Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Cho Sinh Viên Ấn Tượng

Thời sinh viên chắc hẳn ai cũng từng tham gia một đoàn hội hoặc câu lạc bộ và thường xuyên phải tổ chức sự kiện. Nhưng làm thế nào để có một chương trình thành công và gây ấn tượng với người tham dự? Minh Vũ Media sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho sinh viên chi tiết ở bài viết dưới đây

Nghĩ ra chủ đề cho sự kiện

Bất kì sự kiện nào cũng cần có chủ đề, đặc biệt là sự kiện dành cho sinh viên. Mỗi chương trình đều có những mục tiêu riêng, vì thế việc nghĩ ra chủ đề cho sự sẽ giúp cho khách mời phần nào hiểu rõ được chương trình đang muốn nói về điều gì?

Sân khấu được trang trí theo một chủ đề nổi bật

Sau khi nghĩ ra chủ đề, bạn sẽ bắt đầu thể hiện chủ đề đó qua: tên chủ đề, hình ảnh chủ đạo chương trình, các ấn phẩm truyền thông như vé mời, banner, poster, backdrop chụp hình check in, các hiệu ứng ở màn hình led.

Mời khách mời đặc biệt cho chương trình

Để thu hút thêm nhiều bạn sinh viên tham dự thì các chương trình thường sẽ mời thêm các khách mời nổi tiếng. Đó có thể là các diễn giả nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng liên quan tới chủ đề của chương trình. Hoặc là các ca sĩ nổi tiếng để biểu diễn trong chương trình để khuấy động bầu không khí. 

MInh Vũ Media cho thuê ca sĩ biểu diễn tại các sự kiện

Nến bạn có nhu cầu thuê ca sĩ, MC, nhóm nhảy hay bất kì KOL nào có thể liên hệ với Minh Vũ Media, chúng tôi sẽ hỗ trợ “book” họ với chi phí hợp lí nhất. 

Tiến hành trang trí cho sự kiện

Nên tiến hành trang trí cho sự kiện trước khi sự kiện diễn ra khoảng 3-4 tiếng hoặc trang trí ngày hôm trước để có thời gian kiểm tra lại mọi thứ. 

Khi tổ chức sự kiện cho sinh viên, bóng bay trang trí chính là dụng cụ phổ biến nhất được sử dụng. Có thể kết bóng bay thành vòng ở cổng vào, hoặc ở đầu hàng ghế.

Trang trí khu vực check in ấn tượng

Bên cạnh đó là dựng các backdrop, standee, chuẩn bị thêm các booth sự kiện và các hashtag cầm tay để hỗ trợ chụp hình. Hình ảnh trong đêm diễn ra sự kiện sẽ được dùng để truyền thông nên hãy đầu tư vào khâu trang trí. 

Ngoài ra nếu sự kiện có sự góp mặt của các quý thành cô thì nên chuẩn bị thêm hoa tươi ở trên bàn.

Tham khảo: Bỏ túi các bí quyết giúp trang trí không gian tổ chức sự kiện đẹp và hoành tráng

Set up sân khấu, thiết bị

Sân khấu chính là tâm điểm của sự kiện, vậy nên hãy khiến khu vực này trở nên nổi bật và lộng lẫy bằng cách:

• Thuê màn hình led để tạo ra các hiệu ứng đẹp mắt 
• Thuê màn sao kết hợp đèn led để tạo điểm nhấn cho sân khấu.
• Chuẩn bị các chữ nổi mica đèn led để trang trí khu vực sân khấu, chữ có thể là tên viết tắt của chương trình hoặc clb, đội nhóm.
• Các thiết bị sân khấu khác như: máy tạo khói, máy bán pháo trang kim

Lắp đặt máy móc thiết bị cho sân khấu ngoài trời

Đặc biệt nhất chính là bộ âm thanh ánh sáng sân khấu vì nó quyết định đến hơn 60% sự thành công của sự kiện. Tuỳ vào sự kiện được tổ chức trong hội trường hay ngoài trời mà lựa chọn gói thuê khác nhau, bạn nên tìm một đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp để họ tư vấn tận tình và kỹ lưỡng hơn. 

Tham khảo: Những Điều Cần Lưu Ý Khi Thuê Loa Đài Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Chuẩn bị kịch bản cho chương trình sinh viên

Tùy theo tính chất mỗi sự kiện mà kịch bản sẽ khác nhau, có những chương trình là đêm chung kết trao giải cho một cuộc thi, có những chương trình lại thiên về biểu diễn văn nghệ chào mừng ngày hội sinh viên. 

Vậy nên rất khó để có một kịch bản mẫu, tuy nhiên để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch, BTC chương trình nên chuẩn bị sẵn một kịch bản với timeline chi tiết để dễ dàng kiểm soát thời gian hơn. 

Minh Vũ Media tổ chức sự kiện cho sinh viên giá rẻ

Trên đây là một số chia sẻ của Minh Vũ Media về các bước lập kế hoạch khi tổ chức sự kiện sinh viên. Với cương vị là một công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội, chúng tôi đã được rất nhiều trường ĐH tin tưởng lựa chọn để tổ chức các chương trình hoặc thuê thiết bị. Và khi hợp tác với các bạn sinh viên, Minh Vũ luôn đưa ra các giá thuê ưu đãi nhất để hỗ trợ. Vậy nên nếu có nhu cầu thuê thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0982559323 để được báo giá và tư vấn kỹ càng. 

Một số dự án tổ chức sự kiện sinh viên do Minh Vũ thực hiện:

Đêm Nhạc “Lặng” Gây Quỹ Cho Chuyến Tình Nguyện Mù Cang Chải

 Cho Thuê Âm Thanh Ánh Sáng Tổ Chức 20/11 Tại Trường ĐH Khoa Học và Công Nghệ Hà Nội

Tổ Chức Chương Trình DÉBUTANTES 2020 Tại Học Viện Tài Chính Hà Nội