Minh Vũ Media > Tin tức > Kế hoạch tổ chức trung thu mới hấp dẫn, chi tiết nhất

Kế hoạch tổ chức trung thu mới hấp dẫn, chi tiết nhất

admin 2297

Kế hoạch tổ chức trung thu bao gồm rất nhiều vấn đề khác nhau, từ việc xác định mục tiêu, lên kế hoạch ngân sách đến việc sáng tạo các hoạt động tương tác độc đáo. Việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện Trung thu đòi hỏi những người làm chương trình phải nhạy bén và biết bao quát sự kiện. Hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu về cách để xây dựng một kế hoạch tổ chức chương trình trung thu hoàn hảo qua bài viết dưới đây. 

Lý do tổ chức sự kiện trung thu

1. Bảo tồn và phát huy truyền thống văn hoá dân tộc

Trung thu là một trong những lễ hội truyền thống quan trọng của nhiều quốc gia châu Á như Trung Quốc, Việt Nam, Hàn Quốc, Nhật Bản,.... Tổ chức sự kiện trung thu giúp duy trì và bảo tồn những giá trị văn hóa truyền thống, nhất là trong cộng đồng người dân gốc Á sống tại các nước ngoài.

2. Gắn kết gia đình và cộng đồng

Trung thu là dịp để gia đình tụ tập, sum họp và cùng nhau thưởng thức những món ăn truyền thống, đốt đèn lồng và tham gia các hoạt động vui chơi, nghệ thuật. Sự kiện trung thu tạo ra môi trường gắn kết, tăng cường tình cảm giữa các thành viên trong gia đình và cộng đồng.

Tổ chức trung thu là một hoạt động mang ý nghĩa gắn kết

Tổ chức trung thu là một hoạt động mang ý nghĩa gắn kết

3. Tạo không gian vui chơi, giải trí cho trẻ em

Trung thu là lễ hội thú vị được các em nhỏ yêu thích. Vì vậy, tổ chức sự kiện trung thu sẽ tạo cơ hội cho trẻ em tham gia các trò chơi dân gian, nhận quà và thưởng thức các món ăn ngon. Điều này giúp mang lại niềm vui, hạnh phúc và kỷ niệm đáng nhớ cho các em.

Tạo ra không gian vui chơi thú vị cho trẻ em

Tạo ra không gian vui chơi thú vị cho trẻ em

4. Tiếp thêm năng lượng tích cực

Sự kiện trung thu mang đến không khí vui vẻ, rộn ràng và tích cực. Những hoạt động trung thu vui tươi, nhiều màu sắc và niềm vui sẽ giúp mọi người tạm quên đi những căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày và hoà mình vào không gian vui vẻ, thú vị của ngày Tết trung thu. 

5. Gắn kết tập thể, giao lưu văn hoá

Trung thu là dịp để mọi người giao lưu, chia sẻ truyền thống và tạo cơ hội để hiểu và đồng cảm với những nền văn hóa khác nhau. Sự kiện trung thu có thể thu hút đông đảo người tham gia từ nhiều cộng đồng khác nhau, tạo tinh thần đoàn kết trong xã hội.

Trung thu là hoạt động gắn kết tập thể

Trung thu là hoạt động gắn kết tập thể

Kế hoạch tổ chức Trung thu chi tiết nhất

1. Xác định phạm vi tổ chức

- Đối tượng tham gia: 

Sự kiện trung thu dành cho mọi thành viên trong gia đình, từ người già, người trẻ, đến trẻ em. Tất cả những ai quan tâm và yêu thích lễ hội trung thu đều được mời tham gia.

- Thời gian

Sự kiện trung thu thông thường được tổ chức vào đêm rằm tháng Tám âm lịch. Tuy nhiên, thời gian tổ chức sự kiện trung thu có thể linh hoạt dựa vào điều kiện thực tế. Theo đó, đơn vị tổ chức có thể linh hoạt lựa chọn ngày diễn ra sự kiện Tết Trung Thu vào một ngày gần nhất với đêm rằm hoặc vào ngày cuối tuần tiếp theo.

- Địa điểm: 

Sự kiện trung thu thường được tổ chức tại các không gian công cộng hoặc trong khu vực dân cư, chẳng hạn như công viên, trường học, quảng trường, hoặc sân vườn. Điều này giúp thu hút nhiều người tham gia và tạo môi trường vui chơi thoải mái.

