5W1H trong tổ chức sự kiện là gì? Cách áp dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện?

Để có thể tổ chức thành công một sự kiện, các đơn vị tổ chức cần chủ động và sáng tạo, không có sự rập khuôn. Tuy nhiên, để quá trình được diễn ra một cách suôn sẻ, bạn cần áp dụng một nguyên tắc vàng trong tổ chức sự kiện, đó là nguyên tắc 5W1H. Vậy 5W1H là gì? Áp dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

5W1H trong tổ chức sự kiện là gì?

5W1H là viết tắt của Why, What, When, Where, How. Đây là mô hình giúp bạn thiết kế được mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho dự án. Với nguyên tắc này, bạn có thể áp dụng linh hoạt và hiệu quả trong công việc, quản lý và tổ chức sự kiện, từ đó đưa ra được những quyết định tốt hơn.

5w1h là gì?

Why - Tại sao?

Đây là nguyên tắc đầu tiên, và là câu hỏi rất quan trọng, quyết định đến sự thành công của sự kiện. Ban tổ chức cần trả lời được mục đích của sự kiện là gì: quảng bá thương hiệu hay là giới thiệu sản phẩm mới? Sau khi trả lời, bạn sẽ đưa ra được hình thức tổ chức phù hợp cho sự kiện của mình.

What - Cái gì?

Câu hỏi này được đặt ra nhằm giúp bạn xác định những việc mình cần làm trong sự kiện: tên sự kiện, thông tin chung, hình thức, chủ đề, ý tưởng chính, tông màu chủ đạo, các thông tin chi tiết về khách mời (số lượng, đối tượng), lịch trình chi tiết, ngân sách,...

When - Khi nào? 

Với câu hỏi thứ ba này, bạn cần xác định được sự kiện sẽ được tổ chức vào khoảng thời gian nào, cùng với đó là đưa ra được ngày giờ và địa điểm cụ thể cho sự kiện. Như vậy, bạn sẽ có được phương án tối ưu nhất về khách mời và thời gian sẽ mời họ, cũng như chuẩn bị các khâu cần thiết.

Where - Ở đâu?

Câu hỏi thứ tư của nguyên tắc 5W1H là Where. Với từ khóa này, ban tổ chức cần lựa chọn được địa điểm mà sự kiện sẽ được tổ chức. Địa điểm cần ở vị trí thuận tiện nhất để tối ưu hóa số lượng khách mời và người tham dự.

Who - Ai?

Đây là câu hỏi giúp ban tổ chức xác định được các vấn đề liên quan như ai sẽ là người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện? Hướng đến nhóm đối tượng khách mời nào? Nhà tài trợ là đơn vị nào?,...

How - Như thế nào?

Dựa trên How, người tổ chức sự kiện sẽ xác định được cách tiến hành tổ chức sự kiện đó, xem xét cách thức nào cho phép sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và hợp lý nhất. Điều này sẽ phụ thuộc một phần vào loại hình mà sự kiện sẽ tổ chức theo, chẳng hạn như hội thảo, khai trương, ra mắt sản phẩm,...

Ý nghĩa của nguyên tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện

5W1H được biết đến như một nguyên tắc hàng đầu được áp dụng bởi những chuyên gia chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện.

5w1h là nguyên tắc hàng đầu trong tổ chức sự kiện

Vốn là một ngành dịch vụ đặc thù và khác biệt từ sản phẩm, cách thức triển khai cho đến khi kết thúc, tổ chức sự kiện thường phải tuân thủ những quy tắc nhất định, bao gồm những quy trình và giấy tờ mà pháp luật quy định. Nhưng nó cũng có xu hướng nghệ thuật bởi yêu cầu tính sáng tạo cao.

Với hai tính chất trên, đơn vị tổ chức cần có cách xử lý sao cho hai điều này phối hợp hài hòa và cân bằng. Chính vì vậy, 5W1H đã được ra đời, được coi là nguyên tắc bất di bất dịch trong việc sáng tạo và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công? Mẫu kế hoạch/ kịch bản sự kiện chi tiết

5w1h là nguyên tắc bất di bất dịch trong việc sáng tạo và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Cách ứng dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện

5W1H bao gồm bao gồm 5W là Why (tại sao) - What (cái gì) - When (khi nào) - Where (ở đâu) - Who (Ai) và 1H là How (Làm như thế nào). Để áp dụng nguyên tắc này, với từng yếu tố, bạn cần đặt những câu hỏi tương ứng. Trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ xác định được lối đi cho sự kiện.

Cách ứng dụng 5w1h trong tổ chức sự kiện

Why (Tại sao)

Một số câu hỏi thường gặp để tìm ra WHY:

• Mục tiêu của sự kiện là gì?
• Tại sao sự kiện nên được tiến hành?
• Tại sao thông điệp này phải được truyền tải trong sự kiện?

What (Cái gì)

Bạn có thể tham khảo những câu hỏi như sau đối với WHAT:

• Chủ đề của sự kiện là gì?
• Sử dụng gam màu nào để phù hợp với concept?
• Sự kiện được tổ chức theo hình thức nào?
• Đơn vị nào cung cấp các dịch vụ về âm thanh, ánh sáng,...
• Kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện diễn ra như thế nào?
• Ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu?

When (Khi nào)

Đối với WHEN, bạn cần lưu ý một vài điểm như sau:

• Thời gian tổ chức là bao giờ để thuận tiện nhất?
• Nên thông báo sớm hay muộn?
• Có bị trùng với những sự kiện khác không?
• Tình hình thời tiết của ngày diễn ra sự kiện như thế nào?

Where (Ở đâu)

Là một trong những bước quan trọng tạo nên sự thành công cho sự kiện, địa điểm tổ chức cần phải được bố trí thuận tiện cho việc di chuyển của khách tham dự, có chỗ đỗ xe và được thiết kế phù hợp với chủ đề sự kiện.

Tùy vào từng trường hợp, bạn sẽ phải lựa chọn hình thức địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời. Cần chú ý đặt chỗ từ sớm để tránh tình trạng kín lịch, nhất là vào các ngày lễ tết và giờ cao điểm.

Who (Ai)

Xác định rõ đối tượng tham gia sự kiện: Họ là những ai? Bao nhiêu tuổi? Phong cách và cá tính của họ là gì?  

Hiểu rõ khách hàng và tâm lý của họ giúp bạn thiết kế được phương án, kế hoạch tổ chức, kịch bản, nội dung chương trình, từ đó đưa ra cách truyền tải thông điệp hiệu quả nhất.

Xem thêm: Truyền thông tổ chức sự kiện có cần thiết hay không? Quy trình truyền thông sự kiện cơ bản

How (Như thế nào)

Với chữ cuối cùng của 5W1H, bạn cần xác định nên tổ chức sự kiện ra sao? Nên cho khách hàng trải nghiệm những sản phẩm ra sao? Cần tổ chức như nào để tạo được ấn tượng sâu sắc với khách hàng? 

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội

Với trên 5 năm kinh nghiệm, tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ, Minh Vũ Media tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam, cùng với đó là đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo ý tưởng, xây dựng nên được giá trị thương hiệu riêng, thỏa mãn nhu cầu của từng khách hàng.

Đến với Minh Vũ Media, khách hàng được trải nghiệm đa dạng các loại dịch vụ tổ chức sự kiện như tổ chức khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công động thổ, tổ chức tiệc tất niên cuối năm, tổ chức trung thu, tổ chức giáng sinh, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức gala dinner, tổ chức sinh nhật - thôi nôi.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội