Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công? Mẫu kế hoạch/ kịch bản sự kiện chi tiết

Sự kiện là một dịp luôn được tổ chức với những mục đích khác nhau đối với mọi cá nhân, tổ chức, công ty. Hiện nay, có nhiều các để tổ chức ra một sự kiện, có thể là tự phát hoặc lên kế hoạch từ trước, song dù sự kiện diễn ra ngắn hay dài, quy mô như thế nào thì việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện vẫn là điều cần thiết. Vậy, kế hoạch tổ chức sự kiện được hiểu cụ thể là như thế nào? Tại sao cần có kế hoạch cho một sự kiện và đâu là các bước để xây dựng kế hoạch ấy? Hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện được hiểu là một tài liệu, văn bản chi tiết về các hoạt động và công việc được thực hiện để tổ chức một sự kiện. Nó bao gồm các thông tin về mục tiêu, đối tượng khách hàng, địa điểm, ngân sách, các hoạt động và chương trình, các yêu cầu kỹ thuật, các thông tin liên lạc và các thời hạn.

Kế hoạch tổ chức sự kiện được sử dụng như một công cụ quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn và trong ngân sách. Nó cũng giúp cho các nhà tổ chức sự kiện phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra, từ đó đảm bảo cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là một phần quan trọng cho mọi sự kiện

Trong một bản kế hoạch tổ chức sự kiện, ta cần làm rõ những phần thiết yếu sau:

• Mục tiêu của sự kiện: Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì, đâu là những giá trị mà sự kiện cần mang lại sau khi được tổ chức.
• Đối tượng khách tham gia sự kiện: Các nhóm đối tượng nào là phù hợp để tham gia sự kiện. Khi trả lời được câu hỏi đó, những thông tin về sự kiện, truyền thông sự kiện, cách trang trí sự kiện sẽ được định hướng mũi nhọn hơn.
• Địa điểm và ngày tổ chức sự kiện: Đây là những yếu tố cần được xác định rõ trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, vì số lượng hoạt động, quy mô hoạt động,... đều phụ thuộc vào địa điểm và khoảng thời gian diễn ra sự kiện.
• Ngân sách và tài chính chi trả cho sự kiện: Chi phí tổ chức sự kiện là yếu tố đầu tiên cần đề cập đến. Ngân sách nhiều hay ít chính là nhân tố chính ảnh hưởng tới toàn bộ quy mô chương trình, sự kiện.
• Chương trình và hoạt động: Phần này sẽ bao gồm timeline sơ bộ và timeline chi tiết cho từng hoạt động, các kế hoạch trò chơi, lời dẫn MC chương trình, ngoài ra có các giấy tờ phụ như danh sách hậu cần, danh sách check-in,... 
• Yêu cầu kỹ thuật: là các loại giấy tờ ghi chú để điều chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng, khói tỏa,... khớp với thời gian từng hoạt động mà ban tổ chức đã vạch ra từ đầu.

Xem thêm: Các loại chi phí tổ chức sự kiện? Nên lập bảng dự trù kinh phí sự kiện như thế nào?

• Quản lý rủi ro và giải pháp: phần này liên quan tới các giấy tờ dự trù rủi ro, dự trù kinh phí để ban tổ chức có thể kịp thời ứng phó, hạn chế tối đa những bất trắc diễn ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Trách nhiệm và vai trò của các thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện: gồm các giấy tờ mô tả công việc, phân công công việc cho từng cá nhân phụ trách quản lý, điều phối hay tổ chức chương trình. Nhờ có các đầu giấy tờ này, việc phân bổ nhân lực sẽ được tính toán hợp lý, đồng thời mọi người đều nắm rõ được nhiệm vụ của mình để không có sự bỡ ngỡ khi sự kiện chính diễn ra.
• Đánh giá và phản hồi sau sự kiện: nhờ có phần nhìn lại sự kiện, đưa ra các nhận xét, đánh giá, ban tổ chức có thể rút kinh nghiệm để khắc phục các sự cố, khuyết điểm của sự kiện vừa diễn ra, để từ đó chạy các sự kiện sau đó chỉn chu hơn.

Vì sao cần lên kế hoạch tổ chức một sự kiện?

Lên kế hoạch tổ chức một sự kiện là rất cần thiết vì nó giúp cho việc tổ chức sự kiện trở nên hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là những lý do cụ thể tại sao cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện:

• Đảm bảo tính chuyên nghiệp: Kế hoạch giúp cho việc tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn vì tất cả các chi tiết đã được xác định và các hoạt động được sắp xếp một cách hợp lý.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Kế hoạch giúp cho việc quản lý và sử dụng tài nguyên hậu cần, nhân lực trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Đạt được tối đa mục tiêu đề ra: Kế hoạch giúp ta bớt bỏ sót những việc đạt được mục tiêu của sự kiện, từ đó tạo ra hiệu quả trong việc tiếp cận khách hàng hoặc thúc đẩy mục tiêu kinh doanh.
• Tối ưu hóa ngân sách: Kế hoạch giúp cho việc quản lý ngân sách trở nên dễ dàng hơn, từ đó tối ưu hóa sử dụng ngân sách và đảm bảo rằng chi phí đúng với dự kiến.
• Dự báo rủi ro: Kế hoạch giúp cho việc dự báo và quản lý rủi ro trở nên dễ dàng hơn, giúp cho việc điều chỉnh kế hoạch kịp thời và đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ.
• Tăng cường sự tự tin: Kế hoạch giúp cho người tổ chức sự kiện trở nên tự tin và tập trung hơn trong việc quản lý và điều hành sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đóng vai trò to lớn vào thành công của sự kiện

Trên đây là những lý do chính nâng cao tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhờ đó, ta có thể thấy rằng việc lên kế hoạch tổ chức một sự kiện là rất cần thiết để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Nên lên kế hoạch tổ chức sự kiện từ khi nào?

Thời điểm nên bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện phụ thuộc vào quy mô và loại sự kiện mà bạn đang lên kế hoạch. Tuy nhiên, như một nguyên tắc chung, càng sớm bạn bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện, càng có thể đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức hiệu quả và đạt được mục tiêu.

Với những sự kiện quy mô lớn, như hội nghị, triển lãm, hay lễ khai trương, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch từ 6 tháng trước để có đủ thời gian chuẩn bị các hoạt động quảng bá, đăng ký, tìm kiếm đối tác và xử lý các thủ tục hành chính.

Đối với các sự kiện nhỏ hơn như buổi gặp gỡ khách hàng hoặc buổi lễ sinh nhật, tiệc tri ân, sự kiện nội bộ, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch từ 1 đến 2 tháng trước ngày dự kiến tổ chức, tùy thuộc vào độ phức tạp và yêu cầu của sự kiện.

Một sự kiện cần được lên kế hoạch từ sớm để được tổ chức chỉn chu

Tuy nhiên, trong một số trường hợp khẩn cấp, bạn có thể phải tổ chức một sự kiện trong thời gian ngắn hơn. Trong trường hợp này, bạn nên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng thời hạn đồng thời nhờ tới sự giúp đỡ của các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, có nhiều yếu tố quan trọng cần phải xem xét. Dưới đây là 5 lưu ý cần chú trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công:

• Mục tiêu của sự kiện: Bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện, ví dụ như tăng doanh số bán hàng, tạo dựng hình ảnh thương hiệu, tạo mối quan hệ với khách hàng, hay giới thiệu sản phẩm mới. Khi biết được mục tiêu, bạn có thể xây dựng các hoạt động phù hợp để đạt được mục tiêu đó.
• Ngân sách: Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện cũng phải dựa trên ngân sách có sẵn. Bạn cần xác định rõ số tiền có thể chi để tổ chức sự kiện, từ đó tính toán chi phí cho các hoạt động như thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, quảng cáo, v.v...
• Đối tượng khách mời: Bạn cần xác định rõ đối tượng khách mời để có thể đưa ra các phương án quảng bá và thu hút khách mời phù hợp. Việc tìm hiểu đối tượng khách mời cũng giúp bạn xác định đúng nhu cầu và mong muốn của họ, từ đó đưa ra các hoạt động phù hợp.
• Lựa chọn địa điểm và thời gian: Việc lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Bạn cần xác định địa điểm và thời gian phù hợp với đối tượng khách mời và mục tiêu của sự kiện. Đồng thời, cần đảm bảo rằng địa điểm và thời gian được đặt trước đúng thời gian để tránh việc trùng lịch với các sự kiện khác.
• Chi tiết tổ chức: Các chi tiết tổ chức như thiết kế trang trí, thức ăn uống, chương trình hoạt động, v.v... cũng rất quan trọng. Bạn cần thực hiện các công việc này cẩn thận để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và gây ấn tượng tốt đối với khách mời.

Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Những lưu ý kể trên nhìn chung cũng là những yếu tố cơ bản để tạo nên một bản kế hoạch chi tiết và hoàn chỉnh nhất. Bên cạnh những lưu ý kể trên, còn cần tính rất nhiều tới các yếu tố khác, song những yếu tố này còn phụ thuộc vào sự nhanh nhạy của người tổ chức chương trình để có thể nhìn nhận vấn đề một cách nhanh nhất.

Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công chi tiết nhất

Dưới đây là các bước cụ thể và các công việc cần làm tại mỗi bước để lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công:

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

• Xác định rõ mục tiêu của sự kiện và đặt ra các chỉ tiêu đo lường thành công
• Đưa ra các ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục tiêu và ngân sách của sự kiện

Bước 2: Xác định đối tượng khách mời

• Xác định đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu của sự kiện
• Tìm hiểu về đối tượng khách mời để có được các thông tin về độ tuổi, giới tính, sở thích, nhu cầu, v.v...

Bước 3: Xác định ngân sách

• Xác định ngân sách tổng thể cho sự kiện
• Phân bổ ngân sách cho các hoạt động cụ thể trong sự kiện như địa điểm, thiết bị, trang trí, âm thanh ánh sáng, quảng cáo, v.v...

Bước 4: Lên kế hoạch chi tiết

• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện
• Thiết kế trang trí sự kiện, bố trí không gian và thiết bị âm thanh ánh sáng
• Chọn đội ngũ MC, nghệ sĩ, ban nhạc, v.v...
• Lên kế hoạch chương trình hoạt động chi tiết trong sự kiện
• Tổ chức các hoạt động phụ như trò chơi, quà tặng, v.v...

Bước 5: Thực hiện và quản lý sự kiện

• Chuẩn bị và kiểm tra các thiết bị, trang thiết bị trước sự kiện
• Giám sát và quản lý sự kiện trong quá trình diễn ra
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện

Bước 6: Đánh giá và đưa ra phản hồi

• Đánh giá kết quả của sự kiện theo các chỉ tiêu đã đề ra
• Thu thập phản hồi từ khách mời và đưa ra những cải tiến cho các sự kiện sau.

Lưu ý: Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn nên lên kế hoạch dự phòng để tránh các sự cố không mong muốn và đảm bảo sự kiện diễn ra.

Xem thêm: Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công?

Mẫu kế hoạch/ kịch bản tổ chức sự kiện hoàn thiện, thành công nhất

Dưới đây là một ví dụ về kịch bản tổ chức sự kiện:

Kế hoạch tổ chức có thể được xây dựng với nhiều mục khác nhau

Trên đây là những nội dung cần lưu ý về kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhìn chung, kế hoạch tổ chức sự kiện là một tài liệu không thể thiếu đối với mỗi sự kiện, là khung xương sống để điều hành trọn vẹn sự kiện ấy, phòng tránh tối đa các rủi ro và tăng tối đa giá trị của chương trình đối với khách tham dự. Do đó, kế hoạch tổ chức sự kiện cần được Ban tổ chức hoàn thiện chỉn chu, và có thể nhờ cậy tới các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để có thể được hỗ trợ tối đa ở mọi mặt.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội