Các vị trí trong ban tổ chức sự kiện? Những kỹ năng cần có của nhân sự tổ chức sự kiện

Dịch vụ về các hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay khác thịnh hành, đặc biệt là trong các ngành liên quan đến truyền thông, giải trí và rất nhiều mục đích khác nữa. Bạn sẽ cần phải phân tích và xem xét rất nhiều yếu tố liên quan để có thể phát triển trong ngành tổ chức sự kiện. Bài viết sau đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tổ chức sự kiện là gì? Các vị trí trong ban tổ chức sự kiện bao gồm những bộ phận nào?

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện chính là việc hoàn thành các hạng mục công việc được đề ra theo kế hoạch từ quá trình bắt đầu lên ý tưởng cho đến khi kết thúc. Sự kiện thường được diễn ra trong một số lĩnh vực như: giải trí, thể thao, kinh doanh với các mục đích hướng tới sự chú ý của khách hàng tham gia hoặc đánh bóng tên tuổi của nhãn hàng. 

Sự kiện cũng chính là nơi để các doanh nghiệp kết nối nhân viên tạo ra các buổi tiệc theo quy mô nội bộ và hướng tới sự tri ân, kỷ niệm là chủ yếu. Tổ chức sự kiện chính là một ngành phát triển ở hiện nay và cả trong tương lai vì nhu cầu và mục đích sử dụng ngày càng lớn trên thị trường.

Tổ chức sự kiện được diễn ra phổ biến hiện nay

Các loại sự kiện phổ biến

1. Hội nghị

Hội nghị là một sự kiện khá phổ biến hiện nay với sự tham gia của đông đảo khách mời và người tham dự trong đó chúng ta sẽ được bàn về một vấn đề đặc biệt cụ thể. Đó có thể là các buổi tổng kết của công ty hoặc những chia sẻ quan điểm của những người nổi tiếng. Thông thường hội nghị sẽ có thể kéo dài khoảng 1 buổi hoặc 2 đến 3 ngày tuỳ vào mục đích và khối lượng hoạt động cần diễn ra.

2. Sự kiện ra mắt sản phẩm

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới có ý nghĩa rất quan trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Đây sẽ là buổi để thu hút đông đảo truyền thông quan tâm để đưa nhãn hàng đến gần hơn với người sử dụng. Trong buổi lễ sẽ có thể diễn ra một số các hoạt động giải trí khác để khách hàng tham gia trải nghiệm.

3. Sự kiện khai trương

Lễ khai trương chính là ngày để đánh dấu cột mốc quan trọng trong quá trình hình thành của tổ chức, đơn vị doanh nghiệp. Buổi lễ thường được diễn ra trang trọng với sự có mặt của đông đảo các thành viên chủ chốt, ghi nhận quá trình bắt đầu hoạt động hướng đến mục đích kinh doanh.

Sự kiện khai trương của doanh nghiệp

4. Kỷ niệm thành lập

Lễ kỷ niệm ngày thành lập thường vô cùng quan trọng nhất là đối với các doanh nghiệp lớn. Đây sẽ là khoảng thời gian nhìn lại những thành công và chặng đường vừa qua, buổi lễ còn thường được diễn ra với mục đích ghi nhận và khen thưởng cho những nhân viên xuất sắc của năm nữa.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

5. Sự kiện khởi công

Sự kiện khởi công cũng là một hình thức bắt đầu cho một hoạt động quan trọng trong công ty, doanh nghiệp. Hoạt động này với mục tiêu là công bố cho tất cả mọi người cùng biết và cũng mang yếu tố tâm linh trong đó. Mọi người tin rằng công trình sẽ được hoàn thành tốt đẹp và an toàn trong quá trình thực thi.

Đánh dấu sự kiện khởi công của công ty

6. Tổ chức các cuộc thi

Hiện nay có rất nhiều cuộc thi lớn được diễn ra với mục đích thu hút nhân tài hoặc hướng đến một mục tiêu nào đó. Quá trình diễn ra sự kiện này sẽ có phần khá đơn giản không có nhiều khách mời tham gia nên việc lên kế hoạch và chuẩn bị cũng nhanh chóng.

