Những điều cần biết khi tổ chức event kỷ niệm ngày thành lập công ty

Event kỷ niệm công ty là một ngày vô cùng quan trọng đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Event kỷ niệm ngày thành lập công ty là cột mốc đáng nhớ, đánh dấu dấu mốc hình thành và quá trình phát triển của công ty. Đến nay, sự kiện này thường được các công ty tổ chức vào mỗi năm một lần hoặc tổ chức lớn vào 5 năm, 10 năm, 15 năm,... tùy thuộc vào mong muốn của đơn vị tổ chức.

Ngoài việc mang ý nghĩa kỷ niệm ngày thành lập, hay còn gọi là ngày sinh nhật của công ty - ngày mà công ty chính thức được "khai sinh", event kỷ niệm ngày thành lập công ty còn là sự kiện để nhìn lại chặng đường phát triển, chúc mừng những thành công đã đạt được của những năm qua. Bên cạnh đó, đây là dịp đặc biệt để công ty tri ân, gửi lời cảm ơn đến toàn thể nhân viên, những đối tác khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp, đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh.

Vậy để tổ chức thành công event kỷ niệm ngày thành lập công ty thì công ty cần chuẩn bị và lưu ý những gì? Cùng đón đọc bài viết để được Minh Vũ Media lý giải chi tiết nhé!

Event kỷ niệm ngày thành lập công ty

Tổng quan về Event kỷ niệm ngày thành lập công ty

Tổng quan về Event kỷ niệm ngày thành lập công ty

Hiểu một cách đơn giản, có thể nói event kỷ niệm ngày thành lập công ty là ngày sinh nhật công ty. Công ty tổ chức sự kiện này như một sự kiện mang mục đích chính là kỷ niệm ngày công ty chính thức được sáng lập.

Khác với một sự kiện tổ chức mừng sinh nhật công ty đơn thuần, nhiều doanh nghiệp lớn coi event tổ chức ngày thành lập công ty không phải là bữa tiệc được tổ chức mỗi năm một lần mà là sự kiện trọng đại được tổ chức vào các cột mốc tròn như 10 năm, 20 năm,... Sự kiện này sẽ có quy mô lớn hơn hẳn các sự kiện tổ chức mừng sinh nhật công ty năm nào cũng có.

Mục đích tổ chức Event kỷ niệm ngày thành lập công ty 

Event kỷ niệm ngày thanh lập công ty được tổ chức với mục đích kỷ niệm ngày công ty được thành lập, nhìn lại quá trình hình thành của công ty cho đến hiện tại, tri ân những người đã đóng góp và cống hiến chi sự phát triển của toàn công ty.

Event kỷ niệm ngày thành lập công ty cũng mang mục đích củng cố lòng tin của nhân viên, đối tác, kháng hàng với công ty, để họ ngày một tin tưởng và đồng hành cùng sản phẩm của công ty. Ngoài ra, sự kiện này cũng mang mục đích đạt được hiệu quả truyền thông mong muốn để hình ảnh đẹp của công ty được phủ sóng rộng rãi đến những khách hàng tiềm năng.

Đối tượng mà sự kiện hướng tới thường là toàn thể công nhân viên của công ty, khách mời đặc biệt, các đối tác kinh doanh của công ty.

Vai trò tổ chức Event kỷ niệm ngày thành lập công ty 

Event kỷ niệm ngày thành lập công ty đóng góp không nhỏ vào việc mở rộng tầm ảnh hưởng của công ty, xây dựng và thắt chặt tinh thần đoàn kết của nội bộ nhân viên, mang đến niềm tin cho đối tác, khách mời để tiếp tục đồng hành với công ty trong chặng đường dài sắp tới.

Mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng như vậy, Event kỷ niệm ngày thành lập công ty là sự kiện không thể thiếu được các công ty chú trọng và danh nhiều thời gian và công sức chuẩn bị.

Quy trình tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Để tổ chức thành công lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, các công ty cần mất nhiều thời gian và công sức để chuẩn bị. Nếu không có một quy trình cụ thể, công ty sẽ không biết bắt đầu từ đâu và tiến hành như thế nào? Vì vậy, xây dựng một quy trình tổ chức là điều thiết yếu để tiến thành tổ chức sự kiện trọng đại này.

