Minh Vũ Media > Tin tức > Truyền thông tổ chức sự kiện có cần thiết hay không? Quy trình truyền thông sự kiện cơ bản

Truyền thông tổ chức sự kiện có cần thiết hay không? Quy trình truyền thông sự kiện cơ bản

admin 1544

Trong quá trình tổ chức sự kiện, để gây ấn tượng với khách tham dự, bên cạnh một kịch bản hấp dẫn, một địa điểm tổ chức lý tưởng và một ekip chuyên nghiệp, ban tổ chức mong mỏi có thể tạo sự thu hút tới đông đảo mọi người để gia tăng số lượng tham gia, nâng cao giá trị chương trình. Và đó chính là lý do mà truyền thông tổ chức sự kiện ra đời. Vậy truyền thông tổ chức sự kiện được định nghĩa là gì? Đâu là những điều cần biết khi làm truyền thông tổ chức sự kiện? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp toàn bộ những thắc mắc này.

Truyền thông tổ chức sự kiện tại Việt Nam là gì?

Truyền thông tổ chức sự kiện là quá trình sử dụng các kênh truyền thông để quảng bá, quảng cáo và tạo sự chú ý đến một sự kiện cụ thể. Nó bao gồm tất cả các hoạt động quảng cáo và truyền thông liên quan đến việc tổ chức sự kiện, bao gồm cả quảng cáo truyền hình, quảng cáo trên mạng xã hội, email marketing, quảng cáo trên đài phát thanh, tạp chí, báo chí và các phương tiện khác. Mục đích của truyền thông tổ chức sự kiện là để tạo ra sự quan tâm và thu hút đối tượng khách hàng tiềm năng, giúp đẩy mạnh sự kiện, tăng doanh số bán hàng, và xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt đẹp hơn.

Xem thêm: Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

truyen-thong-to-chuc-su-kien-la-gi

Truyền thông tổ chức sự kiện là một mảng thiết yếu để đem lại sự thành công cuối cùng cho chương trình

Truyền thông tổ chức sự kiện là một ngành nghề phát triển khá mới tại Việt Nam và bắt đầu được nhìn nhận là một ngành nghề chuyên nghiệp vào những năm 2000. Ở thời điểm kể trên, nhu cầu tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp, tổ chức phi chính phủ, tổ chức xã hội tư nhân,… đã tăng lên đáng kể.

Nhận thấy nhu cầu đó, nhiều công ty truyền thông và sự kiện đã được thành lập tại Việt Nam để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các công ty này cung cấp các dịch vụ như lên ý tưởng, thiết kế, tổ chức, quản lý sự kiện, truyền thông sự kiện, sản xuất nội dung,…

Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện tại Việt Nam vẫn còn đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm khả năng quản lý chi phí, thiếu nguồn nhân lực chuyên nghiệp, khó khăn trong việc quảng bá sự kiện,… Do đó, việc phát triển truyền thông tổ chức sự kiện vẫn còn tiềm năng để phát triển và cần sự nỗ lực của các đơn vị tổ chức sự kiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Vì sao cần truyền thông tổ chức sự kiện?

Truyền thông sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống hiện nay vì nó giúp các tổ chức và doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình tới đối tượng khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Đặc biệt là trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc sử dụng truyền thông sự kiện trên các nền tảng trực tuyến như mạng xã hội, website, email marketing, livestream,… giúp tăng khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng.

Ngoài ra, truyền thông sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu, quảng bá các sự kiện lớn như hội chợ, triển lãm, concert, show truyền hình,… giúp người xem được biết đến thông tin về sự kiện và tạo sự chú ý, tò mò để tham gia.

Với các doanh nghiệp, truyền thông sự kiện còn là cách để xây dựng hình ảnh thương hiệu và tăng tính nhận diện của sản phẩm của mình đối với khách hàng. Khi một sự kiện được quảng bá tốt và đạt được thành công, nó có thể giúp xây dựng lòng tin và tạo sự đánh giá tích cực đối với thương hiệu.

vi-sao-can-truyen-thong-to-chuc-su-kien

Những lí do khiến lĩnh vực Truyền thông tổ chức sự kiện là quan trọng rất thiết thực trong cuộc sống

Nhận thấy tầm quan trọng của truyền thông tổ chức sự kiện, việc đầu tư vào lĩnh vực này khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện đang ngày càng được chú trọng. Có thể lý giải những lý do làm nên giá trị của truyền thông tổ chức sự kiện như sau: 

  • Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Truyền thông sự kiện giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến đối tượng khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Nó giúp tăng khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng, giúp họ hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và tăng khả năng bán hàng.
  • Tạo sự chú ý và tăng tính thú vị: Truyền thông sự kiện giúp tạo sự chú ý và tăng tính thú vị cho sự kiện. Nó giúp người xem được biết đến thông tin về sự kiện, tạo sự tò mò và kích thích mong muốn tham gia.
  • Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Truyền thông sự kiện giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu, tạo sự nhận diện cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Khi một sự kiện được quảng bá tốt và đạt được thành công, nó có thể giúp xây dựng lòng tin và tạo sự đánh giá tích cực đối với thương hiệu.
  • Giao lưu, kết nối: Truyền thông sự kiện giúp kết nối và giao lưu giữa các doanh nghiệp, cá nhân trong cùng một ngành nghề. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp và cá nhân có thể học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, tạo ra các mối quan hệ mới.