7. Sự kiện đấu giá gây quỹ

Đây là một chương trình diễn ra theo hình thức nhân đạo để quyên góp giúp cho người khó khăn. Sự kiện sẽ được diễn ra theo nhiều quy mô lớn nhỏ, mọi người sẽ cùng đấu giá một vài món đồ để đưa ra số tiền chốt cuối cùng. Các doanh nghiệp tổ chức cũng có thể dùng hình thức này để giới thiệu và làm mới các sản phẩm của mình.

8. Sự kiện ra mắt âm nhạc, phim ảnh

Các ca sĩ diễn viên thường tổ chức các buổi ra mắt sản phẩm mới - “đứa con nghệ thuật của mình”. Buổi lễ thường được chuẩn bị khác chỉn chu có thảm đỏ chuyên nghiệp để đón tiếp dàn khách mời và các nhà báo tham gia. Mục đích của sự kiện chính là để quảng bá và giới thiệu sản phẩm đến đông đảo mọi người.

Xem thêm: Tổng hợp 15+ ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất năm 2023

9. Hội chợ thương mại

Sự kiện hội nghị thương mại thường được diễn ra nhiều trên các tỉnh thành với quy mô lớn, có sự tham gia của đông đảo mọi người. Chương trình sẽ bao gồm nhiều hoạt động nghệ thuật khác nhau như đấu giá, văn nghệ, lô tô,...Thông thường hội chợ sẽ được tổ chức tại vị trí rộng để lắp đặt sân khấu và màn hình led để phục vụ khán giả.

10. Hoạt động triển lãm

Hoạt động triển lãm là một hình thức trưng bày các tác phẩm nghệ thuật trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Sự kiện sẽ được diễn ra trong một khoảng thời gian dài với sự tham gia của nhiều khách mời, khán giả. Mục đích chính là muốn giới thiệu sản phẩm đa dạng khác nhau chứ không thiên về mua bán mặt hàng.

Sự kiện triển lãm nghệ thuật

Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản

Xác định mục tiêu của sự kiện

Khi bắt tay vào tổ chức sự kiện thì mục tiêu đầu tiên mà chúng ta hướng đến đó chính xác định mục tiêu. Chương trình này diễn ra làm gì? Phục vụ cho nhu cầu và mục đích như thế nào? Các mục tiêu đó sẽ theo đến khi hoàn thành xong sự kiện để có sự so sánh và đánh giá

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Đội ngũ nhân sự sẽ là yếu tố khá quan trọng  để duy trì một sự kiện thành công. Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động diễn ra từ con người đến tổ chức, nên phải thường là người thông minh, sáng tạo và hết mình trong công việc.

Đội ngũ đứng sau các sự kiện thành công

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức cần phù hợp và thuận tiện với cả khách mời tham gia. Không gian cần mang lại sự thoải mái và dễ dàng di chuyển, dù là với mục đích gì bạn cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo về các khoản này. Thời gian buổi lễ cũng cần được thống nhất để thông báo với khách mời.

Lên danh sách khách mời và các thành phần tham gia

Chúng ta cũng cần phải lên danh sách các thành phần khách mời tham gia để có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Tuỳ vào số lượng để cân nhắc lại địa điểm xem đã thật sự cân đối và phù hợp.

Lựa chọn chủ đề

Một chủ đề hay và sáng tạo sẽ trở thành điểm nhấn để thu hút tất cả mọi người. Ví dụ như các doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thì phải cần thông điệp và hình ảnh sáng tạo để đến gần hơn với người dùng. Bên cạnh đó, truyền thông cũng sẽ tập trung vào chủ đề để lên bài viết cho sự kiện của bạn.

Lên kế hoạch cụ thể và ngân sách dự kiến

Bằng những sự chuẩn bị trước đó, chúng ta sẽ lên kế hoạch và phân phối các hoạt động cụ thể trong chương trình. Với từng khoản đầu tư chi phí cũng cần được đề xuất song song để dự kiến ngân sách ban đầu có phù hợp hay không. Nếu chi phí vượt quá khả năng, bạn sẽ phải tối ưu lại các hoạt động sao cho phù hợp nhất.

