Tổ chức hội nghị trực tuyến: Các chi phí và lưu ý để tổ chức hội nghị thành công

H Hiện nay, với sự bùng nổ thông tin toàn cầu và sự phát triển của công nghệ thông tin, các nền tảng tương tác trực tuyến ra đời ngày càng nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu giao lưu, trao đổi của con người. Sau đại dịch, một hình thức tổ chức hội nghị mới phát triển vượt bậc là hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến. Vậy hội nghị trực tuyến là gì? Hội nghị trực tuyến có ưu điểm gì mà lại có sự vươn lên mạnh mẽ như vậy? Cùng Minh Vũ Media tìm ra đáp án qua bài viết dưới đây!

Hội nghị trực tuyến đang được phổ biến rộng rãi

Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến là một cuộc họp giữa những cá nhân có liên quan để bàn bạc thảo luận và đưa ra giải pháp, cách giải quyết cho một vấn đề, chủ đề cụ thể. Điều đặc biệt, hội nghị trực tuyến là hình thức họp từ xa thông qua các nền tảng, ứng dụng, website. 

Tuy chỉ mới xuất hiện không lâu, hội nghị trực tuyến đang dần trở nên phổ biến và được nhiều đơn vị áp dụng. Từ các công ty nhỏ, doanh nghiệp lớn cho đến các hội nghị tầm cỡ quốc gia do chính phủ tổ chức đều đã áp dụng hình thức trực tuyến. Chúng ta có thể bắt gặp các hội nghị trực tuyến ngay tại các kênh truyền thông, hay các cuộc họp trực tuyến của chính phủ được tường thuật trực tiếp.

Vai trò, mục đích của tổ chức hội nghị trực tuyến

Không phải ngẫu nhiên, việc tổ chức hội nghị trực tuyến vươn lên sánh ngang với hội nghị truyền thống đã tồn tại nhiều năm qua. Nó mang lại nhiều vai trò, mục đích sau:

Kết nối nhanh với các cá nhân liên quan để tìm ra nguyên do vấn đề

Tổ chức hội nghị trực tuyến giải quyết được tính cấp bách, tính thời sự của vấn đề do sau khi tiếp nhận tin tức, chúng ta có thể ngay lập tức đưa ra quyết định tổ chức sự kiện để xác định nguyên do vấn đề.

So với trước đây, chúng ta sẽ mất nhiều thời gian để tiến hành một hội nghị, cần ấn định thời gian, địa điểm để nhân sự triển khai tổ chức. Hiện nay, đơn vị tổ chức chỉ cần thông báo thời gian tổ chức cho các cá nhân liên quan là có thể bắt đầu tổ chức hội nghị.

Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng

Giải quyết vấn đề nhanh chóng

Đối với bất kỳ cuộc họp, hội thảo hay hội nghị nào, mục tiêu chính bao giờ cũng hướng đến việc tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề được đề ra. Không nằm ngoài mục đích đó, mục đích của việc tổ chức hội nghị trực tuyến là đưa ra cách giải quyết cho vấn đề, khó khăn mà đơn vị đang gặp phải.

Vấn đề được bàn bạc, thảo luận sớm nhất chắc chắn sẽ tìm ra được cách giải quyết sớm nhất thay vì phải đợi một khoảng thời gian sắp xếp như hội nghị truyền thống. Với tổ chức hội nghị trực tuyến, hội nghị sẽ được diễn ra một cách cấp bách nhất có thể. Khi được thảo luận sớm như vậy, vấn đề sẽ được giải quyết nhanh gọn hơn rất nhiều.

Tìm ra được điểm mạnh và điểm yếu của đơn vị

Sau cuộc họp, đơn vị sẽ hiểu được thế mạnh cần tiếp tục phát huy và tìm ra được những điểm yếu cần khắc phục. Đây là một cơ hội để đơn vị nhìn ra được những tồn tại trong bộ máy để từ đó cải thiện và đưa đơn vị ngày một đi lên.