Địa điểm tổ chức trung thu phù hợp

Địa điểm tổ chức trung thu phù hợp

Có thể bạn quan tâm: Các địa điểm tổ chức trung thu tại Hà Nội phù hợp, lý tưởng nhất

2. Lập kế hoạch tài chính

2.1. Kêu gọi tài trợ

- Nhà tài trợ doanh nghiệp

Liên hệ và thương lượng với các doanh nghiệp địa phương hoặc quốc tế để đề xuất cơ hội tài trợ sự kiện trung thu. Các doanh nghiệp có thể đồng hành trong sự kiện này như một cách để quảng bá thương hiệu, tăng cường nhận diện thương hiệu và gây ấn tượng với cộng đồng.

- Tài trợ từ tổ chức phi lợi nhuận 

Nếu tổ chức sự kiện trung thu được thực hiện bởi một tổ chức phi lợi nhuận, có thể xem xét tìm kiếm các nguồn tài trợ từ các nhà tài trợ, nhà hảo tâm hoặc các tổ chức từ thiện có liên quan với mục tiêu của sự kiện.

- Đóng góp của thành viên cộng đồng

Kêu gọi đóng góp từ cộng đồng, đảm bảo rằng mức đóng góp là hợp lý và phù hợp với điều kiện kinh tế của người tham gia.

2.2. Lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện Trung Thu

- Xác định các khoản chi phí chính

Để lập kế hoạch ngân sách, cần xác định rõ các khoản chi phí cần thiết cho sự kiện trung thu, bao gồm các khoản sau: trang trí, thực đơn, vật liệu, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, chi phí quảng cáo và tiếp thị, tiền lương (nếu có) cho nhân viên và diễn viên tham gia.

- Ước tính chi phí cụ thể cho từng hạng mục

Đối với mỗi khoản chi phí, cần ước tính số tiền cụ thể cần dùng. Nếu có thông tin từ các nhà tài trợ hoặc báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ, sẽ giúp định rõ các khoản chi phí này.

- Xác định nguồn tài trợ và thu nhập dự kiến

Dựa vào những nguồn tài trợ đã xác định, lập danh sách các khoản thu nhập dự kiến từ tài trợ, đóng góp của thành viên cộng đồng, hoặc các hình thức thu nhập khác.

Kế hoạch tổ chức trung thu phải ước tính được chi phí tổ chức

Kế hoạch tổ chức trung thu phải ước tính được chi phí tổ chức

- Lập kế hoạch chi tiết 

Dựa vào ước tính chi phí và thu nhập dự kiến, lập kế hoạch chi tiết ngân sách cho sự kiện trung thu. Đảm bảo ngân sách là hợp lý, cân đối và thống nhất với mục tiêu và phạm vi tổ chức của sự kiện.

- Theo dõi và quản lý nguồn ngân sách

Trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, cần theo dõi và quản lý ngân sách một cách cẩn thận để đảm bảo tiến độ và ngân sách được duy trì trong khung thời gian và phạm vi dự kiến. Nếu có thay đổi hoặc chi tiêu ngoài dự kiến, cần điều chỉnh ngân sách một cách linh hoạt để đảm bảo hiệu quả tổ chức sự kiện trung thu.

3. Trang trí không gian tổ chức sự kiện

3.1. Trang trí đèn lồng 

- Xác định số lượng đèn lồng cần trang trí

Đầu tiên, xác định số lượng và loại đèn lồng mà bạn muốn sử dụng trong sự kiện trung thu. Đèn lồng có thể là các mẫu truyền thống hoặc các mẫu độc đáo, phù hợp với chủ đề tổ chức.

- Xác định vị trí treo đèn lồng

Chọn các vị trí phù hợp trong không gian tổ chức để treo đèn lồng. Đảm bảo đèn lồng được treo ở độ cao và vị trí phù hợp để tạo nên hiệu ứng trang trí tốt nhất.

- Bố trí nguồn điện tạo ánh sáng cho đèn lồng

Nếu sử dụng đèn lồng có đèn điện, hãy bố trí nguồn điện và ánh sáng cho từng đèn lồng một cách an toàn nhưng vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ.

