Kinh nghiệm tổ chức hội nghị chung cư bạn nhất định phải biết

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị chung cư mang đến những bài học quý báu cho bạn. Nắm rõ những kinh nghiệm này, đảm bảo rằng buổi hội nghị của bạn sẽ thành công rực rỡ nhất. Cùng Minh Vũ media khám phá ngay trong bài viết này nhé.

Nắm rõ điều kiện tổ chức hội nghị chung cư để buổi lễ thành công tốt đẹp

Hiểu rõ các điều kiện cần thiết để tổ chức hội nghị tòa nhà chung cư

Điều đầu tiên bạn cần quan tâm khi muốn tổ chức hội nghị chung chính là nắm được các điều kiện cần để tổ chức hội nghị. Nếu như bạn chuẩn bị mọi thứ nhưng không đáp ứng được các điều kiện thì buổi hội nghị sẽ không được công nhận. Một số điều kiện quan trọng để quyết định đến hội nghị chung cư có đúng luật hay không:

+ Chung cư đảm bảo có tối thiểu 50% căn hộ được bán, bàn giao cho người dân.

+ Phải có tối thiểu 75% cư dân trong tòa chung cư có mặt tại buổi hội nghị. Như vậy, các quyết định thông qua tại hội nghị mới được công nhận trước pháp luật.

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị chung cư: Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần trước khi hội nghị diễn ra

Hồ sơ thủ tục liên quan đến hội nghị nhà chung cư

Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, thủ tục để hội nghị diễn ra suôn sẻ

Để buổi hội nghị tòa nhà chung cư có thể diễn ra, Ban tổ chức cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho buổi lễ như:

+ Bộ Quy chế hoạt động của tòa nhà chung cư

+ Danh sách bình bầu ban quản trị tòa chung cư, hội viên…

+ Danh sác các khoản thu, chi liên quan đến từng hộ dân cụ thể

+ Kế hoạch bảo trì tòa nhà chung cư và các hồ sơ liên quan đến tòa nhà chung cư cần thông qua.

Các hồ sơ cần chuẩn bị hoàn thiện trước khi buổi lễ diễn ra. Như vậy, các hoạt động bình bầu, bỏ phiếu, kiểm phiếu mới dễ dàng tiến hành và thành công.

Tham khảo thêm:

Tổ chức hội nghị chung cư là gì? 3 điều bạn cần biết khi tổ chức hội nghị

Giấy mời hoặc thông báo cư dân đến tham dự hội nghị nhà chung cư

Cư dân bỏ phiếu bình bầu trong hội nghị tòa nhà chung cư

Trước khi hội nghị tòa nhà chung cư diễn ra, bạn cần gửi giấy mời, thông báo cho các cư dân trong tòa nhà. Bởi, các quyết định liên quan đến hội nghị ảnh hưởng trực tiếp cư dân, quyền lợi của người dân. Do đó, bạn cần thông báo trước cho các hộ dân sắp xếp người đến tham dự.

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị chung cư: Bố trí nhân sự phục vụ buổi lễ

Bố trí nhân sự tham gia hội nghị tòa nhà chung cư

Trong hội nghị tòa nhà chung cư, cần có nhân sự phục vụ cho buổi lễ diễn ra thuận lợi. Đó là nhân sự phục vụ hậu trường, điều chỉnh âm thanh cho hội nghị hoặc điều khiển hệ thống màn hình led phục vụ hội nghị. Đội ngũ kiểm duyệt phiếu bầu, thống kê phiếu bình bầu cũng rất quan trọng. Nhă,f mục đích giúp công bố kết quả bỏ phiếu ngay sau khi hội nghị kết thúc.

Ngoài ra còn có nhân sự phục vụ nước uống cho khách mời. Nhân sự đón tiếp khách mời, đại biểu,…Nếu bố trí nhân sự không đủ, bạn có thể thuê nhân sự từ các công ty tổ chức sự kiện.

Xem thêm:

4 lý do bạn nên tổ chức tiệc tất niên ngoài trời

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên: 5 sai lầm bạn nên tránh

Tìm thuê đơn vị tổ chức hội nghị chung cư có uy tín

Một trong những buổi lễ tổ chức hội nghị chung cư do Minh Vũ Media tổ chức

Một trong những kinh nghiệm tổ chức hội nghị chung cư bạn nên biết đó là tìm đơn vị tổ chức hội nghị chung cư uy tín. Đây có thể coi là một trong những điều kiện đủ để buổi hội nghị thành công tốt đẹp. Nếu như bạn chuẩn bị mọi thủ tục, mời đầy đủ cư dân nhưng không có địa điểm tổ chức lý tưởng. Các trang thiết bị phục vụ hội nghị không chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến thời gian tổ chức hội nghị. Thậm chí, có nhiều cư dân khi đến nơi lại bỏ về giữa chừng….

Do đó, tìm thuê đơn vị tổ chức hội nghị chung cư giàu kinh nghiệm là điều mà ban tổ chức hội nghị cần quan tâm. Thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, bạn gần như không cần bận tâm quá nhiều đến công tác chuẩn bị. Đơn vị cho thuê sẽ chịu trách nhiệm thiết kế sân khấu, bài trí bàn ghế hội nghị, chuẩn bị nước cho đại biểu tham dự hội nghị…

Nếu quý khách hàng cần tìm đơn vị tổ chức hội nghị chung cư uy tín tại Hà Nội, bạn hãy nhắc máy và liên hệ với Minh Vũ Media. Với kinh nghiệm nhiều năm trên thị trường tổ chức sự kiện, Minh Vũ Media là đối tác tin cậy của các chủ đầu tư, các tòa nhà chung cư danh tiếng tại Hà Nội. Chỉ cần liên hệ hotline: 0982 599 323 hoặc 0985 78 33 66, Minh Vũ Media sẽ phục vụ tận nơi.