Quản lý tổ chức sự kiện là ai? Những kỹ năng của người quản lý tổ chức sự kiện

Với xu thế truyền thông đang ngày càng đi lên, tổ chức sự kiện đang là một trong những công việc được quan tâm đáng kể. Trong đó, quản lý tổ chức sự kiện thu hút rất nhiều sự chú ý của những người đang tìm hiểu lĩnh vực này. Vậy, quản lý tổ chức sự kiện có vai trò như thế nào vầ cần những kĩ năng gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ những vấn đề trên.

Vai trò của người quản lý tổ chức sự kiện?

Đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, người quản trị sự kiện chịu trách nhiệm cho tất cả những công việc cho một sự kiện từ giai đoạn nghiên cứu, thiết kế kế hoạch cho đến khi sự kiện chính thức kết thúc. 

Vai trò của người quản lý tổ chức sự kiện rất quan trọng.

Bên cạnh đó, họ cần phải giám sát, kiểm tra kĩ quy trình thực hiện sao cho quy trình đó khớp với kế hoạch được đặt ra. Nếu có sự cố, người quản lý phải đưa ra phương hướng để đối mặt và giải quyết vấn đề.

Mô tả công việc của người quản lý và tổ chức sự kiện

Công việc của một người quản lý tổ chức sự kiện rất đa dạng, có đầy đủ từ nhỏ đến lớn như mua sắm, thuê thiết bị phục vụ sự kiện, trao đổi và đàm phán với khách hành, quản lý ngân sách dự án,... Cụ thể những công việc đó như sau:

Công việc của một người quản lý tổ chức sự kiện rất đa dạng.

• Thiết lập cuộc hẹn, trao đổi thông tin với khách hàng

Đây là bước quan trọng quyết định xem khách hàng có lựa chọn công ty hay không. Việc này sẽ giúp người quản lý sự kiện hiểu rõ mong muốn và sự kiện của khách hàng, từ đó có được ý tưởng, danh sách công việc cần triển khai.

• Thông qua chương trình, sự kiện với khách hàng

Sau khi có được thông tin và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, người quản lý cần lên kế hoạch và trao đổi với khách hàng để được thông qua kế hoạch đó.

Trường hợp khách hàng chấp thuận phương án, công ty có thể triển khai theo kế hoạch. Nếu khách hàng không đồng ý hoặc có sự cố bất ngờ, công ty và người quản lý cần có những phương án dự phòng.

• Phân công công việc cho nhân sự các bộ phận

Sau khi kế hoạch được thông qua, người quản lý sự kiện phân bổ công việc cụ thể về từng bộ phận, phòng ban tương ứng: chịu trách nhiệm ánh sáng, âm thanh, đồ ăn, thức uống, phục vụ,... 

Đặc biệt, người quản lý cần chú ý và đảm bảo công tác an toàn về phương tiện di chuyển, các hoạt động vui chơi giải trí, nơi ở, ăn uống,... cho nhân viên.

• Theo sát, kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc thường xuyên

Để công việc được suôn sẻ, người quản lý sự kiện cần nắm chắc tiến độ, chỉnh đốn sai sót để tránh những việc không mong muốn, cân đối thời gian sao cho timeline chương trình diễn ra phù hợp và khớp kế hoạch ban đầu.

Các kỹ năng người quản lý tổ chức sự kiện cần có

Công việc của một người quản lý tổ chức sự kiện rất đặc thù, do đó, họ cần có những kỹ năng nhất định tương ứng với nhiệm vụ của mình, xuất phát từ các tố chất thiết yếu.

1. Chú ý đến từng chi tiết

Mỗi một sự kiện có đến hàng trăm hàng nghìn hạng mục lớn nhỏ, liên quan và kết nối chặt chẽ với nhau, tác động đến việc sự kiện có thành công hay không. Người quản lý sự kiện không chỉ có nhiệm vụ bao quát tổng thể mà còn phải để tâm từng chi tiết nhỏ để đảm bảo sự kiện vận hành trơn tru nhất.

Không cần thiết phải tự tay làm mọi việc, người quản lý tổ chức sự kiện cần nắm được những yêu cầu chung và cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng hoạt động, từng khu vực để có thể kiểm soát chất lượng kĩ càng nhất.

