Tổng hợp 15+ ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất năm 2024

Các doanh nghiệp, công ty khi bắt đầu muốn tổ chức sự kiện đều cần chú trọng đến khâu chuẩn bị và lên ý tưởng. Khi bạn có sự tìm hiểu và chuẩn bị chu đáo thì chắc hẳn sẽ tổ chức được các chương trình thành công và đem lại  kết quả tốt như mong đợi. Bài viết dưới đây, hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu về các quy trình để xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện hoàn thiện và khả thi nhất.

Vì sao cần chuẩn bị ý tưởng khi tổ chức sự kiện?

Quá trình doanh nghiệp lên kế hoạch, ý kiến cho việc tổ chức sự kiện luôn là một yếu tố quan trọng và không thể bỏ qua. Việc chuẩn bị cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên các điều kiện sẵn có, phù hợp với mục đích của người tổ chức:

• Đảm bảo sự thành công của chương trình: Khi bạn có sự chuẩn bị về mặt kế hoạch chắc hẳn chương trình sẽ được diễn ra theo sự sắp xếp có sẵn. Nếu như có những tình huống xảy ra ngoài ý muốn thì bạn cũng đã có sự chuẩn bị về các phương án dự trù.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện sẽ giúp bạn giảm bớt được thời gian và chi phí hoạt động. Đôi khi bạn sẽ phải làm đi làm lại một công việc chỉ vì không nắm được hết các hoạt động của nó và liên tục mắc lỗi sai.
• Mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng: Để cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng, bạn cần phải có một kế hoạch chi tiết để trình bày và đảm bảo về sản phẩm và công ty cung cấp. Khách hàng khi có được dịch vụ tốt sẽ phản hồi thông tin tích cực đến với đơn vị tổ chức và các đối tác có nhu cầu khác.
• Đảm bảo sự uy tín, chuyên nghiệp: Khi hoạt động theo bài bản và có kế hoạch rõ ràng, đơn vị của bạn sẽ được đánh giá là chuyên nghiệp và cách làm việc uy tín, mở ra cơ hội làm việc với nhiều dự án và kế hoạch khác nhau.

Lên kế hoạch trước khi tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn giảm những sai sót khi thực hiện

Quy trình xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện hoàn thiện, khả thi nhất

Để xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện hoàn thiện, chúng ta thường phải tuân theo một số các bước cơ bản để đảm bảo tính khả thi của nó.

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước khi bắt đầu với việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần phải xây dựng các mục tiêu cơ bản để đảm bảo rằng chương trình đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Mục tiêu cần được đảm bảo thống nhất với chương trình đề ra, giúp chúng ta định hướng được mọi hoạt động trong quá trình thực hiện.

Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể

Sau khi đã hoàn thành bước xác định mục tiêu, bạn cần đến với hoạt động lên kế hoạch cụ thể. Đây sẽ là bản kế hoạch với đầy đủ các hạng mục quan trọng cần giải quyết ví dụ như: nhân lực, tài lực,...Nhóm trưởng sẽ là người thẩm định các nội dung trong bản kế hoạch sao cho phù hợp với những yêu cầu đã đề ra ban đầu.

Bước 3: Quản lý ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện tổ chức sự kiện. Bạn cần phải tính toán và tiết kiệm một cách hợp lý, cân đối với các nguồn sẵn có và các nguồn tài trợ có thể liên hệ. Các khoản chi phải được đảm bảo gần sát thực tế nhất, không chênh lệch quá nhiều làm thâm hụt ngân sách.

Bước 4: Lựa chọn đối tác

Đối tác đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ, đơn vị quảng cáo,.. Mọi thông tin cần đảm bảo minh bạch rõ ràng tránh các đối tượng không rõ nguồn gốc dẫn đến tình trạng lừa đảo, không uy tín.

Bước 5: Thực hiện kế hoạch

Khi thực hiện các hoạt động cụ thể, bạn cần đảm bảo mọi thứ đều được diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu. Khi xảy ra bất kỳ tình huống phát sinh, hãy sự lý một cách thông minh để thể hiện tính chuyên nghiệp của mình.

Bước 6: Đánh giá kết quả hoàn thiện

Sau khi hoàn thành đươc sự kiện bạn cần đối chiếu lại kết quả với những nội dung ban đầu để đảm bảo xem mình đã đạt được kết quả tốt nhất hay chưa. Đôi khi bạn thường bỏ qua bước này để chuyển đến các hoạt động tiếp theo nên thường mắc cùng một sai lầm trong nhiều sự kiện. Hãy thu lại phản hồi từ khách hàng, phân tích điểm mạnh, điểm yếu để phát huy và cải thiện trong những chương trình sau này.

