Minh Vũ Media > Tin tức > Bỏ túi 10 kỹ năng tổ chức sự kiện có thể bạn chưa biết

Bỏ túi 10 kỹ năng tổ chức sự kiện có thể bạn chưa biết

admin 1837

Tổ chức các sự kiện là một trong những cách tốt nhất để giúp bạn có thể quảng bá hình ảnh của cá nhân hay của tổ chức nào đó và truyền tải những thông điệp ý nghĩa mà bạn muốn tới mọi người. Mặc dù đã có rất nhiều sự kiện lớn nhỏ được tổ chức, tuy nhiên không phải ai cũng tổ chức được một sự kiện thuận lợi. Vậy kỹ năng tổ chức sự kiện phải như thế nào thì sự kiện mới có thể thành công? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây nhé!

Những công việc chính của người tổ chức sự kiện

  • Phía sau cánh gà của các sự kiện luôn có một đội ngũ nhân viên hậu cần, họ chính là những người lên ý tưởng, lên kế hoạch, thực hiện công tác chuẩn bị, tổ chức cho sự kiện và đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách thuận lợi. Do làm việc trong môi trường tự do, không bị gò bó như những nhân viên văn phòng nên những người tổ chức sự kiện thường rất năng động, linh hoạt. Các công việc chính của họ bao gồm:

Tiếp nhận yêu cầu về sự kiện

  • Việc đầu tiên của những người tổ chức sự kiện đó là tiếp nhận các yêu cầu về tổ chức sự kiện của khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu muốn tổ chức một sự kiện, họ sẽ đảm bảo nắm rõ được những thông tin cơ bản về sự kiện mà họ muốn tổ chức như tổ chức sự kiện gì, mục đích là gì, đối tượng tham gia là ai, quy mô và ngân sách như thế nào,…. Phải nắm rõ được mọi yêu cầu thì họ mới có thể tổ chức một sự kiện hoàn hảo và làm hài lòng khách hàng.

Kết nối đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện

  • Sau khi tiếp nhận sự kiện, những người tổ chức sự kiện sẽ kết nối với những đồng nghiệp của mình. Mỗi sự kiện để hoàn tất khâu chuẩn bị và tổ chức đều cần rất nhiều nhân sự, bởi vậy họ sẽ không thể tổ chức nếu chỉ có một mình. Họ cần kết nối nhiều người lại, đặc biệt là các chuyên viên chuyên tổ chức các sự kiện, đã có nhiều năm kinh nghiệm để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Sáng tạo ý tưởng và lên kế hoạch tổ chức

  • Công việc tiếp theo mà những người tổ chức sự kiện cần làm đó là họ phải nghĩ ra một ý tưởng tổ chức sự kiện thật sáng tạo và thu hút, để không làm những khách mời tham dự thấy nhàm chán. Từ đó, họ sẽ hiện thực hoá ý tưởng bằng cách lên một bản kế hoạch tổ chức thật chi tiết, với các đầu mục công việc rõ ràng. Bản kế hoạch vừa giúp họ dễ hình dung ra các hoạt động trong sự kiện, vừa giúp bạn sắp xếp công việc một cách logic.

Trình bày bản kế hoạch tổ chức sự kiện

  • Sau khi hoàn thành ý tưởng và bản kế hoạch tổ chức, người tổ chức sự kiện sẽ trình bày cho khách hàng để họ nắm bắt được sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Những người tổ chức cũng sẽ phải nghe ý kiến đánh giá và những đóng góp cần chỉnh sửa về sự kiện để sự kiện có thể diễn ra theo đúng với mong muốn của khách hàng. Họ cũng cần phải thống nhất lại các ý kiến và chốt bản kế hoạch để đi vào thực hiện.