Trang trí không gian tổ chức sự kiện trung thu phù hợp

Trang trí không gian tổ chức sự kiện trung thu phù hợp

3.2. Trang hoàng không gian sự kiện

- Chọn màu sắc theo chủ đề

Xác định màu sắc theo chủ đề tổng thể cho sự kiện trung thu. Thông thường, các màu sắc sáng và rực rỡ như đỏ, vàng, xanh lá cây thường được ưu tiên sử dụng.

- Sử dụng trang trí với hình ảnh trung thu

Sử dụng các hình ảnh truyền thống liên quan đến trung thu như những hình ảnh của chị Hằng, ông Địa, thỏ hồng, mâm cỗ trung thu,... để trang trí không gian sự kiện.

- Trang trí bàn và không gian lễ tân

Đặt các hoa, cây cảnh và trang trí lễ tân phù hợp với chủ đề và không gian tổ chức. Có thể sử dụng các mẫu chậu cây độc đáo và lồng đèn để làm điểm nhấn trang trí.

3.3. Lựa chọn không gian cho phù hợp với hoạt động trong sự kiện

- Xác định các hoạt động trong sự kiện trung thu

Xác định các hoạt động và trò chơi phù hợp với đối tượng tham gia, đặc biệt là trẻ em. Có thể bao gồm trò chơi cắm trại, đua thuyền trên hồ nước giả, chơi bóng đá, cùng nhiều trò chơi dân gian truyền thống khác.

Các hoạt động thú vị trong sự kiện trung thu

Các hoạt động thú vị trong sự kiện trung thu

- Xây dựng các gian hàng và góc chơi 

Chuẩn bị các gian hàng bán đồ trung thu như đèn lồng, đồ chơi truyền thống, bánh trung thu và các món ăn đặc trưng. Tạo các góc chơi và khu vực tương tác để các em có thể tham gia vào các hoạt động thú vị.

- Đảm bảo an toàn cho các hoạt động

Chắc chắn rằng các hoạt động và sân chơi được xây dựng và bố trí một cách an toàn để đảm bảo sự an toàn cho tất cả các thành viên tham gia.

4. Lên kế hoạch về hoạt động trong sự kiện trung thu

Trong phần lên kế hoạch tổ chức trung thu trọn gói, các hoạt động trong chương trình sẽ được lên chi tiết nhằm chuẩn bị tốt nhất.

4.1. Lễ hội truyền thống

Tổ chức các hoạt động lễ hội truyền thống như: Rước đèn, múa lân, múa rồng và các trò chơi dân gian truyền thống khác.

4.2. Trò chơi dân gian

- Chuẩn bị các trò chơi dân gian 

Xác định danh sách các trò chơi dân gian truyền thống như kéo co, nhảy sạp, đốt nến, bắn bi,... và chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho mỗi trò chơi.

- Tổ chức cuộc thi và trò chơi

Tổ chức các cuộc thi và trò chơi dân gian cho các thành viên tham gia. Có thể lập bảng điểm và tặng giải thưởng cho người chơi xuất sắc giành giải. 

Tổ chức các cuộc thi và trò chơi

Tổ chức các cuộc thi và trò chơi

Xem thêm: Trò chơi tổ chức trung thu cho bé sáng tạo, thú vị

4.3. Tiết mục ca nhạc và biểu diễn nghệ thuật

- Tìm nghệ sĩ biểu diễn

Tìm kiếm và mời các nghệ sĩ, ban nhạc hoặc đoàn xiếc chuyên nghiệp tham gia biểu diễn trong sự kiện trung thu.

- Lên kế hoạch biểu diễn

Lập lịch trình và lên kế hoạch chi tiết về các tiết mục ca nhạc và biểu diễn nghệ thuật trong chương trình. Đảm bảo sự phối hợp và chuyển đổi suôn sẻ giữa các tiết mục.

- Tạo không gian biểu diễn 

Đảm bảo có không gian biểu diễn thoải mái và thuận tiện cho các nghệ sĩ với ánh sáng, âm thanh và trang trí phù hợp để tạo nên hiệu ứng trình diễn tốt nhất.

- Tạo sự tương tác với khán giả

Khích lệ khán giả tham gia và tương tác với các tiết mục biểu diễn, ví dụ như hát chung, nhảy múa cùng nghệ sĩ,... Tạo không khí vui tươi và hào hứng trong buổi biểu diễn.

