Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

Công nghệ hiện đại đang làm bùng nổ thị trường với loạt ứng dụng thông minh đến từ các ông lớn trong ngành công nghệ. Các ứng dụng hiện đại cho phép kết nối video nghe gọi, tương tác trực tuyến như Skype, Messenger, Zalo,... đã trở nên phổ biến với mọi người. Những ứng dụng này cho phép con người tương tác với nhau xuyên biên giới.

Thông thường để tổ chức một cuộc hội thảo, các đơn vị, doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều quy trình. Hiện tại, bằng sự phát triển của công nghệ, việc tổ chức hội thảo dễ dàng hơn rất nhiều với hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến. Vậy hội thảo trực tuyến là gì? Làm thế nào để tổ chức thành công một hội thảo trực tuyến? Tất cả những thắc mắc đó sẽ được Minh Vũ Media lý giải chi tiết qua bài viết dưới đây!

Tổ chức hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến là gì?

Hội thảo là một sự kiện, một buổi họp tập trung một nhóm người có chung một chủ đề quan tâm hay có chung một vấn đề muốn tìm hiểu.  Tương tự như vậy, hội thảo trực tuyến cũng giữ mục đích như một cuộc hội thảo thông thường và giữa hai khái niệm này chỉ khác nhau về hình thức tổ chức.

Cũng là một hình thức tương tác qua các nền tảng nhưng nói đến hội thảo trực tuyến lại ít người hình dung ra. Hội thảo trực tuyến là một buổi thảo luận giữa một nhóm cộng đồng có chung chủ đề muốn tìm hiểu và bàn luận, hội thảo trực tuyến được tổ chức online qua hình thức các ứng dụng, nền tảng, trang web và thiết bị smartphone hoặc máy tính có kết nối internet.

Xem thêm: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Mục đích, vai trò của hội thảo trực tuyến

Về mục đích của hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến có mục đích thảo luận, bàn bạc, trao đổi ý kiến để tìm ra nguyên nhân, giải pháp cho vấn đề (thường là những vấn đề có căn cứ khoa học). Mục đích chủ yếu của hội thảo hướng đến được tổ chức nhằm làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, các vấn đề, hiện tượng đang tạo nên tranh cãi.

Hội thảo trực tuyến có mục đích hướng tới giải quyết vấn đề

Về vai trò của hội thảo trực tuyến

Hiện nay, việc tổ chức hội thảo trực tuyến đang dần trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp, cá nhân áp dụng vì nhiều lợi ích như: Tiết kiệm thời gian, chi phí tổ chức; giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể trong thời gian sớm nhất, thu hút số lượng lớn quần chúng tham gia vì tính mở và kết nối cao; không giới hạn thời gian, không gian, khoảng cách địa lý,...

Ngoài những lợi ích vượt trội của mà việc tổ chức hội thảo trực tuyến mang lại, hội thảo trực tuyến còn có nhiều vai trò quan trọng có thể kể đến như:

1. Tạo ra được sự liên kết trong cộng đồng người tham dự

Hội thảo trực tuyến là cơ hội lớn để thu hút và tập trung một số lượng quần chúng tham dự lớn. Một số cuộc hội thảo nhỏ có quy mô tầm vài chục đến vài trăm người, những cuộc hội thảo lớn có quy mô lên đến vài nghìn người tham dự.

Ngoài ra, dựa vào tính “trực tuyến”, tính “online”, nếu biết nắm bắt cơ hội và biết cách truyền thông tốt, hội thảo trực tuyến có thể tạo nên sự “bùng nổ” số người quan tâm và số người tham dự.

Hội thảo trực tuyến tạo ra sự liên kết giữa những người đến từ nhiều địa phương, quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau. Các cá nhân này có chung một mối quan tâm đến chủ đề chính của hội thảo trực tuyến, họ tham gia trao đổi ý kiến, tương tác với nhau qua lần gặp gỡ này.

2. Làm sáng tỏ vấn đề nguyên nhân, nguồn gốc vấn đề

Bất kỳ sự kiện hội thảo trực tuyến nào được tổ chức cũng mong đạt được mục đích, làm sáng tỏ vấn đề được đưa ra bàn luận. Với số lượng khách mời tham dự đông, ý kiến đóng góp từ một cộng đồng lớn sẽ giúp cho vấn đề nhanh chóng được làm sáng tỏ.

3. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Đối với một số sự kiện hội thảo như hội thảo ra mắt sản phẩm mới hay các sự kiện hội thảo trực tuyến do doanh nghiệp tổ chức, hội thảo trực tuyến với số người tham dự lớn và thành công sẽ là cách quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hoàn hảo nhất.

Hội thảo trực tuyến là cơ hội quảng bá thương hiệu

4. Tạo lòng tin cho khách hàng tham dự

Đối với doanh nghiệp tổ chức hội thảo trực tuyến, hội thảo trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp củng cố lòng tin của khách hàng với thương hiệu, để khách hàng tiếp tục đồng hành, gắn bó và ủng hộ sản phẩm của thương hiệu.

