10+ Ý TƯỞNG VÀ KINH NGHIỆM LẬP KẾ HOẠCH, TỔ CHỨC SỰ KIỆN SINH VIÊN

Thời sinh viên chắc hẳn ai cũng từng tham gia một đoàn hội hoặc câu lạc bộ và thường xuyên phải tổ chức sự kiện. Nhưng làm thế nào để có một chương trình thành công và gây ấn tượng với người tham dự? Minh Vũ Media sẽ giúp bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho sinh viên chi tiết ở bài viết dưới đây

Tổ chức sự kiện dành cho sinh viên

Các loại hình sự kiện sinh viên phổ biến nhất

      Hiện nay, nhu cầu tổ chức sự kiện sinh viên tại các trường Đại học, Cao đẳng, các hội nhóm, tổ chức,… Đang ngày càng được quan tâm và đầu tư nhằm giúp sinh viên có những sân chơi, những dịp trải nghiệm. Trong số đa dạng các loại hình sự kiện có thể tổ chức. Dưới đây là một vài loại hình sự kiện tiêu biểu phù hợp và phổ biến nhất đối với sinh viên:

1. Cuộc thi tài năng:

      Đây là các cuộc thi dành cho sinh viên để thử thách và phát triển kỹ năng. Trong nhiều lĩnh vực, từ nghệ thuật đến khoa học. Ví dụ như cuộc thi vẽ tranh, thiết kế đồ họa, thi hùng biện,…

2. Sự kiện thể thao:

      Đây là các sự kiện liên quan đến thể thao và thể hình. Như giải bóng đá, giải đua xe đạp, thi đấu võ thuật, thi thể thao đơn vị,…Cường độ của sự kiện không quá căng sức như thi đấu chuyên nghiệp. Mà nhằm nâng cao tinh thần rèn luyện sức khỏe và tinh thần đồng đội.

3. Sự kiện giáo dục:

      Đây là các hoạt động liên quan đến giáo dục và học tập như hội thảo, buổi thuyết trình,… Sự kiện giáo dục nhằm phổ cập kiến thức, kỹ năng, chia sẻ kinh nghiệm cho các bạn sinh viên. Về những mảng thực tế đầy cần thiết phục vụ cho cuộc sống, công việc.

4. Sự kiện văn hóa:

      Đây là các hoạt động liên quan đến văn hóa, nghệ thuật và giải trí như lễ hội âm nhạc, triển lãm,…Những triển lãm này thường nhằm mục đích đem văn hóa đến cho sinh viên. Để duy trì một tâm hồn thường thức nghệ thuật gắn với những nền văn hóa.

5. Sự kiện tình nguyện:

      Đây là các hoạt động liên quan đến công tác xã hội, từ thiện và tình nguyện. Như chương trình gây quỹ, đóng góp cho cộng đồng, công tác từ thiện và xã hội,…Chương trình nhằm giúp sinh viên có những kỹ năng xã hội, đồng thời cho sinh viên được làm những việc có ích. Cho cộng đồng, nâng cao tinh thần trách nhiệm và không lãng phí nhiệt huyết tuổi trẻ.

Sinh viên luôn thích tham gia nhiều loại hình sự kiện khác nhau

Các loại hình sự kiện kể trên chỉ là những cái tên tiêu biểu nhất. Còn số lượng thực tế của các loại hình sự kiện dành cho sinh viên là không giới hạn. Tùy thuộc vào vào địa phương, trường học hoặc cộng đồng sinh viên để quyết định chương trình sự kiện phù hợp nhất.

10+ ý tưởng tổ chức sự kiện cho sinh viên

1. Theo concept:

Concept sự kiện được hiểu là việc gán sự kiện với những câu chuyện, cái tên, hình ảnh quen thuộc hoặc độc đáo. Để tạo ra dấu ấn riêng cho chương trình, làm người tham gia ấn tượng và nhớ tới. Những ý tưởng sự kiện xây dựng theo concept có thể được minh họa như sau:

• Concept “Night Market”:

Tổ chức một chợ đêm với các gian hàng ẩm thực, chơi game, nghệ thuật và vui chơi giải trí. Đây sẽ là một sự kiện thú vị cho sinh viên để thưởng thức ẩm thực và giải trí sau ngày học tập căng thẳng.

• Concept “Eco-Friendly”:

Tổ chức một buổi hội thảo về môi trường và giáo dục sinh viên về cách bảo vệ môi trường. Sự kiện bao gồm các hoạt động như làm vườn, sửa chữa và tái sử dụng đồ đạc.

• Concept “Cultural Exchange”:

Tổ chức một sự kiện giao lưu văn hóa với các trường đại học khác. Kết hợp với các hoạt động như trình diễn văn nghệ và phần trò chuyện. Để sinh viên có thể tìm hiểu văn hóa của những người khác. 