Lên kế hoạch nguồn ngân sách cho sự kiện

Tìm kiếm các nguồn tài trợ

Thông thường các chương trình sự kiện sẽ đều có nguồn tài trợ đi kèm và đây sẽ là công việc vô cùng khó khăn cho doanh nghiệp. Bạn cần tìm kiếm nguồn tài trợ phù hợp và đúng với mục đích của sự kiện đề ra chứ không nên gửi email dồn dập mà không mang lại hiệu quả. Bạn cần cho đối tác thấy được những điểm mạnh của mình, thể hiện thái độ nghiêm túc và chuyên nghiệp trong khi làm việc.

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá sự kiện là bước chuẩn bị cuối cùng trước khi được thực hiện kế hoạch. Bạn có thể sử dụng chính các trang của công ty để chia sẻ về sự kiện sắp diễn ra hoặc sử dụng hình thức book báo để viết bài trên các trang khác. Bằng cách này chương trình sẽ có mức độ lan tỏa nhất định và thu hút nhiều người quan tâm hơn.

Thực hiện chương trình

Chương trình sau khi đã được lên kế hoạch cụ thể chi tiết, thống nhất toàn bộ các nội dung thì sẽ được thực hiện theo đúng lịch trình. Trong khi diễn ra sự kiện, bạn cần phải luôn luôn theo sát và kịp thời xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra.

Thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đã được đề ra

Vai trò của ban tổ chức trong một sự kiện

Ban tổ chức sự kiện chính là nhóm người điều hành chính mọi hoạt động trong một chương trình đảm bảo các yếu tố chủ động và trôi chảy theo như kế hoạch đã đề ra. Nhờ có ban tổ chức mà tính chuyên nghiệp của sự kiện sẽ được nâng cao hơn, mọi thứ được sắp xếp bài bản và có kế hoạch.

Ban tổ chức thường là người có có khả năng và trình độ cao cả trong giao tiếp lẫn quản lý tổ chức. Đó là những yếu tố vô cùng cần thiết, đặc biệt với những sự kiện lớn có sự tham gia của đông đảo mọi người và có tầm ảnh hưởng.Khi xảy ra bất kỳ tình huống nào phát sinh, ban tổ chức sẽ kịp thời đưa ra phương án giải quyết để không làm ảnh hưởng đến tiến độ của chương trình.

Vì sao cần phân công nhân sự hợp lý trong tổ chức sự kiện?

Một chương trình sự kiện diễn ra hoàn hảo cần có sự tham gia của rất nhiều các đầu mục trong bộ phận ban tổ chức. Vậy nên cần phải có sự phân chia công việc một cách hợp lý để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch

• Mỗi một vị trí, bộ phận đều có những nhiệm vụ và hoạt động riêng để cùng đạt đến mục đích cuối cùng
• Việc phân công nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và xử lý các tình huống không có trong kế hoạch
• Một số nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm cần được bổ nhiệm và vị trí quan trọng để kiểm soát tổng quát toàn bộ chương trình.
• Những công việc không có độ khó cao sẽ được giao cho nhân sự mới chưa có nhiều kinh nghiệm để đảm bảo công việc tốt nhất.
• Các bộ phận sau khi được phân chia cũng sẽ có buổi họp chung để được thống nhất lại về nhiệm vụ và kế hoạch cần thực hiện.

Các vị trí trong một ban tổ chức sự kiện

Event coordinator – Điều phối sự kiện

Người điều phối sự kiện thường có chức vụ cao nhất trong việc điều hành các bộ phận nhân sự khác. Đây thường là những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, biết cách giao tiếp, lên ý tưởng và xử lý các tình huống thông minh. Vai trò của người điều phối đó chính là giám sát các hoạt động trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện để đảm bảo mọi công việc đều được diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu có tình huống khác xảy ra họ sẽ có quyền để đưa ra quyết định cụ thể cho các bộ phận khác thực hiện theo.

Điều phối sẽ giám sát các công việc trong sự kiện

Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các ý tưởng mới lạ và sáng tạo cho chương trình sắp tới. Họ sẽ phải thực hiện tất cả các bước trong quy trình tổ chức sự kiện, nên đòi hỏi đây phải là người có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt để mang lại kế hoạch hiệu quả. Không những thế đây còn là công việc đòi hỏi khả năng khéo léo và hiểu biết thông tin bởi các chương trình lớn cần phải có giấy phép của chính quyền thì mới được tổ chức.

Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng

Người quản lý dịch vụ khách hàng sẽ giải quyết tất cả các phản hồi của người tham gia trong quá trình diễn ra sự kiện. Bởi vậy kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống là vô cùng quan trọng. Nếu khách hàng cảm thấy tức giận hoặc phản hồi về thái độ phục vụ không tốt bạn cần có sự phản ứng nhanh nhẹn để không tạo ra ấn tượng xấu về sự kiện.

Event Manager – Quản lý sự kiện

Quản lý sự kiện sẽ là người bạn đồng hành với người điều phối vì họ sẽ đều đóng vai trò hỗ trợ tương tác, giúp sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ. Người quản lý cũng sẽ chịu trách nhiệm thêm về khoản các giấy tờ, bản kế hoạch, mục tiêu liên quan để trình báo lên cấp trên. Người quản lý sẽ luôn giúp đỡ và nhận phản hồi từ phía nhân viên để đưa ra phương án mới cho họ.

Event Assistant – Trợ lý sự kiện

Tuy vào quy mô của sự kiện lớn, chúng ta sẽ cần có thêm trợ lý sự kiện để giải quyết một số các vấn đề nhỏ và dễ dàng thực hiện. Họ sẽ nhận các công việc của người quản lý để hỗ trợ kịp thời và đôi khi khối lượng công việc nhiều họ cũng sẽ được đảm nhận một mảng riêng để thuận tiện điều phối chương trình.

Choreographer – Biên đạo

Các tiết mục biểu diễn văn nghệ sẽ không thể thiếu trong một sự kiện hoàn hảo vậy nên bộ phận biên đạo sẽ là người chịu trách nghiệm cho các diễn viên biểu diễn tham gia. Họ sẽ phải là người có chuyên môn trong lĩnh vực này, khả năng sáng tạo và biên đạo động tác tốt để mang lại những tiết mục ấn tượng. Trước khi diễn ra sự kiện chính thức cũng cần có chương trình tổng duyệt lại toàn bộ các tiết mục xem có phù hợp với chương trình hay không?

Biên đạo sự kiện sẽ chịu trách nhiệm các tiết mục biểu diễn

Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật

Chỉ đạo nghệ thuật sẽ đóng vai trò là người kết nối với bộ phận đối ngoại để tìm các tài trợ cho chương trình, chiến lược quảng bá thương hiệu,...Họ sẽ có khả năng truyền đạt thông tin cực tốt để trình bày về các kế hoạch xây dựng hình ảnh của mình thông qua hoạt động. Nhờ đó thu hút được nhiều hơn các sự quan tâm của mọi người, sự kiện diễn ra thuận lợi. 

Ticket sales manager – Điều hành bán vé

Người phụ trách điều hành bán vé không đơn thuần là công việc bán hàng mà họ phải chịu trách nhiệm toàn bộ cho quá trình liên quan từ mẫu mã, in ấn, phân phối,...Khả năng thương lượng và thuyết phục người khác là vô cùng cần thiết để hoàn thành được con số vé mà chương trình đề ra.

Catering Management – Quản lý dịch vụ ăn uống

Để có thể quản lý toàn bộ dịch vụ ăn uống trong một sự kiện thì họ cần là người có trình độ chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Ẩm thực là một yếu tố quan trọng nên trách nhiệm của người quản lý cũng khá cao, cần đảm bảo về chất lượng phục và khả năng làm hài lòng cả những khách hàng khó tính nhất.

Lighting Operator – Lập trình ánh sáng

Người lập trình ánh sáng để đảm bảo các yếu tố liên quan đến đèn điện sân khấu trong toàn bộ quá trình diễn ra kể từ những buổi tập duyệt sự kiện. Nếu có các vấn đề khẩn cấp xảy ra họ cần phải có phương án xử lý kịp thời để không ảnh hưởng tiến độ của từng hoạt động.