Xem thêm: Các loại chi phí tổ chức sự kiện? Nên lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện như thế nào?

trình bày bản kế hoạch chi tiết

Sau khi hoàn thành ý tường và kế hoạch, leader sẽ phải trình bày cho khách hàng nghe và phê duyệt

Phân chia công việc và thực thi sự kiện

  • Sau khi bản kế hoạch tổ chức sự kiện đã được duyệt, những người tổ chức sẽ phân chia các đầu mục công việc một cách rõ ràng. Mỗi người trong đội tổ chức sẽ nắm rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân, họ biết có phải làm gì và họ sẽ cố gắng để hoàn thành tốt phần công việc của mình. Sau khi phân chia công việc thì mọi người sẽ tiến thành thực hiện, không chỉ làm tốt phần việc của mình mà còn luôn giúp đỡ khi các thành viên khác cần hỗ trợ.

Giám sát từng khâu trong sự kiện

  • Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị và tổ chức, người tổ chức sự kiện phải giám sát và theo dõi thật kĩ lưỡng, cẩn thận từng khâu trong sự kiện. Nếu cả một sự kiện lớn mà chỉ cần một khâu chuẩn bị không tốt thì cũng sẽ khiến sự kiện không hoàn hảo, có thể làm hỏng cả chương trình. Bởi vậy công việc giám sát là điều không thế thiếu.
  • Thông thường mỗi sự kiện sau khi chuẩn bị xong kịch bản và sân khấu đều được đội ngũ chuyên viên tập dượt trước, để kiểm tra các trang thiết bị cũng như công tác chuẩn bị của mình.

Báo cáo, đánh giá sự kiện

  • Cuối cùng, sau khi sự kiện đã kết thúc, công việc của người tổ chức là phải tổng kết lại sự kiện từ những hoạt động đã diễn ra, kết quả đạt được và tổng ngân sách thu chi. Họ cần báo cáo lại những điều này về sự kiện cho khách hàng, để khách hàng nắm bắt được thông tin. Sau mỗi sự kiện diễn ra, những người tổ chức cũng sẽ rút ra được những kinh nghiệm, những bài học thực tế để những sự kiện sau sẽ diễn ra hoàn hảo hơn.

Thế nào là một người tổ chức sự kiện giỏi, chuyên nghiệp?

  • Để những sự kiện được diễn ra một cách thuận lợi và suôn sẻ thì không thể thiếu những người tổ chức sự kiện giỏi. Người tổ chức sự kiện giỏi và chuyên nghiệp là những nhân vật không cần kể nể công lao, dù đứng sau cánh gà, ở phía sau hậu trường nhưng vẫn hết mình làm việc, hết mình vì sự kiện. Họ không chỉ có trách nhiệm với công việc, luôn cẩn thận hoàn thành nhiệm vụ mà còn cố gắng để hỗ trợ những người đồng đội cùng làm việc với mình.
  • Một người tổ chức sự kiện giỏi, chuyên nghiệp sẽ đặt công việc và sự thành công của sự kiện lên đầu, nếu không may xảy ra xung đột, bất đồng quan điểm hay cãi vã thì họ cũng sẽ lựa chọn bỏ qua và cùng giúp đỡ nhau tiến lên. Đặc biệt, do nhiều kinh nghiệm được rút ra từ những năm làm trong nghề nên họ cũng rất linh hoạt khi xử lý các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện. Nhờ có những người chuyên nghiệp như vậy mà các sự kiện mới có thể thành công mỹ mãn.
nhân sự giỏi là người tổ chức có nhiều kinh nghiệm

Đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện của Minh Vũ Media đều rất giỏi và chuyên nghiệp, luôn tập trung trong quá trình làm việc

Vì sao cần trau dồi kỹ năng tổ chức sự kiện?

  • Hiện nay, nhu cầu tổ chức các sự kiện của những cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp là rất lớn. Một năm có tới hàng nghìn, hàng triệu sự kiện lớn nhỏ được tổ chức ở đất nước ta. Tuy nhiên, không phải sự kiện nào cũng thuận lợi và đạt được thành công như chủ sự kiện mong muốn. Điều này phải kể đến kỹ năng của những người tổ chức sự kiện.
  • Nếu kỹ năng không đủ thì sự kiện sẽ không thể đảm bảo được diễn ra thuận lợi, dễ xảy ra sai sót, không tập trung hoặc có những sự cố không đáng có.
  • Đặc biệt, nếu không may xảy ra sự cố trong sự kiện, những người có kỹ năng sẽ dễ dàng xử lý mà không gây ra hậu quả lớn, đảm bảo sự kiện vẫn được tổ chức thuận lợi. Bởi vậy, kỹ năng tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng và cần được trau dồi mỗi ngày. Kỹ năng này phải được học hỏi từ những người có kinh nghiệm và phải được đúc kết từ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thực tế.