• Concept “Career Fair”:

Tổ chức một buổi hội chợ việc làm với sự tham gia của các doanh nghiệp và tổ chức tuyển dụng. Sinh viên sẽ được tiếp cận với các công ty và tìm hiểu về các cơ hội việc làm. Cũng như có cơ hội gặp gỡ và trao đổi với những người đại diện từ các doanh nghiệp.

• Concept “Sports Day – Spotlight”:

Tổ chức một ngày thể thao cho sinh viên với các hoạt động như đua xe đạp, bóng đá,… Đây là một cách tuyệt vời để sinh viên rèn luyện sức khỏe và thể chất. Cũng như tạo cơ hội cho các sinh viên có thể giao lưu và kết nối với nhau. Điều đặc biệt đến từ tên sự kiện được chơi chữ, giúp người tham gia hiểu rằng thể thao chính là điểm nhấn sự kiện

• Concept “Volunteer Day”:

Tổ chức một ngày tình nguyện với các hoạt động có ích cho cộng đồng. Như dọn dẹp khu vực xung quanh trường học, giúp đỡ trẻ em khó khăn hoặc tặng quà cho người già và người tàn tật. Đây là một cách tuyệt vời để sinh viên giúp đỡ cộng đồng và học hỏi kỹ năng tình nguyện. Từ đó trở thành những công dân có trách nhiệm 

Sự kiện càng được đầu tư về nội dung thì sẽ càng thu hút

2. Theo loại hình sự kiện:

Như đã nói ở trên, các loại hình sự kiện rất đa dạng và nhiều ý tưởng tổ chức khác nhau có thể xây dựng. Dưới đây là một số ví dụ:

• Hội thảo chuyên ngành:

Tổ chức một hội thảo về một chủ đề cụ thể liên quan đến ngành học của sinh viên. Sự kiện có thể có sự tham gia của các chuyên gia, giáo sư và doanh nhân. Để chia sẻ kinh nghiệm và tư vấn cho sinh viên về các cơ hội nghề nghiệp trong ngành học.

• Triển lãm tranh nhân ngày Giải phóng miền Nam 30/4:

Tổ chức một triển lãm nghệ thuật hoặc sản phẩm để sinh viên có thể trưng bày tác phẩm của mình. Sự kiện có thể thu hút sự quan tâm của đông đảo sinh viên và giúp các tác phẩm của họ được đánh giá và giao lưu với nhau.

• Chợ phiên Tây Bắc, văn hóa vùng cao:

Tổ chức một chợ phiên để có thể đem văn hóa, đặc sản địa phương đến với đông đảo mọi người. Sự kiện có thể thu hút sự quan tâm của các sinh viên tại các trường Đại học, Cao đẳng. Giúp trao đổi các phong tục, tập quán đậm đà bản sắc, từ đó gia tăng sự kết nối với nhau.

• Đêm văn nghệ Tri ân Minisoul:

Tổ chức một đêm văn nghệ với các tiết mục như hát, múa, kịch và stand-up comedy. Để cho các bạn sinh viên có một buổi tối thư giãn sau thời gian học tập, đồng thời có cơ hội tụ tập bạn bè. Sự kiện này còn giúp sinh viên thể hiện tài năng của mình và cũng giúp tạo ra một không khí sau một ngày học tập.

Kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho sinh viên

Sự kiện dành cho sinh viên không có quá nhiều sự khác biệt đối với những sự kiện khác. Song do đã có đối tượng tham gia cụ thể. Dưới đây là những bước được gợi ý để sự kiện bám sát nhất với sinh viên.

Nghĩ ra chủ đề cho sự kiện

Bất kì sự kiện nào cũng cần có chủ đề, đặc biệt là sự kiện dành cho sinh viên. Mỗi chương trình đều có những mục tiêu riêng. Vì thế việc nghĩ ra chủ đề cho sự sẽ giúp cho khách mời phần nào hiểu rõ được chương trình đang muốn nói về điều gì?

Sân khấu được trang trí đặc sắc theo chủ đề nổi bật

Sau khi nghĩ ra chủ đề, bạn sẽ bắt đầu thể hiện chủ đề đó qua: tên chủ đề, hình ảnh, ấn phẩm truyền thông như vé mời, banner, poster, …

Liên hệ khách mời đặc biệt cho chương trình

Để thu hút thêm nhiều bạn sinh viên tham dự. Các chương trình thường sẽ mời thêm các khách mời nổi tiếng. Đó có thể là các diễn giả nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng liên quan tới chủ đề của chương trình. Hoặc là các ca sĩ nổi tiếng để biểu diễn trong chương trình để khuấy động bầu không khí. 

