Tổ chức sự kiện online là gì? Cách tổ chức sự kiện online doanh nghiệp cần phải biết

Sau đại dịch Covid 19, nhiều hoạt động trên thế giới đã có sự thay đổi lớn. Chính vì sức ảnh hưởng quá lớn của Covid 19, một loạy chính sách nhằm hạn chế tiếp xúc xã hội được đưa ra, tác động lớn đến các ngành nghề dịch vụ, hoạt động đặc biệt là hoạt động tổ chức sự kiện Offline (trực tiếp) của các công ty, doanh nghiệp,...

Tổ chức sự kiện online ra đời như một giải pháp hoàn hảo cho bài toán "làm sao để có thể tổ chức sự kiện khi không cần tập chung trực tiếp?". Với sự kiện được tổ chức theo hình thức online, các hoạt động bàn bạc, thảo luận, họp hội nghị, liveshow,... vẫn có thể tiến hành như bình thường và hiệu quả mang lại không thua kém sự kiện offline là mấy.

Hiện nay, khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng việc tổ chức các sự kiện online khi cần. Cùng Minh Vũ Media tìm hiểu thông tin lưu ý khi tổ chức sự kiện online để áp dụng thành công vào công việc của cá nhân mình nhé!

Sự kiện online

Tổ chức sự kiện online là gì?

Sự kiện online được tổ chức thông qua các nền tảng

Tổ chức sự kiện online hay còn gọi là event online/ sự kiện trực tuyến là một hình thức tổ chức sự kiện được diễn ra thông qua các công cụ chính là các nền tảng online như: Zoom, Google Teams, Twitter, Facebook,... hoặc một số nền tảng khác. Các khách mời tham gia sự kiện không phải di chuyển trực tiếp đến địa điểm tổ chức mà tham gia ngay tại nhà của mình thông qua thiết bị máy tính, điện thoại thông minh. Trong sự kiện, khách mời vẫn có thể lắng nghe, tương tác trực tiếp với người chủ trì và tương tác với nhau.

Qua những năm đại dịch, việc tổ chức hay tham gia một sự kiện đã không còn xa lạ. Tại Việt Nam, sự kiện online, học online đã trở nên phổ biến với người dân khi mà nói đến tổ chức online đại đa số mọi người đều hiểu.

Tại sao nên tổ chức sự kiện trực tuyến?

Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện online và họ đều cho rằng sự kiện online mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp của họ. Sự kiện online phủ sóng toàn cầu một cách mạnh mẽ, từ các hội nghị chính phủ, các liveshows ca nhạc hoành tráng đến các buổi học của học sinh đều được tổ chức online.

Sự kiện online được nhiều đơn vị lựa chọn tổ chức như vậy vì một số lý do sau:

Khả năng phủ sóng, độ tiếp cận cao

Với sự phát triển của Internet, một loạt các trang mạng xã hội ra đời tăng khả năng liên kết, giao tiếp xuyên biên giới giữa người với người. Các nền tảng tổ chức sự kiện online cũng ra đời nhiều phục vụ nhu cầu tương tác trong công việc và trong cuộc sống.

Nếu việc truyền thông cho các sự kiện online tốt thì khả năng phủ sóng của sự kiện sẽ rất cao ở mức không giới hạn vì sự kiện online được quảng bá trên mạng xã hội sẽ có khả năng tiếp cận đến mọi cá nhân đang sử dụng nền tảng. Từ đó, sự kiện sẽ tiếp cận được nhiều người quan tâm đến sự kiện và đạt được hiệu quả truyền thông mong muốn.

Tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí

Một sự kiện Offline được tổ chức là cả một quá trình kỳ công bởi nhiều khâu tạo thành. Từ địa điểm tổ chức, thuê dịch vụ, thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí ăn uống... đòi hỏi doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều thời gian chuẩn bị thực hiện và chi phí đầu tư là rất lớn.

Ngoài ra, sự kiện offline cũng cần phải có một đội ngũ nhân sự hùng hậu phụ trách lên kế hoạch, chuẩn bị, tiến hành triển khai nên với những công ty nhỏ ít nhân sự đây quả thực là một bài toán khó.

Khác với sự kiện offline, sự kiện online tiết kiệm thời gian vì doanh nghiệp sẽ tổ chức qua các nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến - doanh nghiệp không phải lo lắng về địa điểm tổ chức. Chi phí thuê địa điểm,trang thiết bị, dịch vụ tổ chức,... sẽ được giảm đi đáng kể. Để tổ chức sự kiện online, doanh nghiệp cũng không cần huy động nhiều nhân sự giám sát như một sự kiện offline.

