Sự kiện họp báo là gì? Đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp tại Hà Nội

Sự kiện họp báo là hoạt động mà chúng ta hay nghe đến trên các phương tiện truyền hình, trên báo đài hay các phương tiện thông tin đại chúng. Khi có vấn đề xã hội đang là tiêu điểm của truyền thông hay các vấn đề được quan tâm, các buổi họp báo thường được tổ chức.

Tại Hà Nội – thủ đô, trung tâm hành chính xã hội của cả nước, các sự kiện họp báo hay diễn ra trên khu vực thành phố. Chính vì nhu cầu tổ chức họp báo nhiều tại Hà Nội, các đơn vị tổ chức họp báo ra đời phục vụ nhu cầu của các cá nhân tổ chức. Hiện nay, tại thủ đô Hà Nội có rất nhiều đơn vị kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo, họ cũng có hoạt động quảng cáo rầm rộ trên các phương tiện mạng xã hội.

Qua bài viết dưới đây, Minh Vũ Media sẽ cập nhật toàn bộ thông tin quan trọng đến tổ chức sự kiện họp báo và đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp tại Hà Nội để quý vị tìm hiểu!

Sự kiện họp báo là gì?

Để hiểu được sự kiện họp báo, trước hết chúng ta cùng tìm hiểu họp báo là gì?

Họp báo

Họp báo là buổi họp diễn ra với nhiều khách mời tham dự là các nhà báo, phóng viên, các cơ quan tổ chức có liên quan nhằm công bố một tin tức mới hoặc giải trình về các vấn đề đang gặp phải. Đây là hoạt động được công bố với truyền thông, trả lời những câu hỏi trực tiếp của khách mời tham dự và diễn ra trực tiếp dưới sự giám sát của truyền thông.

Sự kiện họp báo

Sự kiện họp báo là sự kiện được tổ chức có một quy trình thống nhất, thường được điều khiển bởi những người lãnh đạo, chủ doanh nghiệp hay người phát ngôn cho một hoạt động nào đó. Sự kiện họp báo là sự kiện thu hút sự chú ý của truyền thông và được khán giả, độc giả quan tâm.

Sự kiện họp báo

Tổ chức sự kiện họp báo cần lưu ý điều gì?

Để tổ chức một sự kiện họp báo không phải là một điều đơn giản. Cá nhân, công ty, doanh nghiệp, nhà lãnh đạo trước khi tổ chức họp báo cần có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết nhất có thể. Mục đích của các cuộc họp báo sẽ khác nhau tùy thuộc vào vấn đề, nội dung mà cuộc họp báo muốn hướng đến giải quyết, phân trần.

Một cuộc họp báo thành công là kết quả của nhiều yếu tố tác động. Để tổ chức thành công sự kiện họp báo, bạn cần lưu ý những điều sau:

Thứ nhất: Xác định mục tiêu rõ ràng cho sự kiện

Mục tiêu là thứ quan trọng nhất trước khi muốn tổ chức bất kỳ sự kiện họp báo nào. Sự kiện họp báo ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh, uy tín của cá nhân, doanh  nghiệp, nhà lãnh đạo, vì vậy sự kiện họp báo chỉ có thể diễn ra khi có một mục tiêu cụ thể. Mục tiêu có thể là khai trương cơ sở mới, lễ khánh thành, buổi giải trình trước truyền thông,…

Sự kiện họp báo khánh thành cơ sở mới

Khách mời, nhà báo đến tham gia sự kiện là vì họ quan tâm đến mục tiêu – chủ đề mà bạn cung cấp. Họ đến để cập nhật thông tin về sự kiện, nên sẽ không có khách mời nào đến tham gia một cuộc họp không có chủ đề – một cuộc họp vô nghĩa.

Trước khi họp, bạn hãy khảo sát mức độ quan tâm của công chúng với chủ đề định đưa ra, công chúng đang nhìn nhận vấn đề theo chiều hướng nào. Hãy nhớ ràng, mục tiêu hay chủ đề của sự kiện họp báo là bước đầu quyết định tính thành bại của sự kiện. Có mục tiêu rõ ràng, sự kiện họp báo có thể tiếp tục tiến hành.

Thứ hai: Ấn định thời gian địa điểm cụ thể

Thời gian và địa điểm là yếu tố cần nói đến trong việc tổ chức sự kiện họp báo. Hãy lựa chọn thời gian sớm khi mà chủ đề của buổi họp có tính chất nóng hổi, thời sự. Đừng đợi khi câu chyện qua đi rồi mới tổ chức sự kiện họp báo hay đừng công bố thông tin quá muộn.

Địa điểm của cuộc họp báo nên diễn ra tại các thành phố lớn, nơi tập chung đông cơ quan báo chí và thuận tiện cho khách mời tham dự. Nếu buổi họp báo diễn ra ở những khu vực hẻo lánh, thực sự rất ít người muốn đến trực tiếp hoặc ít quan tâm. Nên tổ chức họp báo tại các địa điểm tại các trung tâm hội trường, hội nghị để hình ảnh về buổi họp được trang trọng.