15+ ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất năm 2023

1.Tổ chức team building

Tổ chức team building luôn là ý tưởng hàng đầu dành cho các tổ chức doanh nghiệp khi muốn tổ chức các chuyến đi chơi, du lịch tự do. Chương trình sẽ có nhiều nội dung và hình thức khác nhau để thành viên được thoả sức lựa chọn. Đây cũng là dịp để tất cả mọi người đoàn kết và yêu thương nhau hơn sau khoảng thời gian làm việc cùng nhau.

Thông thường một sự kiện team building sẽ bao gồm một số các trò chơi hội nhóm tiêu biểu với các phần thưởng dành cho đội chiến thắng. Mọi người sẽ được giao thử thách mà phải có ít nhất hai đội tham gia để phân thắng bại. Sau các hoạt động trò chơi sẽ là thời gian nghỉ ngơi, ăn uống của tất cả mọi người.  Hoạt động này phù hợp với mọi đối tượng trong doanh nghiệp, tham gia được ở nhiều địa điểm ngoài trời phong phú, tạo được bầu không khí sôi nổi và gắn kết nhân viên.

Hoạt động team buildinng ngoài trời giúp gắn kết các thành viên

2. Tổ chức tiệc trà

Tiệc trà được tổ chức trong một không gian nhẹ nhàng với tiếng nhạc du dương, kèm theo đó là bữa tiệc nhẹ gồm bánh ngọt, trà, trái cây,...Mọi người có thể nói chuyện vui vẻ, chia sẻ công việc cuộc sống với nhau trong buổi tiệc khá sâu lắng này.

Do đó, tiệc trà thường phù hợp với những sự kiện nhẹ nhàng, không quá sôi động như: tiệc khai trương, hội nghị,...Chính vì sự đơn giản đó nên chúng ta sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian và chi phí trong khâu chuẩn bị và tổ chức. Bạn chỉ cần một không gian phù hợp, âm nhạc du dương cùng tiệc trà bánh ngọt là đã có thể tạo nên một cảm giác vô cùng chuyên nghiệp, gây được ấn tượng với các khách mời tham gia.

3. Lễ hội hoá trang

Lễ hội hoá trang thường được tổ chức khá linh hoạt với nhiều mục đích khác nhau. Với những chương trình thuộc vào nội bộ đơn vị thì đây là một bữa tiệc khá thú vị dành cho tất cả các thành viên tham gia. Tại đây, mọi người sẽ được thoả sức biến hoá thành các nhân vật mà mình thích hoặc tuân theo chủ đề bất kỳ mà chương trình đưa ra. Một số hoạt động đi kèm để tăng thêm phần kịch tính cho bữa tiệc như: ghép đôi, trình diễn thời trang,...

Với các buổi lễ hội hoá trang, chúng ta sẽ thường thấy bầu không khí vô cùng sôi động và vui vẻ, làm giảm căng thẳng mệt mỏi trong công việc. Không gian tổ chức cũng được sắp xếp khá dễ dàng nên chi phí dự tính cũng không đáng kể.

4. Hội chợ

Thông thường hội chợ sẽ là chương trình rất phù hợp để các doanh nghiệp cho trình làng sản phẩm mới của mình đến gần hơn với công chúng. Bởi trong sự kiện này sẽ thường xuyên kết hợp với nhiều tiết mục văn nghệ của các ca sĩ nổi tiếng, các hoạt động đặc sắc thu hút đông đảo số lượng lớn người tham gia. Để tổ chức được hội chợ, bạn cần rất nhiều các bước chuẩn bị như việc xin cấp phép tại địa phương, lựa chọn địa điểm, quy mô hoạt động lớn.

Chương trình hội chợ được tổ chức với nhiều hoạt động giao lưu văn nghệ

5. Tổ chức tiệc hoàng gia

Bữa tiệc hoàng gia sẽ lấy ý tưởng từ cung điện vua chúa trong thời xưa với cách bài trí không gian, màu sắc tương tự. Khi tham gia các thành viên sẽ phải lựa chọn những bộ trang phục cổ đại với hơi hướng hoàng gia, quý tộc. Bầu không khí sẽ gần giống như một buổi hoà nhạc tại Châu Âu với những nàng công chúa và hoàng tử trong nhiều bộ đồ lộng lẫy.