Tóm lại, truyền thông sự kiện là một phương tiện quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tạo sự chú ý đến các sự kiện, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và tăng tính nhận diện của sản phẩm của mình đối với khách hàng.

Xem thêm: Các vị trí chính trong ban tổ chức sự kiện gồm những ai?

Các hình thức truyền thông tổ chức sự kiện 

Truyền thông nói chung và Truyền thông tổ chức sự kiện nói riêng về cơ bản hoạt động trên hai nền tảng online (trên nền tảng mạng xã hội) và offline (các hình thức trực tiếp), cụ thể như sau:

  • Quảng cáo truyền thống: Quảng cáo truyền thống bao gồm quảng cáo trên tạp chí, báo, phát sóng truyền hình và đài phát thanh. Đây là cách thức quảng cáo truyền thống, được sử dụng từ lâu để quảng bá sự kiện và thu hút sự chú ý của khách hàng.
  • Truyền thông mạng xã hội: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá sự kiện, tạo sự tò mò và thú vị đối với khách hàng. Việc sử dụng các trang web xã hội như Facebook, Twitter, Instagram và LinkedIn giúp cho sự kiện của bạn trở nên truy cập và tạo sự chú ý đến sự kiện của bạn.
  • E-mail marketing: Gửi email cho danh sách khách hàng và mời họ đến sự kiện của bạn. Việc này giúp tăng khả năng tham gia của khách hàng, thông báo về sự kiện và tạo sự quan tâm đối với sự kiện của bạn.
  • Truyền thông trực tiếp: Sử dụng truyền thông trực tiếp để phát sóng sự kiện của bạn, giúp khán giả tham gia sự kiện từ xa. Điều này giúp thu hút đối tượng khán giả không thể tham gia trực tiếp và giúp tăng khả năng tiếp cận của sự kiện đến một số lượng lớn người xem.
cac-hinh-thuc-lam-truyen-thong-to-chuc-su-kien

Có nhiều hình thức khác nhau để đạt được mục đích truyền thông tổ chức sự kiện

  • Marketing nội bộ: Sử dụng marketing nội bộ để quảng bá sự kiện của bạn với nhân viên của doanh nghiệp và các đối tác liên quan. Việc này giúp tạo sự hứng thú đối với sự kiện của bạn và thu hút sự chú ý của các đối tác liên quan.
  • Các hoạt động khác: Ngoài các phương tiện truyền thông trên, còn có nhiều hoạt động khác như tạo trang web chính thức cho sự kiện, tạo video quảng cáo, tổ chức cuộc thi trên mạng xã hội, chương trình PR, hay các hoạt động văn hóa như triển lãm, nghệ thuật, âm nhạc, thời trang, thể thao và nhiều hoạt động khác để tăng cường sự chú ý đối với sự kiện của bạn.

Quy trình truyền thông tổ chức sự kiện cơ bản

Quy trình truyền thông tổ chức sự kiện thường gồm nhiều bước, tùy thuộc vào quy mô và tính phức tạp của sự kiện. Tuy nhiên, ở mức độ cơ bản, có thể gói gọn quy trình này trong 5 bước sau:

  • Bước 1 – Lên kế hoạch: Bước đầu tiên của quy trình truyền thông tổ chức sự kiện là lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm mục tiêu, đối tượng khách hàng, ngân sách, địa điểm, thời gian, nội dung, và các hoạt động cần thiết khác.
  • Bước 2 – Thiết kế chiến dịch truyền thông: Sau khi lên kế hoạch, ta cần thiết kế chiến dịch truyền thông chi tiết, bao gồm việc lựa chọn phương tiện truyền thông, kế hoạch phát sóng, tạo nội dung, quảng bá sự kiện, và tạo mối quan tâm cho khách hàng.
  • Bước 3 – Triển khai chiến dịch: Bước này là bước triển khai các hoạt động truyền thông đã được lên kế hoạch, bao gồm việc phát sóng, quảng bá sự kiện, tạo nội dung, và các hoạt động khác để thu hút sự chú ý của khách hàng.
  • Bước 4 – Đánh giá và tối ưu hoá: Sau khi triển khai chiến dịch truyền thông, ta cần đánh giá kết quả để tối ưu hoá chiến dịch. Việc đánh giá có thể dựa trên nhiều chỉ số khác nhau, bao gồm độ phủ của chiến dịch, số lượng khách hàng tiếp cận, số lượng khách hàng tham gia, và các chỉ số khác.
  • Bước 5 – Phân tích và rút kinh nghiệm: Cuối cùng, ta cần phân tích và rút kinh nghiệm từ chiến dịch truyền thông, bao gồm những điểm mạnh và điểm yếu, những sai sót và kinh nghiệm học được để cải thiện trong các sự kiện sau này.

