Hướng dẫn quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện thành công

Xin giấy phép tổ chức sự kiện có lẽ là bước đầu khó khăn nhất với doanh nghiệp, tổ chức. Để tránh và loại bỏ những vấn đề rắc rối không đáng có, hãy theo dõi bài viết dưới đây. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Giúp sự kiện của bạn được tổ chức suôn sẻ.

I. Khái niệm giấy phép tổ chức sự kiện và tiết lộ tầm quan trọng của nó

     1.Khái niệm giấy phép tổ chức sự kiện

       Giấy phép tổ chức sự kiện là một văn bản pháp lý cấp bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền. Cho phép một tổ chức hoặc cá nhân tổ chức. Quảng bá một sự kiện tại một địa điểm cụ thể và trong một thời gian nhất định. Điều này áp dụng cho các sự kiện công cộng như hội chợ, triển lãm, buổi biểu diễn âm nhạc,...

Sự kiện lớn tổ chức thuận lợi khi đã xin giấy phép tổ chức sự kiện

       Yêu cầu bắt buộc trong các sự kiện mà bạn có thể chưa biết:

       Một giấy phép tổ chức sự kiện thông thường sẽ được yêu cầu cung cấp. Quy định và yêu cầu cụ thể có thể thay đổi tùy theo quốc gia, bang hoặc thành phố. Dưới đây là một số ví dụ về tiêu chí phổ biến được yêu cầu trong giấy phép tổ chức sự kiện:

• Địa điểm: Yêu cầu xác định rõ địa điểm đảm bảo rằng nó phù hợp với quy định. Về an toàn, sức chứa và mục đích tổ chức sự kiện.
• Thời gian: Xác định thời gian tổ chức và tuân thủ các quy định về giờ làm việc và tiếng ồn tại khu vực tổ chức.
• An ninh và an toàn: Đảm bảo an toàn, tuân thủ các quy định về an ninh, phòng cháy chữa cháy, sơ tán khẩn cấp,...

Sự kiện tiêu biểu

• Quản lý giao thông: Thiết lập các biện pháp điều khiển giao thông xung quanh khu vực sự kiện. Bao gồm đỗ xe và phương tiện đi lại của người tham gia sự kiện.
• Phép thuê âm nhạc: Nếu sự kiện liên quan đến biểu diễn âm nhạc, giấy phép cần đảm bảo quy định bản quyền và quyền thu phí cho người biểu diễn.
• Giấy phép bán hàng: Nếu sự kiện có việc bán hàng, giấy phép cần xác định rõ quy định về việc bán hàng hóa, dịch vụ, thuế và các yêu cầu liên quan khác.

     2. Tầm quan trọng cũng như lý do cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện

      Giấy phép tổ chức sự kiện là một văn bản pháp lý cấp bởi cơ quan chức năng. Nó yêu cầu người tổ chức tuân thủ quy định quyền lợi của tổ chức chính phủ và cộng đồng địa phương.

       Giấy phép này sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp, an toàn và tuân thủ quy định. Nó bảo vệ người tham gia, tổ chức và cộng đồng địa phương. Giấy phép giúp định rõ trách nhiệm pháp lý và tài chính của người tổ chức sự kiện.

Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

     3. Vậy những sự kiện nào thì tổ chức cá nhân cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?

       Theo quy định hiện tại của pháp luật. Hầu hết các sự kiện và chương trình đòi hỏi việc xin giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền. Yêu cầu giấy phép sẽ khác nhau tùy theo loại sự kiện hoặc chương trình.

       Những sự kiện và chương trình bao gồm buổi họp báo, chương trình thời trang, cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc và sự kiện quảng bá sản phẩm. Tuy nhiên, không cần xin giấy phép cho các sự kiện cá nhân nhỏ như tiệc sinh nhật, tour Gala Dinner, tour Team Building dành cho cá nhân hoặc tổ chức.

II. Thủ tuc, hồ sơ xin cấp phép cần phải lưu ý 

      1. Quy trình cấp phép hồ sơ tổ chức sự kiện:

• Hoàn thiện hồ sơ xin cấp giấy phép.
• Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
• Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ và đưa ra quyết định cấp giấy phép nếu đáp ứng các quy định.
• Nhận giấy phép tổ chức sự kiện.

