Kinh phí tổ chức sự kiện bao gồm những khoản nào?

Kinh phí tổ chức sự kiện là một trong những vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Với những người chưa tổ chức sự kiện bao giờ thì sẽ rất khó khăn để xác định các loại chi phí. Dưới đây là những chia sẻ của chúng tôi về các loại kinh phí khi tổ chức sự kiện, hãy cùng nhau tham khảo nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì?

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu kinh phí tổ chức sự kiện thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì nhé. Tổ chức sự kiện là việc thực hiện có tính toán các hoạt động diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định có mục đích. Các công việc tổ chức sự kiện bắt đầu từ hình thành ý tưởng đến khi kết thúc mọi hoạt động.

Tổ chức sự kiện có nhiều hình thức như: hội thảo, họp báo, triển lãm, hội chợ, hội nghị, show âm nhạc, team building,... Mọi cá nhân, doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực như: văn hóa, du lịch, thể thao, kinh doanh,... đều cần phải tổ chức các sự kiện.

Hiện nay, do nhu cầu tổ chức sự kiện rất nhiều nên đây được xem là một trong những công việc rất “hot”. Để tổ chức được một sự kiện thì người tổ chức phải có những tố chất như: khả năng sáng tạo tốt, khả năng chịu được áp lực cao, làm việc theo đội nhóm có tổ chức,...

Kinh phí tổ chức sự kiện bao gồm những khoản nào?

Dưới đây là những loại chi phí tổ chức sự kiện mà chúng tôi đã tổng hợp được, hãy cùng nhau theo dõi nhé.

Chi phí thuê vị trí

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Nếu các cá nhân hay doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện tại nhà hoặc tại công ty thì sẽ không mất khoản phí này. Tuy nhiên, nếu không có đủ không gian để tổ chức sự kiện thì các bạn đều phải bỏ ra khoản phí này. Tùy vào quy mô của sự kiện mà loại phí này cũng sẽ khác nhau giữa các sự kiện.

Các bạn cần lựa chọn được địa điểm thuê để tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất. Tránh lựa chọn đơn vị quá nhỏ hoặc quá lớn so với sự kiện của mình. Khi đã lựa chọn được địa điểm phù hợp thì các bạn sẽ phải bỏ ra một số khoản phí ban đầu như: đặt cọc. 

Hiện nay, có một số địa điểm rất “hot” nên để được tổ chức sự kiện tại những nơi này, các bạn phải tiến hành đặt cọc. Đặc biệt, các sự kiện được tổ chức dịp cuối năm hay lễ lạt đều cần phải đặt cọc. Tiếp đến, các bạn sẽ phải đóng khoản phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện còn lại sau khi đã kết thúc sự kiện.

Xem thêm: Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Bên cạnh chi phí đó, các bạn phải tham khảo về một số loại chi phí khác như: phí gửi xe, phí an ninh, phí bảo hiểm,... Hãy tham khảo nhiều địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện để tránh gặp phải những mâu thuẫn không đáng có.

Chi phí thuê các loại thiết bị

Các loại thiết bị không bao giờ có thể thiếu trong tổ chức sự kiện. Rất nhiều thiết bị cần chuẩn bị như: âm thanh, ánh sáng, trang trí cổng vào, trang trí không gian sân khấu,... Các hạng mục này đều cần phải phân bổ chi phí thật hợp lý để tránh lạm chi ngân sách.

Người tổ chức cần tìm hiểu thật kỹ các hạng mục trong phần này để lên kế hoạch dự trù chính xác nhất. Đồng thời, cần xem những hạng mục có thật sự cần thiết cho sự kiện hay không. Các bạn có thể cắt bỏ một số hạng mục nhỏ để tiết kiệm cho sự kiện của mình.

Chi phí tổ chức tiệc

Chi phí tổ chức tiệc

Hầu hết các sự kiện đều có tổ chức một bữa tiệc cho khách mời dù nhỏ hay lớn. Chi phí cho bữa tiệc này cũng tùy thuộc vào quy mô của sự kiện. Lượng khách mời lớn sẽ cần một khoản chi phí khá lớn và ngược lại. Đồng thời, trong mục này, các bạn cần xác định được loại hình tiệc của mình như: tiệc đồ ngọt, tiệc buffet, tea break,... 

Hiện nay, không phải sự kiện nào cũng đãi tiệc khách trong nhà hàng mà có thể tổ chức ngay tại sự kiện. Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thực hiện rất tốt việc này. Những đơn vị này sẽ linh động theo concept của sự kiện mà đưa ra những thực đơn phù hợp nhất.

Việc dự trù kinh phí tổ chức tiệc cho các sự kiện cũng cần phải tính toán chi tiết với tổng số khách mời. Thông thường, khoản chi phí này sẽ chiếm 25-30% tổng ngân sách mà các đơn vị chuẩn bị.

Chi phí cho nhân sự

Đây là khoản chi phí không thể không kể đến khi tổ chức sự kiện. Bởi con người chính là chủ thể tạo nên sự thành công cho các sự kiện. Một số đội nhóm như: kỹ thuật, truyền thông, an ninh,... đã góp phần tạo nên sự hoàn hảo cho sự kiện.

Ngoài ra, một số bạn PG, PB, MC, ca sĩ,... cũng đóng góp không nhỏ cho các sự kiện. Nhiều công ty không thể sử dụng nguồn nhân sự nội bộ nên đã thuê các đơn vị tổ chức sự kiện. Do đó, chi phí cho nhân sự chính là một trong những khoản chi phí mà các bạn cần phải tính toán thật kỹ lưỡng.

Chi phí thuê nhân công, mua sản phẩm trang trí

Để tạo nên không gian tuyệt vời cho các sự kiện, không thể nào không kể đến những chi tiết trang trí. Vì thế, các bạn cần phải trả chi phí cho thuê nhân công và mua các sản phẩm trang trí.

