Đơn vị kinh doanh tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội?

Kinh doanh các hoạt động tổ chức sự kiện đang là ngành nghề hot hiện nay do nhu cầu sử dụng ngày càng nhiều. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng biết cách để kinh doanh một cách thành công và đạt hiệu quả. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ bật mí cho bạn các công việc cần làm của một đơn vị kinh doanh tổ chức sự kiện nhé!

Kinh doanh tổ chức sự kiện là gì?

Đây là công việc kinh doanh khá phổ biến hiện nay với việc thực hiện các hoạt động từ lúc bắt đầu lên ý tưởng đến khi hoàn thành xong sự kiện. Lĩnh vực này đòi hỏi khả năng sáng tạo tốt, tìm nhiều phương pháp để thu hút sự chú ý của người tham gia. Để thành công, bạn cần có công ty và đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp để đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.

Ý nghĩa của việc làm kinh doanh tổ chức sự kiện

Trong quá trình quảng bá marketing việc tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Một chương trình hoàn hảo sẽ thu hút được nhiều người quan tâm cũng như nhắm đúng đến đối tượng khách hàng mục tiêu.

Người làm trong lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện cần đảm bảo về sự đa dạng trong các loại để đáp ứng nhiều nhu cầu của khách hàng. Trong thời gian gần đây ngành nghề này trở nên khá rầm rộ, là hình thức để thay đổi phương thức truyền thông, quảng bá mới. Khi một sự kiện được tổ chức thành công nó sẽ tạo bước tiến mới trong công việc kinh doanh cụ thể.

Hoạt động tổ chức sự kiện sẽ giúp các doanh nghiệp PR và làm mới hình ảnh

Công việc cần làm của một đơn vị kinh doanh tổ chức sự kiện

Nắm rõ tâm lý khách hàng

Khi bạn kinh doanh công việc tổ chức sự kiện thì điều quan trọng đó chính là nắm được tâm lý của khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Họ mong muốn được sử dụng loại hình nào? Nhu cầu, quy mô ra sao? Từ đó để đưa ra những lựa chọn phù hợp nhất đến cho người sử dụng.

Tổng hợp nhiều loại hình sự kiện

Sự đa dạng trong các loại hình sự kiện chính là điểm cộng lớn của các đơn vị tổ chức. Do nhu cầu của khách hàng cũng rất đa dạng, nếu như bạn không có những lựa chọn đúng với mong muốn của họ thì chắc chắn chúng ta sẽ vụt mất cơ hội. Sự đầu tư vào quy mô, vật liệu sẽ đem lại cho đơn vị tổ chức nhiều các hoạt động ký kết hơn.

Các đơn vị tổ chức cần đa dạng trong các loại hình sân khấu tổ chức

Lên ý tưởng thực hiện sự kiện

Sau khi nhận được những yêu cầu từ khách hàng, các đơn vị cần có nhóm chuyên môn riêng để hỗ trợ lên ý tưởng thực hiện sự kiện. Điều quan trọng là ý tưởng này cần phù hợp với mong muốn của người đặt, tránh các trường hợp giới thiệu thêm các dịch vụ không liên quan làm giảm sự chuyên nghiệp. Ý tưởng sẽ được gửi lại cho bên khách hàng kèm bảng báo giá chi tiết để họ có thể cân đối sử dụng dịch vụ.

Xem thêm: Tổng hợp 15+ ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất năm 2023

Thiết kế sự kiện

Thiết kế sự kiện là giai đoạn quan trọng sau khi hoàn thành việc lên ý tưởng và được khách hàng chốt sử dụng dịch vụ. Bạn sẽ cần phải xác định địa điểm, thời gian, các vật liệu âm thanh, ánh sáng sẽ được bố trí như thế nào là phù hợp. Chương trình chi tiết trong sự kiện sẽ được thống nhất lại với bên khách hàng để cho ra chương trình hoàn thiện nhất.