Tạo ra sự liên kết trong cộng đồng

Một hội nghị được diễn ra với đông đảo người tham dự sẽ tạo ra một cộng đồng, có sự liên kết lại với nhau nhờ vào hoạt động tương tác, thảo luận trong hội nghị. Sự tương tác này sẽ gắn kết mối quan hệ của các cá nhân lại với nhau, tạo ra nhiều giá trị bền vững cho đơn vị tổ chức.

Xem thêm: Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

Ưu và nhược điểm của hình thức hội nghị trực tuyến

Với bất kỳ hình thức tổ chức hội nghị truyền thống hay tổ chức hội nghị trực tuyến thì đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Không vì sự phát triển nhanh chóng và bùng nổ của hội nghị trực tuyến gần đây mà ta không nhìn nhận ra những ưu nhược điểm của hình thức này.

Ưu điểm của hình thức hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí

Tổ chức hội nghị trực tuyến giảm thiểu chi phí

Hội nghị trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí cho người tổ chức và cho cả những người tham dự. Như trước kia, để tổ chức một hội nghị truyền thống, bên phía tổ chức sẽ cần lo liệu từ: Chi phí nhân sự, chi phí thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí dàn dựng sân khấu, chi phí thuê MC, chi phí văn nghệ, chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện,...và nhiều loại chi phí phát sinh khác.

Hiện nay, để tổ chức một hội nghị trực tuyến, các loại chi phí đó sẽ được giảm đi đáng kể (có thể là giảm đi rất nhiều). Đơn vị tổ chức sẽ không phải chi trả các loại phí văn nghệ, dàn dựng nhiều,...

Tổ chức hội nghị trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian

Một sự kiện hội nghị trực tuyến sẽ giảm thiểu thời gian chuẩn bị hơn rất nhiều với hội nghị truyền thống. Các khâu chuẩn bị, công đoạn lên kế hoạch sẽ tinh gọn hơn và giúp đơn vị tiết kiệm được thời gian tổ chức.

Hội nghị trực tuyến tháo gỡ rào cản về khoảng cách

Có thể nói, tổ chức hội nghị trực tuyến giúp tháo gỡ và xóa bỏ hoàn toàn vấn đề khoảng cách địa lý giữa các cá nhân tham dự. Các cá nhân tham dự hội nghị trực tuyến có thể tham gia hội nghị dù đang ở bất kỳ nơi đâu, chỉ cần họ có máy tính hoặc điện thoại thông minh có kết nối internet. 

Bạn có thể bắt gặp các hội nghị trực tuyến tầm cỡ cấp quốc gia và thế giới giữa những nhà lãnh đạo được kết nối và diễn ra dù họ đang ở quốc gia sở tại mà hoàn toàn không cần di chuyển đến một địa điểm cụ thể.

Hội nghị trực tuyến xóa bỏ rào cản khoảng cách

Lưu trữ toàn bộ thông tin cuộc họp

Khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin, nội dung diễn ra trong hội nghị là ưu điểm tuyệt vời mà tổ chức hội nghị trực tuyến mang lại. Các nền tảng, website hỗ trợ tổ chức hội nghị trực tuyến đều có chức năng ghi hình và lưu lại diễn biến cuộc họp.

Đảm bảo tính an toàn và bảo mật cao

Hội nghị trực tuyến có tính an toàn và bảo mật cao khi chỉ những người được cấp quyền tham gia mới có thể tham dự hội nghị. Bảo mật tuyệt đối thông tin cuộc họp và không cho bên thứ ba có cơ hội tham gia.

Xem thêm: Mẫu kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, ấn tượng

Nhược điểm của hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến

Bất cứ hình thức tổ chức hội nghị nào cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Ngoài những ưu điểm tuyệt vời mà hội nghị trực tuyến mang lại, hội nghị trực tuyến còn có những nhược điểm sau:

Phụ thuộc nhiều vào đường truyền mạng Internet

Do hình thức tổ chức trực tuyến 100% được kết nối qua Internet nên có thể coi đường truyền mạng là yếu tố quan trọng quyết định sự kiện có thể diễn ra được hay không. Hơn hết, đường truyền mạng cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố thời tiết khó có thể kiểm soát được nên đơn vị tổ chức cần chuẩn bị kỹ càng.

