Minh Vũ Media > Tin tức > Làm sự kiện là gì? Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm sự kiện là gì? Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

admin 1752

Tổ chức sự kiện là hoạt động xuất hiện trong mọi lĩnh vực khác nhau. Do đó, tùy theo tính chất, mỗi một sự kiện lại có những yêu cầu và mục đích tương ứng. Vậy, làm sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những bước nào? Hãy để bài viết dưới đây giải đáp những thắc mắc trên.

Làm sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là một hoặc nhiều hoạt động có chủ đích, được diễn ra tại một thời gian và địa điểm cụ thể, do một cá nhân hoặc một tổ chức điều phối. Làm sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng, giúp quảng bá hình ảnh và thương hiệu của đơn vị tổ chức. 

lam-to-chuc-su-kien-la-gi

Làm tổ chức sự kiện là gì?

Làm sự kiện sẽ bắt đầu từ khi vạch ra ý tưởng cho sự kiện và cho đến khi nó kết thúc. Hiện nay, làm tổ chức sự kiện thường hướng tới những mục đích như quảng bá thương hiệu, duy trì hình ảnh của đơn vị tổ chức, truyền tải thông điệp tới công chúng,...

Mục đích của làm tổ chức sự kiện

muc-dich-cua-to-chuc-su-kien

Mục đích của làm tổ chức sự kiện

  • Tối ưu hóa hiệu ứng truyền thông nhằm tạo dấu ấn thương hiệu cho các nhóm đối tượng khách hàng đơn vị tổ chức hướng tới.
  • Xây dựng và phát triển hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ,...
  • Gia tăng doanh số, thay đổi nhận thức của công chúng về thương hiệu.

Tầm quan trọng của công việc làm sự kiện

Công việc làm sự kiện có sức ảnh hưởng lớn đối với bất kì đơn vị tổ chức nào, cho nên nó cần phải được chú trọng và sát sao, đảm bảo thu hút được sự chú ý và quan tâm của các đối tượng khách hàng, công chúng và truyền thông.

tam-quan-trong-cua-to-chuc-su-kien

Công việc làm sự kiện có sức ảnh hưởng lớn đối với bất kì đơn vị tổ chức nào

Khi làm sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ có cơ hội nâng cao những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing, từ đó tạo sức hút cho sản phẩm/dịch vụ và tăng doanh thu kinh doanh, tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu trong lòng công chúng.

Quy trình làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức được sự kiện một cách chỉn chu, hoàn hảo, mọi vấn đề đều phải được thực hiện theo một quy trình nhất định, có như vậy mới đảm bảo được thành công trong việc tổ chức sự kiện.

Thông thường, quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp bao gồm 4 giai đoạn cơ bản như sau:

quy-trinh-to-chuc-su-kien

Quy trình tổ chức sự kiện

Giai đoạn tiền sự kiện

Ở giai đoạn này, những người làm sự kiện cần tiến hành thu thập thông tin, ý kiến từ khách hàng để có những mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục của sự kiện. Cụ thể:

  • Các yếu tố cần thiết có thể dẫn đến thành công của sự kiện.
  • Thiết kế kế hoạch chi tiết cho ý tưởng tổ chức.
  • Các chiến dịch quảng bá, các kênh truyền thông nhằm thu hút sự chú ý của công chúng.
  • Các phương án dự phòng cho các sự cố có thể xảy ra.
  • Nguyện vọng và mong muốn của đơn vị tổ chức

Xem thêm: Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Giai đoạn trong sự kiện

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định phần lớn đến kết quả của sự kiện sẽ ra sao. Các đầu việc trong giai đoạn này rất đa dạng, có thể kể đến như:

  • Quản lý và theo dõi tiến độ, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch.
  • Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, đồ trang trí,...
  • Kiểm tra các hạng mục trước khi chạy chương trình chính thức.
  • Đón tiếp khách tham gia.

Giai đoạn hậu sự kiện

  • Tăng cường hiệu ứng truyền thông nhằm thu hút sự chú ý hơn.
  • Tạo mối quan hệ tốt với các nhà tài trợ để đạt được các lợi ích lâu dài.
  • Tham khảo ý kiến khách hàng, chăm sóc khách hàng để đem lại những dịch vụ tốt nhất.

Giai đoạn giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, sẽ có một số vấn đề phát sinh cần giải quyết như:

  • Những vấn đề liên quan đến kinh phí tổ chức.
  • Khắc phục những sự cố và nhìn lại những thiếu sót để rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

Vì sao nên lựa chọn các đơn vị làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín?

Rất nhiều người cho rằng, tự tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm được chi phí cùng thời gian tổ chức. Tuy nhiên, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác bởi có rất nhiều lý do cho thấy bạn nên lựa chọn các đơn vị làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín.

lua-chon-don-vi-to-chuc-su-kien-uy-tin

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín rất quan trọng

  • Sự chuyên nghiệp và chất lượng 

Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn chuẩn bị những ý tưởng và kế hoạch điều hành sự kiện một cách chỉn chu nhất, mọi thứ đã được lên sẵn và được giao lại cho các bộ phận phụ trách, các nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng sự kiện sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch được đề ra.

  • Tiết kiệm sức lực và chi phí

Tổ chức sự kiện không phải là một công việc đơn giản khi nó yêu cầu rất nhiều thời gian, sức lực, cùng với đó là các khoản thu chi sẽ vô tình tạo nên những bận rộn, áp lực, gây mệt mỏi. 