Các bước dàn dựng chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Quá trình dàn dựng sự kiện sẽ được giao cho nhóm nhân sự riêng tại đơn vị chịu trách nhiệm về các kế hoạch lắp đặt bài trí đảm bảo theo dự định ban đầu. Trưởng nhóm sẽ là người theo dõi quan sát và thúc giục tiến độ của các thành viên không để sự chậm trễ xảy ra. Nếu có các vấn đề phát sinh trong quá trình lắp đặt thì cần có thời gian hội ý thống nhất để đưa ra phương án lựa chọn tối ưu.

Quá trình dàn dựng chuẩn bị sự kiện cần được diễn ra nhanh chóng

Thực hiện thành công chương trình sự kiện

Một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chắc hẳn sẽ luôn hướng đến sự thành công sau mỗi đơn đợt hàng. Chương trình được diễn ra đảm bảo theo bản kế hoạch chi tiết của từng hoạt động về thời gian, bố trí, phân công. Cần luôn có một người giám sát các hoạt động tổng quát và các bộ phận nhóm để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và không phát sinh tình huống xấu. Trong trường hợp có những hoạt động phát sinh, chúng ta cần có hướng giải quyết thông minh để không ảnh hưởng đến các hoạt động trong sự kiện.

Những khó khăn thường gặp của đơn vị kinh doanh tổ chức sự kiện

Các thiết bị máy móc xuống cấp

Đối với các thiết bị điện tử thì vẫn đề xuống cấp,kém chất lượng là điều thường xuyên xảy ra. Trong quá trình vận chuyển hoặc sử dụng đôi khi chúng ta vô tình đã làm hỏng nhiều các thiết bị khác nhau. Điều này ảnh hưởng đến quá trình bảo dưỡng phải diễn ra liên tục tốn trong ít nguồn kinh phí của đơn vị.

Thiếu ý tưởng sáng tạo

Sáng tạo luôn là vấn đề khó có thể định hướng được vậy nên không chỉ ngành tổ chức sự kiện mà các ngành nghề khác đôi khi cũng gặp phải những lúc bị cạn ý tưởng. Việc liên tục sáng tạo những điều mới sẽ luôn thu hút khách hàng hơn thay vì cứ dập khuôn máy móc theo những cái cơ bản.  Vậy nên đơn vị cần không ngừng nỗ lực và phát huy để tạo ra nhiều chương trình thành công, đảm bảo được các mong muốn và nhu cầu của khách hàng. Đây cũng là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá đơn vị đó có chuyên nghiệp và uy tín hay không.

Nhân sự không được đảm bảo

Con người là yếu tố quyết định và chi phối đến các hoạt động của đơn vị tổ chức nên nhiều khi đó sẽ là khó khăn của họ. Một số đơn vị mới thành lập thường bị thiếu nhân sự tổ chức, những người chưa có kinh nghiệm sẽ khó trong các vấn đề điều hành triển khai công việc dẫn đến tình trạng trì trệ tiến độ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến dịch vụ với khách hàng, thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong cách hoạt động tại công ty. 

Nhân sự cũng là một yếu tố gây khó khăn cho các đơn vị tổ chức

Không xử lý được các sự cố

Thông thường các đơn vị tổ chức sự kiện cần lập ra nhiều phương án dự phòng khác nếu không thì sẽ vô cùng mạo hiểm. Một số các trường hợp xảy ra bất chợt do thiên nhiên, môi trường ảnh hưởng mà chúng ta không có sự chuẩn bị thì chương trình sẽ bị gián đoạn ngay lập tức. Vậy nên người lập kế hoạch cần xây dựng và tính toán các cách giải quyết cơ bản cho sự số xảy ra, để không gây cản trở và mất uy tín đối với khách hàng.

Gặp các khách hàng khó tính

Vấn đề đến từ chính những vị khách hàng khó tính đôi khi sẽ là sự bất lợi dành cho các đơn vị tổ chức sự kiện. Họ có thể sẽ gây áp lực đến người lãnh đạo, đưa ra một số các yêu cầu quá khắt khe trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên khách hàng luôn luôn là thượng đế, nếu bạn làm hài lòng cả những vị khách khó tính nhất thì chắc hẳn công ty của bạn khá chuyên nghiệp, xử lý tình huống vô cùng hiệu quả. 