     2.  Giấy tờ cần thiết để hoàn thiện thủ tục cấp phép

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. (Chứng nhận về hoạt động kinh doanh của đơn vị).
• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện. (Yêu cầu chính thức để được cấp phép tổ chức sự kiện cho đơn vị xin phép).
• Hợp đồng tổ chức sự kiện. (Thỏa thuận bằng văn bản giữa đơn vị tổ chức sự kiện và khách hàng (nếu có)).
• Kịch bản nội dung sự kiện. (Lược đồ hoặc mô tả chi tiết về nội dung, chương trình của sự kiện).
• Giấy ủy quyền của khách hàng. (Xác nhận rằng khách hàng đã ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện).
• Hợp đồng thuê địa điểm. (Thỏa thuận thuê địa điểm tổ chức sự kiện).

Trên đây là những giấy tờ cố định cần phải có trông bộ hồ sơ. Tuy nhiên, đối với mỗi loại sự kiện khác nhau sẽ có những đặc thù và giấy tờ khác nữa cần bổ sung như:

2.1. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức biểu diễn ca nhạc bao gồm:

• Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc: Đề cập đến thời gian, địa điểm và nội dung buổi biểu diễn, cũng như có kế hoạch bán vé hay không.
• Bản sao công chứng giấy phép hoạt động: Xác nhận việc đơn vị đã có giấy phép hoạt động hợp pháp.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức: Thỏa thuận về việc thuê địa điểm để tổ chức buổi biểu diễn.
• Bản ghi lời bài hát: Ghi chép các lời bài hát sẽ được biểu diễn trong chương trình.
• Tài liệu liên quan đến quyền tác giả và chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn: Cung cấp thông tin về quyền tác giả và quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn liên quan.

Tổ chức biểu diễn ca nhạc

2.2. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức triển lãm bao gồm:

• Đơn xin giấy phép tổ chức triển lãm: Nêu rõ địa điểm, thời gian và nội dung của buổi triển lãm.
• Danh mục tác phẩm được triển lãm: Liệt kê các tác phẩm sẽ được trưng bày trong triển lãm.
• Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm: Cung cấp thông tin về các tác giả thực sự của các tác phẩm triển lãm.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức: Thỏa thuận thuê địa điểm để tổ chức buổi triển lãm.
• Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm: Cung cấp mẫu giấy mời cho khách mời tham gia buổi triển lãm.

Sự kiện triển lãm hội thảo chuyên nghiệp

2.3. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức biểu diễn thời trang bao gồm:

• Đơn xin phép chức trình diễn thời trang: Yêu cầu chính thức để được cấp phép tổ chức buổi trình diễn thời trang.
• Danh sách người mẫu và nhà thiết kế: Liệt kê thông tin về các người mẫu và nhà thiết kế tham gia trong buổi biểu diễn.
• Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn: Cung cấp các hình ảnh hoặc mô tả về trang phục sẽ được trình diễn trong chương trình.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức: Thỏa thuận thuê địa điểm để tổ chức buổi trình diễn thời trang.
• Tổ chức phúc khảo: Cho biết rằng việc tổ chức phúc khảo được tiến hành ít nhất 5 ngày trước thời điểm diễn ra buổi trình diễn thời trang.

2.4 Tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài

       Tuân theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Với sự tham dự của thành viên là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng trở lên từ các quốc gia. Các Hội nghị, hội thảo quốc tế này có liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo và quyền con người.

      Hồ sơ xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:

• Công văn xin phép tổ chức.
• Đề án tổ chức (theo Mẫu 01).
• Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có yêu cầu theo luật).
• Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

III. Cơ quan nhà nước tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

        Quá trình cấp phép tổ chức sự kiện phụ thuộc vào tính chất của từng sự kiện hoặc doanh nghiệp. Cần liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để xin giấy phép.

       Đối với các sự kiện không có yếu tố nước ngoài. Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thường là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Sở Văn hóa và Thể thao tại tỉnh/thành phố tổ chức sự kiện.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện lễ ra mắt

       Đối với các sự kiện có quy mô từ hai tỉnh/thành phố trở lên. Liên quan đến Bộ và các cơ quan ngang Bộ, cơ quan có thẩm quyền có thể là Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch (Cục Nghệ thuật biểu diễn), Bộ Công thương hoặc Bộ Thông tin và truyền thông. Những cơ quan này sẽ cấp giấy phép cho các sự kiện này.

      Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao. Có sự tham dự của người đứng đầu, quan chức cấp cao của các quốc gia,... Quyết định cho phép tổ chức sẽ do Thủ tướng Chính phủ đưa ra.

Trên đây là toàn bộ thông tin về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. Chúc tổ chức, doanh nghiệp của bạn có được những thuận lợi trong sự kiện của mình. Để biết thêm những thông tin bổ ích về tổ chức sự kiện hãy liên hệ với Minh Vũ Media. Hotline: 098.578.3366- 0982259323