khi sự kiện diễn ra.
• Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều đã nhận thấy vai trò cũng như tầm quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện. Bởi vậy, ta có thể dễ dàng bắt gặp các sự kiện mỗi khi công ty ra mắt sản phẩm dịch vụ mới, khi chuẩn bị khởi công một công trình nào đó hay khi kỷ niệm thành lập công ty...

Các loại hình sự kiện cơ bản

Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau, mỗi sự kiện lại có những đặc điểm, tổ chức các hoạt động và truyền tải những thông điệp với ý nghĩa khác nhau. Một số loại sự kiện cơ bản được kể đến như sau:

Sự kiện quảng bá:

• Các sự kiện quảng bá được tổ chức khá thường xuyên với mục đích chính là để quảng bá, đưa hình ảnh của công ty, của doanh nghiệp đến với khách hàng. Một số sự kiện quảng bá tiêu biểu như sự kiện ra mắt sản phẩm mới, các sự kiện thời trang,...

Sự kiện truyền thông:

• Sự kiện này gồm các hoạt động lớn trong truyền thông của công ty như tổ chức họp báo hay ra các thông cáo báo chí. Các sự kiện này thường là các sự kiện lớn, để thông báo các quyết định quan trọng của công ty tới đông đảo khách hàng.

Sự kiện doanh nghiệp:

• Các sự kiện doanh nghiệp nổi bật như lễ khởi công khi chuẩn bị xây dựng một công trình, lễ khánh thành, khai trương khi mở cửa hàng mới,...

Sự kiện giải trí:

• Sự kiện giải trí gồm khá nhiều lĩnh vực như thể thao, âm nhạc, lễ hội,... Đây đều là những lĩnh vực thu hút sự quan tâm của nhiều người, giúp mọi người có những phút giây thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng. Một số sự kiện nổi bật như khai mạc giải đấu thể thao, lễ trao giải âm nhạc, các lễ hội văn hoá và ẩm thực toàn quốc,....

Sự kiện vì cộng đồng:

• Các sự kiện vì công đồng thường là các chương trình từ thiện hay các hoạt động gây quỹ, nhằm thu được những khoản tiền lớn để đi giúp nhỡ những trường hợp gặp khó khăn trong cuộc sống.

Sự kiện triển lãm, trưng bày:

• Các hoạt động nghệ thuật thường tổ chức các sự kiện triển lãm, trưng bày này để đưa những tác phẩm nghệ thuật đến với mọi người.
• Ngoài các sự kiện cơ bản trên thì hiện nay còn rất nhiều loại hình sự kiện khác, có quy mô không quá lớn như các sự kiện liên hoan công ty, hoạt động teambuilding,...

Xem thêm: Top 3 ý tưởng tổ chức sự kiện 8-3 tại công ty hay nhất

Minh Vũ Media đã tổ chức rất nhiều sự kiện doanh nghiệp, cụ thể là các buổi lễ khởi công trước khi xây dựng một công trình nào đó

Tầm quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện

• Mặc dù nhận thức được vai trò quan trọng của các sự kiện cũng như mong muốn sự kiện mình tổ chức được suôn sẻ, thành công nhưng vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện theo sự chủ quan, không theo quy trình. Điều này khiến nhiều sự kiện xảy ra những sự cố không mong muốn như về thiết bị kỹ thuật hỏng hóc, các hoạt động trong sự kiện không phù hợp, thời tiết không thuận lợi, hay MC không thể dẫn chương trình,...
• Trên thực tế đã có nhiều sự kiện phải tạm dừng, tạm hoãn thậm chí là huỷ bỏ sự kiện. Bởi vậy, việc đặt ra quy trình và làm theo nó khi tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Quy trình tổ chức sẽ cho chúng ta hình dung được tốt nhất về sự kiện sẽ tổ chức và chúng ta biết chúng ta cần làm gì, nên làm gì trước, nên làm gì sau. Từ đó sự kiện mới có thể diễn ra một cách ổn định và hoàn hảo.