10 kỹ năng cần có khi tổ chức sự kiện

Tinh thần trách nhiệm

  • Tinh thần trách nhiệm là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mọi công việc, đặc biệt là lĩnh vực tổ chức sự kiện. Những người có tinh thần trách nhiệm thường rất coi trọng những việc mình đang làm, sẽ luôn cố gắng hết sức để hoàn thành công việc. Họ thường đảm bảo làm việc thật nghiêm túc để sự kiện có thể thành công.
  • Tinh thân trách nhiệm xuất phát từ bản thân mỗi người. Bất kỳ ai khi tổ chức sự kiện cũng cần nhận thức được tầm quan trọng của tinh thần trách nhiệm và đảm bảo luôn cố gắng hoàn thành thật tốt nhiệm vụ được giao, vì một sự kiện thành công nhất có thể.

Kỹ năng giao tiếp

  • Lĩnh vực tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực vô cùng năng động, tiếp xúc với rất nhiều người nên kỹ năng giao tiếp cũng là một trong những kỹ năng không thể thiếu đối với người tổ chức sự kiện. Khi tiếp xúc với đối tác hay kêu gọi đầu tư, trình bày bản kế hoạch với khách hàng thì việc giao tiếp tốt là một lợi thể, giúp bạn có thể hoàn thành công việc một cách dễ dàng hơn.
  • Để có thể trau dồi kỹ năng giao tiếp thì chúng ta cần phải tập cởi mở, hoà đồng, nói chuyện với nhiều người. Đặc biệt, khi nói chuyện bạn cần phải lắng nghe đối phương, vừa để hiểu và biết cách nói chuyện cho phù hợp. Bạn cùng cần phải thật tự tin khi giao tiếp, như vậy vừa giúp bạn nói chuyện một cách thoải mái mà vừa tạo được thiện cảm với mọi người. Tuy nhiên, để cải thiện kỹ năng giao tiếp thì cần một quá trình, không nên cố ép bản thân phải giỏi, sẽ không đạt được hiệu quả.

Xem thêm: Các bước cơ bản của quy trình tổ chức sự kiện? 8 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công

Kỹ năng làm việc nhóm

  • Mỗi sự kiện khi được tổ chức đều cần đội ngũ nhân sự đông, phải nhiều người cùng làm việc thì mới có thể tổ chức thành công. Mà trong quá trình làm việc thì kỹ năng làm việc nhóm là điều rất cần thiết. Bởi tính chất đông người nên chắc chắn trong quá trình làm việc sẽ có nhiều ý kiến trái chiều gây bất đồng quan điểm thậm chí là xảy ra xung đột. Bởi vậy, nếu biết cách làm việc trong một nhóm thì bạn có thể dễ dàng giải quyết mọi vấn đề.
  • Để trau dồi kỹ năng làm việc nhóm thì đầu tiên bạn cần phải biết lắng nghe và luôn tôn trọng ý kiến của mọi người để cùng nhau đưa ra sự lựa chọn cũng như phương án giải quyết vấn đề tốt nhất. Để làm việc được hiệu quả thì nên phân chia rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người, để có thể giám sát công việc tốt nhất. Bạn cũng cần hỗ trợ những người cùng làm việc với mình, để sự kiện được diễn ra thuận lợi nhất.
kỹ năng làm việc nhóm

Khi tổ chức sự kiện thì cần đội ngũ nhân sự rất đông, vì vậy kỹ năng làm việc nhóm cần phải tốt, phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhau

Sự linh hoạt

  • Trong môi trường năng động như tổ chức các sự kiện, tiếp xúc và giao tiếp với vô số người thì sự linh hoạt sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc hơn. Khi gặp các khách hàng, có những người rất dễ tính nhưng cũng có những người rất khó tính, và khi giao tiếp với mỗi người thì đòi hỏi cách xử lý khác nhau, phải thật khéo léo. Ngoài ra, nếu sự kiện không may xảy ra những sự cố bất ngờ thì bạn cũng cần linh hoạt xử lý một cách nhẹ nhàng, để giảm thiểu tối đa hậu quả.
  • Sự linh hoạt được tạo ra là do sự học hỏi không ngừng và sự va chạm trong cuộc sống. Xã hội có vô vàn kiến thức, cả những kiến thức khoa học trong sách vở hay kiến thức trong đời sống. Để rèn luyện tính linh hoạt thì bạn cần học hỏi và tiếp xúc với nhiều người, việc tiếp xúc sẽ khiến bạn vỡ vạc kiến thức và học hỏi được nhiều điều thực tế.

Khả năng chịu áp lực

  • Trong thời đại xã hội phát triển như ngày nay thì công việc nào cũng sẽ xuất hiện áp lực. Bởi vậy, để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi và áp lực thì bạn cần phải chịu được áp lực. Áp lực có thể khiến con người bị stress nặng, không thể tập trung suy nghĩ, gây ra việc không thể làm việc hiệu quả. Bởi vậy, việc điều chỉnh suy nghĩ và tìm ra cách giải quyết thực vấn đề thực sự quan trọng.
  • Không phải ai cũng có khả năng chịu được áp lực, nên bạn cần phải rèn luyện từng ngày để có thể đạt được hiệu quả công việc một cách tốt nhất. Điều quan trọng nhất là bạn phải biết điều chỉnh suy nghĩ của mình không cho phép bản thân bị chìm trong đống suy nghĩ hỗn độn, nó khiến bạn không thể thoát ra được, bạn cần tìm được cách thư giãn, thoải mái tinh thần. Từ đó áp lực sẽ được vơi bớt và làm việc được tập trung hơn.
kha-nang-chiu-ap-luc-cung-rat-quan-trong

Công việc tổ chức sự kiện sẽ phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu nên tính áp lực cũng rất cao, bạn cần chuẩn bị tinh thần thoải mái để chịu được áp lực công việc

Tính cẩn thận, tỉ mỉ

  • Tỏ chức sự kiện bao gồm rất nhiều công việc, nhiều giai đoạn từ chuẩn bị tới tổ chức. Mỗi hoạt động đều đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ cao, nếu chỉ lơ là, không tập trung sẽ rất dễ gây ra sai sót và sự cố.
  • Rất nhiều sự kiện trong đời sống, ta có thể dễ dàng bắt gặp các sự kiện âm nhạc có mời các ca sĩ cũng bị sập sân khấu khi đang trình diễn do lỗi của bên kỹ thuật, hậu cần. Bởi vậy, việc không tỉ mỉ và cẩn thận không chỉ ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện mà còn ảnh hưởng tới sức khoẻ của những người khác.
  • Để trau đồi tính cẩn thận, tỉ mỉ thì bạn cũng cần rèn luyện, trau dồi trong một quá trình lâu dài, cần phải luôn nhắc nhở bản thân làm việc thật cẩn thận, có thể kiểm tra lại công việc sau khi hoàn thành xong để đảm bảo chắc chắn. Ngoài ra, bạn cũng có thể thường xuyên chơi các trò chơi đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận như ghép hình.

Sự đam mê công việc

  • Đam mê công việc là yếu tố vô cùng quan trọng, đối với tất cả mọi công việc. Phải có được sự đam mê, thực sự yêu thích công việc thì bạn mới có động lực để hoàn thành công việc. Khi thực sự đặt tâm vào công việc thì bạn có thể hoàn thành cả những công việc khó mà bạn không ngờ tới.
  • Nếu không có đam mê thì bạn không thể có tinh thần thoải mái và tập trung làm việc được. Nếu bạn đang cảm thấy không có đam mê đối với công việc của mình thì bạn có thể cải thiện bằng cách tìm ra những điểm yêu thích đối với công việc và lấy đố làm động lực làm việc.