2. Xử lý vấn đề

Một điều không bao giờ có thể tránh khỏi khi tổ chức sự kiện đó là những vấn đề không thể lường trước. Do đó, người quản lý tổ chức sự kiện luôn luôn phải có một tâm thế bình tĩnh, xử lý những tình huống phát sinh theo cách hiệu quả nhất.

Với kĩ năng này, họ cần bao quát và nắm chặt mọi thứ, nắm rõ từng chi tiết nhỏ trong sự kiện, khi tình huống ngoài lề phát sinh phải có cách xoay sở nhanh chóng để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

3. Giao tiếp

Từ giai đoạn chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện, người quản lý tổ chức sự kiện sẽ phải gặp gỡ và làm việc với rất nhiều người, nhiều đối tượng khác nhau: nhà cung cấp, nhà tài trợ, nghệ sĩ, đạo diễn,... Kĩ năng giao tiếp là chìa khóa để giúp thông tin chương trình truyền tải tới mọi người rõ ràng, mạch lạc.

Xem thêm: Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công? Mẫu kế hoạch/ kịch bản sự kiện chi tiết

4. Đàm phán

Một sự kiện bao gồm rất nhiều vấn đề để thỏa thuận và đàm phán: đàm phán giá cả với nhà cung cấp thiết bị, đàm phán quyền lợi với nhà tài trợ, đàm phán địa điểm, hay thậm chí là phân công công việc cho từng bộ phận sao cho hợp lý,...

Kĩ năng này cần phải thực hiện vừa cứng rắn vừa mềm dẻo, có như vậy tiến độ mới diễn ra nhịp nhàng, suôn sẻ, tốt đẹp.

5. Quản lý ngân sách và thời gian hiệu quả

Người quản lý tổ chức sự kiện cần đảm bảo ngân sách không bị vượt quá so với dự định. Do đó, cần chuẩn bị một danh sách chuẩn chỉnh, bao gồm đầy đủ các hạng mục cần chi phí, ngân sách dự trù cho các mục có thể phát sinh.

Cùng với quản lý ngân sách, quản lý thời gian tốt là kĩ năng để chắc chắn lịch trình sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch và các đầu việc được hoàn thành một cách hiệu quả nhất.

Muốn làm quản lý tổ chức sự kiện học ngành gì?

Quản lý tổ chức sự kiện là một trong những công việc đào tạo kĩ năng quản lý. Nó bao gồm các kĩ năng như: tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, thiết kế, lập kế hoạch, marketing,...

Quản lý tổ chức sự kiện là một trong những công việc đào tạo kĩ năng quản lý

Để có thể theo đuổi công việc này, ngành quản trị sự kiện là một ngành học phù hợp bởi quá trình học sẽ cung cấp cho bạn những kĩ năng cần thiết cho công việc đặc thù. Ngành học này đào tạo quản lý hoặc tổ chức 1 sự kiện hay nhiều sự kiện cùng một lúc.

Có vô số thể loại sự kiện khác nhau, có thể thuộc tư nhân hoặc nhà nước. Tùy vào từng loại sự kiện mà sẽ khác nhau về mục đích, nội dung, cách thức tổ chức. Ngành quản trị sự kiện cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức liên quan đến sự kiện truyền thông, đảm bảo bạn có thể thích ứng được với bất kì thể loại sự kiện nào.

Ngoài ra, còn có một số ngành phù hợp khác như PR, đạo diễn, ngành truyền thông, quản trị kinh doanh, quản lý nhà hàng, khách sạn, marketing, đạo diễn sự kiện,...

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

Với trên 5 năm kinh nghiệm, tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ, Minh Vũ Media tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam, cùng với đó là đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo ý tưởng, xây dựng nên được giá trị thương hiệu riêng, thỏa mãn nhu cầu của từng khách hàng.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media - công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đến với Minh Vũ Media, khách hàng được trải nghiệm đa dạng các loại dịch vụ tổ chức sự kiện như tổ chức khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công động thổ, tổ chức tiệc tất niên cuối năm, tổ chức trung thu, tổ chức giáng sinh, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức gala dinner, tổ chức sinh nhật - thôi nôi.

Xem thêm: Các vị trí trong ban tổ chức sự kiện? Những kỹ năng cần có của nhân sự tổ chức sự kiện