Các hình thức hội thảo trực tuyến thường gặp

Hội thảo trực tuyến qua thiết bị di động

Hội thảo trực tuyến qua thiết bị di động

Hội thảo trực tuyến qua thiết bị di động mang đến sự tiện lợi và tính khả thi cao vì điện thoại di động là thiết bị ai cũng sở hữu. Để thực hiện hội thảo trực tuyến, trước hết điện thoại của bạn phải là một chiếc điện thoại thông minh (smartphone). Chúng ta có thể dùng các ứng dụng hỗ trợ, tương tác với nhau tiện lợi dù bạn đang ở bất kỳ nơi nào.

Hội thảo trực tuyến qua thiết bị máy tính, laptop

Hội thảo trực tuyến qua các thiết bị máy tính, laptop sẽ đem lại hiệu quả cao hơn so với tổ chức hội thảo qua thiết bị di động. Với hội thảo trực tuyến qua thiết bị máy tính, bạn sẽ thực hiện được nhiều tính năng chuyên nghiệp hơn, chất lượng âm thanh, hình ảnh sẽ tốt hơn. 

Đây là một hình thức tổ chức hội thảo có độ phổ biến cao được nhiều công ty, đơn vị sử dụng vì tính tiện lợi, đơn giản chuyên nghiệp. Hiện nay, các cuộc họp online diễn ra qua các thiết bị máy tính, laptop rất phổ biến.

Hội thảo trực tuyến tại phòng họp

Hội thảo trực tuyến tại phòng

Hội thảo trực tuyến tại phòng họp mang tính chuyên nghiệp cao, đòi hỏi có một phòng họp riêng với nhiều trang thiết bị hiện đại như loa, ánh sáng, màn hình lớn,...

Hội thảo trực tuyến tại phòng họp sẽ diễn ra theo hình thức một nhóm người cùng ngồi tại một phòng họp kín, kết nối với các đối tượng họp khác qua màn hình lớn. Tuy nhiên, với hội thảo trực tuyến tại phòng họp lớn, một số đối tượng vẫn phải di chuyển và tập trung đến phòng họp.

Khi tham gia hội thảo trực tuyến cần chú ý những gì? 

Khi được mời tham gia hội thảo trực tuyến, khách mời tham dự cần lưu ý những điều sau:

Kiểm tra đầy đủ thông tin về thời gian, cách thức tham gia hội thảo trực tuyến

Khi được mời tham gia một hội thảo trực tuyến, ban tổ chức sẽ gửi đến bạn thiệp mời đi kèm thông tin thời gian, cách thức tham gia hội thảo. Khi nhận được thiệp mời, bạn cần kiểm tra thông tin về mặt thời gian, xem hội thảo được tổ chức qua ứng dụng, web hay có yêu cầu gì để biết và chuẩn bị trước.

Tham gia hội thảo trực tuyến đúng giờ

Tham dự đúng giờ là nguyên tắc lịch sự mà bạn phải lưu ý dù cuộc họp được diễn ra dưới bất kỳ hình thức nào. Tham gia hội thảo trực tuyến đúng giờ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và thái độ tôn trọng của bạn đối với hội thảo. 

Kiểm tra thiết bị kết nối trước khi tham gia

Trước khi đến giờ diễn ra các hội thảo trực tuyến, bạn hãy kiểm tra thiết bị kết nối điện thoại, máy tính và mở sẵn nền tảng mà hội thảo trực tuyến sử dụng để biết trước về cách tính năng của nền tảng. Khi bạn kiểm tra trước, nếu thiết bị của bạn gặp vấn đề thì bạn còn kịp thời gian để khắc phục sửa chữa.

Xem thêm: Bí Quyết Lựa Chọn Thiết Bị Âm Thanh Hội Thảo Chất Lượng, Phù Hợp

Chuẩn bị trang phục lịch sự

Tuy tham gia hội thảo trực tuyến bạn có thể ngồi tham gia ngay tại nhà mình nhưng thiết bị máy tính, điện thoại của bạn vẫn được kết nối với camera nên bạn hãy mặc trang phục đúng chuẩn để thể hiện tính lịch sự. Tránh mặc trang phục ở nhà vì khi lên hình phát biểu sẽ thể hiện mình là một người thiếu tính chuyên nghiệp.