Sự sáng tạo

  • Công việc nào cũng sẽ cần sự sáng tạo, đặc biệt là môi trường năng động như tổ chức sự kiện. Mỗi sự kiện đều mang một mục đích với những thông điệp truyền tải riêng và ý tưởng tổ chức riêng. Để sự kiện có thể đạt được mục đích đặt ra và tạo được ấn tượng với những khách mời tham dự thì sự sáng tạo là không thể thiếu.
  • Một số người có được sự sáng tạo là do bẩm sinh. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể cải thiện tính sáng tạo của mình bằng cách không ngừng học hỏi về cả kiến thức và những kỹ năng trong cuộc sống. Bạn cũng có thể tìm đến những trò chơi đòi hòi sự sáng tạo để rèn luyện hoặc tìm đến những nơi cho mình được sự thoải mái và ý tưởng sáng tạo như đi du lịch, đến các phòng triển lãm, nghệ thuật,…
vai-tro-cua-su-sang-tao-trong-to-chuc-su-kien

Trong tổ chức sự kiện, sự sáng tạo trong ý tưởng tổ chức thực sự rất quan trọng

Kỹ năng quan sát

  • Cuối cùng, kỹ năng quan sát cũng là một trong những kỹ năng rất quan trọng đối với công việc tổ chức sự kiện. Phải quan sát cẩn thận thì mới có thể phát hiện ra những điều nhỏ nhặt, có thể là những sai sót xảy ra trong sự kiện. Nếu kỹ năng quan sát tốt, bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
  • Để trau dồi kỹ năng quan sát thì bạn cần rèn được tính nhẫn nại và tập trung. Sự nhẫn nại sẽ giúp bạn có thể quan sát rất lâu, và sự tập trung sẽ giúp bạn thấy được những điều nhỏ nhặt, tạo được sự tinh tế trong cuộc sống. Ngoài ra, bạn cũng có thể tập quan sát thường xuyên, quan sát ánh mắt, cử chỉ của người khác, hay quan sát cảnh vậy xung quanh. Điều này không chỉ giúp bạn làm việc tốt hơn mà còn giúp bạn thấy cuộc sống tích cực hơn.

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

  • Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều đơn vị nhận tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đảm bảo chất lượng, rất nhiều công ty phản ánh trải nghiệm không tốt khi gặp phải những đơn vị tổ chức sự kiện để xảy ra lỗi hay không thành công. Bởi vậy, để đảm bảo sự kiện của mình diễn ra một cách hoàn hảo thì bạn cần tham khảo các đơn vị thật kỹ lưỡng.
Minh-Vu-Media-don-vi-to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-va-uy-tin

Minh Vũ Media với nhiều năm kinh nghiệm và có đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công nhất

  • Minh Vũ Media tự hào là một trong những cái tên rất đáng tin cậy trong ngành tổ chức sự kiện. Được thành lập từ năm 2015 với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, Minh Vũ đã tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ và được rất nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn khi muốn tổ chức sự kiện.
  • Đặc biệt, Minh Vũ còn sở hữu đội ngũ nhân sự là chuyên viên tổ chức sự kiện, làm việc rất chuyên nghiệp và tận tình cùng hàng loạt thiết bị máy móc âm thanh, ánh sáng hiện đại hàng đầu để đảm bảo các sự kiện đạt được chất lượng tốt nhất. Bởi vậy, nếu có nhu cầu muốn tổ chức sự kiện hay có thắc mắc cần trao đổi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhiệt tình nhé!

Xem thêm: Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Trên đây là những thông tin về công việc của một người tổ chức sự kiện và những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết, bạn có thể lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp.

Xem thêm: Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công? Mẫu kế hoạch/ kịch bản sự kiện chi tiết

0/5 (0 Reviews)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN – LÊN Ý TƯỞNG – BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 – 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo – giá thành ưu đãi – thiết kế thu hút – Cung cấp đầy đủ trang thiết bị – Âm thanh Ánh sáng – Sân khấu – Backdrop

Màn hình led tivi – công hơi – banner – Quạt – Bàn ghế – ô dù – khung dạp – Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà – Tiệc teabreak – Quay phim – Chụp ảnh – checkin –  Bộ cắt băng khai trương – Cổng chào – Banner – băng rôn – standee – bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366

Tư Vấn Cho Tôi