Thu hút nhiều khán giả, khách hàng

Vì tiết kiệm thời gian, không phải di chuyển đến tận địa điểm tổ chức mà vẫn có thể tham gia sự kiện, khách hàng sẽ ưu tiên tham gia sự kiện online hơn. Với một sự kiện online, khách hàng chỉ cần bớt chút thời gian là có thể tham gia dù lúc đó họ đang ở bất cứ nơi đâu.

Khi quảng bá sự kiện online, sự kiện sẽ dễ dàng tiếp cận và thu hút lượng người tham gia hơn vì người tham gia không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, địa điểm,... hay bất kỳ một lý do nào khác.

Thuận tiện hơn trong khâu quản lý

Trong một sự kiện offline, ban tổ chức phải luôn sát sao, giám sát chi tiết mọi hoạt động trong sự kiện. Có quá nhiều thứ cần chuẩn bị khi tổ chức một sự kiện offline nên khâu quản lý cần chặt chẽ và tốn nhiều nhân lực thực hiện.

Với một sự kiện online, khâu quản lý sẽ được tinh gọn đi rất nhiều vì mọi hoạt động đã được doanh nghiệp tổ chức giám sát qua thiết bị máy tính, điện thoại rất thuận tiện lại đảm bảo chính xác, chuyên nghiệp.

Hạn chế việc tiếp xúc, tụ tập đông người

Việc tiếp xúc nhiều và tụ tập nơi đông người làm tăng nguy cơ lây lan các hiểm họa dịch bệnh nguy hiểm. Đại dịch covid trong mấy năm vừa qua là minh chứng điển hình cho việc lây lan dịch bệnh ra cộng đồng. Vì vậy, việc tổ chức sự kiện online sẽ giảm nguy cơ lây nhiễm bệnh, giảm thiểu mầm mống các loại dịch bệnh nguy hiểm khác.

Xem thêm: Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

Ưu và nhược điểm khi tổ chức sự kiện online

Khi một phương án được đưa vào hoạt động bao giờ cũng có ưu điểm được ghi nhận và nhược điểm cần khắc phục và tổ chức sự kiện online cũng vậy.

Ưu điểm khi tổ chức sự kiện online

Mang đến trải nghiệm mới lạ cho khách hàng

Khác với hình thức tổ chức sự kiện offline mang tính "truyền thống" và thiếu sự mới lạ, tổ chức sự kiện online mang đến cho người tham gia một trải nghiệm hoàn toàn khác. Khách mời sẽ cảm thấy thú vị về những tính năng mới, những hiệu ứng mới trên nền tảng tổ chức, cảm thấy mới lạ vì được tương tác với những người đến từ nhiều vùng miền, đất nước khác nhau.

Tăng cao khả năng tương tác trong sự kiện

Theo thống kê cho thấy, lượng tương tác trong sự kiện online hơn 14% so với những sự kiện thông thường và sự kiện được live trực tiếp thu hút và mang đến hiệu quả hơn 6 lần so với những sự kiện được quay và phát lại dưới dạng video trên mạng xã hội.

Theo số liệu thống kê trên, sự kiện online mang lại hiệu quả tương tác cao hơn hẳn sự kiện truyền thống và hơn hẳn video phát lại sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội.

Tránh được các lý do về thời tiết bất chợt phát sinh

Vì được tổ chức trực tiếp tại khách sạn, hội trường, ngoài trời nên sự kiện offline bị ảnh hưởng lớn bởi yếu tố thời tiết. Tình hình thời tiết, thiên tai, gió bão,... là những thứ mà con người không thể kiểm soát được.

Khi gặp phải tình hình thời tiết xấu, nhiều hoạt động được lên kế hoạch trước trong sự kiện trực tiếp sẽ bị gác lại, chưa kể một số hoạt động sẽ không thể tiếp tục diễn ra. Bên cạnh đó, khi gặp phải tình hình thời tiết xấu nhiều khách mời cũng mang tâm lý ngại di chuyển nên sự kiện có thể sẽ không thu hút được nhiêu khách mời tham dự.