Nhờ có quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Minh Vũ Media đã tổ chức thành công nhiều sự kiện lớn, tiêu biểu như lễ cất nóc cho toà chung cư Park Kiara này

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

1. Xác định các thông tin cơ bản về sự kiện

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là cần phải xác định và nắm rõ được các thông tin cơ bản về sự kiện. Mỗi sự kiện được tổ chức đều mang ý nghĩa, thông điệp và đặc điểm riêng. Bởi vậy, để sự kiện có thể diễn ra đúng với mục đích và mong muốn của tổ chức hay cá nhân tổ chức sự kiện thì chúng ta cần hiểu rõ về một số thông tin sau:

• Loại hình sự kiện: Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau, cần xác định rõ loại hình và bạn muốn tổ chức là gì?
• Ngân sách tổ chức: Ngân sách là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định trực tiếp tới sự kiện. Ngân sách càng lớn thì càng dễ dàng tổ chức.
• Quy mô sự kiện: Quy mô sự kiện cũng cần phải được làm rõ, dựa và ngân sách và nhu cầu tổ chức của chủ sự kiện.
• Đối tượng khách tham gia: Cần biết những ai sẽ tham gia sự kiện và số lượng là bao nhiêu để lựa chọn tổ chức các hoạt động cho phù hợp.
• Thời gian, địa điểm tổ chức: Một trong những điều cũng quan trọng đó là cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức.

2. Xây dựng ý tưởng tổ chức cho sự kiện

• Ý tưởng cho sự kiện là bước thứ hai chúng ta cần phải làm khi tổ chức một sự kiện. Ý tưởng có vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành công của sự kiện. Nếu ý tưởng quá nhàm chán và vô vị, các khách mời tham gia sẽ cảm thấy chán, không hề tập trung và các thông điệp, các ý nghĩa mà chủ sự kiện muốn truyền tải cũng không thể đạt được.
• Nếu mong muốn một sự kiện thật thành công thì ý tưởng tổ chức cũng phải thật thu hút. Ai cũng sẽ bị chú ý bởi những điều mới mẻ, sáng tạo, không chỉ tạo điểm nhấn mà còn giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ hình ảnh của công ty.

3. Lên kịch bản chương trình cụ thể cho sự kiện

• Sau khi đã lên được ý tưởng tổ chức, chúng ta cần lên kịch bản cụ thể cho chương trình sự kiện. Kích bản sẽ phác hoạ những hoạt động, những điều sẽ diễn ra trong sự kiện. Việc lên kịch bản sẽ giúp bạn có thể biết rõ và hình dung ra buổi sự kiện đó diễn ra như thế nào. Từ đó có thể chỉnh sửa sao cho hoàn chỉnh nhất. Kịch bản sẽ viết trước ra cả những vấn đề có thể phát sinh và cách giải quyết chúng, giúp sự kiện nếu có sự cố cũng có thể linh hoạt giải quyết.
• Kịch bản chương trình cũng cần đảm bảo sự sáng tạo để có thể thu hút người xem. Kích bản sẽ thay đổi linh hoạt tuỳ vào từng sự kiện, vào quy mô cũng như địa điểm tổ chức.

4. Lập bảng phân chia nhân sự thực hiện

• Từ kịch bản chi tiết đã lập, bạn có thể gạch rõ ra từng đầu mục công việc phải làm, từ đó có thể phân chia nhân sự một cách phù hợp. Một sự kiện gồm rất nhiều công đoạn, nhiều hoạt động để chuẩn bị và thực hiện. Bởi vậy, nếu không phân chia cẩn thận, việc chuẩn bị có thể không được hoàn tất, có thể xảy ra sai sót trong lúc làm như thiếu nhân sự hay thừa nhân sự.
• Để công việc được phân chia rõ ràng, bạn có thể chia thành từng bộ phận như đội hậu cần, đội thiết kế, đội kỹ thuật, đội điều hành,...

5. Chuẩn bị cho sự kiện trước khi tổ chức

Để sự kiện có thể diễn ra một cách thành công thì giai đoạn trước khi tổ chức cần phải chuẩn bị thất kĩ lưỡng, có rất nhiều công việc cần phải làm, tiêu biểu như:

