Tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện của một Event Agency

Quy trình tổ chức sự kiện của một agency diễn ra như thế nào là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm. Bởi quy trình tổ chức sự kiện sẽ phản ảnh được tính chuyên nghiệp và phong cách làm việc của một tổ chức. Ở bài viết này, hãy cũng chúng tôi khám phá quy trình tổ chức sự kiện của một agency và các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng bạn nhé!

Event Agency là gì?

Tìm hiểu khái niệm về event agency

Event Agency là một công ty, tổ chức hoặc đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức và quản lý các sự kiện. Đây có thể là các sự kiện doanh nghiệp như hội nghị, hội thảo, triển lãm, đại hội cổ đông, khai trương, hay các sự kiện giải trí như concert, buổi biểu diễn, lễ hội, tiệc cưới, hay các sự kiện gây quỹ, tập huấn, hoạt động team building, và nhiều loại sự kiện khác.

Công việc của Event Agency thường bao gồm việc lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch, tổ chức, triển khai và đôn đốc các hoạt động liên quan đến sự kiện. Công ty sự kiện thường làm việc với khách hàng, các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, nhà tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân viên, và các bên liên quan khác để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Event Agency đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách hàng tổ chức các sự kiện đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, xây dựng thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ, tăng cường giao tiếp, hoặc đơn giản chỉ là tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng và khách mời tham dự sự kiện.

Cơ cấu thường thấy của một Event Agency

Cơ cấu của một Event Agency có thể khác nhau tùy vào quy mô, phạm vi hoạt động, và mục tiêu kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, dưới đây là một số phòng ban hoặc vị trí thông thường mà bạn có thể thấy trong một Event Agency:

Bộ phận Kế hoạch sự kiện: là phòng ban chịu trách nhiệm lên kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Các chuyên viên kế hoạch sự kiện đưa ra ý tưởng, thiết kế và lên kế hoạch chi tiết từ đầu đến cuối cho các sự kiện nhằm đảm bảo tính khả thi, nguồn lực, ngân sách, thời gian và các yêu cầu khác của sự kiện.

Bộ phận Quản lý dự án: là phòng ban đảm nhận vai trò quản lý dự án tổng thể cho các sự kiện. Các nhà quản lý dự án là người phụ trách tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động liên quan đến sự kiện, từ việc lên kế hoạch, quản lý nguồn lực, đàm phán với đối tác, đến giám sát thực hiện sự kiện thực tế.

Bộ phận Thiết kế sự kiện: là phòng ban đảm nhiệm thiết kế giao diện, trang trí, trình bày sản phẩm, đồ họa, và các tài liệu quảng cáo khác.

Bộ phận Tiếp thị và Quảng cáo: có nhiệm vụ quảng bá và tiếp thị cho sự kiện, bao gồm phát triển chiến dịch quảng cáo, truyền thông, marketing kỹ thuật số, PR (công quảng), và các hoạt động truyền thông khác.

Bộ phận Tài chính và Quản lý nguồn lực: phòng ban này có chức năng quản lý tài chính, ngân sách, hợp đồng, mua hàng, lưu trữ, và các hoạt động quản lý nguồn lực khác của công ty, đảm bảo tính hiệu quả và bền vững của hoạt động sự kiện.

Xem thêm: Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công? Mẫu kế hoạch/ kịch bản sự kiện chi tiết

Bộ phận thiết kế là một trong những bộ phận quan trọng của event agency

Bộ phận Nhân sự: Đây là phòng ban quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nghề nghiệp và rèn luyện kỹ năng cho nhân viên trong Event Agency, đồng thời định hướng, triển khai và quản lý chính sách liên quan đến tiền lương, phúc lợi, và các chế độ đãi ngộ khác cho nhân viên trong Event Agency.