Sự tương tác không đạt được đến độ "trực tiếp"

Tuy rằng trong sự kiện trực tuyến, mọi cá nhân tham dự vẫn được tương tác với nhau như bình thường nhưng tính "trực tiếp" vẫn chưa được tối ưu trực tiếp nên không đạt được tính chân thực như sự kiện truyền thống. Khi tương tác trong sự kiện trực tuyến, khách mời vẫn có cảm giác cách nhau một màn hình nên hiệu quả đem lại sẽ không cao như sự kiện trực tiếp truyền thống.

Trở ngại cho những khách mời không rành công nghệ

Vì mang tính trực tuyến nên các cá nhân tham gia phải có hiểu biết nhất định về công nghệ nói chung và các nền tảng hỗ trợ tổ chức hội nghị trực tuyến nói riêng. Nếu khách mời tham dự không hiểu biết về cách sử dụng máy tính, cách đăng nhập để tham dự hội nghị thì sẽ rất khó để tham dự hội nghị trực tuyến. Về điều này, đơn vị tổ chức cần có hướng dễn chi tiết gửi đến khách mời để khắc phục.

Các hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến

Với sự phát triển của công nghệ cao cũng như để đáp ứng nhu cầu khổng lồ về tổ chức sự kiện trực tuyến của người dùng, các ông lớn công nghệ liên tục cho ra mắt những nền tảng và trang web hỗ trợ việc tổ chức hội nghị trực tuyến. Hiện nay, chúng ta có thể thấy những cách phổ biến sau:

Hội nghị truyền hình trực tuyến

Là hình thức khi những cá nhân tham gia cần cài đặt phần mềm hội nghị truyền hình và kết nối với nhau. Một cách dễ hiểu hơn, hội nghị truyền hình trực tuyến là một hình thức gọi video cấp cao và mang tính trang trọng, chuyên nghiệp hơn so với các cuộc trò chuyện qua video call.

Các phần mềm hỗ trợhội nghị trực tuyến có thể kết nối hàng trăm hàng nghìn người  và có thể chia sẻ dữ liệu giữa những người tham gia trong thời gian diễn ra hội nghị. 

Một điều cần lưu ý là khác với các ứng dụng miễn phí, những phần mềm, thiết bị tổ chức hội nghị trực tuyến có thể phải trả phí. Nhưng nếu so sánh thì nhìn chung, khoản phí cần chi trả để sử dụng phần mềm tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến không là gì so với chi phí truyền thống.

Hội nghị truyền hình trực tuyến

Hệ thống thuyết trình hội nghị

Hội nghị thuyết trình cho phép người dùng kết nối hình ảnh và âm thanh thiết bị mình đang dùng và chia sẻ cho những người đang tham gia. 

Hình ảnh và âm thanh từ hệ thống thuyết trình hội nghị sẽ được hiển thị qua máy tính, điện thoại thông minh, máy chiếu,...

Tổ chức hội nghị Web

Đối với hội nghị web, người dùng sẽ không sử dụng các ứng dụng, phần mềm mà sử dụng qua những trang web mà không cần phải tải xuống hay đăng nhập vào các ứng dụng khác. 

Khi tham gia hội nghị web, người tham gia kích hoạt vào trang web mà hội nghị sử dụng, chỉ cần có máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet bạn có thể tham gia hội nghị web ở bất kỳ nơi đâu.

Hội nghị âm thanh

Hội nghị âm thanh có điểm khác biệt nằm ở chỗ hội nghị này chỉ có thể trao đổi qua kết nối âm thanh mà không có kết nối hình ảnh.

Tổ chức hội nghị trực tuyến cần lưu ý những gì?

Lựa chọn nền tảng cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến phù hợp

Việc đầu tiên cần quan tâm khi tổ chức hội nghị trực tuyến là bạn phải lựa chọn được nền tảng cung cấp dịch vụ phù hợp với những yêu cầu của sự kiện mà đơn vị bạn đưa ra. Nền tảng cung cấp cần đáp ứng yêu cầu về số lượng người tham dự, chất lượng âm thanh và hình ảnh, tính năng,...