Hiện nay, các sự kiện thường tổ chức theo concept để tạo nên sự ấn tượng, độc đáo và thu hút người tham dự. Sự chỉn chu trong từng chi tiết sẽ khiến cho sự kiện của bạn tạo được tiếng vang lớn. Do đó, hãy dự trù khoản chi phí rất quan trọng này nhé.

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Các tiết mục giải trí giống như những nét điểm xuyết tạo nên sự ấn tượng cho các khách mời tham gia sự kiện. Do đó, hiện nay, hầu như tất cả các sự kiện đều có các tiết mục giải trí này. Nhiều đơn vị không thể tự tạo ra các tiết mục giải trí sáng tạo nên đã sử dụng dịch vụ của các đơn vị tổ chức sự kiện.

Các tiết mục giải trí sẽ giúp sự kiện không nhàm chán mà hấp dẫn, thú vị hơn rất nhiều. Khoản chi phí cho các tiết mục này bao gồm: chi phí cho người diễn, chi phí thuê trang phục, đạo cụ,... Khoản phí này cũng tùy thuộc vào mục đích của các bạn nên có thể cân đối sao cho phù hợp nhất.

Chi phí quản lý

Nhiều cá nhân hoặc đơn vị không thể tự quản lý sự kiện nên đã sử dụng dịch vụ này của các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện. Điều này giúp cho các bạn có thể đảm bảo được tiến độ chương trình cũng như sự an toàn cho các khách mời và những người tổ chức.

Loại chi phí này tùy thuộc vào đơn vị mà các bạn thuê. Bởi vì, hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này. Tuy nhiên, mức giá giữa các đơn vị là khác nhau và rất cạnh tranh. Vì thế, các bạn có thể tham khảo nhiều đơn vị trước khi lựa chọn đơn vị để cộng tác.

Chi phí dự trù phát sinh

Hầu như tất cả các sự kiện khi tổ chức đều có những phát sinh bất ngờ như: số lượng khách mời tăng, số đồ ăn tăng, thời gian tổ chức tăng, rủi ro,... Các tình huống bất ngờ sẽ thường xuyên xảy ra nên các bạn cần phải có một khoản kinh phí dự trù nhất định.

Không một ai trong số chúng ta mong muốn những điều tồi tệ xảy ra với sự kiện của mình. Tuy nhiên, để chắc chắn, hãy tính toán khoản dự trù này nhé. Mọi thứ sẽ chủ động hơn nếu bạn có nguồn chi phí nhất định để xử lý các sự cố.

Kinh phí tổ chức sự kiện có thể phát sinh hay không?

Kinh phí tổ chức sự kiện có phát sinh không?

Một câu hỏi mà chúng tôi nhận được rất nhiều trong thời gian qua đó là: kinh phí tổ chức sự kiện có phát sinh hay không. Câu trả lời của chúng tôi là có. Mọi sự kiện mặc dù đã được tính toán rất cẩn thận các chi phí tuy nhiên, vẫn có những tình huống phát sinh rất khó lường trước.

Với những con số phát sinh, đến nay chưa có một ai có thể tính toán chính xác. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì bạn sẽ có thể tính toán một cách rất sát thực tế. Đặc biệt, nếu các bạn thuê các đơn vị tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm thì họ sẽ giúp các bạn dự trù kinh phí tốt nhất.

Bảng kinh phí tổ chức sự kiện với tại Minh Vũ Media

Minh Mũ Media – đơn vị tổ chức sự kiện với mức giá hợp lý

Minh Vũ Media đơn vị chuyên tổ chức sự kiện uy tín

Hiện nay, các khách hàng không khó khăn để tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện trên thị trường. Tuy nhiên, để lựa chọn được một đơn vị có giá thành hợp lý lại có dịch vụ chất lượng thì cực kỳ khó khăn. Một trong những cái tên được mọi người rất tin tưởng trong nhiều năm qua mà các bạn có thể tham khảo đó là Minh Vũ Media.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất hiện nay trên thị trường. Với gần 10 năm kinh nghiệm, công ty đã trở thành đối tác của hàng ngàn khách hàng lớn nhỏ trên khắp cả nước. Tất cả các khách hàng đều đánh giá đây là đơn vị đáng để lựa chọn bậc nhất trên thị trường.

Tại sao nên lựa chọn Minh Vũ Media làm đơn vị tổ chức sự kiện?

Vì sao nên lựa chọn Minh Vũ Media?

Có hàng trăm ngàn đơn vị trên thị trường cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Vậy tại sao bạn nên lựa chọn Minh Vũ Media, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.

• Minh Vũ Media là đơn vị được thành lập cách đây gần 10 năm nên có rất nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện.
• Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, đầy sáng tạo và tận tâm khi tư vấn cho khách hàng.
• Giá thành cho các dịch vụ phải chăng, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng.
• Hệ thống thiết bị phục vụ tổ chức sự kiện đầy đủ, chất lượng và hiện đại bậc nhất hiện nay.
• Cam kết hoàn thành việc setup, chuẩn bị theo thời gian quy định của khách hàng.
• Cung cấp MC, PG, PB, ca sĩ,... chất lượng nhất cho khách hàng.
• Có nhiều phương án phòng tránh rủi ro cho tất cả các sự kiện.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về kinh phí tổ chức sự kiện mà chúng tôi đã tổng hợp được. Hy vọng rằng các bạn sẽ có cho mình những kinh nghiệm hữu ích nhất để dự trù kinh phí. Nếu các bạn đang có nhu cầu thuê đơn vị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ lưỡng nhất nhé.

Xem thêm: Tổng hợp 15+ ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo nhất năm 2023