Một số lưu ý khi kinh doanh tổ chức sự kiện

Một chương trình sự kiện được diễn ra thành công cần có rất nhiều các yếu tố quan trọng mà chúng ta cần lưu ý như:

• Xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết: Bạn cần xác định được đầy đủ các yếu tố trong sự kiện: thời gian, địa điểm, nhân sự, thiết bị,...
• Lựa chọn địa điểm: Cần tìm kiếm các địa điểm phù hợp với nhu cầu của khách hàng, thuận tiện đi lại và dễ dàng tìm kiếm.
• Lựa chọn MC phù hợp: Đây chính là người dẫn dắt toàn bộ chương trình trong lúc diễn ra nên việc chọn lọc vô cùng quan trọng. Đây cần là những người có kinh nghiệm biết cách xử lý tình huống để thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Các thiết bị điện tử: Dù là trước hay trong sự kiện kiện, chúng ta cũng cần liên tục kiểm tra các thiết bị điện tử âm thanh, ánh sáng để đảm bảo chúng vẫn hoạt động hiệu quả.
• Quản lý nhân sự: Các bộ phần khác nhau cần được hoạt động bài bản theo sự chỉ đạo có sẵn và phối hợp khi có các yếu tố ngoài dự kiến xảy ra.
• Nhân vật nổi tiếng: Thông thường một sự kiện mang tính truyền thông đều có các nhân vật nổi tiếng để tạo sự thu hút khán giả tham gia. Chúng ta nên bố trí nhân sự để luôn theo sát và đảm bảo về lịch trình, tiến độ của họ.
• Lên phương án dự phòng: Các đơn vị cần chuẩn bị cho sự kiện của mình các phương án dự phòng để có thể xử lý nhanh chóng kịp thời các sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Minh vũ Media - đơn vị kinh doanh tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu

Công ty Minh Vũ Media là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, đảm bảo mang đến những trải nghiệm hài lòng cho khách hàng. Chúng tôi đã thực hiện hàng trăm các sự kiện trên khắp vùng miền, vươn tới vị trí là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam

Đội ngũ chuyên nghiệp

Chúng tôi có đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm để chuyên tư vấn cho khách hàng những ý tưởng độc đáo. Các bộ phận chuyên môn làm việc luôn theo kế hoạch và đảm bảo về tiến độ công việc. Khi xảy ra các tình huống ngoài dự tính, các nhân viên sẽ họp bàn để đưa ra phương án xử lý tối ưu nhất.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Ý tưởng sáng tạo

Minh Vũ Media sẽ xây dựng các ý tưởng độc đáo và sáng tạo theo các yêu cầu đặt ra của khách hàng. Các nội dung sẽ luôn đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu, mới mẻ nhưng không phá bỏ các quy tắc và mong muốn của khách hàng. Chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến 3 giá trị nổi bật đó là đẳng cấp, khác biệt và sự thỏa mãn.

Minh Vũ Media luôn hỗ trợ lên các ý tưởng sáng tạo cho khách hàng

Chi phí hợp lý

Công ty Minh Vũ Media luôn mang đến các chất lượng dịch vụ song song với giá thành. Có rất nhiều những lựa chọn phù hợp để khách hàng có thể cân đối với nguồn ngân sách của mình. Điều chúng tôi quan tâm đó chính là luôn nỗ lực xây dựng các chương trình tối ưu và trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Cung cấp các thiết bị đẳng cấp

Công ty chúng tôi luôn đầu tư vào những trang thiết bị sử dụng trong tổ chức sự kiện để mang đến trải nghiệm tốt nhất. Trong thời gian sử dụng đội ngũ nhân viên của công ty luôn kiểm tra liên tục để đảm bảo không xảy ra quá trình hỏng hóc khi diễn ra sự kiện. Các thiết bị cũng được bảo dưỡng thường xuyên theo thời gian quy định nên mọi người có thể yên tâm.

Kinh doanh tổ chức sự kiện đang là một ngành nghề phát triển hiện nay và có cạnh tranh cao. Bởi vậy nên các công ty luôn cần đầu tư về mặt chất lượng cũng như hình ảnh để tạo niềm tin uy tín đến cho khách hàng. Công ty Minh Vũ Media sẽ luôn không ngừng cải thiện và phát triển để đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Xem thêm: Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện