Có nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói không?

Hiện nay rất nhiều các công ty, doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện trọn gói để tiết kiệm được thời gian và chi phí sử dụng. Dịch vụ sẽ bao gồm toàn bộ từ khâu hình thành ý tưởng, chuẩn bị đến khi hoàn thành xong chương trình sự kiện nên khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm. Bài viết dưới đây hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu về hình thức tổ chức sự kiện trọn gói và những tiêu chí để lựa chọn đơn vị phù hợp?

Tổ chức sự kiện trọn gói là gì?

Tổ chức sự kiện trọn gói là dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp từ nhân sự, nội dung, kế hoạch,...để chuẩn bị cho một sự kiện hoàn chỉnh. Khi lựa chọn sử dụng hình thức này, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian công sức, nhưng mức phí chi trả cũng cao hơn. 

Thông thường các dịch vụ này sẽ được bên đơn vị tổ chức sự kiện đảm bảo về các điều khoản, yêu cầu và tính khả thi trong quá trình hoạt động. Khách hàng sẽ là người được kiểm duyệt toàn bộ các dịch vụ để đảm bảo đúng với yêu cầu của mình trước khi thực hiện theo kế hoạch. 

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói , chuyên nghiệp

Ưu điểm, hạn chế của hình thức tổ chức sự kiện trọn gói

Ưu điểm

• Xây dựng các ý tưởng  tổ chức sự kiện mới lạ, đúng theo yêu cầu đề xuất của bên khách hàng đưa ra.
• Cung cấp trọn gói các dịch vụ từ A - Z.
• Phong cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tạo ấn tượng cho sự kiện, thu hút khách mời và truyền thông.
• Đội ngũ chuyên nghiệp, khâu chuẩn bị chu đáo tận tình đến từng dịch vụ.
• Tính toán dự trù kinh phí một cách hợp lý, tránh phát sinh các yêu cầu khác trong quá trình thực hiện kế hoạch.
• Tạo dựng thương hiệu và xây dựng hình ảnh tốt, chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh của các công ty.

Hạn chế

• Các dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp có mức chi phí khá cao.
• Khó kiểm soát và các chương trình kế hoạch chi tiết khi đã đi vào thực hiện.

Có nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói không?

Các dịch vụ sự kiện trọn gói hiện nay nổi lên và phát triển không ngừng. Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp lại lựa chọn hình thức này để tổ chức sự kiện cho công ty mình. Một số lợi ích từ việc thuê các đơn vị trọn gói phải kể đến như sau:

Hỗ trợ lên ý tưởng sáng tạo, chuyên nghiệp

Khi muốn tổ chức một sự kiện cho cá nhân, công ty, doanh nghiệp, bạn sẽ không cần phải suy nghĩ về việc lên ý tưởng sao cho phù hợp với nhu cầu của mình. Đội ngũ nhân viên của các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lên các ý tưởng độc đáo, phá cách. Tùy thuộc vào những nhu cầu của khách hàng mà họ sẽ đề xuất các phương án phù hợp khác nhau và khách hàng hoàn toàn có thể thay đổi các chi tiết nhỏ theo mong muốn của mình.

Xem thêm: 7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công có thể bạn chưa biết

Lựa chọn các địa điểm tổ chức phù hợp

Hỗ trợ khách hàng lên ý tưởng chọn địa điểm

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một vấn đề rất khó lựa chọn để đưa ra quyết định. Đơn vị tổ chức sẽ có nhiều ý tưởng hơn để đưa ra cho bạn lựa chọn. Các địa điểm này sẽ phải phù hợp cả với dàn khách mời tham gia, dễ dàng trong việc di chuyển và hoạt động. Không những thế bên dịch vụ còn có nhiều mối quan hệ hơn nên chắc chắn sẽ tìm cho khách hàng được những địa điểm uy tín và tối giản các khoản chi phí nhất.  

Cung cấp đầy đủ các trang thiết bị trong sự kiện

Các trang thiết bị đầy đủ trong sự kiện sẽ tốn một khoản chi khá lớn cho doanh nghiệp, vậy nên với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói đã giảm đi khá nhiều các chi phí liên quan khác. Khách hàng sẽ là người đưa ra lựa chọn cho các trang thiết bị mới nhất cho mình, giá cả đã được đi kèm trước đó nên bạn có thể đưa ra mọi yêu cầu phù hợp. Về vấn đề setup tại sự kiện, bên tổ chức sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn và báo cáo đến bạn khi đã hoàn thành xong khâu chuẩn bị cần thiết. Chúng ta chỉ cần check  lại là có thể bắt đầu với sự kiện hoàn chỉnh.

Trang thiết bị sự kiện đa dạng, phù hợp nhu cầu khách hàng

Đa dạng các gói dịch vụ khác nhau

Không phải hầu hết các dịch vụ trọn gói sẽ đều có chi phí cao mà nó sẽ được phân ra nhiều loại khác nhau tùy thuộc và mục đích và nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, các gói vẫn đảm bảo về khoản bao trọn các hoạt động, dịch vụ từ A - Z cho khách hàng, giá cả chỉ ảnh hưởng đến mức độ hoành tráng và chuyên nghiệp của sự kiện mà bạn mong muốn thôi.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín

Lựa chọn các đơn vị dày dặn kinh nghiệm

Với các sự kiện được tổ chức, đặc biệt với quy mô lớn thì chắc hẳn việc lựa chọn các đơn vị dịch vụ có nhiều năm kinh nghiệm, ít nhất là 5 năm. Với những kinh nghiệm mà họ có chắn hẳn sẽ đem đến bạn những trải nghiệm và chất lượng phục vụ tốt nhất. Các công ty chỉ cần cung cấp về ý tưởng và mong muốn là đã có thể lên các kế hoạch chi tiết cho buổi sự kiện sắp diễn ra.

Đơn vị có chuyên môn phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng 

Các đơn vị tổ chức sự kiện cũng có rất nhiều các chuyên môn khác nhau chia theo từng lĩnh vực. Vậy nên khi muốn tổ chức sự kiện, bạn cần tìm đến những nơi họ chuyên về mảng theo nhu cầu của bạn. Như vậy thì công tác chuẩn bị cũng sẽ trở nên chuyên nghiệp và chỉn chu nhất, họ đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đó nên sẽ đưa ra nhiều ý tưởng mới mẻ và phong phú hơn. Ví dụ bạn đang có sự kiện khai trương khánh thành cần tổ chức thì có thể tìm hiểu các đơn vị chuyên lĩnh vực này để có lựa chọn phù hợp nhất.

Xem thêm: Bỏ túi 10 kỹ năng tổ chức sự kiện có thể bạn chưa biết

Chi phí, dịch vụ phù hợp

Với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bạn sẽ lựa chọn các đơn vị mà đa dạng trong các gói dịch vụ. Nếu sự kiện của bạn có mức kinh phí hạn hẹp thì có thể tham khảo các gói dịch vụ cơ bản, vẫn có đầy đủ sự chuẩn bị từ A đến Z cho bạn. Còn nếu doanh nghiệp muốn hướng đến mục đích quảng bá, đầu tư hình ảnh thì có thể trọn gói cao cấp hơn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hình thức tổ chức sự kiện.

Các dịch vụ có chi phí phù hợp sẽ thu hút nhiều khách hàng

Trang thiết bị cao cấp, chất lượng tốt

Chắc hẳn các yếu tố trang thiết bị, chất lượng cao cấp luôn là sự lựa chọn của khách hàng khi muốn sự kiện của mình được hoàn thiện nhất. Vậy nên chúng ta cũng cần chú trọng đến đối tượng này khi chọn đơn vị tổ chức. Với những đơn vị lớn, uy tín trong nghề chắc hẳn họ cũng sẽ bảo dưỡng cung cấp các thiết bị chất lượng, vậy nên bạn cũng không cần quá lo lắng về vấn đề này. Nếu bạn tìm được một địa chỉ giá rẻ, muốn cân nhắc sử dụng dịch vụ của họ thì phải nhớ cân nhắc trong vấn đề kiểm tra trang thiết bị để tránh xảy ra sai sót nhé.

Đơn vị có phản hồi từ khách hàng tốt

Bạn có thể tham khảo trên nhiều kênh thông tin khác nhau hoặc trên web của các đơn vị sự kiện để phản hồi đánh giá trước đó của khách hàng như thế nào. Nếu được tin tưởng và có những phản hồi tích cực thì bạn có thể yên tâm về các dịch vụ mà bên họ cung cấp. Tiêu chí này sẽ mất khá nhiều thời gian trong vấn đề xem xét giữa nhiều lựa chọn nhưng kết quả cuối cùng giúp bạn tìm được địa chỉ tổ chức sự kiện uy tín.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội

Công ty Minh Vũ Media là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín tại Hà Nội hiện nay mà các bạn có thể tham khảo. Chúng tôi tự tin đã có nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện,.. với những trang thiết bị chất lượng cao để phục vụ khách hàng. 

Những lợi ích mà chúng tôi đảm bảo mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho sự kiện

Với các dịch vụ trọn gói tại Minh Vũ Media bạn sẽ được hưởng toàn bộ các khoản như: nhân sự, ý tưởng, thiết bị, sân khấu,...Khách hàng sẽ không mất nhiều thời gian trong quá trình phải đắn đo suy nghĩ ý tưởng vì chúng tôi đã xây dựng dựa trên các nhu cầu và mong muốn chính xác của bạn. Với chi phí thuê các thiết bị sân khấu trọn gói, bạn đã giảm bớt được khoản đặt cọc hay phí vận chuyển bên ngoài. Nhân sự cũng được sắp xếp hoàn chỉnh để bạn không tốn thời gian trong vấn đề tính toán hay tuyển dụng. Ngoài ra khi lựa chọn dịch vụ trọn gói, bạn cũng sẽ nhận được nhiều ưu đãi hơn khi mua lẻ các dịch vụ tại đây.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Đa dạng các trang thiết bị

Minh Vũ Media cung cấp đầy đủ các trang thiết bị hiện đại

Minh Vũ Media trang bị đầy đủ các loại hình sân khấu, loa đài, ánh sáng cao cấp nhất để phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng. Đến với các dịch vụ trọn của chúng tôi bạn có thể lựa chọn các loại trang thiết bị mà bạn mong muốn với các số lượng phù hợp. Chúng tôi luôn đảm bảo về các vấn đề kỹ thuật trong quá trình diễn ra sự kiện và xử lý tính huống nhanh kịp thời nếu xảy ra sai sót

Đội ngũ chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp

Công ty chúng tôi có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản để giúp cho khách hàng có những sự lựa chọn tốt nhất cho sự kiện của mình. Bạn chỉ cần nói ra những mong muốn và yêu cầu, chúng tôi sẽ có thể trình bày các ý tưởng phù hợp để bạn lựa chọn. Và điều quan trọng chúng tôi sẽ bám sát với nguồn kinh phí mà khách hàng mong muốn để chọn gói dịch vụ phù hợp nhất. Sau đó công ty sẽ thống nhất với khách hàng về đội ngũ nhân sự, thiết bị cho sự kiện.

Với bài viết trên, hy vọng các bạn đã hiểu thêm về cách lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Công ty Minh Vũ Media cam kết sẽ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất nếu bạn lựa chọn chúng tôi.