• Xin cấp giấy phép tổ chức (nếu cần): Một số sự kiện quy mô lớn sẽ cần phải xin cấp giấy phép từ các cơ quan ban ngành phía trên. Vì vậy, để chuẩn bị cho sự kiện được thuận lợi, bạn nên chủ động xin giấy phép và giải quyết các thủ tục giấy tờ từ sớm.
• Công tác truyền thông: Mục đích chính của sự kiện là để tiếp cận khách hàng và quảng bá hình ảnh của công ty. Vì vậy, việc truyền thông là không thể thiếu, có tác dụng quảng bá được rộng rãi hơn.
• Gửi thư mời tới khách sẽ tham gia: Trước khi sự kiện diễn ra cần đảm bảo thư mời được gửi đến tất cả khách được mời tham gia trong thời gian cho phép, để khách mời có thể chuẩn bị trước khi tham dự sự kiện.
• Thuê MC hay nhóm nhảy (nếu cần): Một số đơn vị không có sẵn MC hay nhóm nhảy nên sẽ cần thuê trước. MC chương trình được coi là người sẽ dẫn dắt, quyết định rất lớn đến sự tành công của chương trình. Một số tiết mục văn nghệ cũng sẽ giúp sự kiện có nhiệt huyết hơn.
• Chuẩn bị sân khấu tổ chức: Điều đặc biệt quan trọng đó là bạn cần setup, chuẩn bị sân khấu thật cẩn thật. Đảm bảo tất cả các thiết bị máy móc, âm thanh, ánh sáng được tốt nhất và không xảy ra sự cố nào.

6. Thực hiện tổ chức sự kiện

• Khi sự kiện được chính thức diễn ra, chúng ta cần đảm bảo tiếp đón khách mời và check-in nếu cần thật chuyên nghiệp. Từng hoạt động như khai mạc hay tổ chức từng hoạt động đã được lên kế hoạch sẵn đều phải đảm bảo thuận lợi. Nếu có các hoạt động bổ sung như ăn uống hay minigame thì cũng nên kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn cho khách hàng.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Lễ khai trương cũng là một trong những sự kiện rất phổ biến hiện nay, với quy mô không quá lớn nhưng vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp

7. Kết thúc sự kiện

• Sau khi sự kiện kết thúc cũng cần tiếp đón khách ra về thật chu đáo. Về hậu trường và sân khấu cũng phải được dọn dẹp cẩn thận, tránh gây ra hỏng hóc thiết bị và bàn giao lại địa điểm tổ chức.

8. Thanh toán các khoản phí tổ chức sự kiện

• Sau khi sự kiện tổ chức, bạn cần thanh toán các khoản chi phí tổ chức cho các bên đối tác như nơi cho thuê địa điểm, máy móc, thuê MC, nhóm nhảy,... hay những chi phí phát sinh khác.

9. Tổng kết và đánh giá

• Cuối cùng, sau khi sự kiện kết thúc, bạn vẫn cần phải tổng kết lại sự kiện, về từng hoạt động diễn ra như thế nào, sau đó đưa ra những đánh giá xem sự kiện đã diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu đặt ra hay chưa. Bạn cũng sẽ phải báo cáo lại những điều này với cấp trên và đơn vị chủ sự kiện. Xem xét lại ý kiến đánh giá của khách hàng và rút ra những kinh nghiệm, những thiếu sót để các sự kiện sau được hoàn hảo hơn.

Những kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Kiến thức trong lĩnh vực

• Để làm việc được trong lĩnh vực tổ chức sự kiện này một cách chuyên nghiệp thì điều đầu tiên là cần có kiến thức. Mọi lĩnh vực trong đời sống đều cần đến tổ chức sự kiện. Mà để có thể tổ chức sự kiện thành công, truyền tải đúng thông điệp mà khách hàng mong muốn thì bạn cần am hiểu sản phẩm dịch vụ cũng như mục tiêu của thương hiệu chủ sự kiện.

Kinh nghiệm thực tế

• Lĩnh vực tổ chức sự kiện đòi hỏi hành động nhiều nên việc có nhiều kinh nghiệm thực tế là điều không thể thiếu. Để có thể tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp đòi hỏi những người đã tổ chức nhiều sự kiện khác, biết mình nên làm gì, không nên làm gì. Đặc biệt, dựa vào những sự kiện đã tổ chức, họ có thể rút ra được những bài học quý giá và những điều nên chú ý trong quá trình làm việc.
• Những người đã có nhiều kinh nghiệm thực tế sẽ rất linh hoạt khi làm việc. Nếu không may xảy ra những sự cố trong lúc tổ chức thì cũng rất khéo léo xử lý và giải quyết chúng.
• Sự năng động, sáng tạo cũng rất cần thiết với những người tổ chức sự kiện. Công việc này yêu cầu bạn cần năng động, tích cực đưa ra những ý tưởng mới, hay ho, để có thể thu hút khách hàng, thu hút người tham gia. Ở môi trường làm việc khá năng động, với những đầu việc linh hoạt và tiếp xúc trực tiếp với nhiều khách hàng như này thì sự năng động, sáng tạo là rất cần thiết.