Bộ phận ánh sáng đảm bảo trong suốt quá trình tập duyệt và diễn ra sự kiện

Sound operator – Lập trình âm thanh

Người lập trình âm thanh sẽ có khu vực làm việc riêng ở bên dưới sân khấu và chịu trách nhiệm toàn bộ các thiết bị phát âm thanh tại đó. Cũng giống như bộ phận ánh sáng thì âm thanh cũng sẽ cần có mặt trong toàn bộ các buổi tập duyệt để khớp chương trình và check lại thiết bị. Tuy nhiên, họ cần có thêm bước điều chỉnh liên tục để cung cấp dàn âm thanh chuẩn nhất trong sự kiện.

Director – Đạo diễn

Đạo diễn sẽ là người chịu trách nhiệm tổng thể các quá trình sản xuất và làm chương trình từ A đến Z. Họ sẽ thuộc quyền quản lý của chỉ đạo nghệ thuật, và làm việc phối hợp với nhiều bộ phận liên quan để chạy chương trình hoàn thiện. Đạo diễn có quyền  yêu cầu các diễn viên hoặc các bộ phận dưới quyền trong tổ sản xuất thực hiện theo sự điều phối của mình.

Đạo diễn sự kiện sẽ điều phối nhân sự để hỗ trợ quá trình sản xuất

Administrator – Quản lý hành chính

Quản lý hành chính sẽ là người nắm giữ về lương và các khoản chính sách khác liên quan đến sự đãi ngộ cho nhân viên. Nguồn ngân sách sẽ được phân bổ đến từng bộ phận khi có yêu cầu phê duyệt từ cấp trên xuống, tránh làm lãng phí và không rõ nguồn gốc của các khoản thu chi.

Production Manager – Quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất sẽ hỗ trợ đạo diễn trong quá trình điều phối nguồn nhân lực để sản xuất chương trình. Họ sẽ quản lý để không phát sinh ra thêm nhiều khoản chi mới không có trong kế hoạch, đảm bảo hoàn thành các công việc theo đúng tiến độ đã đề xuất.

Các kỹ năng cần có của nhân sự tổ chức sự kiện

• Kỹ năng làm việc nhóm: Ban tổ chức sự kiện có rất nhiều bộ phận khác nhau nên cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để hướng đến mục đích chung nhất.
• Sự cẩn thận, tỉ mỉ: Tránh xảy ra sai sót trong quá trình làm việc để không gây nên hậu quả ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
• Kỹ năng xử lý tính huống: Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều các tình huống phát sinh đòi hỏi nhân sự tổ chức cần nhanh nhẹn giải quyết, đảm bảo tiến độ diễn ra sự kiện.
• Kỹ năng giao tiếp: Chắc chắn người nhân sự cần đảm bảo về kỹ năng giao tiếp để không chỉ sử dụng với đồng nghiệp trong hỗ trợ công việc và còn áp dụng với khách hàng, những khán giả tham gia sự kiện.
• Kỹ năng lên ý tưởng, kịch bản: Sự kiện thành công thu hút sự quan tâm của mọi người rất cần có những ý tưởng hay và sáng tạo.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Một sự kiện sẽ có rất nhiều các hoạt động được diễn ra vậy nên họ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt, phân chia công việc một cách hiệu quả.
• Kỹ năng giám sát và kiểm tra công việc: Để sự kiện được diễn ra hoàn hảo, ban tổ chức cần giám sát tiến độ liên tục, kiểm tra các đầu mục công việc xem đã hoàn thành hết chưa trong cả trước và trong sự kiện.
• Kỹ năng phán đoán: Nếu có khả năng phán đoán các tình huống có thể xảy ra thì chắc hẳn sẽ xây dựng được các phương án dự trù. Điều này rất cần thiết để ban tổ chức không bị lúng túng khi gặp những vấn đề nghiêm trọng khó giải quyết.

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng và nhiều các kỹ năng cần thiết. Vậy nên để có được một chương trình thành công hiệu quả, chúng ta cần cảm ơn rất nhiều các bộ phận công hiến đằng sau. Hy vọng với bài viết trên, mọi người đã có những bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện thật chu đáo nhé!

Xem thêm: Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công? Mẫu kế hoạch/ kịch bản sự kiện chi tiết