nhung-buoc-lam-truyen-thong-to-chuc-su-kien

Truyền thông tổ chức sự kiện mang mục đích cốt lõi là dùng hình ảnh để thu hút khách hàng tham gia chương trình5 bước kể trên là những khâu cơ bản nhất để tạo nên một khung truyền thông cơ bản nhất cho mọi sự kiện. Có thể tìm hiểu thêm những chương trình truyền thông khác để áp dụng linh hoạt, làm chương trình trở nên thiết thực nhất. Ngoài ra, việc làm truyền thông tổ chức sự kiện cũng nên phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi cá nhân để chương trình có thể đáp ứng được tối đa mục đích tổ chức sự kiện.

Khi truyền thông tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?

Khi truyền thông tổ chức sự kiện, cần lưu ý những yếu tố sau để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và thu hút được sự quan tâm của khách hàng:

  • Mục tiêu của sự kiện: Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện, cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện đó. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và phù hợp với mục đích kinh doanh.
  • Đối tượng khách hàng: Xác định rõ đối tượng khách hàng mà sự kiện hướng tới để có thể lên kế hoạch truyền thông và các hoạt động quảng bá phù hợp.
  • Ngân sách: Tính toán chi phí tổ chức sự kiện, bao gồm chi phí cho việc truyền thông, thuê địa điểm, thiết bị, trang trí, ẩm thực và các hoạt động liên quan khác.
  • Địa điểm và thời gian: Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp để đảm bảo sự kiện được tổ chức thuận lợi và thu hút được sự quan tâm của khách hàng.

Xem thêm: Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

  • Nội dung sự kiện: Xây dựng nội dung sự kiện phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách hàng, có tính sáng tạo và thu hút.
  • Phương tiện truyền thông: Chọn lựa phương tiện truyền thông phù hợp để quảng bá sự kiện, thu hút được sự chú ý của khách hàng.
  • Quản lý sự kiện: Tổ chức sự kiện cần có kế hoạch quản lý sự kiện chi tiết và chặt chẽ để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, giao tiếp tốt với đối tác và khách hàng, và xử lý các sự cố nhanh chóng và hiệu quả.
  • Đánh giá và rút kinh nghiệm: Đánh giá kết quả của sự kiện và rút kinh nghiệm để cải thiện và tối ưu hoá cho các sự kiện sau.
nhung-luu-y-khi-lam-truyen-thong-to-chuc-su-kien

Khi làm Truyền thông tổ chức sự kiện, cần lưu ý tới những mục nhỏ để có một bản kế hoạch truyền thông chỉn chu

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Đến với Minh Vũ Media, bạn sẽ được trải nghiệm dịch vụ trọn gói về tổ chức sự kiện, trong đó có cả hạng mục truyền thông tổ chức sự kiện. Minh Vũ Media tự tin có một đội ngũ nhân viên tổ chức trẻ trung, năng động, sáng tạo, có thể thiết kế được những kế hoạch truyền thông phù hợp với mọi đối tượng, phục vụ được mọi hình thức chương trình, từ đó nâng cao được tính phủ sóng chương trình và làm chương trình đạt được thành công. 

Bên cạnh đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tình, Minh Vũ Media cũng là một địa chỉ tin cậy để giao phó trách nhiệm tổ chức những chương trình với mọi quy mô bởi sự dày dặn kinh nghiệm của mình. Việc tổ chức nhiều sự kiện giúp Minh Vũ Media hiểu rõ tính chất của từng loại hình sự kiện, do đó có thể đưa ra một định hướng truyền thông sự kiện công phu, tỉ mỉ và đáp ứng đúng nhu cầu mà khách hàng cần. 

Minh Vũ Media luôn đặt trách nhiệm và lợi ích khách hàng lên hàng đầu trong mọi khâu tổ chức chương trình. Đó chính là lý do khách hàng hoàn toàn có thể tín nhiệm để trao gửi những chương trình lớn nhỏ để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tận tình nhất từ Minh Vũ Media không chỉ trong mảng truyền thông tổ chức sự kiện mà còn trong tất cả những công đoạn khác của quá trình tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện teambuilding uy tín, hiệu quả

0/5 (0 Reviews)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN – LÊN Ý TƯỞNG – BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 – 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo – giá thành ưu đãi – thiết kế thu hút – Cung cấp đầy đủ trang thiết bị – Âm thanh Ánh sáng – Sân khấu – Backdrop

Màn hình led tivi – công hơi – banner – Quạt – Bàn ghế – ô dù – khung dạp – Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà – Tiệc teabreak – Quay phim – Chụp ảnh – checkin –  Bộ cắt băng khai trương – Cổng chào – Banner – băng rôn – standee – bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366

Tư Vấn Cho Tôi