Về quy trình chi tiết cho lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, mỗi công ty sẽ áp dụng một quy trình khác nhau miễn sao quy trình đó phù hợp với mục tiêu tổ chức của công ty. Dưới đây, Minh Vũ Media gợi ý cho bạn một mẫu quy trình tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty đơn giản, chuyên nghiệp và được nhiều công ty áp dụng thành công.

Xác định ý tưởng chủ đề tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Ý tưởng tổ chức sự kiện

Một sự kiện thành công là một sự kiện có một ý tưởng chủ đề phù hợp, độc đáo xuyên suốt sự kiện. Với một sự kiện quan trọng như lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty cần dành thời gian bàn bạc và thảo luận, ghi nhận đóng góp từ nhân viên để lựa chọn ý tưởng phù hợp cho lễ kỷ niệm.

Ý tưởng tổ chức lễ kỷ niệm là không cố định, công ty có thể tìm kiếm một số ý tưởng trên mạng, các ý tưởng được nhiều công ty lựa chọn và áp dụng thành công hoặc lên một ý tưởng mới lạ dành riêng cho lễ kỷ niệm này của công ty.

Lên danh sách khách mời cho sự kiện

Khách mời cho sự kiện chính là đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng đến. Công ty cần chuẩn bị trước danh sách khách mời cụ thể để mời đủ và chính xác khách mời tham dự, tránh việc mời thiếu khách mời ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh của công ty.

Đối tượng của sự kiện này thông thường sẽ là nhân viên công ty, đối tác hợp tác với công ty và một số khách mời quan trọng. Để việc mời khách được chu đáo và chuyên nghiệp, công ty nên chuẩn bị sẵn thiệp mời riêng để gửi đến từng khách mời của sự kiện.

Lên danh sách khách mời tham dự event kỷ niệm ngày thành lập công ty

Chuẩn bị sẵn kinh phí dự trù

Chắc chắn rằng một sự kiện được diễn ra hay không chính là phụ thuộc vào kinh phí của công ty tổ chức. Tất nhiên rằng để tổ chức sự kiện thì công ty đều có một nguồn ngân sách cụ thể nhưng phía công ty cần chú ý, kinh phí tổ chức sự kiện cần đi đều với quy mô sự kiện mà công ty mong muốn tổ chức.

Với một sự kiện lớn như lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, chắc chắn sẽ được tổ chức với quy mô lớn và cần một nguồn ngân sách đủ đáp ứng nên phía công ty tổ chức cần chuẩn bị sẵn ngân sach để sự kiện được tiến hành không gặp phải những tình huống khó giải quyết.

Xem thêm: Các loại chi phí tổ chức sự kiện? Nên lập bảng dự trù kinh phí sự kiện như thế nào?

Ấn định thời gian và địa điểm cho lễ kỷ niệm

Công ty cần ấn định thời gian và địa điểm cụ thể trước cho lễ kỷ niệm. Về thời gian tổ chức, lễ kỷ niệm thường được chọn diễn ra vào ngày mà công ty được thành lập, phía công ty cần lên lịch và thông báo trước cho khách mời thông qua thiệp mời để khách mời nắm bắt được.

Về địa điểm tổ chức, nên tổ chức tại các khu vực trung tâm thành phố nơi có giao thông thuận tiện hoặc nếu chọn các khu vực tổ chức xa theo ý tưởng chủ đề sự kiện thì công ty cần sắp xếp phương tiện đưa đón khách mời.

Xây dựng kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm

Sau khi xác định được ý tưởng, khách mời, địa điểm cho sự kiện, công ty tiếp tục tiến hành xây dựng kịch bản cho sự kiện. Kịch bản cần được lên một cách chi tiết cho tất cả các khâu, các hoạt động, hạng mục sẽ diễn ra trong xuyên suốt chương trình.

Phân công đội ngũ nhân sự phụ trách công việc

Cần chuẩn bị nhân sự đáp ứng cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện

Căn cứ theo kịch bản của sự kiện, công ty sẽ phân chia nhân sự phụ trách từng hạng mục và công việc khác nhau. Mỗi nhân sự sẽ tiếp nhận phần công việc của riêng mình và có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. Chỉ khi công việc được phân công rõ ràng như vậy thì việc tiến hành triển khai sự kiện mới có hiệu quả.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Tiến hành tổng duyệt trước khi lễ kỷ niệm bắt đầu

Khi mọi khâu chuẩn bị cho sự kiện đã sẵn sàng, công ty có thể tiến hành chạy thử, nhằm mục đích tổng duyệt trước khi lễ kỷ niệm bắt đầu. Khâu tổng duyệt này rất quan trọng nhằm tìm ra những thiết sót, những tình huống có thể phát sinh trong sự kiện để tìm phương án thay thế và phương pháp giải quyết vấn đề.