Biểu diễn tiết mục múa Lân

Biểu diễn tiết mục múa Lân

5. Đảm bảo an toàn cho sự kiện trung thu

5.1. Đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự

- Thu thập thông tin khách mời

Trước sự kiện, thu thập thông tin về số lượng khách tham dự dự kiến và tính toán sức chứa của không gian tổ chức để đảm bảo an toàn trong việc xử lý đông đúc.

- Quản lý đăng ký tham gia sự kiện

Áp dụng hệ thống đăng ký hoặc vé vào cửa để kiểm soát số lượng khách tham dự và tránh tình trạng quá tải.

- Thuê đội ngũ an ninh chuyên nghiệp

Thuê đội ngũ an ninh đáng tin cậy để giám sát khu vực sự kiện và đảm bảo trật tự, an toàn cho mọi người.

- Có chốt kiểm soát an ninh

Xác định và đặt chốt kiểm soát an ninh ở các điểm cần thiết để kiểm tra và giám sát người tham dự, đảm bảo không có vật phẩm nguy hiểm hoặc cấm mang vào khu vực.

5.2. Các biện pháp phòng chống cháy nổ và tai nạn

- Kiểm tra cơ sở vật chất

Trước sự kiện, kiểm tra toàn bộ cơ sở vật chất để đảm bảo hệ thống chiếu sáng, hệ thống điện và các thiết bị kỹ thuật hoạt động an toàn.

- Lắp đặt hệ thống chữa cháy

Đảm bảo rằng hệ thống chữa cháy và thiết bị cứu hỏa như bình cứu hỏa, bình chữa cháy nước, bình cứu hỏa khí CO2,... được lắp đặt và sẵn sàng sử dụng trong trường hợp cần thiết.

- Sử dụng các loại đèn thoát hiểm

Đảm bảo các loại đèn thoát hiểm và biển chỉ dẫn thoát hiểm rõ ràng và dễ nhìn để hướng dẫn khách tham dự trong trường hợp khẩn cấp.

5.3. Phân luồng và quản lý 

- Kế hoạch phân luồng 

Xác định các khu vực chính trong sự kiện và xây dựng kế hoạch phân luồng để hướng dẫn khách tham dự đi lại một cách thuận tiện và an toàn.

- Đảm bảo lối đi được thông thoáng

Đảm bảo các con đường, lối đi, cửa ra vào được sắp xếp sao cho thông thoáng và không gây cản trở cho khách tham dự.

- Hướng dẫn khách mời di chuyển

Có đội ngũ nhân viên để quản lý trong khu vực tổ chức sự kiện và hướng dẫn khách tham dự di chuyển một cách an toàn.

5.4. Thiết lập đội cứu hộ 

Nếu sự kiện quy mô lớn, cần thiết lập đội cứu hộ trực tại sự kiện để sẵn sàng ứng cứu cho những trường hợp không may gặp vấn đề sức khoẻ khi tham dự sự kiện. 

- Lập điểm cấp cứu: Xác định các điểm cấp cứu trong không gian tổ chức sự kiện và đảm bảo có đầy đủ các dụng cụ và trang thiết bị y tế cần thiết.

- Bố trí nhân viên y tế: Thuê nhân viên y tế chuyên nghiệp như bác sĩ, y tá hoặc nhân viên cứu hỏa để hỗ trợ và cung cấp trợ giúp y tế khi cần thiết.

- Chuẩn bị xe cứu thương: Đảm bảo rằng có xe cứu thương sẵn sàng ở gần khu vực sự kiện để vận chuyển người bị thương nếu xảy ra sự cố.

6. Quảng bá trước sự kiện

6.1. Xây dựng chiến lược quảng bá trước sự kiện

- Xác định mục tiêu quảng bá: Xác định rõ mục tiêu của chiến dịch quảng bá, đó là hướng tới đối tượng tham gia nào, mục đích chính là gì và thông điệp chính muốn truyền tải.

- Thiết kế poster và thiệp mời: Tạo ra các poster, tờ rơi và thiệp mời đẹp mắt và thu hút để giới thiệu về sự kiện. Đảm bảo các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm và hoạt động chính của sự kiện được đưa ra rõ ràng. Sử dụng đồ họa và hình ảnh: Sử dụng đồ họa và hình ảnh liên quan đến trung thu, như đèn lồng, đồ chơi truyền thống, và múa lân, để làm nổi bật chiến dịch quảng bá.

Cần có chiến lược quảng bá trước khi tổ chức

Cần có chiến lược quảng bá trước khi tổ chức

6.2. Sử dụng các kênh truyền thông và mạng xã hội để tiếp cận khán giả

Sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter, và TikTok để quảng bá sự kiện và tạo sự tương tác với khán giả. Đăng các bài viết, hình ảnh, và video liên quan đến sự kiện để thu hút sự chú ý và chia sẻ thông tin với nhiều người.

Ngoài ra, có thể hợp tác với các đối tác địa phương, cộng đồng và nhóm quan tâm để chia sẻ thông tin về sự kiện và kêu gọi sự tham gia.

6.3. Tạo các hoạt động tương tác trước sự kiện

- Cuộc thi và giải thưởng: Tổ chức các cuộc thi trực tuyến như đố vui, câu đố hoặc thi ảnh liên quan đến trung thu để kích thích sự tương tác và thu hút sự chú ý của người tham gia.

- Livestream và Q&A: Tổ chức các buổi livestream trước sự kiện để giới thiệu về sự kiện, trả lời câu hỏi và tương tác trực tiếp với khán giả.

- Tạo hashtag sự kiện: Tạo một hashtag riêng cho sự kiện và khuyến khích khán giả sử dụng hashtag này trong các bài viết và hình ảnh liên quan đến sự kiện.

7. Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

- Đánh giá hiệu quả của kế hoạch tổ chức

So sánh kế hoạch tổ chức ban đầu với những gì đã thực sự diễn ra trong sự kiện. Đánh giá xem các hoạt động đã được thực hiện theo đúng kế hoạch hay có sự thay đổi nào không. Bên cạnh đó, bạn có thể dựa vào phản hồi từ khách tham dự, đánh giá mức độ hài lòng của họ về sự kiện và xem xét những ý kiến tích cực và tiêu cực.

Ngoài ra, việc xem xét kết quả đạt được cũng rất quan trọng trong việc đánh giá tổng kết sự kiện: số lượng khách tham dự, sự tham gia vào các hoạt động và hiệu quả của hoạt động quảng bá.

Đánh giá chất lượng sau kết thúc sự kiện

Đánh giá chất lượng sau kết thúc sự kiện

- Xác định điểm mạnh và điểm cần cải tiến để cải thiện trong tương lai

Xác định những khía cạnh, hoạt động, hoặc yếu tố nào trong sự kiện đã thành công và nhận được phản hồi tích cực từ khách tham dự. Lưu lại những điểm mạnh này để giữ nguyên và phát triển trong các sự kiện tương lai.

Đồng thời, cần phân tích và xác định các khía cạnh hoặc hoạt động trong sự kiện có thể cải tiến và tối ưu hơn. Lắng nghe ý kiến của khách tham dự và xem xét các vấn đề để tìm cách khắc phục và cải thiện.

Cuối cùng, dựa vào những đánh giá đó, BTC sẽ rút kinh nghiệm, đưa ra những điểm cần cải tiến, lên kế hoạch và đề xuất các biện pháp cải thiện cụ thể cho các sự kiện tương lai. Cập nhật kế hoạch tổ chức và triển khai những cải tiến này để nâng cao hiệu quả và trải nghiệm của khách tham dự.

Trên đây là tổng hợp thông tin về cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện trung thu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn về những đầu công việc cần thiết để tổ chức một sự kiện trung thu hoàn hảo.

Đồng thời, để tổ chức sự kiện trung thu trọn gói với chi phí ưu đãi nhất, liên hệ với Minh Vũ Media để nhận ưu đãi ngay hôm nay. 

0/5 (0 Reviews)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN - LÊN Ý TƯỞNG - BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 - 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo - giá thành ưu đãi - thiết kế thu hút - Cung cấp đầy đủ trang thiết bị - Âm thanh Ánh sáng - Sân khấu - Backdrop

Màn hình led tivi - công hơi - banner - Quạt - Bàn ghế - ô dù - khung dạp - Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà - Tiệc teabreak - Quay phim – Chụp ảnh – checkin -  Bộ cắt băng khai trương - Cổng chào - Banner - băng rôn - standee - bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366