Một số nội dung phổ biến có thể tổ chức trong buổi tiệc hoàng gia như: khiêu vũ, các tiết mục văn nghệ hoàng gia, tiệc nhẹ,...Đây là một hình thức tổ chức khá cầu kỳ về mặt hình thức cho cả đơn vị tổ chức và người tham gia nên được các doanh nghiệp lựa chọn trong hoạt động nội bộ. Không gian tổ chức cần rộng rãi, dễ dàng trong việc di chuyển và thay đồ của các thành viên.

Xem thêm: Các loại chi phí tổ chức sự kiện? Nên lập bảng dự trù kinh phí sự kiện như thế nào?

6. Đêm hội ánh sáng

Đêm hội ánh sáng là một chương trình sự kiện vô cùng lớn sự tham gia tự do đông đảo lên đến mấy chục nghìn người cũng có thể xảy ra. Bởi vậy đòi hỏi cao ở khâu chuẩn bị và tổ chức cần vô cùng nghiêm ngặt và chi tiết. Một bữa tiệc lớn với những ánh đèn sáng lung linh và chắc hẳn điểm nhấn sẽ là âm nhạc sôi động đến từ các khách mời có tầm ảnh hưởng.

Địa điểm tổ chức sẽ phù hợp với những không gian rộng lớn, một số tuyến phố đi bộ, không làm ảnh hưởng đến tình trạng giao thông trên đường phố. Các chương trình nổi bật trong năm đến từ một số nhãn hàng nổi tiếng thường lựa chọn hình thức này để tổ chức show lớn đến với đông đảo khán giả.

Đêm hội ánh sáng thường là những sự kiện lớn với sự tham gia của đông đảo khán giá

7. Tổ chức sự kiện phong cách thập niên 80

Nếu bạn đã quá quen thuộc với các bữa tiệc sôi động, hiện đại thì có thể tham khảo sự kiện được tổ chức theo phong cách thập niên 80. Đó sẽ là những chiếc áo sơ mi rộng, váy hoa kèm kiểu quần ống loe làm mưa gió một thời giới trẻ. Với giai điệu nhạc disco du dương bạn sẽ được đắm chìm trong những thập niên của thế hệ 8x, chắc hẳn không phải một ý tưởng tồi.

Để tổ chức được chương trình này, bạn cũng không cần chuẩn bị quá cầu kỳ, chỉ cần không gian phù hợp kèm menu đơn giản và một list nhạc du dương. Khách mời khi được thông báo về chủ đề bữa tiệc cần chủ động có sự chuẩn bị để mang đến hình ảnh phù hợp nhất.

8. Sự kiện lễ hội mùa đông

Lễ hội mùa đông thường được tổ chức theo phong cách băng giá với sự trang trí của những người tuyết hoặc phối hợp với trang phục phù hợp.  Để có thể tạo nên một không gian tuyết nhân tạo bạn cần có sự đầu tư trong trang trí ví dụ như máy tạo tuyết nhân tạo, để làm mọi thứ trông thật hơn.

Không gian tổ chức không cần quá rộng rãi những phải được trang trí theo đúng concept. Khách mời tham gia cũng cần có trang phục phù hợp để đối diện với các lạnh giá của những bông tuyết trắng. Bữa tiệc cũng sẽ được kết hợp với một số hoạt động nhẹ nhàng như: văn nghệ, nhạc chill,...

9. Đại tiệc rừng xanh

Đại tiệc rừng xanh là một phong cách tổ chức khá mới mẻ hiện nay được lấy ý tưởng từ một khu rừng với trang phục và màu sắc chủ đạo là xanh lá cây. Không gian tổ chức sẽ được trang trí và mô phỏng bởi lá cây, hoa cỏ,...kết hợp cùng trang phục của người tham gia.

Bữa tiệc này khá phù hợp với nội bộ trong công ty khi có những ý tưởng vui vẻ thú vị. Bạn có thể tận hưởng cảm giác khi mình được hòa mình với thiên nhiên, tham gia các trò chơi hoang dã cùng đồng đội.

Đại tiệc rừng xanh tạo cảm giác mới lạ thú vị cho người tham gia

10. Sự kiện phong cách đồ ngọt

Sự kiện với phong cách đồ ngọt có quy mô và hình thức tổ chức gần giống với tiệc trà. Chỉ khác là thế giới đồ ngọt sẽ có nhiều màu sắc hơn, với các loại bánh kẹo đa dạng sẽ không thể cưỡng lại được.