Bắt đầu tiến hành cho sự kiện chính

Nếu quá trình chuẩn bị và tổng duyệt cho sự kiện đã được xây dựng thành công, công ty có thể trực tiếp tiến hành tổ chức sự kiện. Trong quá trình sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần theo dõi sát sao toàn bộ các hoạt động của sự kiện.

Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Một kịch bản chu đáo, chi tiết quyết định đến việc lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty diễn ra thành công hay không. Để phù hợp với chủ đề buổi lễ và văn hóa công ty, mỗi công ty sẽ xây dựng một kịch bản riêng phù hợp với mong muốn của công ty mình.

Công ty tổ chức có thể tham khảo và áp dụng mẫu kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty. Để phù hợp với mục đích của công ty, công ty có thể sửa đổi và thay thế thông tin dựa theo kịch bản được chúng tôi gợi ý dưới đây:

Lưu ý khi tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Rút kinh nghiệm từ những lễ kỷ niệm đã tổ chức thành công trong 10 năm qua, chúng tôi chỉ ra những lưu ý cho việc tổ chức lễ kỷ niệm để công ty có thể áp dụng vào việc tổ chức một sự kiện thành công.

Ý tưởng đưa ra cần phù hợp với văn hóa công ty

Là một sự kiện quan trọng, công ty nào cũng muốn thực hiện một chủ đề độc đáo cho lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty. Chủ đề độc đáo là rất quan trọng nhưng sự độc đáo là chưa đủ mà còn cần phải xét thêm tính phù hợp. Nếu chủ đề độc đáo nhưng lại không phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu hay văn hóa doanh nghiệp thì công ty cần cân nhắc, xem xét lại các ý tưởng khác.

Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho sự kiện

Trước khi chính thức khai mạc sự kiện, buổi tổng duyệt trước đã được diễn ra nhằm tìm ra những thiếu sót hay những khâu còn trục trặc. Công ty cần có phương pháp giải quyết những sự cố này.

Trong một sự kiện, sẽ có nhiều tình huống bất chợt có thể xảy ra. Để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ đúng tiến trình thì các phương án dự phòng là việc quan trọng cần chuẩn bị.

Chuẩn bị số lượng nhân sự đáp ứng cho lễ kỷ niệm

Với một sự kiện lớn như lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty sẽ có rất nhiều những hoạt động diễn ra trong chương trình. Để thực hiện được những hoạt động đó đòi hỏi cần có một đội ngũ nhân sự lớn để đáp ứng các phần công việc được phân giao.

Đối với một công ty lớn có đội ngũ nhân sự hùng hậu thì đây không phải là vấn đề lớn nhưng với một số công ty nhỏ, số lượng nhân sựu không thể đáp ứng thì việc tìm đến một đơn vị chuyên tổ chức sựu kiện, lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty là một giải pháp tối ưu tiết kiệm nhân lực và thời gian.

Lựa chọn đơn vị tổ chức lễ kỷ niệm chuyên nghiệp

Để hướng tới tổ chức một buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty hoành tráng và thành công nhất, các công ty thường lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hợp tác. Tại các thành phố lớn hiện nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đang hoạt động đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện của công ty, doanh nghiệp, khách hàng.

Công ty cần nghiên cứu, tìm kiếm kỹ để lựa chọn ra đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để công ty có thể yên tâm hợp tác tổ chức một sự kiện thành công.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Minh Vũ Media đã tổ chức thành công nhiều lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và đã tổ chức thành công hàng nghìn lễ tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty. Minh Vũ Media tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội.

Đến với Minh Vũ Media, quý công ty, doanh nghiệp, khách hàng sẽ được hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có quy trình làm việc rõ ràng thống nhất và được phục vụ chu đáo nhất bởi đội ngũ nhân sự nhiều năm kinh nghiệm. Minh Vũ Media đảm bảo mang đến cho khách hàng một trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp, uy tín.

Trên đây là toàn bộ những điều cần lưu ý cho doanh nghiệp khi tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, bạn đọc có thể tham khảo để áp dụng thành công vào lễ kỷ niệm sắp tới của công ty mình!

Xem thêm: Tiệc tân niên là gì? Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện tiệc tân niên uy tín