Nhược điểm khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Bên cạnh những ưu điểm, sự kiện trực tuyến cũng có những nhược điểm riêng như: thiếu cảm giác "hiệu ứng đám đông" mang lại; cảm giác tương tác "không chân thật" như sự kiện trực tiếp vì nhìn chung sự kiện online vẫn là giao tiếp, tương tác thông qua màn hình máy tính, điện thoại.

Các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến hiện nay

Do nhu cầu của đông đảo của người dùng về nhu cầu tổ chức các loại sự kiện online khác nhau, hiện nay có rất nhiều hình thức tổ chức sự kiện online, dưới đây chúng tôi lấy ví dụ về một số hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến hiện nay.

Một số hình thức tổ chức sự kiện online

Sự kiện đào tạo

Sự kiện đào tạo là loại hình sự kiện được nhiều cá nhân, doanh nghiệp tổ chức. Sự kiện vẫn được tổ chức qua các nền tảng trực tuyến, khách mời tham dự có thể thuận tiện tham gia dù ở bất kỳ nơi đâu. Qua sự kiện, mọi người sẽ được giao lưu, bàn bạc, đưa ra ý kiến và phát biểu như một buổi đào tạo trực tiếp thông thường.

Hội chợ trực tuyến

Đây là một sựu kiện mà doanh nghiệp sẽ quảng bá cho các sản phẩm của mình ngay trên sóng trực tiếp và sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng trước mặt đông đảo người tham gia. Thông qua hội chợ trực tuyến, người tham gia sẽ nảy sinh mong muốn mua hàng và có thể mua hàng trực tiếp ở sự kiện này.

Các công ty, doanh nghiệp hay đẩy mạnh hoạt động marketing qua hội chợ trực tuyến để mang lại hiệu quả về mặt quảng cáo cho thương hiệu và thúc đẩy gia tăng doanh số.

Online Concert

online concert

Online Concert là việc tổ chức các show trình diễn thời trang, show âm nhạc,... và các sự kiện khác. Để tham gia sự kiện, khách hnagf sẽ làm mọi thủ tục một cách "online" như tiến hành tìm hiểu thông tin, mua vé, nhận vé, tham gia xem chương trình online thông qua thiết bị máy tính có kết nối internet.

Online Concert đang là một xu hướng bùng nổ hiện nay khi mà hàng loạt nhóm nhạc lớn Kpop tổ chức các Online Concert mang lại hiệu quả và doanh số ấn tượng.

Hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến là một sự kiện được tổ chức với mục đích liên kết các cá nhân ở xa nhau cùng tham gia họp về một vấn đề chung. Hội nghị trực tuyến sẽ giải quyết khó khăn về khoảng cách cho các khách mời tham dự ở xa.

Xem thêm: Tổ chức hội nghị trực tuyến: Các chi phí và lưu ý để tổ chức hội nghị thành công

Quy trình tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp

Để tổ chức thành công một sự kiện online, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức cần phải có một quy trình cụ thể. Qúy doanh nghiệp, bạn đọc có thể tham khảo quy trình mà chúng tôi gợi ý như sau:

Xác định mục đích và mục tiêu tổ chức sự kiện

Việc bắt đầu để tổ chức sự kiện bao giờ cũng là xác định mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện của đơn vị tổ chức. Mục đích sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức đang muốn tổ chức sự kiện tri ân, họp báo, ra mắt sản phẩm mới,...

Từ mục đích đã có, đơn vị tổ chức đề ra mục tiêu mà sự kiện hướng đến như: mục tiêu doanh số, mục tiêu truyền thông, thu hút khách hàng,...

Xác định đối tượng hướng đến của sự kiện và danh sách khách mời

Đối tượng của sự kiện có thể là một nhóm khách hàng ở một độ tuổi cụ thể, những người có nhu cầu sử dụng sản phẩm hay đông đảo quần chúng tham gia là được. Nếu đối với một sự kiện kín có danh sách khách mời và có thiệp mời mới có thể tham dự, đơn vị tổ chức cần lên danh sách chi tiết và tiến hành mời khách.

Lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện

Tùy theo số lượng khách mời tham dự mà đơn vị tổ chức lựa chọn nền tảng tổ chức có đủ tính năng đáp ứng các nhu cầu của mình. Các nền tảng, công cụ sẽ có các tính năng khác nhau nên phía tổ chức cần test thử các công cụ trước để lựa chọn công cụ thích hợp cho sự kiện của đơn vị mình.

Lên ý tưởng cho sự kiện online

Trước khi tiến hành, đơn vị tổ chức cần lựa chọn ý tưởng tổ chức phù hợp. Với một sự kiện được tổ chức online thu hút khách mời và khả năng phủ sóng cao, phía tổ chức cần chú trọng khâu lên ý tưởng, tìm ý tưởng độc đáo.

Thiết kế không gian địa điểm tổ chức

Sự kiện online cũng cần địa điểm để tổ chức tùy thuộc vào loại sự kiện được tổ chức. Ví dụ như sự kiện giới thiệu sản phẩm, họp báo sẽ cần không gian nhỏ hơn online concert. Sự kiện online cũng cần phải kiểm tra đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng xem hoạt động có tốt không.

Thiết kế không gian và địa điểm tổ chức

Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện online

Một kịch bản hoàn hảo sẽ làm lên thành công cho sự kiện online. Các hoạt động trong sự kiện có diễn ra đúng quy trình không? Có sự cố gì có thể phát sinh không là phụ thuộc vào kịch bản đã chi tiết hay chưa.

Phân chia công việc cho nhân sự

Căn cứ theo kịch bản đã được xây dựng, đơn vị tổ chức tiến hành phân chia công việc cho từng nhân sự phụ trách để đảm bảo các đầu việc được phân chia hợp lý.

Truyền thông phủ sóng cho sự kiện

Đối với một sự kiện online, việc truyền thông cho sự kiện là rất quan trọng. Một sự kiện thành công, thu hút nhiều người tham gia, phủ sóng ngập mạng xã hội là kết quả của một quá trình truyền thông hiệu quả.

Tiến hành tập duyệt cho sự kiện

Để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không bị vướng mắc ở khâu kịch bản thì đơn vị tổ chức cần tập duyệt trước khi bắt đầu khai mạc sự kiện. Nếu khâu tập duyệt diễn ra thuận lợi thì có thể trực tiếp áp dụng cho sự kiện chính thức.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện online

Khi tổ chức một sự kiện online, đơn vị tổ chức có thể sẽ gặp phải những khó khăn trong khâu tổ chức. Để giải quyết những khó khăn, vướng mắc đó, chúng tôi đưa ra một số lưu ý cho doanh nghiệp.

Lựa chọn nền tảng phù hợp để tổ chức

Không phải nền tảng tổ chức sự kiện nào cũng có thể sử dụng cho sự kiện mà doanh nghiệp mong muốn tổ chức. Nền tảng sử dụng phải phù hợp với mục đích, số lượng khách mời tham dự. Vậy nên, phía tổ chức cần nghiên cứu các nền tảng trước để lựa chọn được nền tảng phù hợp.

Tổ chức sự kiện online qua zoom

Truyền thông tốt cho sự kiện trước khi tổ chức

Bên cạnh những sự kiện online được tổ chức thành công vẫn còn một số sự kiện không đạt được hiệu quả mong muốn do nhiều lý do khác nhau. Nhưng lý do về kém thu hút khách mời, độ phủ sóng thấp là lý do phổ biến.

Doanh nghiệp cần tận dụng ưu thế về khoảng cách, địa điểm, tính tiện lợi của một sự kiện online mang lại để truyền thông mạnh cho sự kiện. Khi truyền thông tốt, sự kiện sẽ phủ sóng và thu hút thêm hiều khách mời tham dự và nhiều khách hàng tiềm năng.

Đảm bảo đầy đủ các phương án dự phòng

Đơn vị tổ chức phải luôn có phương án thay thế, giải quyết cho những tình huống phát sinh xấu nhất có thể xảy ra. Chính nhờ có phương án thay thế, sự kiện mới đảm bảo 100% có thể tiến hành thuận lợi và mang đến thành công.

Minh Vũ Media - đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Minh Vũ Media là đơn vị hàng đầu trong dịch vụ tổ chức sự kiện

Minh Vũ Media đang là đơn vị hàng đầu trong dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội. Chúng tôi đáp ứng nhu cầu của khách hàng về tổ chức các sự kiện họp báo, khai trương, khánh thành,... và tất cả các sự kiện khác.

Ngoài ra với những sự kiện online do doanh nghiệp tự tổ chức, chúng tôi có dịch vụ cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng, thiết kế địa điểm tổ chức mang đến cho khách hàng những dịch vụ chuyên nghiệp nhất của một đơn vị uy tín nhiều năm trong nghề.