Tinh thần trách nhiệm

• Ở bất kỳ công việc nào, đặc biệt là lĩnh vực tổ chức sự kiện thì tinh thần trách nhiệm là yếu tố không thể thiếu. Phải có trách nhiệm với công việc thì bạn mới có thể để tâm vào nó, điều này sẽ giúp bạn tập trung hơn, làm việc thật cẩn thận và tỉ mỉ hơn. Đặc biệt, người có tinh thân trách nhiệm sẽ luôn cố gắng hoàn thành xuất sắc công việc của mình, cũng như giúp đỡ mọi người để sự kiện diễn ra thành công nhất có thể.

Xem thêm: 4 tiêu chí cần quan tâm khi chọn công ty tổ chức khai trương tại Hà Nội

Kỹ năng làm việc nhóm

• Kỹ năng cuối cùng và cũng không thể thiếu để có thể trở thành người tổ chức sự kiện đó là kỹ năng làm việc nhóm. Để tổ chức một sự kiện thì một mình bạn là điều không thể, mà cần sự hỗ trợ của rất nhiều người. Làm việc trong một môi trường tập thể thì việc đem cái tôi cá nhân ra sẽ khiến công việc không thể thuận lợi. Bởi vậy, bạn cần đảm bảo kỹ năng làm việc nhóm của mình thật tốt.
• Việc biết lắng nghe ý kiến của các thành viên cũng như luôn cố gắng giúp đỡ nhau hoàn thành công việc là điều tuyệt vời nhất. Sự hoà hợp và làm việc ăn ý sẽ giúp công việc của bạn được thuận lợi hơn, mọi vấn đề đều sẽ được giải quyết nếu tất cả chúng ta cùng ngồi lại và trao đổi về chúng.

Các yếu tố tạo nên một sự kiện thành công

Thực hiện tổ chức sự kiện theo quy trình

• Quy trình tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng. Bởi vậy, để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và bạn có được sự chuẩn bị tốt nhất, có thể đối phó với mọi vấn đề phát sinh thì làm theo quy trình là điều không thể thiếu. Quy trình sẽ giúp ta làm việc một cách logic, sắp xếp các đầu công việc và phân chia cho thật hợp lý.

Đảm bảo ý tưởng tổ chức thu hút

• Một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của sự kiện đó là ý tưởng tổ chức. Những sự kiện truyền thống, không có điểm đổi mới gây ra sự nhàm chán cho khách hàng, khiến những người tham gia không thể tập trung và không muốn lắng nghe. Bởi vậy, ý tưởng phải thu hút, độc đáo thì sự kiện mới có thể đạt được mục đích và mục tiêu đã đặt ra.

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp

• Cuối cùng, đây là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn phải đặc biệt chú ý. Rất nhiều công ty muốn tổ chức sự kiện mà lựa chọn những đơn vị không chuyên nghiệp, dẫn đến sự kiện xảy ra sai sót, thất bại. Nhiều sự kiện phải huỷ bỏ bởi những lí do không đáng có như sai sót về công tác chuẩn bị sân khẩu, địa điểm hay máy móc, thiết bị.
• Trên thị trường hiện có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, để sự kiện được tổ chức một cách suôn sẻ và thuận lợi, bạn nên tìm hiểu thật kĩ để có thể lựa chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín.

Minh Vũ Media đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

• Minh Vũ Media tự hào là một trong những đơn vị uy tín, đã có 15 năm kinh nghiệm dày dặn cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình đã tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ.
• Chúng tôi luôn đảm bảo hệ thống thiết bị hiện đại, tiên tiến và sáng tạo những ý tưởng tổ chức theo nhu cầu của khách hàng với chi phí vô cùng hợp lý, cố gắng làm hài lòng mọi khách hàng khi đến với Minh Vũ.

Minh Vũ Media tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu, với nhiều năm kinh nghiệm

Trên đây là những thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ về các loại hình sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn có thể biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện hay có bất kỳ thắc mắc nào cần được tư vấn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhân viên hỗ trợ nhiệt tình nhé!

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện công ty và những lưu ý quan trọng nhất