Minh Vũ Media cho thuê ca sĩ biểu diễn tại các sự kiện

Nến bạn có nhu cầu thuê ca sĩ, MC, nhóm nhảy hay bất kì KOL. Có thể liên hệ với Minh Vũ Media, chúng tôi sẽ hỗ trợ “book” với chi phí hợp lý nhất. 

Tiến hành trang trí, setup cho sự kiện

Nên tiến hành trang trí cho sự kiện trước khi sự kiện diễn ra khoảng 3-4 tiếng. Hoặc trang trí ngày hôm trước để có thời gian kiểm tra lại mọi thứ. 

Khi tổ chức sự kiện cho sinh viên, bóng bay trang trí chính là dụng cụ phổ biến được sử dụng. Có thể kết bóng bay thành vòng ở cổng vào, hoặc ở đầu hàng ghế.

Khu vực Backdrop thường là điểm nhấn chương trình

Bên cạnh đó là dựng các backdrop, standee, chuẩn bị thêm các booth sự kiện và các hashtag cầm tay để hỗ trợ chụp hình. Hình ảnh trong đêm diễn ra sự kiện sẽ được dùng để truyền thông nên hãy đầu tư vào khâu trang trí. 

Ngoài ra nếu sự kiện có sự góp mặt của các quý thành cô thì nên chuẩn bị thêm hoa tươi ở trên bàn.

Set up sân khấu, thiết bị

Sân khấu chính là tâm điểm của sự kiện, vậy nên hãy khiến khu vực này trở nên nổi bật và lộng lẫy bằng cách:

• Thuê màn hình led để tạo ra các hiệu ứng đẹp mắt 
• Thuê màn sao kết hợp đèn led để tạo điểm nhấn cho sân khấu.
• Chuẩn bị các chữ nổi mica đèn led để trang trí khu vực sân khấu, chữ có thể là tên viết tắt của chương trình hoặc clb, đội nhóm.
• Các thiết bị sân khấu khác như: máy tạo khói, máy bắn pháo điện,…

Lắp đặt máy móc thiết bị cho sân khấu ngoài trời

Đặc biệt nhất chính là bộ âm thanh ánh sáng sân khấu. Vì nó quyết định đến hơn 60% sự thành công của sự kiện. Tuỳ vào sự kiện được tổ chức trong hội trường hay ngoài trời mà lựa chọn gói thuê khác nhau, bạn nên tìm một đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp để họ tư vấn tận tình và kỹ lưỡng hơn. 

Chuẩn bị kịch bản cho chương trình sinh viên

Tùy theo tính chất mỗi sự kiện mà kịch bản, lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau, có những chương trình là đêm chung kết trao giải cho một cuộc thi, có những chương trình lại thiên về biểu diễn văn nghệ chào mừng ngày hội sinh viên. 

Vậy nên rất khó để có một kịch bản mẫu, tuy nhiên để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch, BTC chương trình nên chuẩn bị sẵn một kịch bản với timeline chi tiết để dễ dàng kiểm soát thời gian hơn. 

Minh Vũ Media tổ chức sự kiện cho sinh viên giá cả hợp lý

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

           Với thâm niên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu đời. Minh Vũ Media tự tin có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về mọi loại hình tổ chức sự kiện. Trong đó phải kể đến rất nhiều sự kiện phục vụ cho sinh viên như chương trình Chào tân sinh viên, các buổi tiệc liên hoan, Gala tri ân,… Với đội ngũ tư vấn trẻ trung, năng động, thấu hiểu tâm lý sinh viên. Cùng với đó là sự hỗ trợ tối đa với mọi ý tưởng từ khách hàng. Minh Vũ Media tự tin có thể làm hài lòng mọi đối tượng và cho ra được những sự kiện chỉn chu nhất.

Minh Vũ Media tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín

Kết luận:

        Trên đây là một số chia sẻ của Minh Vũ Media về các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện sinh viên. Với cương vị là một công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội, chúng tôi đã được rất nhiều trường ĐH tin tưởng lựa chọn để tổ chức các chương trình hoặc thuê thiết bị. Và khi hợp tác với các bạn sinh viên, Minh Vũ luôn đưa ra các giá thuê ưu đãi nhất để hỗ trợ. Vậy nên nếu có nhu cầu thuê thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0982559323 để được báo giá và tư vấn kỹ càng. 

Một số dự án tổ chức sự kiện sinh viên do Minh Vũ Media thực hiện:

Đêm Nhạc “Lặng” Gây Quỹ Cho Chuyến Tình Nguyện Mù Cang Chải

Cho Thuê Âm Thanh Ánh Sáng Tổ Chức 20/11 Tại Trường ĐH Khoa Học và Công Nghệ Hà Nội

Tổ Chức Chương Trình DÉBUTANTES 2020 Tại Học Viện Tài Chính Hà Nội