Để lựa chọn được xem đâu là nền tảng thích hợp để tổ chức hội nghị trực tuyến cho đơn vị mình, bạn hãy dành thời gian khảo sát loạt nền tảng cung cấp dịch vụ để chọn ra nền tảng tối ưu nhất.

Lựa chọn nền tảng tổ chức hội nghị trực tuyến phù hợp

Kiểm tra các tính năng của nền tảng trước khi tổ chức hội nghị

Sẽ thật bỡ ngỡ khi đơn vị tổ chức lại chưa nắm rõ được các tính năng của nền tảng, phần mềm mà đơn vị mình lựa chọn để tổ chức hội nghị trực tuyến. Trước khi tham gia, những nhân viên kỹ thuật, những người tham gia điều hành cần test để nắm rõ những tính năng đó để phục vụ cho việc tổ chức hội nghị được thuận lợi. 

Kiểm tra các trang thiết bị hỗ trợ 

Do tính chất là truyền tải hình ảnh và âm thanh kết nối với những người tham gia nên chất lượng hình ảnh âm thanh phải đảm bảo ở mức tốt nhất. Nếu đơn vị tổ chức chưa có thiết bị âm thanh ánh sáng, hãy thuê thiết bị âm thanh ánh sáng của  một bên cung cấp dịch vụ.

Kiểm tra đường truyền

Với tính chất trực tuyến và kết nối qua internet nên đường truyền tốt là điều vô cùng quan trọng mang tính quyết định xem hội nghị có thể diễn ra hay không. Hãy đảm bảo rằng đơn vị sự kiện có chất lượng đường truyền ổn định để hội nghị không bị gián đoạn.

Setup địa điểm tổ chức hội nghị

Với những hội nghị lớn, đơn vị tổ chức vẫn cần có một địa điểm tổ chức cụ thể để có một hình ảnh trang trọng và chuyên nghiệp. Địa điểm tổ chức vẫn cần setup với đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng, chuyên nghiệp.

Một số chi phí tổ chức hội nghị trực tuyến

Để tổ chức một hội nghị trực tuyến, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chi trả một khoản chi phí, trong đó bao gồm những khoản chi phí sau: 

Chi phí thiết bị âm thanh, ánh sáng

• Chi phí sử dụng ứng dụng cung cấp dịch vụ 
• Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Chi phí setup địa điểm tổ chức (tùy quy mô từng hội nghị)
• Chi phí phát sinh

Có nên thuê đơn vị tổ chức hội nghị trực tuyến không?

Nhiều người thắc mắc rằng “Có nên hay không nên thuê đơn vị tổ chức hội nghị trực tuyến?” Câu trả lời chúng tôi đưa ra là sẽ tùy thuộc vào quy mô tầm cỡ sự và tùy thuộc vào khả năng của đơn vị phụ trách.

Nhìn chung, để thể hiện được sự trang trọng và chuyên nghiệp nhất, bên tổ chức sẽ thuê một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ để có thể tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như để tăng yếu tố thành công cho.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo uy tín, chuyên nghiệp

Hội nghị do Minh Vũ Media tổ chức

Là một đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo , Minh Vũ Media tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp đã tổ chức thành công hàng nghìn hội nghị, hội thảo quy mô từ nhỏ đến lớn. 

Minh Vũ Media đã chứng minh được uy tín trên thị trường vì những lý do sau:

• Đơn vị với thâm niên hơn 10 năm hoạt động
• Cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị trọn gói
• Chi phí tổ chức hợp lý, đa dạng phân khúc giá
• Hệ thống trang thiết bị nhập khẩu, hiện đại
• Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp
• Quy trình làm việc thống nhất.

Với những thông tin trên mà Minh Vũ Media cung cấp, chúng tôi hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho sự kiện sắp tới của quý khách. Nếu quý khách hàng đang muốn tìm một đơn vị tổ chức hội nghị uy tín, chuyên nghiệp, liên hệ trực tiếp đến Minh Vũ Media để được hỗ trợ!

Xem thêm: Tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói chuyên nghiệp