Sự kiện "Event" là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Hiện nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dịch vụ tổ chức sự kiện (Event) đang là một trong những lĩnh vực phát triển với quy mô lớn và có hoạt động phủ sóng tại nhiều tỉnh thành. Với những doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường, trong một năm ít nhất cần tổ chức một vài sự kiện. Với các doanh nghiệp lớn, tổ chức sự kiện (Event) không còn là hoạt động xa lạ khi mà trong năm có rất nhiều sự kiện cần được tổ chức.

Vậy sự kiện (Event) là gì? Làm thế nào để tổ chức thành công một sự kiện? Cùng Minh Vũ Media tìm hiểu thông tin cần có để tổ chức sự kiện qua bài viết dưới đây nhé!

Sự kiện (Event) là gì?

Event tân niên cho doanh nghiệp

Sự kiện, tiếng Anh viết là "Event" được hiểu chung là một hoạt động có mục đích được diễn ra với số lượng người tham gia cụ thể. Từ việc tổ chức sự kiện, doanh nghiệp đạt được mục đích kinh doanh, truyền thông,... hoặc bất cứ mục đích  và đối tượng nào mà sự kiện hướng đến. Tổ chức sự kiện là hoạt động thường niên của các công ty, doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào mục đích của từng cá nhân, doanh nghiệp sẽ có các loại sự kiện khác nhau. Đến nay, đa số các hoạt động nếu muốn đều có thể tổ chức thành sự kiện, một số sự kiện chúng ta thường thấy là: Sự kiện khai trương nhà hàng; sự kiện tri ân khách hàng; sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty; sự kiện nhạc hội; sự kiện triển lãm,...

Vì sao cần tổ chức sự kiện (event)?

Không phải tự nhiên mà các công ty, doanh nghiệp dồn nhiều nhân lực và tài lực vào việc tổ chức các sự kiện trong năm. Được biết đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí bỏ ra cho các sự kiện là một con số khổng lồ.

Tuy phải bỏ ra nhiều tài lực cho việc tổ chức nhưng tổ chức sự kiện là một chiến lược kinh doanh, một cơ hội lớn nếu doanh nghiệp biết tận dụng sẽ thu được nhiều hiệu quả mong muốn. Chính vì nhiều lợi ích mang lại ở nhiều mặt nên nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi trả và đầu tư ngân sách cho việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ diễn ra trong năm.

Củng cố niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp đang kinh doanh bất kỳ sản phẩm nào, mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới luôn là khách hàng - người tiêu dùng. Tổ chức sựu kiện là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, tạo độ tin cậy với mục đích giữ chân và củng cố lòng tin của người tiêu dùng.

Thông qua sự kiện của doanh nghiệp, người tiêu dùng có thêm lòng tin với doanh nghiệp, với sản phẩm mà họ đang sử dụng. Từ đó, doanh nghiệp đạt được mục đích quan trọng là củng cố niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp.

Phủ sóng hình ảnh truyền thông thương hiệu

Tổ chức sự kiện cũng là một "chiến dịch marketing", một chiến lược truyền thông mà doanh nghiệp hướng đến. Đến nay, tổ chức sự kiện là một chiến dịch marketing đem lại hiểu quả cao mà nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công. Thông qua sự kiện, sản phẩm được giới thiệu trực tiếp tới khách hàng tham gia và khách hàng sẽ được trải nghiệm trực tiếp sản phẩm.

Về mặt truyền thông, với những gì mà doanh nghiệp đã đầu tư cho sự kiện, những hình ảnh hoành tráng từ sự kiện sẽ được phủ sóng rộng rãi trên các kênh mạng xã hội và các kênh truyền thông đại chúng. Từ đó, thương hiệu của doanh nghiệp sẽ được phủ sóng, đến gần hơn với khách hàng và với công chúng.

Thương hiệu được phủ sóng đồng nghĩa với việc sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn và trở nên gần gũi hơn với người tiêu dùng. Tổ chức sự kiện để phủ sóng hình ảnh của doanh nghiệp là mục tiêu mà đa số các doanh nghiệp đều hướng đến.

Quảng cáo sản phẩm - thúc đẩy doanh số

Sự kiện quảng bá sản phẩm

Tạo cho khách hàng cơ hội để trải nghiệm sản phẩm chính là tạo cơ hội để công ty đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng. Khi được trải nghiệm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và được công ty "quảng cáo", khách hàng sẽ có niềm tin hơn về sản phẩm mà họ đang dùng.

Hơn hết, với vị thế là một "khách hàng trực tiếp tham gia sự kiện" khách hàng sẽ cảm thấy họ có ưu thế hơn, được quan tâm hơn từ đó nảy sinh mong muốn mua hàng trực tiếp tại sự kiện.