Tuy nhiên, khi giao lại cho các đơn vị tổ chức chuyên môn về sự kiện, bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cụ thể, các đầu việc còn lại sẽ được họ phụ trách hoàn toàn.

  • Giảm thiểu rủi ro

Với chất lượng dịch vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao, các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín luôn xác định được những nguy cơ và rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, họ có thể giúp bạn đưa ra những phương án khắc phục, đảm bảo sự kiện được tiến hành theo kế hoạch định sẵn. 

Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị làm tổ chức sự kiện

Mỗi một sự kiện sẽ có một tính chất và quy mô khác nhau, người làm sự kiện cũng cần phải cân nhắc các đơn vị phụ trách, xem xét nên hợp tác với bên nào để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhất.

Do đó, khi lựa chọn đơn vị làm tổ chức sự kiện, có một số tiêu chí cần xét đến như sau:

Kinh nghiệm, năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện

Đây là tiêu chí quan trọng và trước nhất cần phải xem xét khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện. Để xác minh được hạng mục này, bạn cần lưu ý kiểm tra, xác minh tính chính xác của hồ sơ, tài liệu, giấy chứng nhận được bên đơn vị tổ chức cung cấp.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc tới năng lực của đội ngũ nhân viên sẽ làm việc với mình xuyên suốt sự kiện. Những phẩm chất và yếu tố của nhân viên sẽ tùy theo yêu cầu mà bạn mong muốn đối với sự kiện của mình.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Các lĩnh vực chuyên môn

Lĩnh vực chuyên môn mà đơn vị tổ chức sự kiện làm thế mạnh cần phải ăn khớp với loại sự kiện mà bạn lựa chọn. Chẳng hạn, một đơn vị tổ chức trẻ, thiên về xu hướng sáng tạo theo các cách thức mới nhất liệu có thể phụ trách được cho một sự kiện như hội nghị, hội thảo hay không?

Mối quan hệ với chính quyền và các đơn vị truyền thông 

Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp, do đó đơn vị mà bạn lựa chọn cần phải có những hiểu biết nhất định với cơ quan chính quyền và truyền thông. 

Nếu bạn muốn tổ chức trên các địa điểm công cộng, đơn vị tổ chức cần nắm rõ về quy trình, thủ tục làm việc thực tế để xin giấy phép từ phía chính quyền. Bên cạnh đó, quan hệ tốt với báo, đài, các công ty truyền thông sẽ góp phần quảng bá sự kiện, giảm bớt khó khăn.

Phong cách làm việc 

Tương tự như lĩnh vực chuyên môn, đơn vị tổ chức sự kiện cần có phong cách làm việc phù hợp với giá trị cốt lõi của sự kiện mà bạn hướng tới. Sự tương thích này sẽ giúp quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ, sự kiện đạt được hiệu quả cao.

Các dịch vụ do đơn vị tổ chức cung cấp

Trong quá trình tổ chức sự kiện, có rất nhiều hạng mục cần huy động tới các dịch vụ khác nhau như: thiết kế, lắp đặt sân khấu, cung cấp thiết bị âm thanh, loa đài, ánh sáng,... Do đó, bạn cần xem xét tới khả năng cung cấp nhiều dịch vụ của đơn vị cũng như chi phí và mức giá có hợp lý so với thị trường hay không.

Những yếu tố cần có của một nhân viên khi làm tổ chức sự kiện

nhung-yeu-to-can-co-cua-mot-nhan-vien-to-chuc-su-kien

Yếu tố cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện

Một nhân viên làm tổ chức sự kiện có rất nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành, những nhiệm vụ đó muốn được hoàn thành suôn sẻ thì nhân viên ấy phải có những tố chất nhất định. Bởi vậy, một người làm tổ chức sự kiện sẽ cần có những yếu tố cơ bản như:

  • Năng động, nhiệt huyết, linh hoạt.
  • Sự đam mê.
  • Khả năng sáng tạo.
  • Cẩn thận, tỉ mỉ.
  • Kỹ năng làm việc nhóm cao.
  • Kỹ năng lãnh đạo.

Minh Vũ Media – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại Hà Nội

Với trên 5 năm kinh nghiệm, tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ, Minh Vũ Media tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam, cùng với đó là đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo ý tưởng, xây dựng nên được giá trị thương hiệu riêng, thỏa mãn nhu cầu của từng khách hàng.

minh-vu-media

Minh Vũ Media - công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đến với Minh Vũ Media, khách hàng được trải nghiệm đa dạng các loại dịch vụ tổ chức sự kiện như tổ chức khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công động thổ, tổ chức tiệc tất niên cuối năm, tổ chức trung thu, tổ chức giáng sinh, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức gala dinner, tổ chức sinh nhật - thôi nôi.

Cùng với đó, Minh Vũ Media cung cấp đầy đủ hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu, thiết bị sự kiện và nhân sự phù hợp với từng sự kiện và tùy theo từng yêu cầu của khách hàng.

Xem thêm: Truyền thông tổ chức sự kiện có cần thiết hay không? Quy trình truyền thông sự kiện cơ bản

 

0/5 (0 Reviews)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN - LÊN Ý TƯỞNG - BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 - 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo - giá thành ưu đãi - thiết kế thu hút - Cung cấp đầy đủ trang thiết bị - Âm thanh Ánh sáng - Sân khấu - Backdrop

Màn hình led tivi - công hơi - banner - Quạt - Bàn ghế - ô dù - khung dạp - Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà - Tiệc teabreak - Quay phim – Chụp ảnh – checkin -  Bộ cắt băng khai trương - Cổng chào - Banner - băng rôn - standee - bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366