Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên: 5 sai lầm bạn nên tránh

Theo chia sẻ của các chuyên gia tổ chức sự kiện, khi tổ chức tiệc tất niên, nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng bạn sẽ thường rất hay mắc sai lầm. Do đó, muốn có bữa tiệc thành công, bạn nên tham khảo những kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên dưới đây. Đặc biệt bạn cần ghi nhớ 5 sai lầm mà nhiều người thường mắc phải trong bữa tiệc tất niên.

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên: Sai lần khi lên ý tưởng concept

Lên concept ý tưởng độc đáo để bữa tiệc cuốn hút hơn

Concept cho bữa tiệc tất niên vô cùng quan trọng, nó là nền tảng tạo điểm nhấn cho bữa tiệc. Nếu không lên concept trước, bạn sẽ khó mà chạy được chương trình hoàn hảo, cuốn hút khách hàng.

Một trong những điều cần nhấn mạnh khi lên concept cho tiệc tất niên là cần chuẩn bị kịch bản đầy đủ. Lên kế hoạch từng hạng mục của bữa tiệc. Chuẩn bị các phần quà, ý tưởng đón tiếp khách hàng, trao quà...  Sau đó là tiệc chính, phần quà lưu niệm cho khách hàng, đối tác sau khi rời tiệc...

Không nghiên cứu kỹ về đơn vị cho thuê hạng mục tổ chức sự kiện

Nghiên cứu kỹ lưỡng về đơn vị cho thuê tổ chức tiệc tất niên

Đơn vị cho thuê hạng mục tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến bữa tiệc của bạn. Bởi, đơn vị cho thuê sẽ là người lên ý tưởng, trang trí tiệc,... Nếu chọn được đơn vị uy tín, có kinh nghiệm, bạn sẽ sở hữu bữa tiệc hoàn hảo nhất. Thế nhưng, nếu bạn tìm đơn vị cho thuê không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng tiệc tất niên. Ngoài ra, đối tác và khách hàng cũng sẽ đánh giá đơn vị bạn thông qua bữa tiệc.

Đó là lý do vì sao kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên luôn nhấn mạnh rằng bạn cần tìm hiểu kỹ về đơn vị cho thuê dịch vụ.

Tham khảo thêm:

Thuê tổ chức tiệc tất niên ở đâu uy tín? Những kinh nghiệm bạn nên biết

Tổ chức tiệc Gala dinner trọn gói, chuyên nghiệp

Chọn thuê dịch vụ nhỏ lẻ mà không thuê trọn gói

Chuẩn bị tiệc chính ấn tượng cho bữa tiệc

Nhiều người nghĩ rằng việc chọn thuê dịch vụ nhỏ lẻ sẽ tiết kiệm hơn. Bởi, một số công ty cho thuê tổ chức tiệc tất niên có sự chênh lệch giá các dịch vụ. Bạn chỉ muốn thuê trang thiết bị phục vụ sự kiện giá rẻ, thuê nhân sự giá rẻ... Tuy nhiên, thực tế việc thuê các dịch vụ nhỏ lẻ sẽ rất mất thời gian. Khi nhận trang thiết bị thuê và khi bàn giao, thu dọn hiện trường sau khi kết thúc tiệc rất mất thời gian và công sức.

Do đó, kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cho thấy, tốt nhất là bạn nên chọn thuê trọn gói dịch vụ. Công ty cho thuê tổ chức tất niên sẽ chuẩn bị mọi thứ tốt nhất cho bạn. Sau khi kết thúc tiệc, bạn sẽ được hỗ trợ thu dọn mọi thứ, tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Không chú ý đến các điều khoản trong hợp đồng thuê tổ chức tiệc tất niên

Xem xét các điều khoản khi thuê tổ chức tiệc tất niên

Mỗi công ty cho thuê tổ chức tiệc tất niên sẽ có điều khoản riêng trong hợp đồng. Do đó bạn nên đọc kỹ các điều khoản khi đi thuê dịch vụ. Như vậy, bạn sẽ nắm rõ được các điều khoản khi đi thuê. Hiểu rõ quyền lợi mình được hưởng và nghĩa vụ mà công ty cho thuê cần thực hiện.

Ngoài ra, trong hợp đồng thuê tổ chức tiệc tất niên cũng sẽ có thêm nhiều thông tin khác. Đó là số lượng trang thiết bị, thời gian thuê, chi phí thỏa thuận thuê... Khi có hợp đồng và ký kết hợp đồng sẽ tránh những tranh chấp không đáng có sau này.

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên: Không chuẩn bị các phương án dự phòng cho bữa tiệc

Luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho bữa tiệc tất niên

Cũng giống như các sự kiện khác, tiệc tất niên sẽ có những tình huống phát sinh mà bạn không thể kiểm soát được. Do đó, bạn cần có phương án chuẩn bị sẵn. Khi những tình huống ngoài ý muốn xảy ra, bạn sẽ xử lý đơn giản và hiệu quả.

Ví dụ, đối với một bữa tiệc tất niên, bạn sẽ cần mời khách hàng, nhân viên và đối tác. Để bố trí bàn ghế, tiệc đầy đủ nhất, bạn nên dự phòng thêm 1 - 2 bàn tiệc mời khách. Điều này giúp bạn kiểm soát được số lượng tiệc và thiết đãi khách hàng đầy đủ nhất. Hoặc, đối với các thiết bị loa đài, âm thanh bạn cần lên phương án dự phòng để tránh khi xảy ra hỏng hóc. Bữa tiệc của bạn sẽ bị tạm dừng, ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và ý nghĩa của bữa tiệc.

Như vậy, trên đây Minh Vũ Media đã chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên thiết thực nhất. Bạn nên nắm rõ những sai lầm thường gặp để chủ động trong việc tổ chức tiệc tất niên. Chúc bạn có bữa tiệc tất niên hoàn hảo nhất.

Có thể bạn quan tâm:

Quy trình tổ chức tiệc tất niên thành công bạn nên biết

Mách bạn những ý tưởng tri ân khách hàng cực kỳ ý nghĩa