Giải đáp: Khi nào tổ chức họp đại hội toà nhà là tốt nhất?

Bạn đang băn khoăn khi nào nên tổ chức họp đại hội toà nhà là tốt nhất? Thời điểm nào thích hợp để tổ chức hội nghị tòa nhà hiệu quả và phù hợp? Trong bài viết này, Minh Vũ Media sẽ phân tích chi tiết cho bạn những băn khoăn trên đây.

Tính toán thời điểm tổ chức họp đại hội toà nhà

Họp đại hội tòa nhà là một trong những công việc cần thiết của mỗi tòa chung cư, cụm chung cư. Bạn nên xem xét các yếu tố để chọn thời điểm tổ chức đại hội phù hợp nhất.

Xem xét đến nhu cầu của cư dân trong chung cư

Tổ chức họp đại hội tòa nhà khi có vấn đề xảy ra

Cư dân sinh sống tại chung cư, khu chung cư sẽ có nguyện vọng và nhu cầu riêng. Trong hội nghị chung cư, cư dân sẽ nắm được các quy định, điều khoản, lệ phí khi sống trong tòa nhà. Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo quyền lợi của cư dân sinh sống tại chung cư. Do đó, tổ chức họp đại hội toà nhà là cần thiết để cư dân và Ban quản lý tòa nhà giao lưu, hiểu rõ nhau hơn.

Trong hội nghị, cư dân cũng có quyền bày tỏ thắc mắc, nguyện vọng của mình để được đáp ứng. Nếu cư dân có nguyện vọng tổ chức họp đại hội toà nhà thì bạn cũng nên cân nhắc tổ chức hội nghị.

Vấn đề đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động của chung cư

Trong một số trường hợp như: thành viên ban quản lý tòa nhà mất hoặc tai nạn đột xuất. Bạn có thể cân nhắc tổ chức đại hội chung cư bất thường. Hoặc khi chung cư xảy ra vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng đến quyền lợi, sự an toàn của cư dân. Lúc đó, bạn cũng nên tổ chức đại hội chung cư để giải quyết vấn đề.

Xem thêm:

Nên thuê tổ chức đại hội nhà chung cư ở đâu uy tín?

Chọn thời điểm họp hội nghị chung cư thường niên

Đại hội nhà chung cư thường niên sẽ được tổ chức định kỳ mỗi năm một lần

Bạn có thể chọn thời điểm tổ chức nhà chung cư thường niên. Có thể chọn hội nghị định kỳ vào đầu năm hoặc cuối năm. Trong đó, Ban quản lý sẽ báo cáo những công việc trong suốt 1 năm qua. Hoặc phổ biến những điều lệ mới, quy định mới liên quan đến chung cư.

Như vậy, với thắc mắc của bạn là khi nào tổ chức đại hội chung cư tốt nhất thì bạn cần căn cứ cụ thể vào tình hình của chung cư. Từ đó quyết định nên tổ chức đại hội lúc nào là phù hợp.

Khi nào tổ chức họp đại hội toà nhà: Những sai lầm nên tránh

Đối với những Ban quản lý tòa nhà lần đầu tổ chức họp đại hội toà nhà cần lưu ý đặc biệt. Bạn nên tránh những sai lầm dưới đây để giúp hội nghị chung cư thành công tốt đẹp, đó là:

Không chuẩn bị kịch bản chi tiết cho hội nghị chung cư

Nên có kịch bản cho tổ chức họp đại hội toà nhà

Không ít ban quản lý tòa nhà chủ quan trong việc tổ chức hội nghị và không lên kịch bản chi tiết. Điều này khiến cho họ bị động khi xảy ra những tình huống ngoài ý muốn. Luôn chuẩn bị kịch bản hội nghị chung cư, đưa ra những phương án dự phòng trong hội nghị. Như vậy bạn sẽ tự tin và chủ động trong thời gian hội nghị diễn ra.

Không để ý đến các thủ tục trước khi hội nghị diễn ra

Chú ý đến các thủ tục trước khi đại hội tòa nhà diễn ra

Hội nghị chung cư cần có giấy phép của Ủy ban nhân dân quận trực thuộc thì các quyết định mới được pháp luật bảo hộ. Do đó, trước khi tổ chức hội nghị chung cư, bạn cần có văn bản xin phép lên UBND. Nếu bỏ qua bước này thì tất cả mọi quyết định của hội nghị sẽ không đúng luật.

Có thể bạn quan tâm:

Lưu ý khi tổ chức đại hội nhà chung cư thường niên

Chia sẻ quy trình tổ chức hội nghị chung cư chi tiết nhất

Chuẩn bị trang thiết bị sơ sài, không thuê được đơn vị uy tín

Cần chú ý đến các trang thiết bị phục vụ sự kiện hoàn hảo nhất

Nhiều người nghĩ rằng, các thiết bị phục vụ sự kiện không cần quá cầu kỳ, chỉ cần thuê bàn ghế và một số phụ kiện sân khấu là được. Đây là một trong những sai lầm mà không ít Ban quản lý chung cư mắc phải. Bởi, hội nghị chung cư thể hiện sự chuyên nghiệp của Ban quản lý đối với cư dân. Bạn nên chuẩn bị mọi thứ hoàn hảo, hoành tráng để cư dân cảm nhận được sự chỉn chu của người quản lý chung cư.

Để biết được cần chuẩn bị những gì cho tổ chức họp đại hội toà nhà, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Minh Vũ Media. Công ty chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn đầy đủ mọi trang thiết bị cho hội nghị chung cư.