Bữa tiệc cũng diễn ra trong không gian khá nhẹ nhàng, trang phục nhã nhặn, phù hợp với những buổi giao lưu nhẹ sau hội nghị hoăc một buổi lễ nào đó.

11. Tổ chức bữa tiệc sắc màu

Buổi tiệc sắc màu được hiểu là việc người tổ chức lựa chọn một hoặc một nhóm màu chủ đạo để trang trí cho không gian hoạt động. Theo đó cả những người khách mời tham gia cũng cần phải tuân theo tone màu chính này khi xuất hiện tại bữa tiệc. Với những người yêu thích những màu sắc nhẹ nhàng thì đây chính là một ý tưởng khá hay để bạn lên kế hoạch tổ chức một sự kiện.

Với bữa tiệc sắc màu bạn sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức để chuẩn bị. HIện nay có rất nhiều không gian được thiết kế theo các tone màu chủ đạo để phục vụ cho các bữa tiệc như vậy. Lưu ý với người tổ chức rằng cần thông báo cho người tham gia trước một thời gian để học có thể kịp chuẩn bị trang phục phù hợp nhất.

Bữa tiệc với màu đen chủ đạo tạo nên sự quyền lực và độc lạ cho ý tưởng

12. Bữa tiệc chủ đề siêu anh hùng

Siêu anh hùng là những nhân vật giả tưởng của nước ngoài nhưng nhận được rất nhiều sự yêu thích, đặc biệt là giới trẻ. Bữa tiệc với chủ đề này sẽ nhận được sự hưởng ứng từ mọi người vì sự độc đáo và mới lạ.

Ưu điểm nổi bật của bữa tiệc siêu anh hùng là không quá quan trọng về không gian tổ chức, mà chủ yếu đến từ sự chuẩn bị hóa thân từ người tham gia sau khi đã được thông báo chủ đề của buổi tiệc. Đây sẽ là một trong những buổi tiệc cực kỳ ấn tượng của công ty bạn khi có sự tham gia của các nhân viên trong một dịp quan trọng nào đó.

13. Buổi tiệc câu chuyện cổ tích

Nghĩ về buổi tiệc về câu chuyện cổ tích, chắc hẳn mọi người sẽ nghĩ ngay đến hình tượng của các nhân vật công chúa và hoàng tử. Đây sẽ là ý tưởng vừa độc đáo lại vừa đơn giản để mọi người có thể được hóa thân thành những nhân vật tuổi thơ mà mình yêu thích.

14. Buổi tiệc Hawaii

Buổi tiệc Hawaii sẽ giúp bạn liên tưởng đến những bờ biển dài xanh mát cùng hàng cây dọc hai bên ven bờ mang lại cảm giác thoải mái như một dịp nghỉ dưỡng dành cho tất cả mọi người. Đây sẽ là buổi tiệc mang lại ấn tượng đến cho những thành viên tham gia từ phong cách đến hình thức tổ chức. Thời gian sẽ kéo dài khoảng từ 1 - 3 ngày tùy vào nhu cầu và sự cho phép của đơn vị tổ chức.

Bạn sẽ được trải nghiệm không khí mát mẻ ngoài trời với những trang phục hè đầy màu sắc, chắn hẳn sẽ giúp bạn thư giãn sau giờ làm việc căng thẳng. Chương trình sẽ được bổ sung thêm một số hoạt động thể thao, vui chơi để giúp các thành viên gắn kết với nhau hơn.

15. Dạ tiệc đêm đầy sao

Tiệc đêm rất phù hợp với những buổi party nhẹ nhàng cuối năm tại công ty

Một không gian buổi đêm đầy sao sẽ giúp bạn ghi nhớ và trân trọng từng phút giây nhẹ nhàng, sâu lắng đó. Ý tưởng này thường phù hợp với những đêm kỷ yếu, tiệc chia tay và những sự kiện nhỏ diễn ra buổi đêm. Không gian tổ chức cũng không quá cầu kỳ, chỉ chú trọng hơn đến việc sắp xếp bố cục các đèn sao cho ánh sáng thật nổi bật nhưng cũng không làm chói mắt người nhìn.

