Kinh nghiệm lựa chọn không gian tổ chức sự kiện phù hợp, lý tưởng

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần phải có không gian tổ chức. Nó đóng vai trò rất quan trọng, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện đó. Vậy không gian tổ chức sự kiện cần có những tiêu chí gì? Đơn vị nào cung cấp không gian tổ chức sự kiện uy tín? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn giải đáp những thắc mắc đó.

Không gian tổ chức sự kiện là gì?

Không gian tổ chức sự kiện là nơi diễn ra sự kiện, đó là mặt bằng hoặc khoảng không gian khí, không gian nước. Tùy thuộc vào từng loại sự kiện, vị trí không gian này sẽ có sự khác nhau.

Không gian tổ chức sự kiện là gì?

Ngoài ra, không gian tổ chức sự kiện đòi hỏi tính tương thích cao đối với sự kiện và đồng thời phải có sự năng động, sáng tạo trong thiết kế để đáp ứng yêu cầu của buổi sự kiện.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn không gian tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm một chuỗi các hoạt động khác nhau. Đảm bảo không gian tổ chức sự kiện chính là đảm bảo tính liền mạch trong các mốc hoạt động của sự kiện đó.

Tầm quan trọng của không gian tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn không gian tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng, quyết định phần lớn đến sự thành công của sự kiện đó.

Với những sự kiện phạm vi gia đình, người thân, đảm bảo không gian tổ chức sự kiện mới tạo nên được sự thuận tiện cho những người tham dự.

Đối với những sự kiện cần thu hút khách hàng, không gian tổ chức được chuẩn bị chỉn chu sẽ giữ uy tín cho bên tổ chức sự kiện, giúp họ quảng bá hình ảnh của mình cùng với đó là thu hút được một lượng khách tham gia, đạt được mục đích tổ chức, đem lại nguồn doanh thu đáng kể.

Các tiêu chí đánh giá một không gian tổ chức sự kiện lý tưởng

Địa điểm tổ chức sự kiện

Khi lựa chọn không gian tổ chức sự kiện, người tổ chức cần phải cân nhắc đến địa điểm tổ chức. Địa điểm được lựa chọn phải có khoảng trống hợp lý đủ cho chỗ ngồi của khách, các hoạt động sự kiện, hoạt động nghiệp vụ chuyên môn cùng những thiết bị được lắp đặt.

Ngoài ra, bên tổ chức sự kiện còn phải chú ý lắp đặt vị trí từng hoạt động với mọi không gian phù hợp trong sự kiện, kết hợp cùng nghệ thuật sắp đặt để thể hiện được tính chuyên nghiệp.

Những yêu cầu về phòng ốc

• Thảm trải sàn: cần xem xét nào những khu vực nào cần trải thảm, nên chọn màu thảm gì để phù hợp với sự kiện.
• Sàn nhảy: nếu sự kiện cần sàn nhảy, sàn nhảy phải được thiết kế sao cho hòa hợp với bố cục và không gian tổng thể của sự kiện.
• Tầm nhìn trong phòng: các đồ vật không được cản trở tầm nhìn của khán giả đối với mọi hoạt động diễn ra.
• Đường lên/xuống sân khấu: được thiết kế sao cho tất cả mọi đối tượng đều có thể lên, xuống sân khấu một cách an toàn nhất.
• Bàn ghế trên sân khấu: nên là loại bàn ghế phù hợp với hoạt động của sự kiện, với địa điểm tổ chức và những người thực hiện sự kiện.

Kinh nghiệm tìm kiếm và lựa chọn không gian tổ chức sự kiện phù hợp

Tìm kiếm và lựa chọn không gian tổ chức phù hợp

Tìm kiếm không gian tổ chức sự kiện phù hợp

Để tìm được một không gian thích hợp, bạn nên cân nhắc trên một số yếu tố sau:

Vị trí địa lý

Vị trí địa lý, hay địa điểm tổ chức, là bộ mặt của sự kiện, cũng là bộ mặt của người hoặc công ty tổ chức. Vì thế, địa điểm tổ chức cần được xem xét kĩ càng yếu tố địa lý.

• Nơi không quá xa trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc di chuyển.
• Gần bến xe buýt, sân bay,...
• Nằm trên các đường lớn, ngã tư, các tuyến đường dễ thấy, dễ tìm kiếm, có thể dễ dàng bắt taxi.
• Gần các trung tâm thương mại lớn, thu hút nhiều người tham gia.
• Có bãi đỗ xe rộng rãi, giao thông xung quanh hạn chế vấn đề tắc nghẽn.

Bố cục không gian

Khi tiến hành tổ chức một sự kiện, bạn cần xem xét tính chất của sự kiện để sao cho thiết kế được một bố cục phù hợp với kế hoạch tổ chức. Chẳng hạn, bạn không thể tổ chức một tiệc cưới tại một trung tâm hội thảo.

Xem thêm: Bỏ túi 10 kỹ năng tổ chức sự kiện có thể bạn chưa biết

Bạn có thể xem xét các yếu tố sau trong việc tìm kiếm một không gian tổ chức có bố cục phù hợp:

• Phong cách địa điểm, bố cục tổng thể.
• Màu sắc chủ đạo của địa điểm tổ chức được lựa chọn.
• Kiểm tra kĩ chiều cao, chiều rộng của trần nhà, cổng ra vào.
• Sức chứa tối đa.
• Cách bố trí sân khấu, tầm nhìn của khách tham dự.

Mức độ an toàn

Để đảm bảo cho mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, người/công ty tổ chức cũng nên lường trước mức độ an toàn để tìm kiếm các không gian có thiết kế sẵn những yếu tố như:

• Hệ thống và công cụ báo cháy, phòng cháy chữa cháy.
• Bố trí lối thoát hiểm.
• Có gần bệnh viện, đồn công an hay không.

Lựa chọn không gian cho sự kiện của mình

Sau khi tìm kiếm được những không gian tổ chức phù hợp với các tiêu chí mà bạn đề ra, bạn có thể cân nhắc thêm một số tiêu chí khác khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Mức giá cho thuê

Trước khi đưa ra quyết định thuê địa điểm, bạn cần chắc chắn rằng giá thuê tại cơ sở cung cấp hoàn toàn hợp lý và đúng với mức giá phổ biến trên thị trường để tránh trường hợp thuê với giá quá cao so với kinh phí theo kế hoạch.

Xem xét giá cả, bạn cần tính toán cả những chi phí đi kèm như:

• Chi phí thuê địa điểm theo ngày hoặc theo giờ.
• Phí dịch vụ đi kèm, phí phục vụ khác (gửi xe, nhân viên phục vụ, nhân viên lễ tân,...)
• Phí hoa hồng.
• Thuế VAT 10%
• Mức tăng giảm chi phí vào giờ cao điểm, cuối tuần, ngày lễ.

Tiện nghi của địa điểm tổ chức

Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan và khái quát nhất về không gian. Một số tiện nghi cần thiết mà bạn cần chú ý tới như:

• Thiết bị âm thanh, loa, đài, ánh sáng,...
• Sân khấu, bàn ghế
• Các dụng cụ trang trí cơ bản (hoa để bàn, nơ,...)
• Công suất nguồn điện đủ lớn cho xuyên suốt buổi sự kiện, ưu tiên các nơi có chuẩn bị dự trù máy phát điện.
• Hệ thống máy chiếu, màn chiếu đầy đủ.
• Máy lạnh, hệ thống internet đủ mạnh cho tất cả khách mời.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

Với trên 5 năm kinh nghiệm, tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ, Minh Vũ Media tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam, cùng với đó là đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo ý tưởng, xây dựng nên được giá trị thương hiệu riêng, thỏa mãn nhu cầu của từng khách hàng.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media - công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đến với Minh Vũ Media, khách hàng được trải nghiệm đa dạng các loại dịch vụ tổ chức sự kiện như tổ chức khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công động thổ, tổ chức tiệc tất niên cuối năm, tổ chức trung thu, tổ chức giáng sinh, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức gala dinner, tổ chức sinh nhật - thôi nôi.

Nếu như bạn đang băn khoăn trong việc tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, hãy tìm hiểu các dịch vụ của Minh Vũ Media thông qua số hotline được cung cấp. Minh Vũ Media bảo đảm đem lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất và vượt ngoài mong đợi.

Xem thêm: Những điều cần biết khi thuê dàn âm thanh cho sự kiện