Như vậy, việc tổ chức sự kiện chính là chiến lược kinh doanh tiếp thị giúp doanh nghiệp trực tiếp nâng cao doanh số - mục đích chính mà các doanh nghiệp đều hướng tới trong việc tổ chức sự kiện.

Thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng

Tổ chức sự kiện chính là cơ hội lớn để doanh nghiệp thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Giả sử, khi hình ảnh truyền thông được phủ sóng rộng rãi thì nhiều khách hàng trước đó không biết đến thương hiệu giờ đã quan tâm hơn đến thương hiệu và sản phẩm của thương hiệu. Khi sản phẩm được quảng cáo tại sự kiện, khách hàng có lòng tin vào thương hiệu và thúc đẩy hành động mua hàng trực tiếp từ khách hàng.

Đối với tất cả các doanh nghiệp, các sự kiện được tổ chức dưới hình thức nào thì mục tiêu mong muốn bao giờ cũng là thu hút thêm khách hàng - đẩy mạnh doanh số.

Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Ngoài những lợi ích về mặt kinh tế, thương mại, tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp củng cố tinh thần đoàn kết. Các hoạt động nhóm, quá trình hợp tác tổ chức sự kiện sẽ gắn kết tinh thần làm việc giữa các cá nhân, các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, văn hóa làm việc nhóm, văn hóa đoàn kết của nội bộ nhân viên sẽ được nâng cao, chất lượng công việc sẽ ngày được cải thiện.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện thành công, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức phải có một quy trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp. Quy trình tổ chức sự kiện thường được diễn ra với một trình tự sau:

Xác nhận thông tin, mục đích của sự kiện

Doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sự kiện hoặc đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện trước hết cần xác định lại thông tin về sự kiện như:

• Thông tin doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện gì?
• Mục đích chính khi tổ chức sự kiện này là gì?
• Danh sách khách mời cho sự kiện?
• Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện?
• Kinh phí tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

Doanh nghiệp cần xác định được những thông tin cơ bản nhất cho một sự kiện như chúng tôi đưa ra để tiếp tục tiến hành công tác chuẩn bị.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Lên ý tưởng chủ đề chính cho sự kiện

Tiếp đó, doanh nghiệp cần lên ý tưởng tổ chức sự kiện. Ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ là chủ đề xuyên suốt sự kiện nên doanh nghiệp cần lựa chọn cẩn thận.

Có rất nhiều ý tưởng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như: Ý tưởng tổ chức sự kiện nhạc hội; lễ trao giải; buổi dạ tiệc,... hoặc những ý tưởng mới mà doanh nghiệp tự sáng tạo ra phù hợp với sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức.

Ý tưởng tổ chức sự kiện giáng sinh

Xây dựng kịch bản chi tiết, timeline cho sự kiện

Sau những bước chuẩn bị ban đầu cho sự kiện, xây dựng kịch bản là việc tiếp theo rất quan trọng vì đây là việc quyết định các hạng mục, nội dung sự kiện sẽ được diễn ra và phân bổ như thế nào. Khi có một kịch bản cụ thể, các hoạt động diễn ra trong sự kiện sẽ được diễn ra theo tiến trình thống nhất, giúp cho sự kiện được tổ chức suôn sẻ.

Kịch bản dành cho mỗi sự kiện là khác nhau vì tùy thuộc theo mục đích từ phía doanh nghiệp tổ chức sẽ có nhiều loại sự kiện như: Sự kiện khai trương, sự kiện kỷ niệm, sự kiện ra mắt sản phẩm mới,... Ngoài ra, cùng một mục đích tổ chức ví dụ như cùng tổ chức một sự kiện khai trương, các doanh nghiệp có thể tự xây dựng kịch bản riêng phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp mình.

Phân công nhân sự phụ trách sự kiện

Khi quá trình xây dựng kịch bản, phân bổ các hạng mục đã hoàn tất, doanh nghiệp cần phân chia các đầu việc cho các nhân sự phụ trách. Đảm bảo các công việc cần phân chia đúng người, đúng việc, nhân sự phải có trách nhiệm phụ trách hoàn thành công việc được giao.

Tiến hành sắp xếp, dàn dựng sự kiện

Căn cứ vào kịch bản đã được xây dựng cho sự kiện, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị các thủ tục cho sự kiện như trang thiết bị, phụ kiện, rà soát chất lượng thiết bị âm thanh, ánh sáng,...