Các buổi dạ tiệc đêm sẽ được tổ chức ngoài trời để hoà mình vào không gian lãng mạn với ánh đèn lấp lánh. Mọi người có thể quay quần và nắm tay nhau tạo thành vòng tròn để nhảy múa hát hò. Khung cảnh thật khiến cho người tham gia thích thú và ghi nhớ những dấu ấn đặc biệt trong đêm tiệc.

Lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Lên ý tưởng phù hợp với ngân sách

Ngân sách là một yếu tố vô cùng quan trọng và phải được cân đối với quá trình lên kế hoạch thực hiện sự kiện. Dù bạn có thể cho ra một bản kế hoạch vô cùng xuất sắc với những nội dung phong phú mới lạ, nhưng chi phí lại vượt ngoài kinh tế bạn có thì nó cũng không thể nào thực hiện được. Do đó cần ước tính ngân sách một cách kỹ càng trước khi bắt đầu đến với việc lên ý tưởng cho các hoạt động.

Khi đã có các đầu mục cần chi, bạn cần lập bảng để thống kê lại kinh phí của từng nội dung, chi phí có thể chênh lệch nhưng phải ước tính được sát với thực tế nhất. Sau đó cộng lại để so sánh với khoản đề ra ban đầu. Nếu thiếu nguồn chi quá lớn bạn cần phải xem xét lại toàn bản kế hoạch của mình để có chương trình phù hợp hơn.

Sử dụng cây sơ đồ trong quá trình lên kế hoạch

Sơ đồ cây áp dụng khá nhiều trong học tập và trong công việc, đây sẽ là hình thức để bạn nhìn nhận, xem xét kế hoạch một cách tổng quát nhất. Các nhánh lớn sẽ là đầu mục công việc chính, nhánh nhỏ sẽ là các nội dung, mục tiêu cần hoàn thành chi tiết. Như vậy khi nhìn vào sơ đồ bạn cũng sẽ biết mình cần phải bắt đầu công việc từ đâu và như thế nào là phù hợp nhất.

Đặt tên sự kiện phù hợp

Tên sự kiện sẽ là dấu ấn ban đầu để người tham gia nhớ đến

Mỗi một bữa tiệc sẽ có những tên gọi riêng để khách mời có thể nhớ đến và tham gia đúng thời gian và địa điểm. Tên của sự kiện cần phải liên quan đến nội dung các hoạt động, như vậy mới tạo được ấn tượng dễ nhớ ban đầu. Một cái tên độc đáo thu hút cũng dễ dàng hơn trong vấn đề quảng bá và làm truyền thông trên mạng xã hội nếu đây là một sự kiện lớn của công ty.

Đối với các bữa tiệc chỉ mang tính chất nội bộ là chi ân cho các thành viên của công ty thì phần tên gọi cũng không quá quan trọng. Bạn chỉ cần đặt một cái tên ngắn gọn, phù hộ với  chương trình diễn ra là được. Nếu muốn vui vẻ và sôi động hơn với nhân viên, hãy thử tìm kiếm các câu trendy, hoặc biến đổi tên của các chương trình nổi tiếng để tạo điểm nhấn.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện ưu tín

Đối với một sự kiện lớn và có tầm quan trọng với tập đoàn, công ty thì việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Chương trình thành công sẽ tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty. Bạn hãy lựa chọn các đơn vị tổ chức lâu năm, có kinh nghiệp trong việc lên kế hoạch để tổ chức các sự kiện theo yêu cầu để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Bạn có thể tham khảo các dịch vụ của công ty Minh Vũ Media - đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Với hàng nghìn sự kiện được tổ chức khắp các tỉnh thành, chúng tôi tin rằng sẽ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hàng đầu. Khi nhận dự án chúng tôi sẽ đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo đáp ứng nhu cầu của chương trình sự kiện, hỗ trợ việc lập kế hoạch và xin giấy phép hoạt động nếu cần.  Minh Vũ Media có đầy đủ thiết bị, dụng cụ cần thiết với chi phí tối giản nhất để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho tất cả mọi người.

Minh Vũ media là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện đang là một lĩnh vực phát triển rất mạnh mẽ trong những năm gần đây do nhu cầu người sử dụng ngày càng nhiều. Vậy nên mong rằng với những chia sẻ trên, mọi người đã biết quy trình để lên kế hoạch cho một hoạt động tổ chức được diễn ra hoàn thiện. Minh Vũ Media cam kết sẽ luôn đồng hành cùng bạn để mang lại những dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín nhất.

Xem thêm: Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công?