Xem thêm: Kinh nghiệm dự trù, cân đối chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Thứ 3: Lên kế hoạch trước cho sự kiện

Sự kiện họp báo chỉ thành công khi có kế hoạch và xây dựng kịch bản cụ thể. Kịch bản ở đây là kịch bản xuyên suốt chương trình sẽ diễn ra như nào và kịch bản cần có để ứng phó với truyền thông cũng như là ứng phó với những vấn đề khác có thể phát sinh trong sự kiện.

Nếu không có sựu chuẩn bị, bạn sẽ bị nhiều câu hỏi, tình huống bất ngờ làm cho luống cuống và mắc phải những sai lầm nghiêm trọng.

Lên kế hoạch các hoạt động diễn ra

Thứ 4: Đảm bảo tư liệu cần chuẩn bị cho cuộc họp

Các tư liệu cần thiết cho cuộc họp cần được lên danh sách và chuẩn bị đầy đủ, tránh để khi công bố thông tin lại thiếu sót tư liệu gây ra nhiều phản ứng không mong muốn.

Thứ 5: Lên danh sách khách mời cụ thể

Khách mời của cuộc họp cần được lên danh sách chi tiết đầy đủ. Cần đảm bảo mời đầy đủ những khách mời quan trọng, tránh trường hợp khi diễn ra sự kiện lại thiếu khách hoặc khách mời không phù hợp.

Khách mời đến tham dự sự kiện

Thứ 6: Thực hành diễn thuyết trước khi diễn ra sự kiện họp báo

Khi diễn thuyết trước đám đông, có thể bạn sẽ có những phản ứng tâm lý như hồi hộp, căng thẳng và dễ mắc sai lầm thiếu chuyên nghiệp. Để hạn chế trường hợp này, bạn hãy tập thực thành diễn thuyết trước tại nhà hoặc trước một số người xem nhất định để đến sự kiện bạn có thể diễn thuyết một cách trơn chu hơn.

Thứ 7: Chuẩn bị các phương án dự phòng

Các công ty, doanh nghiệp, cá nhân tổ chức họp báo cần phải chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng phòng trường hợp không mong muốn, trường hợp xấu xảy ra. Khi có phương án dự phòng, bạn có thể sẵn sàng thay đổi hoặc kịp thời xử lý tình huống phát sinh đột xuất, tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.

Kịch bản chương trình sự kiện họp báo chi tiết nhất

Tùy thuộc vào mục đích của các sự hiện họp báo khác nhau như ra mắt sản phẩm mới, ra mắt phim mời, họp báo công bố tin tức thời sự xã hội, sự kiện họp báo tri ân khách hàng,… sẽ có kịch bản chi tiết riêng. Chúng tôi gửi đến bạn tham khảo mẫu kịch bản chương trình sự kiện họp báo chi tiết nhất chung cho các sự kiện họp báo. Để áp dụng vào sự kiện họp báo có chủ đề của riêng bạn, bạn có thể thay đổi một số thông tin cho phù hợp.

Tên sự kiện họp báo:…………………………………………………

Thời gian diễn ra sự kiện: Bắt đầu và kết thúc ……………

Địa điểm tổ chức sự kiện:……………………………………………

Có nên thuê công ty tổ chức sự kiện họp báo hay không?

Hiện nay, tình hình kinh kế, xã hội đang ngày một phát triển nhanh chóng, việc tổ chức các sự kiện họp báo đã rất quen thuộc với các công ty, doanh nghiệp hay các cá nhân. Đáp ứng nhu cầu đó, các đơn vị, công ty tổ chức sự kiện họp báo ra đời ngày càng nhiều. Tại một thành phố lớn như Hà Nội – nơi thường xuyên diễn ra các sự kiện họp báo, các công ty tổ chức sự kiện họp báo hoạt động mạnh.

Để sự kiện họp báo diễn ra thành công và tối ưu nhất, chúng ta nên thuê công ty tổ chức sự kiện họp báo. Trên thực tế, các công ty có thể tự đứng ra tự tổ chức các khâu của sự kiện nhưng do không có kinh nghiệp trong công việc này nên chắc chắn sẽ có những thiết sót, sai lầm.

Công ty tổ chức sự kiện sẽ chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cho sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện họp báo ra đời, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan cho một sự kiện họp báo. Họ hoạt động chính với dịch vụ tổ chức sự kiện nên đội ngũ nhân sự sẽ được đào tạo bài bản, thực hiện công việc một cách đầy đủ, năm bắt được quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Minh Vũ Media có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp đã thực hiện thành công các sự kiện họp báo cho hàng trăm, hàng nghìn đối tác.

Xem thêm: Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp tại Hà Nội

Sự kiện họp báo khai trương được Minh Vũ Media tổ chức

Với chặng đường phát triển dài và kinh nghiệm tích lũy trong lĩnh vực tổ chức sự kiện họp báo, Minh Vũ Media đang là đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp tại Hà Nội. Chúng tôi luôn sẵn các trang thiết bị máy móc âm thanh, ánh sáng,… hiện đại nhất, áp dụng nhiều trang thiết bị nhập khẩu tốt nhất, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp đảm bảo mang đến cho khách hàng một dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất.

Nếu quý khách đang muốn tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp tại Hà Nội, hãy liên hệ đến Minh Vũ Media – chúng tôi cam kết là một đơn vị làm việc uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng.

Xem thêm: 12+ ý tưởng tổ chức sự kiện Year End Party cho công ty, doanh nghiệp