Một số nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến qua Zoom

Công nghệ hiện đại phát triển thần tốc phát triển, từ các ông lớn công nghệ cho đến những đơn vị ít tên tuổi lần lượt trình làng các nền tảng online, trực tuyến phục vụ nhu cầu và bắt kịp xu hướng của người dùng. Vì vậy, việc tổ chức hội thảo có thể tổ chức trên nhiều nền tảng khác nhau như:

• Zoom Cloud Meeting
• Skype
• Google Meet
• Zavi Meeting
• Zoom
• Google Hangout
• Facebook Workplace
• Mikogo.com
• eMeeting.vn
• GoToMeeting
• Gather Place 
• AnyMeeting

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến

Để tổ chức hội thảo trực tuyến, các doanh nghiệp có thể tự xây dựng nhiều quy trình khác nhau. Nhìn chung, quy trình tổ chức một hội thảo trực tuyến sẽ gồm các bước sau (các doanh nghiệp, cá nhân tổ chức có thể tham khảo và có sự điều chỉnh phù hợp):

Bước 1: Xác định mục đích của hội thảo trực tuyến

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo trực tuyến

• Chủ đề chính, ý tưởng tổ chức
• Thời gian tổ chức và nền tảng tổ chức
• Nội dung chính của sự kiện / Xây dựng kịch bản chi tiết
• Chuẩn bị kế hoạch truyền thông quảng bá cho hội thảo trực tuyến
• Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cho hội thảo trực tuyến: Âm thanh, ánh sáng, loa đài, mic, các thiết bị kết nối,...
• Chọn địa điểm tổ chức (địa điểm xây dựng bối cảnh hậu trường)
• Setup hậu trường, chạy thử các thiết bị
• Diễn tập trước khi diễn ra hội thảo
• Chuẩn bị phương án dự phòng và xử lý phát sinh khi diễn tập

Bước 3: Tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo

Bước 4: Kết thúc hội thảo, họp bàn kết quả và xử lý vấn đề tồn đọng.

Lưu ý khi tổ chức hội thảo trực tuyến

Do mới xuất hiện, nhiều doanh nghiệp, đơn vị vẫn chưa làm quen được cách tổ chức hội thảo trực tuyến. Minh Vũ Media chia sẻ một số lưu ý khi tổ chức hội thảo giúp bạn có thể tổ chức một hội thảo thành công:

Ý tưởng độc đáo, chủ đề có độ đề tài

Trước khi quyết định tổ chức hội thảo trực tuyến, bên tổ chức cần lựa chọn được chủ đề chính cho hội thảo đảm bảo là chủ đề có sức nóng, có độ đề tài cao. Một chủ đề có độ đề cao sẽ thu hút được số lượng người tham gia lớn và tăng độ truyền thông cho hội thảo. 

Một ý tưởng tổ chức độc đáo là điều quan trọng tạo nên một hội thảo trực tuyến thành công. Về ý tưởng tổ chức, bên tổ chức cần họp, bàn bạc thảo luận để chọn ra ý tưởng độc đá, phù hợp.

Chọn nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến thích hợp

Sau khi chọn được chủ đề và ý tưởng, công việc quan trọng tiếp theo là chọn được nền tảng hỗ trợ tổ chức sự kiện. Nền tảng hỗ trợ tổ chức tốt cần đáp ứng tiêu chí về tính năng, độ sử dụng dễ, nền tảng phổ biến,...

Chọn nền tảng hỗ trợ thích hợp

Truyền thống tốt cho hội thảo trực tuyến

Vì tính “online”, sự kiện hội thảo trực tuyến có ưu thế lớn về mặt truyền thông. Bên tổ chức hãy tận dụng cơ hội để chạy các chiến dịch truyền thông trên các nền mạng xã hội tạo độ phủ sóng đến đông đảo người dùng. Từ đó, hội thảo thu hút được đông đảo người quan tâm và đạt được các mục đích về mặt truyền thông.

Kiểm tra kỹ thiết bị, đường truyền

Kiểm tra thiết bị cho sự kiện và kiểm tra đường truyền kết nối là việc quan trọng mà bên tổ chức cần lưu ý. Tránh tuyệt đối việc lơ là khâu này vì nếu thiết bị có vấn đề, đường truyền không ổn định thì sự kiện sẽ bị gián đoạn và buộc phải dừng lại.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp

Minh Vũ Media tự hào là đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện và đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ. Minh Vũ Media cam kết mang đến cho khách hàng một dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp nhất. Minh Vũ Media cam kết:

• Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
• Tổ chức tất cả các sự kiện phục vụ nhu cầu khách hàng
• Nhiều gói dịch vụ với nhiều phân khúc giá đáp ứng khách hàng
• Trang thiết bị hiện đại, nhiều thiết bị nhập khẩu trực tiếp với chất lượng tốt nhất
• Cung cấp dịch vụ cho thuê các trang thiết bị phục vụ sự kiện
• Đội ngũ nhân viên đông, phục vụ chuyên nghiệp

Trên đây, Minh Vũ Media giới thiệu đến bạn đọc những thông tin cần biết để tổ chức hội thảo trực tuyến thành công. Hy vọng với những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho việc tổ chức sự kiện của đơn vị bạn. Nếu bạn đang muốn tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có quy trình làm việc rõ ràng, liên hệ đến Minh Vũ Media để được hỗ trợ!

Xem thêm: Tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói chuyên nghiệp