Mô tả quy trình tổ chức sự kiện của một Event Agency

Về cơ bản, mỗi một đơn vị Agency sẽ có một quy trình tổ chức sự kiện, mang ý nghĩa và đặc trưng riêng. Dù mỗi một đơn vị sở hữu quy trình tổ chức sự kiện khác nhau, song quy trình tổ chức sự kiện của một Event agency thường bao gồm các bước dưới đây:

Xác định mục tiêu và yêu cầu của sự kiện

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Event Agency sẽ phải làm việc cùng với khách hàng để xác định rõ mục tiêu của sự kiện, yêu cầu cụ thể về địa điểm, thời gian, ngân sách, đối tượng tham dự, thông điệp cần truyền tải, và các yêu cầu khác.

Lập kế hoạch và thiết kế sự kiện

Các ý tưởng thiết kế sự kiện của agency được dựa trên mục tiêu sự kiện cũng như mong muốn của các đối tác

Sau khi đã xác định mục tiêu và yêu cầu của sự kiện, Event Agency sẽ lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm đặt ra mục tiêu cụ thể, lên lịch, thiết kế chương trình, chọn địa điểm, chuẩn bị ngân sách, lên kế hoạch hoạt động, giao tiếp với đối tác, và định danh đối tượng tham dự.

Quản lý và triển khai sự kiện

Bước này bao gồm việc triển khai kế hoạch đã được lập, đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện đúng theo lịch trình, quản lý các đối tác liên quan, giám sát ngân sách, chuẩn bị các thiết bị, phương tiện cần thiết, và kiểm tra lại các chi tiết cuối cùng trước khi sự kiện diễn ra.

Thực hiện sự kiện

Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gồm cả việc quản lý công nghệ âm thanh, ánh sáng sao chu chỉn chu nhất

Đây là giai đoạn Event Agency thực hiện chương trình, quản lý các hoạt động, phối hợp với các đối tác, đảm bảo tính suôn sẻ của sự kiện, quản lý công nghệ âm thanh, ánh sáng, và các yếu tố khác, để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Đánh giá và đối chiếu

Sau khi sự kiện đã diễn ra, Event Agency sẽ đánh giá lại kết quả, so sánh với mục tiêu ban đầu, đối chiếu với kế hoạch đã được lập, thu thập phản hồi từ khách hàng và tham dự viên, và từ đó đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Kinh nghiệm lựa chọn Event Agency uy tín

Lựa chọn một Event Agency uy tín là một bước quan trọng giúp đảm bảo sự kiện của bạn được tổ chức chuyên nghiệp và thành công. Dưới đây là một số kinh nghiệm để lựa chọn một Event Agency uy tín, chất lượng:

Nghiên cứu danh tiếng cua Agency: Xét các đánh giá, đề xuất hoặc phản hồi từ khách hàng trước đây. Kiểm tra danh sách các dự án đã hoàn thành và các khách hàng đã hợp tác của Event Agency để đánh giá chất lượng và độ uy tín của họ.

Kinh nghiệm và chuyên môn: Đánh giá kinh nghiệm và chuyên môn của Event Agency thông qua việc kiểm tra hồ sơ công việc, dự án đã hoàn thành, các dịch vụ được cung cấp và các chuyên môn của đội ngũ làm việc của Event Agency.

Khả năng sáng tạo và đổi mới: Một Event Agency uy tín cần có khả năng tạo ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo và phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của sự kiện của bạn. Do vậy, bạn cần hết sức quan tâm đến yếu tố này.

Tầm nhìn và định hướng: Xác định tầm nhìn và định hướng của Event Agency xem có phù hợp với mục tiêu của sự kiện bên bạn đang muốn tổ chức hay không.

Phạm vi dịch vụ: cần đảm bảo rằng Event Agency có đủ năng lực và kỹ năng để cung cấp các dịch vụ cần thiết cho sự kiện của bạn, bao gồm cả lên ý tưởng, thiết kế, quản lý và triển khai sự kiện.

Một số kinh nghiệm cho khách hàng khi lựa chọn đơn vị agency tổ chức sự kiện

Tính chuyên nghiệp: Quan sát cách làm việc, cách giao tiếp, cách xử lý dự án và quản lý thời gian của một Event Agensy sẽ giúp bạn xác định được Agency này có uy tín hay không. Bởi một Event Agency chất lượng sẽ có thái độ làm việc chuyên nghiệp và đáp ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu của bạn.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức event uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nôi

Minh Vũ Media là một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội. Công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đảm bảo mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện độc đáo, ấn tượng và vô cùng chuyên nghiệp.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Với tư cách là đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, dịch vụ tổ chức sự kiện của Minh Vũ Media bao gồm rất nhiều các khâu, có thể kể đến như:

• Lập kế hoạch: Minh Vũ Media cung cấp dịch vụ lập kế hoạch và thiết kế sự kiện từ ý tưởng ban đầu đến kế hoạch chi tiết. Đội ngũ chuyên gia của Agency sẽ trực tiếp tư vấn, đề xuất ý tưởng, thiết kế chương trình, kịch bản nhằm đáp ứng mục tiêu và mong muốn của mọi khách hàng.
• Quản lý chương trình: đơn vị chúng tôi đảm nhận vai trò quản lý chương trình tổ chức sự kiện với các công đoạn từ chuẩn bị, triển khai, đến hoàn thành sự kiện. Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, đơn vị chúng tôi luôn đảm bảo mọi hoạt động của sự kiện sẽ được diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ, và tuân thủ theo kế hoạch đã đề ra.
• Thiết bị âm thanh - ánh sáng: Minh Vũ Media chuyên cung cấp dịch vụ thiết bị âm thanh - ánh sáng chuyên nghiệp cho các sự kiện từ hội nghị, hội thảo, triển lãm, đến các chương trình giải trí, tiệc cưới
• Trang trí và quảng cáo: trung tâm chúng tôi cung cấp dịch vụ trang trí và quảng cáo đa dạng, từ trang trí không gian, backdrop, bảng hiệu, banner, đến các hoạt động quảng cáo trong sự kiện. Các ý tưởng thiết kế của chúng tôi luôn độc đáo, đồng nhất với thương hiệu và thông điệp mà khách hàng hướng đến, từ đó giúp sự kiện của đối tác trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.
• Tư vấn và hỗ trợ truyền thông: Bên cạnh việc lập kế hoạch, cung cấp âm thanh, ánh sáng, Minh Vũ Media còn cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ truyền thông cho sự kiện của khách hàng. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ đưa ra các giải pháp truyền thông hiệu quả bao gồm chuẩn bị nội dung, phát hành thông cáo báo chí, quản lý mạng xã hội, hỗ trợ công tác phát sóng,...

Các sự kiện do Minh Vũ Media tổ chức đều được lên kế hoạch chi tiết và thực hiện một cách chuyên nghiệp, đẳng cấp

Tại sao nên lựa chọn Minh Vũ Media

Ngày nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, song Minh Vũ vẫn là cái tên được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn. Cụ thể khi chọn Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện, khách hàng sẽ được:

• Tư vấn tận tình bởi đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm: Minh Vũ Media sở hữu một đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm và tay nghề cao trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Nhờ vậy, khách hàng sẽ không cần lo lắng khi lựa chọn đơn vị chúng tôi bởi tất cả ý tưởng đều được cân nhắc và thiết kế một cách công phu, tỉ mỉ.
• Tiếp xúc với đa dạng loại hình sự kiện: Minh Vũ Media có kinh nghiệm trong tổ chức các loại hình sự kiện đa dạng, bao gồm hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc cưới, sự kiện ngoài trời, sự kiện trong nhà, hoạt động teambuilding, hội chợ, concert, và nhiều loại hình sự kiện khác. Đặc biệt, tùy thuộc vào mong muốn của khách hàng, đội ngũ của Minh Vũ Media sẽ tư vấn và đưa ra các giải pháp phù .
• Trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp: Đặc điểm nổi bật của Minh Vũ Media là tận tâm, chuyên nghiệp và cam kết đem lại dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng. Công ty luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, đồng hành cùng khách hàng từng bước trong quá trình tổ chức sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi, hiệu quả và thành công.

Trên đây là những thông tin liên quan đến quy trình tổ chức sự kiện của một agency mà Minh Vũ Media gửi đến bạn. Hi vọng, với những thông tin do chúng tôi cung cấp, khách hàng sẽ lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp với tài chính cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình.

Xem thêm: 7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công có thể bạn chưa biết