Tiếp đó, đến công đoạn dàn dựng sự kiện. Phía doanh nghiệp tiến hàng setup, lắp đặt, chuẩn bị tất cả các điều kiện cần cho một sự kiện để hoàn tất công đoạn xây dựng.

Tiến hành dàn dựng để chuẩn bị cho sự kiện

Tổng duyệt diễn tập trước sự kiện

Để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ và thành công thì công tác diễn tập trước khi sự kiện bắt đầu là cần phải có. Từ việc diễn tập cho sự kiện, doanh nghiệp nắm được những tình huống có thể phát sinh ra trong sự kiện hoặc có nhiều ý tưởng mới nâng cao chất lượng của sự kiện.

Xem thêm: Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công? 

Những điều cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức thành công một sự kiện là sự tổng hợp của nhiều yếu tố tạo thành. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ, chúng tôi gửi đến bạn đọc một số điều cần lưu ý để tổ chức thành công một sự kiện.

Chuẩn bị đầy đủ ngân sách - kinh phí cho sự kiện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ kinh phí cho sự kiện

Tổ chức sự kiện khá tốn kém và đòi hỏi một nguồn kinh phí lớn. Nếu xem đây là một khoản đầu tư mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn kinh phí tổ chức đáp ứng từng quy mô của sự kiện.

Tránh tuyệt đối tình trạng đến khi tổ chức doanh nghiệp chưa có đầy đủ kinh phí gây nên việc sự kiện có thể bị gián đoạn hoặc nhiều khâu không thể tiến hành.

Phải có một kế hoạch tổ chức chi tiết, cụ thể

Tổ chức sự kiện là tổng hợp các hoạt động marketing, kinh doanh, truyền thông của doanh nghiệp và doanh nghiệp bắt buộc phải có một kế hoạch chỉn chu nhất để đảm bảo các hoạt động đó được tiến hành tốt nhất và đạt được mục đích của doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp cần bàn bạc, xây dựng kế hoạch chi tiết để hướng đến tổ chức một sự kiện thành công nhất cho doanh nghiệp.

Chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng

Trong khi sự kiện diễn ra sẽ có thể phát sinh nhiều tình huống mà chúng ta không lường trước được. Khi lên kế hoạch A cho một hoạt động nào đó trong sự kiện, chúng ta cần có phương án B dự phòng, nếu phương án A không thể tiến hành thì chúng ra còn có lựa chọn thay thế.

Việc chuẩn bị các phương án dự phòng nhằm tránh tình trạng phương án A không thể tiếp diễn mà doanh nghiệp không có phương án, giải pháp xử lý khiến cho sự kiện bị gián đoạn.

Hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện nếu công ty không nắm rõ quy trình tổ chức

Đối với các doanh nghiệp lớn có đầy đủ đội ngũ nhân lực và trang thiết bị tổ chức cũng như nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể tự đứng lên tổ chức sự kiện sắp tới của doanh nghiệp mình. Ngược lại, với những công ty nhỏ chưa đầy đủ nhân lực và vật lực cũng như chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì giải pháp hoàn hảo là lựa chọn thuê dịch vụ tổ chức sự kiện của các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Hiện nay, có nhiều đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang hoạt động giúp các doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện có thể tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Vì là đơn vị kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện nên các đơn vị này đã có kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện, giúp doanh nghiệp chuẩn bị từ A đến Z cho mọi khâu của sự kiện.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

Sự kiện tất niên do Minh Vũ Media tổ chức

Minh Vũ Media là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện cho các công ty, doanh nghiệp. Chúng tôi là địa chỉ tin cậy, uy tín được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tự tin giải đáp cho bài toàn chi phí - ý tưởng - dịch vụ - chất lượng cho các đối tác khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện.

Đến nay, Minh Vũ Media đã nhận được nhiều đóng góp, lời khen của khách hàng cho dịch vụ và chất lượng của đơn vị, khách hàng có thể xem được chi tiết review của những đơn vị từng hợp tác với chúng tôi trên website của công ty. Minh Vũ Media cam kết mang đến cho khách hàng cơ hội trải nghiệm một dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng nhất với chi phí hợp lý nhất.

Đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng ở mọi phân khúc giá, Minh Vũ Media có nhiều gói dịch vụ phù hợp với các nhu cầu của khách hàng từ sự kiện sinh nhật, party công ty, sự kiện tất niên, họp báo,... chúng tôi đều sẵn sàng phục vụ.

Nếu quý khách hàng đang muốn tìm hiểu và tham khảo thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi, liên hệ trực tiếp với Minh Vũ Media trên website để được tư vấn chi tiết nhất!

Xem thêm: 4 lợi ích của tăng độ nhận diện thương hiệu và cách xây dựng