Tổ Chức Sự Kiện Cần Những Gì Để Gây Ấn Tượng Cho Khách Mời?

Bất kì đơn vị nào khi tổ chức sự kiện đều mong muốn khách mời tham dự chương trình sẽ hài lòng. Vậy khi tổ chức sự kiện cần những gì, nên chuẩn bị như thế nào để tạo được tiếng vang cho sự kiện, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời? Hãy để Minh Vũ Media giải đáp giúp bạn điều này ở bài viết dưới đây nhé!

Không gian sự kiện

Tuỳ vào từng loại chương trình mà chúng ta sẽ có cách trang trí và bố trí không gian khác nhau. Một số sự kiện như hội nghị, gala dinner, year end party, lễ kỷ niệm sẽ có những chủ đề riêng, vậy nên khi trang trí cần làm nổi bật thông điệp cũng như chủ đề của chương trình. 

Trang trí sự kiện ấn tượng với tông màu chủ đạo của chương trình

Không gian sự kiện sẽ được quyết định dựa vào những yếu tố như: backdrop sân khấu, cách bố trí chỗ ngồi, lựa chọn bàn ghế sự kiện cho khách mời cho đến những chi tiết cực nhỏ như cách gấp khăn ăn, bình hoa trang trí cũng phải được kiểm tra kỹ càng.

Bố trí cổng chào đẹp mắt

Để tạo được sự chuyên nghiệp cho khách mời, hãy gây ấn tượng cho họ ngay từ khi bước vào với cổng chào hoa lung linh, cổng chào bóng bay hoặc thuê cổng hơi để tạo nên sự hoành tráng cho buổi tiệc.  

Tham khảo: 15+ Mẫu Thiết Kế Backdrop Khai Trương, Sự Kiện Ấn Tượng

Bầu không khí chương trình

Trước khi chương trình diễn ra cần một nhạc nền để không khí bớt nhàm chán, có thể là nhạc nhẹ cho những chương trình yêu cầu sự nghiêm túc như hội nghị, hội thảo hoặc các bản phối remix với các sự kiện cần thu hút đám đông. Để làm được điều đó bạn cần thuê dàn âm thanh ánh sáng chất lượng để đảm bảo âm thanh phát ra rõ ràng và chân thực.

Thuê dàn âm thanh chất lượng để đảm bảo không khí chương trình

Ngoài ra để thay đổi không khí, không thể nào thiếu các tiết mục văn nghệ như múa, nhảy hiện đại, mời các ca sĩ biểu diễn hoặc tiếc mục múa lân vào ngày khai trương, tiệc tất niên cuối năm. 

Tham khảo: Top 10 Bài Nhạc Nền Sự Kiện, Nhạc Hiệu Chương Trình Phổ Biến

Cách tiếp đón khách mời

Nếu là sự kiện công ty, bạn có thể bố trí các nhân viên có ngoại hình sáng để tiếp đón khách mời, còn không có thể thuê PG - với lợi về vóc dáng, trẻ trung, xinh đẹp và họ sẽ giúp cho khách mời cảm thấy được sự thân thiện, tận tâm ngay khi vừa  tới chương trình. 

Minh Vu media chuyên cung cấp người mẫu PGJ Cho Sự kiện chuyên nghiệp

Các PG có thể chịu trách nhiệm tiếp đón, chụp hình chung với khách mời, cài hoa - huy hiệu và hướng dẫn chỗ ngồi cho khác. 

Tiệc teabreak giữa giờ

Khi tổ chức lễ khai trương hay các buổi hội nghị, ra mắt sản phẩm… không thể nào thiếu tiệc teabreak dành cho khách mời. Đây là thời gian để họ thay đổi không khí, bổ sung thêm năng lượng và cũng là thời điểm vàng để người tổ chức sự kiện giao lưu, trò chuyện với khách mời. 

Dịch vụ cung cấp tiệc trà nhẹ nhàng nhưng cực sang trong trong mỗi chương trình sự kiện

Việc tổ chức tiệc teabreak hiện nay đã trở nên phổ biến vì nó giúp doanh nghiệp ghi điểm rất nhiều trong mắt khách mời, thể hiện sự chuyên nghiệp, sự mến khách đối với những người tham dự. Đây không chỉ là khoảng thời gian thư giãn hữu ích mà còn thay cho lời cảm ơn của đơn vị tổ chức, gắn kết thêm các mối qua hệ. 

Quà tặng cuối chương trình

Khi mời khách tới tham dự sự kiện đừng quên dành tặng cho họ một món quà nhỏ, đó có thể là các vật phẩm có logo công ty như bình giữ nhiệt, áo mưa, sổ, bút, phiếu giảm giá, voucher... hoặc chính là sản phẩm của đơn vị như bộ mỹ phẩm. Dù đó là món quà gì thì nó cũng giúp doanh nghiệp của bạn được đánh giá cao và được khách mời nhớ đến nhiều hơn khi sử dụng quà tặng. 

Tặng quà cho khách mời tham dự chương trình

Trên đây là một số yếu tố bạn cần quan tâm khi tổ chức chương trình. Hi vọng bài chia sẻ trên của Minh Vũ Media sẽ giúp bạn đọc trả lời được câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì cũng như thay đổi thay đổi cách tổ chức trong những sự kiện sắp tới để gây được ấn tượng cho khách mời hơn nữa. 

Bài viết tham khảo:

10 Thiết Bị Cần Thiết Cho Lễ Khánh Thành Được Thành Công

Các thiết bị bắt buộc phải có nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công